外出先からFAX送信するには？必要な機能やおすすめサービスをご紹介

2022-06-24（更新：2022-06-24）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

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外出先からFAX送信するには？必要な機能やおすすめサービスをご紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

外出先でFAXを送信できず困ったことや、送信はできたもののコンビニエンスストアでのFAX利用に一苦労したなどの経験は、多くの方があると思います。電子メールやメッセージアプリなら外出中にもすぐ返信できるのに、FAXだとオフィスに戻らなければ受信すら確認できず、気を揉んだという方は少なくないでしょう。

そこでこの記事では、外出先から手軽でスピーディにFAXを送信・返信するために必要な機能や、それを活用するためのおすすめサービスについてご紹介します。

目次[非表示]

1.外出先からFAX送信するのに必要な機能とは？

1.1.FAXの確認
1.2.FAXの作成・編集
1.3.FAX送信
1.4.FAXの自動仕分け・一元管理

2.外出先からFAX送信するのにおすすめなサービスとは？

2.1.業務効率化やテレワークの強い味方「FNX e-受信FAXサービス」

3.まとめ

外出先からFAX送信するのに必要な機能とは？

外出先でFAXを送るには、外出中に利用可能なFAXの各種機能が手元にそろっている必要があります。ここでは、オフィスから外に出ていてもFAXを送信可能とするために必要な機能をご紹介します。

FAXの確認

FAXを送るためには、まずはFAXの送受信に関する情報を確認することが必要です。オフィスの外にいてもFAXを確認するためには、オンラインでFAXの送受信状況がひと目でわかる環境が整っていなければなりません。

FAXの作成・編集

オフィス内にいるときには、紙の文書を作成してFAX機器で送信を行います。しかし外出先にいる場合、必ずしも紙のFAXが使える状況とは限りません。むしろ紙のFAX文書は、外出先では送れない可能性のほうが高いと思われます。

パソコンなどから、FAXで送信可能なデジタル文書の作成・編集が行える機能も、外出先でFAXを使うためには必要となります。

初心者必見！パソコンでFAXを受信する方法とおすすめサービスを紹介従来は、紙を使用して行うしかなかったFAXの受信ですが、現在はパソコンでも受信・編集・返信などが可能です。こちらでは、パソコンでFAXを受信する代表的な方法をご紹介します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX送信

外出先でFAXを送信する方法として、コンビニエンスストアに設置されたマルチコピー機でFAXを送ることを思い浮かべる方も多いでしょう。しかし、在宅勤務などのテレワークに就いていて、かつその場にFAX機器がない場合、FAXを送る用件のたびコンビニエンスストアに通うことは現実的ではありません。

また、発注書や納品書などの業務に関わる書類について、セキュリティの観点からコンビニエンスストア経由で送ることを禁止している企業も多いのではないでしょうか？

パソコンなどからWEBブラウザ経由でFAXを送信できる機能が必要です。

FAXの自動仕分け・一元管理

外出先でFAXを利用するためには、過去の受信記録を一覧で確認できたり、それらを受信と同時に件名や送信者ごとに仕分けたりできる機能が欠かせません。また受信したFAXを探すときに手間取らないよう、キーワードなどで一発検索できる機能もあれば尚良いでしょう。この機能は外出先でのFAX利用に限らず、オフィスで活用することもおすすめです。

紙のFAXは送受信するたび保管書類が増えて、オフィスにおける管理の手間やコストを増大させます。その点、デジタル環境下で送受信記録を一元管理できれば、書類管理業務の効率化にもつながるでしょう。

外出先からFAX送信するのにおすすめなサービスとは？

紙のFAXを使い続けているオフィスでは、外勤の営業担当者がFAX確認のためわざわざ1日に何度も帰社しているケースも少なくないでしょう。また、昨今の情勢にともないテレワークの拡大を進めたいのに、FAX担当者がオフィスに常駐することを強いられてなかなか推進できない等のデメリットも予測できます。

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上記のような困りごとに対応できる手段として、「デジタルFAX」や「インターネットFAX」「クラウドFAX」と呼ばれるサービスが多数展開されています。いずれのサービスも、おおむね以下のような機能がそろっている点が特徴です。

いつ、どこからでもFAXの受信確認をパソコンから行える

FAX文書を、紙ではなくデジタル文書で電子FAXとして送受信できる

パソコンのインターネット接続環境を利用し、電子FAXを送受信できる

送受信したFAXを受信時に仕分けたり、後から再確認のための検索を行ったりできる

上記のようにクラウドFAXには、外出先やテレワーク中にFAXを送信するために必要な機能はほぼすべてそろっています。しかし、どんなに機能が充実していても紙のFAX環境をデジタルに移行できない事情を抱えている企業も少なくないでしょう。

たとえば、受発注業務にFAXが使われているなどで、相手先の多くでデジタル環境が整っていないといった場合です。相手先がFAXを電子化できなければ利用できないインターネットFAXもあり、導入のハードルが高くなっていることが考えられます。

また、インターネットFAXの多くは、新規導入のタイミングでFAX番号を新しいものへ変更する必要があります。長年取引先との連絡に使用してきたFAX番号を変えるとなれば、自社側の手間もかかる上に相手先の信用にかかわる可能性も考えられるでしょう。

加えて、サービス導入時に複合機の機種が限定されていたり、設定をメーカーごとに行う場合も少なくありません。製品の導入ハードルの高さで、なかなかFAXの電子化に踏み切れないケースも想定できます。

次は、上記のようなお悩みを抱えている方にぜひおすすめしたいインターネットFAX（クラウドFAX）をご紹介します。

業務効率化やテレワークの強い味方「FNX e-受信FAXサービス」

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、自社のFAXをデジタル化できるクラウドFAXです。FAXのデジタル化のメリットには、ペーパーレス化によってエコに貢献できることや、書類の保管や整理にかかる手間やコストを削減できる点などがあります。FAX担当者が自社にいなくてもFAXを使えることで、テレワークへの対応もスムーズになるでしょう。

それらに加え、「FNX e-受信FAXサービス」には導入から本格運用まで多くの利点があります。

デジタルFAXとは？FAXのデジタル化によるメリットや導入の流れを解説社内文書の電子化が推奨される昨今ですが、「取引先との受発注業務などでは今もFAXを使ったやり取りが欠かせない」という方も多いでしょう。そこでこの記事では、FAXによる連絡業務を引き続き実施しながら、FAXでやり取りする情報をデジタル化できる「デジタルFAX」についてご紹介します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ