複合機のカウンター料金ゼロへ。何枚でも受信し放題のクラウドFAXでコスト見直しを

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

複合機やコピー機をリースで利用している企業は多いと思います。業務機器を固定資産にせずに済むリース契約は、経費削減に役立ちます。

しかし、複合機やコピー機の場合はリース費用が定額にならず、毎月変動する料金が含まれる点は悩みどころ。複合機やコピー機のリース費用のなかには、月ごとの印刷枚数によって変わる「カウンター料金」が設定されているためです。

この記事では、複合機のリース料金に含まれるカウンター料金の概要や仕組みをご説明します。月々のカウンター料金を抑えるためのポイントや、カウンター料金の変動から解放される方法についてもご紹介しますので、お悩みの方はぜひご参考にしてください。

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カウンター料金の目安

まず、カウンター料金とは何かをご説明しましょう。カウンター料金は、複合機やコピー機をリースで利用する際に課金される料金の1つです。

通常、複合機やコピー機を使用する際には印刷用のトナーが消耗品として必要です。しかし、機器をリースで利用する場合はトナーが定期的に届けられるため、購入の手間がかかりません。このトナーの購入費用の代わりに、カウンター料金という形で請求されると考えるとよいでしょう。

複合機やコピー機で1枚ずつ印刷をすると、機器に備わるカウンターにその枚数が記録されていきます。カウンター料金は「1枚あたり○円」とあらかじめ設定されているため、「月の印刷枚数×○円」で算出された金額が、月あたりのカウンター料金となります。

またカウンター料金はリースやレンタルの定額料金には含まれず、毎月別途請求されます。

月あたりのカウンター料金　＝　月の印刷枚数　×　1枚あたりのカウンター料金

プリントアウトやコピーを1枚行うごとにカウンター料金は発生するため、誤ってプリントアウトしてしまった用紙の分にも課金されます。気にせず印刷を続けていると、思いがけず料金の請求がかさんでしまうことにもなりかねません。無駄を減らし、通常業務のなかでも余計な出費が発生しないよう心がける必要があるといえます。

1枚あたりのカウンター料金はメーカーやリース会社によって異なりますが、目安としては以下の金額が一般的とされています。

カラー印刷のほうが割高になりますので、カラー出力が不要ならなるべくモノクロ印刷にするなど、都度の出費を意識しながら印刷やコピーを行う必要があります。

カウンター料金を安くする方法

複合機やコピー機をリース利用している方なら、月ごとにかかってくるカウンター料金をできるだけ安く抑えたいと考えているはずです。ここでは、枚数に応じて課金されるカウンター料金を安くする方法について考えてみましょう。

不要な印刷を減らす

カウンター料金の仕組みでは、印刷した枚数分だけ支払いが発生してしまいます。

モノクロ印刷のカウンター料金が1枚あたり3円の場合、月3,000枚印刷すれば9,000円かかってしまいます。加えてコピー用紙も印刷した分だけ消費されますから、全体のコストはそれ以上となるでしょう。

コピーや出力の枚数を減らすためにもっとも有効な方法といえば、無駄なコピーや出力を控えることに尽きます。各書類について、本当にコピーや印刷が必要かどうかよく検討し、印刷枚数をできるだけ減らすようにしましょう。また、印刷やコピーのミスが起こらないよう、注意深く機器を取り扱うことも大切です。

フルカラーは避け、できるだけモノクロで印刷する

カウンター料金は、「モノクロ　＜　2色カラー　＜　フルカラー」の順に高額になっていきます。モノクロ印刷でも問題のない書類をフルカラーで印刷してしまうと、無駄な出費が増えることになります。

カラー印刷は本当に必要な書類だけにとどめ、可能な限りモノクロ印刷で済ませるように日々気をつけましょう。

集約印刷を利用する

カウンター料金の仕組みは先にご説明したとおり、印刷枚数で課金が行われます。つまり、用紙のサイズを問わず「1枚なら○円」とカウントされる訳です。この課金ルールをうまく活用すると、効率的にカウント数を減らして料金を抑えることができます。

その方法が「集約印刷」です。集約印刷とは、簡単に説明すると「原稿の枚数＞印刷枚数」になるように印刷することを指します。

たとえば、A4サイズの原稿2枚を1枚ずつ印刷すればカウント数は「2」となります。しかし、A4サイズの原稿2枚をA3サイズにまとめて1枚で印刷すれば、カウント数は「1」で済みます。

このように、印刷する原稿のサイズに応じて集約印刷を活用することで、カウンター料金を上手に抑えられるという訳です。

クラウドFAXを利用する

複合機で印刷する書類の多くをFAX受信文書が占めている場合は、FAXを電子化することで印刷枚数をぐんと減らせることが期待できます。

今まで紙で運用していたFAXをデジタル化することに高いハードルを感じるかもしれませんが、現在はさまざまなクラウドFAX（インターネットFAX）があります。現在のFAX番号を変えずに導入できるものや、複合機を専用のものに買い替えずにスタートできるサービスも選べるため、選択次第では意外にスムーズに始められます。

何枚受信しても0円の「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

複合機やコピー機のカウンター料金が高額になりがちでお悩みなら、もう既に印刷枚数を見直したりカラー印刷を控えたりするなどの対応を行っているかもしれません。しかし、FAXを受信する機会が多いとなると、思うようにカウンター料金を節約できない場合もあるでしょう。

FAXの印刷枚数が多くなって困るのであれば、先にもご紹介したクラウドFAXサービスの導入がおすすめです。

クラウドFAXサービスでまず実現できるのは、FAXの電子化による紙の印刷枚数の削減です。これでコピー用紙にかかるコストはぐんと減らせますが、受信件数が多いと従量課金が発生してしまうクラウドFAXサービスもあるため、注意が必要です。

カウンター料金対策としておすすめなのは、受信件数で課金が発生しないクラウドFAXサービスです。ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」なら、何枚FAXを受信しても追加課金は0円。月額基本料でFAXを電子化し放題です。

FAXの利用でカウンター料金が高くなって困っている企業にとっては、コスト対策としても有用な選択肢になるでしょう。

 料金対策だけじゃないFNX e-受信FAXサービスの便利機能

①受信FAXをクラウドへ自動保存し、一発で検索

FNX e-受信FAXサービスなら、受信したFAX文書はデータ化されてクラウドへ自動保存。後から再確認が必要になっても、検索機能を使ってすぐに検索できます。

保存もあらかじめフォルダを指定しておけば自動で振り分けられるので、ファイリングや書類探しの手間を省けます。

②複合機の買い替えやFAX番号の変更も不要

「自社のFAXを電子化すると、紙のFAXで連絡を取っている取引先に迷惑がかかるかも」とお悩みではありませんか？

FNX e-受信FAXサービスなら、相手先が紙のFAXを使っていても自社FAXの電子化が可能です。

自社のFAX番号を変更せずに導入・利用開始できる点は、最大のメリットの1つ。紙のFAXを使い続けている取引先へ負担を強いることなく、すぐに自社FAXを電子化できます。また、現在お使いのFAX機器に専用アダプターを取り付ければサービスをすぐ利用開始できるため、新しい複合機に買い替える必要もありません。

まとめ

電子メールやグループウェアなどを活用し、書類のペーパーレス化を進めている企業も多いでしょう。しかしFAXに関してだけは印刷が避けられず、複合機やコピー機の料金に影響しているケースもあるのではないでしょうか。

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印刷枚数の削減によるカウンター料金対策には、クラウドFAXサービスの導入も有効です。
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