【3分でわかる】帳票とは？おすすめの帳票電子化ツールも紹介

＼帳票FAXの電子化はどうすればいい？／
FAX電子化サービス選び方のポイント＆比較表　無料ダウンロード

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

業務のなかで「帳票を整理する」「帳票類は○年間保管」など、帳票という言葉を頻繁に用いる機会があると思います。帳票はビジネス上欠かすことのできない書類ですが、よく似た言葉として帳簿、伝票なども業務で多用されます。帳票とはどのような書類を指し、また帳簿や伝票などとはどのような違いがあるのでしょうか。

この記事では、「帳票」と呼ばれる書類についてくわしく概要をご紹介しながら、近年の法改正などで話題となっている帳票電子化についてもご説明します。これからの業務のデジタル化に向け、帳票の取り扱い方法を見直したいという方は、ぜひご参考にしてください。

＞＞＞FAX帳票の電子化ができる「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロード【無料】

帳票とは？

まずは、帳票とはどのような書類を指すかについてご紹介します。

「帳票」とは帳簿と伝票の総称

「帳票」とは会計用語の1つで、先にもご紹介した「帳簿」や「伝票」などのことをまとめて指す総称です。「帳」簿＋伝「票」＝帳簿、のように記憶しておいても間違いではないでしょう。

また、「帳票」という言い回しを意識的に用いる場合、「証拠となる記録書類」との意味合いが加わっている場合もあります。ビジネスにおいて、企業間で取引を行ったことの証拠となる重要書類が帳票であると考えてよいでしょう。

具体的には、実際に商品を注文したり納品したりした記録や、お金を請求したり支払ったりした事実が正確に記載されている書類が、帳票に該当します。

＼帳票FAXの電子化はどうすればいい？／
FAX電子化サービス選び方のポイント＆比較表　無料ダウンロード

帳票の主な種類について

帳票とは、帳簿や伝票といった書類の総称であると簡単にご説明しました。ここでは、帳票にあたる書類の種類について、さらにくわしくご説明しましょう。

帳票の種類には、先にも述べた「帳簿」と「伝票」の2つが含まれますが、それらに加え「証憑（しょうひょう）書類」も帳票にあたるため、すべて合わせて3種類となります。

ここでは帳票にあたる、以下の書類3つの特徴を、くわしくご紹介します。

1. 帳簿
2. 伝票
3. 証憑書類

①帳簿

業務上の書類のなかで「帳簿」と呼ばれるものを挙げてみると、実に多くの書類があることがわかります。実は、帳簿も多くの書類の総称で、事業を行っている会社や個人の経営状況がわかる書類全般を指しているのです。

経営状況を把握するには、事業における取引の詳細やお金の流れを知ることが必要です。それらの正確な記録を残すため使われる書類すべてが、帳簿と呼ばれます。

帳簿は、「主要簿」と「補助簿」の2つにさらに分けられ、それらの両者も複数の書類に細分化されます。主要簿と補助簿の種類は、以下のようになっています。

【主要簿の種類】

• 総勘定元帳
• 仕訳帳
• 日記帳

【補助簿の種類】

• 現金出納帳
• 預金出納帳
• 固定資産台帳
• 売上帳
• 仕入帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 受取手形記入帳
• 支払手形記入帳

②伝票

伝票とは、金銭のやり取りに関する書類を指しており、入出金に関することを正確に記録したものです。業務における金銭管理に用いられ、以下の書類に細分化されます。

【伝票の種類】

• 売上伝票
• 仕入伝票
• 振替伝票
• 入金伝票
• 出金伝票

③証憑書類

証憑とは、各種取引が行われた事実を証明するために記録される書類を指します。証憑書類もいくつかの種類に分けられており、具体的には以下のようになっています。

【証憑書類の種類】

• 見積書
• 契約書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• レシート
• 賃貸借契約票
• 出勤簿

帳票と呼ばれる書類には、実に多くのものがあります。業務上の書類のなかでも、「取引や金銭の出入りに関して正確に記載された書類」や「法令に対応するための証拠となる書類」が、帳票にあたると考えると分かりやすいでしょう。

帳票の管理方法･保存期間とは

社内で発行された帳票は、必ず一定期間保管しておかなければなりません。法令上の義務にあたりますので、正しく管理しましょう。

ここでは、法令に基づいた帳票管理の方法や定められた保存期間についてご紹介します。

帳票の管理方法は「紙」による保存が原則

電子帳簿保存法により、帳票は原則として紙の状態で保管することが義務付けられています。

ただし、電子帳簿保存法が改正されたことにより、各種証憑書類（レシートや領収書など）については紙の書類に限らず、データ化したものの保存が認められました。しかし、もともと紙の状態であった帳票をスキャナ等でデータ化して保存することは認められていません。

なお、帳簿や伝票の電磁的記録による保存が認められたことで、初めから電子データの状態で作成された電子帳票の場合、紙出力したものを原本として保存することは不要となりました。

また、帳票類を電子帳票として保存したい場合、電子帳票の保存に移行する3か月前までには管轄の税務署長から承認を受けることが必要となっています。

帳票の保存期間

帳票の保存期間は、複数の法律で定められています。法人税法では7年間の保存が義務付けられており、会社法においては10年間保存する必要があるとされています。このため、各種帳票がどの法律に基づいて保管するかによって、保存期間も変わります。

帳票別の具体的な保存期間は、以下のようになっています。

【法人税法で7年間の保管が義務付けられている主な帳票】

• 契約書
• 貸借対照表
• 請求書
• 領収書

【会社法で10年間の保管が義務付けられている主な帳票】

• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛金元帳
• 仕入帳
• 買掛金元帳

また法人税法では、欠損金が発生した事業年度に限って7年間ではなく、9年間帳票を保管しなければならないとされています。いずれにせよ、帳票類は7～10年間の保管が必要と考えるとよいでしょう。

各帳票の保存期間に関する詳細は、国税庁のホームページに記載されています。どの帳票を何年間保管する必要があるか、さらにくわしく知りたい方はぜひ確認してみてください。

帳票電子化で業務効率化に！おすすめのツールとは？

先にもご説明している法改正にともなって、帳票類についても電子化を行う企業が増えています。「自社でも電子帳票を導入したい」と考えている企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、電子帳票とはどのようなものかをご説明し、おすすめの帳票電子化ツールや自社に合ったツールの選び方などもご紹介します。

帳票の電子化（電子帳票）とは？

電子帳票とは、紙ではなく電子データの形で発行・送付・保管を行う帳票のことです。つまり帳票を電子化するとは、パソコンやスキャナ―などで電子データとして帳票を作成することを指します。

帳票を電子データ化して電子帳票の形で運用することで、以下のようなメリットがあります。

• 紙のビジネス書類を減量する「ペーパーレス化」に対応できる
• 閲覧や検索の自由度が高くなり、各帳票を一元管理できる
• 紙書類のように多くの保管場所を必要とせず、省スペースが実現できる

おすすめの帳票電子化ツールにはどんなものがある？

電子帳票を取り扱うためのツールにも、さまざまなものがあります。初めにどんなツールを導入して運用するべきなのか、また自社の業務にマッチするツールはどんなものかを知っておきたいという方も多いでしょう。

電子帳票を導入する際にまず取り入れたいツールには、以下のようなものがあります。

①帳票・文書作成の効率化に役立つツール

文書や帳票をデータの形で作成する作業は、文書作成ソフトで行うこともできます。しかし、一般的なワープロソフトのような文書作成ツールで、1件ずつ帳票を書き出して発行することには手間がかかります。手法によっては、かかる時間や業務負担の度合いが手書きと変わらず、思うように業務を効率化できないことも考えられるでしょう。

そのようなお悩みの解決におすすめのツールは「電子帳票システム」です。

電子帳票システムを取り入れれば、法令に準拠した書式に沿って必要事項を入力すれば帳票をすぐに作成できます。また保存や管理を自動化できるシステムも選ぶことができ、これまで多くの負担を強いられていた帳票業務を大幅に効率化できます。

具体的には、注文書や請求書などの作成から送付、自社での控えの保管までを一元管理することが可能です。他の業務システムとの連携機能を備えたものも多く、帳票作成や相手先への送信作業を自動化することもできます。

保管している帳票データは自動仕分けや自動保存にも対応するため、各種作業をぐんと効率化し担当者の負担を低減できます。

②取引先との受発注業務の効率化に役立つツール

取引先を相手とする受発注業務は、電子化による業務効率化が特に難しいものかもしれません。相手先との兼ね合いで、受発注に関してだけは今でもアナログなツールに頼らざるを得ないケースも少なくないと思われます。

しかし現在は、受発注業務の効率化に役立つツールも増えてきています。

・取引の諸手続きを総合的に効率化するEDI

たとえば、耳にしたことのある方も多いと思われる「EDI」。これは、企業間取引を電子データの活用によって行うシステムです。EDIを導入することにより、発注から受注までの作業や商品・サービスの納品、相手先への請求や支払いなどの各種手続きを電子データのやり取りで行えます。

手動で行ってきたさまざまな取引に関する作業が自動化でき、それらの処理自体の総合的なスピード化も実現可能です。

・相手先のアナログ環境に対応しながら受発注を電子化できるペーパーレスFAX

さまざまな帳票類の電子化を始めている企業のなかにも、「受発注業務だけは今もFAX」というケースが少なくないでしょう。本音をいえば受注や発注も電子メールなどにしたいものの、相手先が紙のFAXを使用しているため自社側の手段を容易に変えられないという事情も想定できます。

FAXを用いた受発注業務の電子化に役立つのが、ペーパーレスFAXというツールです。

ペーパーレスFAXを導入することにより、相手先が今も紙のFAXを使用中であっても自社側のFAXを電子データの形で取り扱えます。

たとえば、相手先が紙のFAXから送信した発注書も、自社側で受信する際には電子データの形で受け取れるという訳です。もちろんその逆も可能で、自社から電子データの形でFAXを送信しても、相手先のFAX機器でそれを紙出力することができます。

FAX電子化ツールで帳票FAXの効率化を実現

さまざまな帳票類が、法律の改正や各種ツールによって容易に電子化できるようになりました。しかし、さまざまな帳票のなかでも電子化のハードルが高いものといえば、受発注業務に用いるFAXではないでしょうか。

帳票のなかでも特に重要なものと位置づけられ、発行枚数も多くなりがちな発注書。紙のFAXによる発注書の送受信をやめ、電子化できるだけでも業務効率を大幅に改善できるはずです。

しかし、難しいと思われていたFAXによる受発注業務の電子化に役立つツールもあります。それが「FAX電子化ツール」です。

ここでは、FAX電子化ツールによって受発注業務を電子化することで、企業がどのようなメリットを得られるかをご紹介します。

FAX受注業務が電子化できる！

「FAX電子化ツール」と聞いて、どのようなツールを連想しますか？　EDIなどの電子化ツールをご存じの方なら、同様に「自社や各取引先が足並みをそろえて一斉に導入すべきもの」を想像するかもしれません。

しかし、取引先の通信環境を問わずに、自社のみでFAX業務を電子化できるツールも選ぶことができます。ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」はFAX電子化ツールの一つです。

過去にFAXを電子化しようとした経験があるものの、従来のFAX番号を変えなければならないと分かって断念した企業もあるかもしれません。

FNX e-受信FAXサービスではその難点を解消し、自社が現在使用しているFAX番号を変えることなく導入できます。取引先にFAX番号変更にともなう負担を強いることなく、FAXを電子化することができます。

＼帳票FAXの電子化はどうすればいい？／
FAX電子化サービス選び方のポイント＆比較表　無料ダウンロード

テレワーク・外出先でもFAX受注業務ができる

FAXによる受発注業務において、自社側の大きな負担となっていることの1つに「FAX機器がなければ受注確認ができない」点が挙げられます。働き方改革の推進や、昨今の社会情勢の変化によってテレワークを取り入れている企業も多いでしょう。しかし、この事情から「FAX担当者だけは都度オフィスへの出勤が必要」という状況を変えられていないケースも少なくないと思います。

自社のFAXを「FNX e-受信FAXサービス」などのツールで電子化すると、インターネット接続が可能な場所でパソコンさえ使えれば、時間や場所を問わずにFAXの受注確認を行えます。もちろん、受信したFAXに対して相手先へ返信する作業も、いつどこにいても可能。

これまで困難だった受注担当者のテレワーク対応も容易になりますし、外回り中の営業担当者がFAXを確認する際も、そのためだけにわざわざ帰社する必要がなくなります。

業務の可視化や共有がしやすくなる

紙のFAXだと、受信書類はその場で見られる1通のみ。多くの社員に情報共有を図るには、コピーによる配布かEメールへの添付などを行う必要がありました。なかなか情報の共有をスピード化できず、お悩みを抱えている方も多いと思います。

FAX電子化ツールを取り入れることで、ツールを使用できる従業員全員による受信FAXの一元管理が可能に。担当者が確認し、返信を行ったFAXの内容も瞬時に共有できます。受発注業務を見える化して情報共有が即時で行えるとともに、FAXデータがクラウドに自動保存されるため、ファイリングの手間も削減できます。

まとめ

「受注業務はFAXでなければ行えないので、FAX帳票の電子化は難しい」と考えている方は多いでしょう。しかし、FAX電子化ツールの選定次第では相手先への負担ゼロで自社のFAX業務をパソコン1つで可能にできます。

＊＊＊

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、自社で使っている今のFAX番号を変えずにFAXの電子化を行えるツールです。導入に際して専用の複合機を購入する必要もないため、低コストでスピーディにサービスの利用を始められます。

帳票類の電子化を進めている最中で、受発注業務をどのように電子化するかお困りでしたら、ぜひネクスウェイまでご相談ください。

＞＞＞今お使いのFAX番号がそのまま使える「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロード

FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから