今の番号のままインターネットFAXを使う3つの方法とは？
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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
FAXをWEB上でやり取りするインターネットFAX。FAXのデジタル化や業務効率化などのメリットもある一方、「今使っているFAX番号を変えるのはリスクが大きい」とサービス導入を躊躇している方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回、インターネットFAXのメリット・デメリットを改めて解説するとともに、今使っているFAX番号を変えずにインターネットFAXを導入する3つの方法をまとめました。FAX電子化・クラウド化のサービスを検討する際の参考に、ぜひご覧ください。
目次[非表示]
- 1.インターネットFAXとは？
- 1.1.インターネットFAXの種類
- 2.インターネットFAXのメリット
- 2.1.どこからでもFAXを閲覧・返信できる
- 2.2.BCP対策になる
- 2.3.紙による管理の手間とコストを削減できる
- 2.4.デジタル化によりマネジメント・データ分析に活用できる
- 3.インターネットFAXのデメリット
- 3.1.コストが割高になる場合がある
- 3.2.今使っているFAX番号が変わるサービスが多い
- 4.今お使いの番号そのままにインターネットFAXに移行する3つの方法
- 4.1.①ナンバーポータビリティを使う
- 4.2.②転送サービスを使う
- 4.3.③FNX e-受信FAXサービス
- 5.まとめ
インターネットFAXとは？
インターネットFAXとは、クラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるサービスの総称です。クラウド型FAXサービス、WEB FAX、ネットFAXなどと呼ばれることもあります。
インターネット環境があれば、在宅勤務や外出先などどこからでもFAXが確認でき、仕分けや捺印などの業務が効率化できます。
インターネットFAXの種類
インターネットFAXは、各サービスによって、FAX送受信に用いる回線が異なります。
また、言葉の定義はメーカーやサービス提供会社によって異なり、後述の①、②両方のタイプを含める場合や、①だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意しましょう。
①FAX送受信にインターネット回線を用いるサービス
専用のWEBブラウザやメール添付でFAX送受信が可能です。FAX送受信にインターネット回線を用いるため、FAX機本体や電話回線が不要になります。
ただし、サービスによっては、今使っているFAX番号を引き継げず、サービス事業者から発行される新しいFAX番号に変えなければならない場合もあるので注意が必要です。
②FAX送受信に電話回線を用いるサービス
専用WEBブラウザからFAX送受信を行うと、今使っているFAX回線（電話回線）をそのまま用いて、FAXを送受信します。送受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。
既存の電話回線をそのまま用いるため、番号を変える必要がないものが多いです。また、FAX送受信にインターネット回線ではなく電話回線を用いるため、通信環境が安定するといわれています。
インターネットFAXのメリット
まずは、インターネットFAXのメリットについて解説していきます。
どこからでもFAXを閲覧・返信できる
送受信したFAXデータが、クラウドサーバーに保存されるため、PCとインターネット環境さえあれば、受信したFAXをどこからでも閲覧・編集・返信できます。リモートワークの推進や働き方改革につながるでしょう。
また、クラウドサービス上にFAXのデータが保存されているため、担当社員が急なお休みになった際に他のメンバーがフォローできます。
BCP対策になる
どこからでもFAXが確認・処理できるため、BCP（事業継続計画）対策にも有効です。
BCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。
従来の紙FAXの場合、自然災害や大火災が発生した場合には、対象の拠点へ社員が出社することが難しく、その拠点の受発注業務は滞らざるを得ないでしょう。
インターネットFAXなら、クラウドサービス上にFAXのデータが保存されているため、自然災害などで出勤できない拠点が発生しても、他の拠点から作業をフォローすることもできます。
紙による管理の手間とコストを削減できる
紙FAXの場合、受信したFAXは取引先・日別などに仕分けてファイリングしている企業が多いと思います。数が溜まってきたらダンボールに詰めて、倉庫へ移動し保管するなど多くの手間がかかっていました。
また、発注書などの企業間取引に関わる帳票の場合、企業によって5年などの保管期間を定めているため、その数は膨大になります。保管場所や外部倉庫のコストも無視できない金額でしょう。
インターネットFAXでは、送受信したFAXをPDFファイルとしてデータ化するため、紙の保管や管理の業務が効率化できます。また、ペーパーレス化により、印刷用紙やインク、保管場所のコストも削減できます。
インターネットFAXを導入することで、3ヶ月で25,000枚の紙を削減した事例もあります。
デジタル化によりマネジメント・データ分析に活用できる
従来の紙でのFAX管理だと、誰かの処理が滞っていても気づくことは難しく、また個人別の処理件数なども定量的に把握できません。マネージャーがメンバーの業務量を把握し、適切な業務配分をすることも難しいでしょう。
インターネットFAXだと、処理するFAXを電子化できるため、FAXに関するデータを蓄積し、分析に活用できるようになります。メンバーの業務量や滞留も一目でわかるため、部門マネジメントにも効果的でしょう。
部署ごとにどれくらいの枚数を送受信しているか、誰が何時台に何件処理しているのか等を蓄積データから分析し、拠点・部門間の採算管理につなげた事例もあります。
インターネットFAXのデメリット
このようにメリットの多いインターネットFAXですが、デメリットもあります。こちらで解説してきます。
コストが割高になる場合がある
従来の複合機を用いるFAXの場合と、インターネットFAXの場合のかかる料金は下記の通りです。
◆従来の複合機を用いるFAXのコスト
FAX送信にかかる料金＝送信料金が発生（距離、時間帯、契約内容やプランによって異なる）
FAX受信にかかる料金＝受信料金はかからない。ただし印刷する場合には、カウンター料金がかかる
◆インターネットFAXのコスト
初期費 ＋ 月額基本料 ＋ 送信料金 ＋ 受信料金
※課金体系はサービスによって異なる
固定電話回線のFAXは、送信先の距離が遠いほど送信料金も高くなりますが、インターネットFAXの送信料金は全国一律のことが多いです。
ただし、サービスによっては「◯枚まで無料」で追加枚数に対して課金があるものや、「～枚まで◯円／枚」など枚数によって単価が異なるものもあります。
自社の送受信枚数から、最適な料金体系を選ぶことが重要です。
今使っているFAX番号が変わるサービスが多い
インターネットFAXを使う場合、サービス提供会社から発番されるFAX番号に切り替える必要があるサービスもあります。その場合、今使っているFAX番号が変わることになります。
FAX番号が変わると、取引先への連絡や、HPや名刺などの差し替えなど、対応の工数やコストがかかります。また、いくら取引先へ通知したとしても以前の番号にFAXが送られてしまう可能性もあるため、そのような場合を想定した対策も事前に講じておく必要があるでしょう。
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今お使いの番号そのままにインターネットFAXに移行する3つの方法
今使っているFAX番号をそのままに、インターネットFAXに移行する方法があります。その方法について解説していきましょう。
①ナンバーポータビリティを使う
ナンバーポータビリティ（番号移転）とは、携帯番号と同じように、FAXや固定電話で利用している番号を移転する方法です。
ただし、ナンバーポータビリティができる市外局番に制限があったり、現在の回線種類や契約、利用するインターネットFAXによってはナンバーポータビリティが利用できなかったりと制約もあるため、事前に確認しましょう。
②転送サービスを使う
転送電話サービスを利用すれば、今使っている番号にFAXが送られた場合、自動的に転送先の番号へFAXを転送できます。
転送先を新しく利用するインターネットFAXの番号に設定すれば、インターネットFAX上でFAXを受信できます。
ただし、月額基本料金や転送料金（FAX番号から転送先番号への通信費）がかかります。自社の送受信枚数などから、事前にコストをシミュレーションするといいでしょう。
③FNX e-受信FAXサービス
ネクスウェイの提供する「FNX e-受信FAXサービス」であれば、ナンバーポータビリティや転送サービスなどの設定も不要、追加費用も必要なく、今使っているFAX番号が変わらずにインターネットFAXをご利用いただけます。
- 「FNX e-受信FAXサービス」とは？
「FNX e-受信FAXサービス」は、受信したFAXをウェブ上で閲覧・仕分け・編集・保管・返信できる、今お使いのFAX番号が変わらないインターネットFAXサービスです。
受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。
- なぜFAX番号がかわらないの？
「FNX e-受信FAXサービス」は専用の貸与アダプタを既存のFAX回線に取り付け、そのアダプタを介してFAXデータの電子化を行います。そのため、追加オプションなどのお申し込みも必要なく、今お使いのFAX番号をそのままご利用いただけるようになっています。
また、既存のFAX回線にアダプタをつける仕様のため、アダプタをつけた回線は電子化され、アダプタをつけない回線は今まで通り紙でFAXを送受信できます。そのため、事業所・部署ごとにアダプタを設置し、導入のスモールスタートも可能です。
- FAX業務効率化にも最適
「FNX e-受信FAXサービス」では、受信したFAXを単に電子化するだけでなく、FAXを用いた受発注業務全体を効率化できる機能があります。
画像やデート印の挿入、二重線差し込み機能、9色のマーカーなど、現場の細かな運用をサポートする機能を搭載しています。
その他の機能の詳細につきましては、下記よりぜひご覧ください。
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まとめ
今回は、「インターネットFAXのメリット・デメリット、今使っているFAX番号を変えずにインターネットFAXを導入する3つの方法」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。
■ インターネットFAXのメリット
- どこからでもFAXを閲覧・返信でき、リモートワークの推進や働き方改革につながる
- どこからでもFAXが確認・処理できるため、BCP（事業継続計画）対策にも有効
- 紙による管理の手間とコストを削減でき、ペーパーレス化を実現
■ インターネットFAXのデメリット
- コストが割高になる場合があるため、自社の送受信枚数などから、最適な料金体系を選ぶことが重要
- 今使っているFAX番号が変わるサービスが多い
■ 今お使いの番号そのままにインターネットFAXに移行する3つの方法
- ナンバーポータビリティを使う
- 転送サービスを使う
- FNX e-受信FAXサービス
今お使いの番号そのままにインターネットFAXに移行する場合、オススメは「FNX e-受信FAXサービス」です。
ナンバーポータビリティや転送サービスなどの設定も不要、追加費用も必要なく、今使っているFAX番号が変わらずにインターネットFAXをご利用いただけます。
FAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。
インターネットFAXでFAXのクラウド化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。
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