カウンター料金とは？契約の違いやメリット・注意点を解説

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

ほとんどの企業では、複合機やコピー機を備品としてオフィスに設置しているかと思います。それらの機器を導入するにあたり、リース契約を行って利用しているというケースも多いのではないでしょうか。

複合機やコピー機のリース契約に際しては、「カウンター料金」という料金形態での契約が主流となっています。このカウンター料金について「初回契約時に説明を受けたものの、漠然としか把握できていない」という方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、カウンター料金について詳しく解説します。カウンター料金の相場や、リース契約を行う際に気をつけるべき点などもご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

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カウンター料金とは？

カウンター料金とは、複合機やコピー機で印刷した枚数をその都度数え（カウントし）、月ごとの印刷枚数に応じて発生する料金のことです。

基本的にカウンター料金は「モノクロ印刷」と「カラー印刷」で異なる料金が設定されており、カラー印刷は「2色カラー」と「フルカラー」にさらに分類されます。また、「モノクロ　→　2色カラー　→　フルカラー」の順に、かかる料金は高くなっていきます。

カウンター料金で注意したい点には、最低料金（基本料金）の設定がある点です。月々のカウンター料金は、月間の印刷枚数×1枚あたりの料金で請求されますが、月間印刷枚数が0枚だった場合も、基本料金の請求はされてしまいます。

基本料金を含むカウンター料金は、複合機やコピー機のメーカーによって異なります。また、オフィスの所在地によって料金設定が変わる場合もあります。

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カウンター料金の目安

カウンター料金はメーカーやリース会社などにより異なりますが、おおよその相場は下記になります。これから複合機やコピー機のリース契約を検討中の方は、目安として念のため把握しておくと比較検討の際に役立つでしょう。

また、上記1枚あたりの金額に月間印刷枚数を掛けた料金に加え、基本料金（最低料金）も必ずかかることも意識しておく必要があります。

- 印刷速度による違い

また、複合機やコピー機の印刷速度によってカウンター料金が異なってくる場合もあります。このケースでは、印刷速度が高速な機種であればあるほど、1枚あたりのカウンター料金が安くなることが一般的です。

たとえば1分あたり20枚の印刷が可能な機種と50枚の機種を比較した場合、50枚印刷できる機器のほうがカウンター料金を低く抑えられます。

- オフィスのエリアによる違い

そのほか、複合機やコピー機を設置するオフィスのエリアによってもカウンター料金が変わってくることがあります。大都市圏にあるオフィスではカウンター料金が比較的安くなり、郊外や地方のオフィスは割高になる傾向が一般的です。

この理由としては、大都市圏内にはリース先のオフィスが多数あり、メーカーのサービス担当も近くのセンターから向かいやすいことが考えられます。一方で郊外や地方の場合、離れた場所のセンターからリース先へ向かうことが多く想定されるため、高い料金設定がされているのでしょう。

カウンター保守契約とキット保守契約の違い

複合機やコピー機のリース契約には、機器本体のリースを受けるリース契約とは別に、機器の修理やアフターサービス関連の契約にあたる「保守契約」が必要です。

リース機器の保守契約には、「カウンター保守契約」と「キット保守契約」の2通りの契約方法があります。

①カウンター保守契約とは？

カウンター保守契約とは、メンテナンス関連の保守やトナーの補充を月額料金に含む契約です。

カウンター料金が月々の印刷枚数に応じて請求されますが、メンテナンス費用やトナーの購入費用を別途実費で支払う必要がなくなります。故障による修理や、トナーの消費が多いと予測できる場合は、カウンター保守契約を行っておくことがおすすめです。

②キット保守契約とは？

キット保守契約とは、修理にかかる費用とカウンター料金は請求されない代わりに、トナーの購入が都度必要となる保守契約を指します。

トナーをあまり消費しないことが予測できる、印刷枚数の少ない企業におすすめの保守契約です。とはいっても、オフィスで出力する印刷物の一般的な枚数を考慮すると、カウンター保守契約がおすすめとなるケースがほとんどになるでしょう。

カウンター料金のメリット

カウンター料金とは、リースを受けている複合機やコピー機の月間印刷枚数をカウントし、それに応じて課される料金であることが分かりました。

リース機器の保守契約に基づいてカウンター料金を支払うことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

①定期メンテナンス費用や修理費を別途支払う必要がない

月々のカウンター料金と基本料金を支払っていれば、定期的な点検などのメンテナンスや予期せぬ故障時の修理などが発生しても、別途費用がかかりません。たびたびトラブルに見舞われたとしても、その対応にかかるお金の心配がなくなります。

②トナーの購入費用を気にせず済む

カウンター料金には、修理やメンテナンスの費用に加え、トナーの購入費用も含まれています。トナーをその都度自社で調達する手間がなく、トナー代も別途請求されません。

月間の定期出費が把握しやすくなるため、予算の面でも安心してリース機器を利用することが可能です。サービススタッフが定期的にトナーを補充してくれるため「トナー切れで数時間出力できなくなる」などで業務に支障をきたすリスクも抑えられます。月々のカウンター料金を支払うことで、業務の効率化にもつながるといえるでしょう。

カウンター料金のデメリット

出費の管理や業務効率化に役立つカウンター料金ですが、デメリットもあります。カウンター料金のおもなデメリットは、毎月一定の費用がかかってしまう点でしょう。

業務の性質上あまり紙出力する機会のない企業や、ペーパーレス化を進めたことでコピー機・複合機の印刷枚数が減った企業であっても、カウンター保守契約を結んでいればそれに基づいて毎月の基本料金が請求されます。

メンテナンスやトラブル時の修理、トナーの交換にかかわる費用も料金には含まれるため、あまり紙の印刷をしないという企業にとってはメリットが薄くなることもありえます。

カウンター保守契約時の注意点

カウンター料金は、複合機やコピー機をリース契約していて、なおかつ「カウンター保守契約」を結んでいる場合に請求される料金です。

複合機やコピー機をリース契約する際に別途カウンター保守契約を結ぶ企業も多いと思いますが、その際に注意しておきたい点についてもご紹介します。

印刷方法・速度によって違いが出る

カウンター保守契約の際には、必ずカウンター料金がいくらになるか確認を行うはずです。カウンター料金の設定は、リース契約する複合機やコピー機の印刷方法や印刷速度によって異なります。

あくまで一例ですが、機器の印刷速度による料金設定の目安としては以下のような料金設定が想定できます。

【印刷速度がゆっくりな「15枚機」の場合】

1分あたりの出力可能枚数が15枚ほどで、月間の印刷枚数は1,000枚未満と想定され、比較的印刷速度のゆっくりな機器です。機器自体の性能はさほど高くないため、月額リース料は6,000円ほどと考えるとよいでしょう。ただしカウンター料金は1枚あたりモノクロ3円ほど、フルカラー20円ほどと割高になる傾向です。

【印刷速度がややゆっくりな「20枚機」の場合】

1分あたりの出力可能枚数が20枚ほどで、月間の印刷枚数は1,000枚～3,000枚ほどと想定されます。この場合の月額リース料は10,000円強ほどが目安となり、カウンター料金は1枚あたりモノクロ2円ほど、フルカラー18円ほどとなることが予測できます。

【標準的な印刷速度の「30枚機」の場合】

1分あたりの出力可能枚数が30枚ほどで、月間印刷枚数は3,000枚～6,000枚ほどと想定される機器です。月額リース料は17,000円強ほどとやや高めになりますが、カウンター料金は1枚あたりモノクロ1.5円ほど、フルカラー16円ほどとやや低くなります。

【印刷速度がやや速い「40枚機」の場合】

1分あたりの出力可能枚数は40枚ほどとなり、月間印刷枚数も約10,000枚までと想定される、かなり高速な印刷が可能な機器です。このため月額リース料は20,000円ほどとさらに高くなります。ただしカウンター料金は1枚あたりモノクロ1.3円ほど、フルカラー14円ほどとだいぶ抑えられます。

【高速印刷が行える「50枚機」の場合】

1分あたりの出力可能枚数は50枚ほどで、月間印刷枚数は約20,000枚までと、高速印刷が行える高性能な機器となります。月額リース料は22,000円ほどとなり、カウンター料金は1枚あたりモノクロ1.2円ほど、フルカラー12円ほどとなります。

上記のように、印刷の速い高性能な機器はリース料が高額になりますが、印刷枚数が増えることが考慮されるためカウンター料金は安くなる傾向にあります。

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カウンター料金の安さだけで選ばない

カウンター保守契約を結ぶ際に気になるのは、なんといってもカウンター料金でしょう。

しかし、カウンター料金だけを見て安いからと契約を急ぐのは早計かもしれません。リース料金がとても高くなったり、機器の選択肢が限定されて自社に合う複合機やコピー機が選べなくなったりする場合もあるためです。

最近では「カウンター料金無料」をうたったリース契約プランもありますが、その分が他の料金設定に跳ね返ってしまっているケースも想定しておく必要があるでしょう。

カウンター料金はコスト管理の上で見えやすい要素ではありますが、そこだけにとらわれず全体のバランスを考慮することも大切です。業務に必要な機器の性能や他の料金などにも注目し、総合的なコスト管理を心掛けるとよいでしょう。

カウンター料金がかからないクラウドFAXがおすすめ

企業によって、複合機やコピー機で出力する書類の種類もそれぞれでしょう。最近では、社内で発行する書類の大半をすでに電子化しており、どうしても印刷が必要な書類は少なくなっているケースも少なくないと思います。

「社内書類はほぼ電子化されている。紙出力が要るのは、印刷しないと内容が確認できないFAXだけ」という企業もあるのではないでしょうか。そのような場合は、クラウドFAXでFAXそのものを電子化してしまうという選択肢もおすすめです。

カウンター料金がかからないクラウドFAXとは？

クラウドFAXサービスは、クラウド上でFAXが送受信できるため、FAXを電子化でき、紙出力を減らしてペーパーレス化に役立ちます。

それらのなかには、何枚FAXを受信しても追加課金のないサービスもあります。それらを選定すると、複合機やコピー機のリース契約でかかっていたカウンター料金も削減できます。

業務効率化に役立ち、カウンター料金不要の「FNX e-受信FAXサービス」

カウンター料金がかからないクラウドFAXサービスをご検討中の方におすすめしたいのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」。FAXを何枚受信しても追加料金がかからず、複合機やコピー機のリース契約でかかっていたカウンター料金を大幅に節約できます。

「取引先の多くはまた紙のFAXを利用中なのに、自社だけ電子化できる？」という疑問をお持ちかもしれません。また、「クラウドFAXを入れると今のFAX番号が変わるといわれたので、取引先との兼ね合いを考慮し見送っている」という方もいるでしょう。それらの課題を、まとめて解決できるのがFNX e-受信FAXサービスです。

相手先が紙のFAX機器から送信したFAXも、自社のパソコンでデータ化して受信が可能。送受信データはクラウドに保存されるため、担当者がいつどこにいてもFAXの確認や返信が行えます。近年増加しているテレワークへも、今まで通りのFAX環境を大きく変えることなく、スムーズな対応を実現できます。

また、既存の自社FAX番号を変更せず、すぐに導入できます。現在使用中の複合機に専用アダプターを取り付ければサービスを開始できるため、導入コストを抑えられ、期間もかからないなどメリットも多数。

FAXの送受信が多いことで、カウンター料金をなかなか節約できずお悩みの方は、ぜひネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」をご検討ください。

まとめ

社内ではペーパーレス化を進めて紙出力を削減しているのに、カウンター料金が減らないとお悩みではありませんか？　そのような場合、FAXの受信が多いことで思ったように印刷枚数を減らせていない可能性があります。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」なら、今まで通り取引先とのFAX連絡を続けながら、自社のFAX環境だけをまるごと電子化できます。紙への印刷をぐんと減らしてカウンター料金を節約できるほか、テレワーク対応など業務効率化に貢献できる可能性も。

さらなるペーパーレス化でカウンター料金の削減を実現したいとお考えなら、ぜひネクスウェイまでお気軽にご相談ください。

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