外出先からFAX送信するには?必要な機能やおすすめサービスをご紹介


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外出先からFAX送信するには?必要な機能やおすすめサービスをご紹介


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


外出先でFAXを送信できず困ったことや、送信はできたもののコンビニエンスストアでのFAX利用に一苦労したなどの経験は、多くの方があると思います。電子メールやメッセージアプリなら外出中にもすぐ返信できるのに、FAXだとオフィスに戻らなければ受信すら確認できず、気を揉んだという方は少なくないでしょう。

そこでこの記事では、外出先から手軽でスピーディにFAXを送信・返信するために必要な機能や、それを活用するためのおすすめサービスについてご紹介します。


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目次[非表示]

  1. 1.外出先からFAX送信するのに必要な機能とは?
    1. 1.1.FAXの確認
    2. 1.2.FAXの作成・編集
    3. 1.3.FAX送信
    4. 1.4.FAXの自動仕分け・一元管理
  2. 2.外出先からFAX送信するのにおすすめなサービスとは?
    1. 2.1.業務効率化やテレワークの強い味方「FNX e-受信FAXサービス」
  3. 3.まとめ


外出先からFAX送信するのに必要な機能とは?

外出先でFAXを送るには、外出中に利用可能なFAXの各種機能が手元にそろっている必要があります。ここでは、オフィスから外に出ていてもFAXを送信可能とするために必要な機能をご紹介します。

FAXの確認

FAXを送るためには、まずはFAXの送受信に関する情報を確認することが必要です。オフィスの外にいてもFAXを確認するためには、オンラインでFAXの送受信状況がひと目でわかる環境が整っていなければなりません。


FAXの作成・編集

オフィス内にいるときには、紙の文書を作成してFAX機器で送信を行います。しかし外出先にいる場合、必ずしも紙のFAXが使える状況とは限りません。むしろ紙のFAX文書は、外出先では送れない可能性のほうが高いと思われます。

パソコンなどから、FAXで送信可能なデジタル文書の作成・編集が行える機能も、外出先でFAXを使うためには必要となります。


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FAX送信

外出先でFAXを送信する方法として、コンビニエンスストアに設置されたマルチコピー機でFAXを送ることを思い浮かべる方も多いでしょう。しかし、在宅勤務などのテレワークに就いていて、かつその場にFAX機器がない場合、FAXを送る用件のたびコンビニエンスストアに通うことは現実的ではありません。

また、発注書や納品書などの業務に関わる書類について、セキュリティの観点からコンビニエンスストア経由で送ることを禁止している企業も多いのではないでしょうか?


パソコンなどからWEBブラウザ経由でFAXを送信できる機能が必要です。



FAXの自動仕分け・一元管理

外出先でFAXを利用するためには、過去の受信記録を一覧で確認できたり、それらを受信と同時に件名や送信者ごとに仕分けたりできる機能が欠かせません。また受信したFAXを探すときに手間取らないよう、キーワードなどで一発検索できる機能もあれば尚良いでしょう。この機能は外出先でのFAX利用に限らず、オフィスで活用することもおすすめです。

紙のFAXは送受信するたび保管書類が増えて、オフィスにおける管理の手間やコストを増大させます。その点、デジタル環境下で送受信記録を一元管理できれば、書類管理業務の効率化にもつながるでしょう。


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外出先からFAX送信するのにおすすめなサービスとは?

紙のFAXを使い続けているオフィスでは、外勤の営業担当者がFAX確認のためわざわざ1日に何度も帰社しているケースも少なくないでしょう。また、昨今の情勢にともないテレワークの拡大を進めたいのに、FAX担当者がオフィスに常駐することを強いられてなかなか推進できない等のデメリットも予測できます。


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上記のような困りごとに対応できる手段として、「デジタルFAX」「インターネットFAX」「クラウドFAX」と呼ばれるサービスが多数展開されています。いずれのサービスも、おおむね以下のような機能がそろっている点が特徴です。

  • いつ、どこからでもFAXの受信確認をパソコンから行える
  • FAX文書を、紙ではなくデジタル文書で電子FAXとして送受信できる
  • パソコンのインターネット接続環境を利用し、電子FAXを送受信できる
  • 送受信したFAXを受信時に仕分けたり、後から再確認のための検索を行ったりできる


上記のようにクラウドFAXには、外出先やテレワーク中にFAXを送信するために必要な機能はほぼすべてそろっています。しかし、どんなに機能が充実していても紙のFAX環境をデジタルに移行できない事情を抱えている企業も少なくないでしょう。

たとえば、受発注業務にFAXが使われているなどで、相手先の多くでデジタル環境が整っていないといった場合です。相手先がFAXを電子化できなければ利用できないインターネットFAXもあり、導入のハードルが高くなっていることが考えられます。

また、インターネットFAXの多くは、新規導入のタイミングでFAX番号を新しいものへ変更する必要があります。長年取引先との連絡に使用してきたFAX番号を変えるとなれば、自社側の手間もかかる上に相手先の信用にかかわる可能性も考えられるでしょう。

加えて、サービス導入時に複合機の機種が限定されていたり、設定をメーカーごとに行う場合も少なくありません。製品の導入ハードルの高さで、なかなかFAXの電子化に踏み切れないケースも想定できます。


次は、上記のようなお悩みを抱えている方にぜひおすすめしたいインターネットFAX(クラウドFAX)をご紹介します。

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業務効率化やテレワークの強い味方「FNX e-受信FAXサービス」

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、自社のFAXをデジタル化できるクラウドFAXです。FAXのデジタル化のメリットには、ペーパーレス化によってエコに貢献できることや、書類の保管や整理にかかる手間やコストを削減できる点などがあります。FAX担当者が自社にいなくてもFAXを使えることで、テレワークへの対応もスムーズになるでしょう。

それらに加え、「FNX e-受信FAXサービス」には導入から本格運用まで多くの利点があります。


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1.相手先が紙のFAXを使っていても導入できる!

FNX e-受信FAXサービスは、相手先のFAX利用環境を問わずに自社のFAX環境をデジタル化できます。相手先が紙で送信したFAX文書も、自社で受信する際は電子データとして受け取ることができ、自社で送信したデジタルFAX文書も相手先では紙で受け取れます。


2.現在のFAX番号をそのまま使える!

多くのインターネットFAXサービスでは、新規導入時にFAX番号を新しいものに変える必要が出てきます。その点、FNX e-受信FAXサービスなら、これまで長く使ってきたFAX番号を変えることなくそのまま使えるため、相手先にも負担をかけません。


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3.アダプタ追加だけで導入でき、手間やコストは最小限

FNX e-受信FAXサービスは、導入時にFAX複合機の買い替えが不要。現在使用中の複合機に、専用の貸与アダプタを追加すればすぐ利用可能です。導入コストを抑えられ、かつ、拠点や部署ごとのスモールスタートにも便利です。


4.受信枚数による従量課金なし

運用開始後も、FAXの受信枚数に応じた従量課金はされません。スモールスタートのつもりが、思っていたより受信が多くコストがかさむなどの事態も防げ、コンパクトな維持費で運用を継続できます。


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まとめ

現代のビジネスの潮流に乗るべく、ペーパーレス化やテレワークへの対応を早急に進めたいと考えている企業は多いでしょう。しかし従来の通信手段を大きく変えられない事情があり、実行に踏み切れず困っているケースも少なくないはずです。


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、そんなお悩みをお持ちの方の強い味方になるクラウドFAXです。導入しやすく・使いやすく・続けやすい、ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービス。ご興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。


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