FAX注文書の手書き業務を効率化するには？受注側・発注側の課題解決法を解説！

FAXの手書き業務をカイゼンしたい方必見！
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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

多くの企業が電子メールや文書データを業務に取り入れ、紙の書類の削減に取り組んでいます。しかしさまざまな事情があって、一部業務においては今も紙のFAXを使用しているケースが少なくないでしょう。特に受注・発注業務に関しては、手書きの注文書とFAXによる連絡を廃止できていないケースが多くあるかと思います。

そこでこの記事では、業務負担が大きくなりがちな紙のFAXによる受発注業務を効率化する方法をご紹介します。現状の課題を踏まえ、スムーズに解決するためのポイントも解説しますので、お悩みを抱えている方はぜひご参考にしてください。

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FAX電子化サービスを導入して解決できるFAXの3つの悩みとは？

受発注業務にはFAXが欠かせないという方も、昨今のペーパーレス化推進の流れやテレワーク・リモートワークの増加に対応すべくFAXの電子化を検討中かもしれません。

FAXを電子化し紙からデータに移行することによって、受注側・発注側ともに以下のようなお悩み3つを解消できる可能性があります。

受注側の悩み

1.すべての取引先にEDIを導入してもらうのは難しい

ビジネス文書の電子化といえば、まずEDIが思い浮かぶという方も多いでしょう。EDI（Electronic Data Interchange＝電子データ交換）とは、標準化された書式を用いた文書データを、ネットワークなどを経由してやりとりする仕組みです。EDIではもちろん、受発注業務で用いる書類も取り扱えます。

しかしEDIを取り入れるには、大規模なシステムの導入や既存ビジネスの大幅な見直しが必要です。たとえ自社ではEDIが導入できるとしても、現在の全取引先が同様に導入してくれるかというと、現実的ではないでしょう。

現在運用中のFAX業務をそのまま電子化するほうが、取引先への負担も最小限に抑えながら業務の効率化を行えるなど、多くのメリットがあります。

発注側の悩み

1.毎回発注書を用意し、送信するのに時間がかかる

FAXで発注を行う際は、毎回紙の発注書に手書きで記入したものをFAX機から送信する必要があります。紙に手書きする手間も都度かかりますし、担当者が送信のたびにFAX機器がある場所まで行って送信処理を行わなければなりません。

発注担当者にとっては物理的・距離的な制約が多く、昨今の情勢への対応が困難になりがちな点は悩みの種でしょう。

FAXを電子化することで、紙資源の節約と並行して発注担当者のテレワーク対応なども可能になるなど、環境・コスト面への対応から働き方改革まで実現できます。

2.毎回同じ文章なのに手書きするのが手間

発注書に手書きする文面は、大抵のケースであればおそらく発注数量や分量が都度変わるのみで、他の文言はほぼ定型文となるでしょう。それらの同一文言を1日に何度も手書きし、送信を行う業務負担は小さくありません。

FAXを電子化できれば、定型文を毎回書き起こす手間に関するお悩みの解決が望めます。

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FAXの手書き業務を効率化する「FAX電子化サービス」を選ぶ3つのポイント

現在、受発注業務に使用しているFAXを電子化するには、「FAX電子化サービス」の導入が有用です。しかし、FAX電子化サービスは数多くあり、自社の業務やニーズに合った特徴を備えたものを選定しなければ、思うようにお悩みを解決できないことも考えられます。

ここでは、業務効率化に役立つFAXサービスを選ぶポイントを3つご紹介します。

今使っている番号が変わらず、取引先に負担をかけない

FAX電子化サービスのなかには、導入にあたって新しいFAX番号が割り当てられてしまうものもあります。せっかく業務効率化のためにFAXを電子化しても、既存のFAX番号が変わってしまえば取引先へ告知する手間が増えますし、取引先側にも負担を強いることになります。

導入に際しての手間を抑え、取引先へも迷惑をかけずにFAXを電子化するには、既存のFAX番号を変えずに導入できるFAX電子化サービスを選ぶことが大切です。

パソコン上のファイルを送れる機能がある

せっかくFAXを電子化しても、文書データを都度紙に印刷する必要が出てしまうと、適切に業務を効率化できません。社内システムやパソコンで作成した文書データと連携し、パソコン上のファイルをそのままFAX送信できる機能を備えたFAX電子化サービスを選びましょう。

定型文・テンプレート機能がある

FAX電子化サービスを選ぶ際にあると便利なのは、データ連携機能だけではありません。受発注に関する連絡によく使用する文言を、定型文として呼び出せる機能があれば助かるでしょう。

また送り状などのテンプレートが用意されていれば、パソコンで作成したファイルをPDF化してそのまま送信できます。受信ファイルにコメントや捺印を加えてそのまま返信できる機能などもあれば、さらなる業務効率化につながるでしょう。

FAX業務効率化におすすめなFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは？

「連絡手段としてFAXは廃止できないけれど、FAX電子化サービスを活用して業務負担を抑えたい」。

このようなニーズにお応えする、導入しやすく多機能なFAX電子化サービスが「FNX e-受信FAXサービス」です。

FNX e-受信FAXサービスは、さまざまな手間や負担を省いてFAXを電子化できる多くのメリットを備えたサービス。以下にご紹介する3つの機能と6つのメリットで、多くの企業から選ばれています。

FNX e-受信FAXサービスの便利な3つの機能

1.受信したFAXの編集や検索が簡単

受信済みのFAXはクラウド上に自動保存されるため、検索機能で探したいデータをすぐ見つけることができます。また、受信データにコメントを付記したり、電子印を直接捺印したりすることも簡単です。

2.自動仕分け機能でファイリングの手間を削減

紙のFAXを、「取引先別」「内容別」などに分類してファイルにまとめる作業は大変でした。その点e-受信なら、受信データをあらかじめ用意したフォルダへ自動で仕分けする機能を備えています。フォルダの名称や仕分け条件は、自由に設定が可能。

これまで手作業で行っていた書類のファイリングを、自動で行ってくれます。

3.受信データにステータスを設定し、確認・処理漏れを防止

受信したFAXデータに「未」「留（保留）」「済」など、状況に合わせたステータスの設定機能がある点も、e-受信の便利な特徴。各受信データの進捗状況がひと目で分かり、見落としによるチェック漏れ・処理漏れといった人為ミスを未然に防げます。

業務効率化に役立つ！FNX e-受信FAXサービスの6つのメリット

1.いつ、どこからでもFAXの確認や返信ができる

受信機器の設置場所に行かないと確認できなかった紙のFAXと異なり、FNX e-受信FAXサービスならパソコンとインターネット回線さえあればどこからでもFAXをチェック。時間や居場所を問わず、FAXを閲覧したり送受信を行ったりできます。

FAX担当者もオフィスへの出勤を強いられることなく、テレワーク・リモートワークに集中することが可能。

2.FAX用紙やインクにかかるコストを大幅削減

FAX文書を電子化すれば、その都度紙出力するかどうかを決められます。FAX用紙や印刷用のインクにかかるコストを大幅に減らせ、経費の削減につなげられます。

3.料金は受信件数を問わない定額制で安心

受信トレイや専用アダプタの数量に応じた定額の料金体系も、e-受信の安心できるポイントです。

4.既存のFAX番号をそのまま利用可能！

FNX e-受信FAXサービスは、従来使用してきたFAX番号を変えずに導入が可能。今まで通りFAXでの受発注を続ける取引先にも迷惑をかけることなく、自社FAXの電子化が行えます。

5.部署や事業所単位で導入でき、小規模スタートが可能

全社での大規模導入は大変でも、1つの事業所や特定の部署からなど小規模単位で始められる点はFNX e-受信FAXサービスの大きなメリット。自社の一部だけで試験的な導入を図ってから、効果を見て拡大していくなど、柔軟な導入計画を立てられます。

6.専用機器不要！使用中のFAX機器にアダプタを付けてすぐ始められる

FNX e-受信FAXサービスなら、導入時にも大規模な工事やFAX機器の新機購入は不要。今お使いのFAX機器に専用アダプタを取り付けるだけでサービス利用を開始でき、手間もコストも抑えられます。

FAX電子化サービス導入をすすめる際に確認すべき2つのポイント

1.取引先への負担はないか

自社の業務を見直す際は、それにともない取引先への負担を生まないよう注意することが大切です。特に、自社の都合でFAX番号が変わってしまうと相手先にとっても負担となってしまいます。

可能であれば極力、自社のFAX番号を変えることなく導入できるFAX電子化サービスを選ぶようにしましょう。

2.業務に必要な機能がそろっているか

FAX電子化サービスは数多くあり、それぞれ備える機能も異なります。紙のFAX文書をPDFなどのデータに変換するだけのものもあれば、パソコンの文書データをそのままFAX送信でき、捺印やコメントなど多彩な編集機能を備えたものもあります。

自社のFAX業務にマッチした機能を利用できるか確かめて選ぶのはもちろん、一定期間試用できるサービスだと安心でしょう。自社で役立つ機能を過不足なく備えているか、実際に使ってみて確かめた上で導入を決定できます。

まとめ

FAXは使い方が簡単で、デジタルに詳しくない方にも馴染みの深い通信手段です。しかしその反面、都度手書き作業を強いられる業務負担を考え、もっと効率的な手段を取り入れたいと考える方も多いでしょう。

そこでおすすめの方法は、FAX電子化サービスの導入です。しかし、サービスによって備える機能や役立つポイントも異なるため、自社とのマッチングを慎重に考慮して選定しなければなりません。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX番号の変更や新しいFAX機器の購入が不要で、スピーディに導入できる多機能なFAX電子化サービスです。FAXの電子化に際し、コストの面や取引先との兼ね合いなどでお悩みであれば、ぜひお気軽にご相談ください。

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