自動FAX送信サービスとは?選定時の注意ポイントも解説

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自動FAX送信サービスとは?選定時の注意ポイントも解説


こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。


FAXでは、単一の相手先と1対1で送受信することは比較的簡単に行えます。しかし、発注書や納品回答書などの大量の帳票をそれぞれの相手先に送る必要が出てくることがあります。複合機で各番号を手入力し、誤送信がないよう気をつけながら1件ずつ送る作業の手間に、気が遠くなりそうになることもあるでしょう。

そこで今回は、帳票類のFAX送信が大変と感じている方、効率化にお悩みの方におすすめの「自動FAX送信サービス」についてご紹介します。


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目次[非表示]

  1. 1.自動FAX送信サービスとは?
  2. 2.自動FAX送信サービス導入のメリット
    1. 2.1.①サーバやモデム不要
    2. 2.2.②管理工数を削減できる
    3. 2.3.③災害や障害の対策になる
    4. 2.4.④FAX不達の原因究明の工数が削減できる
    5. 2.5.⑤スピード処理・大量配信にも対応可能
  3. 3.自動FAX送信サービス選定時の注意点
    1. 3.1.システムの安定性を確認する
    2. 3.2.コストメリットが出るか試算する
    3. 3.3.不達時の再送信などの機能を確認する
  4. 4.自動FAX送信サービスの選定ポイント
    1. 4.1.①FAXの保有回線数と種類
    2. 4.2.②基幹システムとの連携
    3. 4.3.③サービスの将来性や継続性
  5. 5.約800社が導入!確かな実績の「FNX e-帳票FAXサービス」がおすすめ
  6. 6.まとめ


自動FAX送信サービスとは?

自動FAX送信サービスとは、送信先が多くFAX送信に手間がかかる帳票類(発注書・請求書・支払通知書など)のFAXを、自動で配信するクラウドサービスです。

企業で利用している業務システムや基幹システムと自動FAX送信サービスを連携させ、各帳票の文書データやPDFデータをサービスに連携します。サービスは受け取った帳票を指定された宛先へ自動で一括送信します。

クラウドサービスの場合、サービスが保有するFAX回線を使ってFAX送信をするため、自社回線がなくても利用できます。




自動FAX送信サービス導入のメリット

自動FAX送信サービスを導入し活用することで、さまざまな業務上のメリットが期待できます。ここでは、自動FAX送信サービスの利用で考えられるメリットをご紹介します。

①サーバやモデム不要

クラウドのため、サービス側のFAX回線でFAX送信を行えるため、自社で専用サーバやモデムなどを新たに設置する必要がありません。


②管理工数を削減できる

複合機から手動でFAXを送る場合、送信件数が増えるとその分だけ業務負担が大きくなります。宛先の指定や紙文書の読み取り作業を1件ずつ行うことは大変ですし、誤送信のリスクも小さくありません。

また、FAXを大量配信できるオンプレ型のFAXサーバを使っている場合、サーバの保守管理は自社で対応をする必要があります。また、定期的にサーバリプレイス対応にも工数がかかるでしょう。

自動FAX送信サービスを利用すれば、データを自動でFAXに対応した通信方式に変換して送信でき、紙のFAXを1件ずつ送る作業と比較しぐんと業務負担を低減できます。サーバの管理・保守工数もかかりません。


③災害や障害の対策になる

手作業の負担を低減するため、自社でFAXサーバを設けて活用している企業もあると思います。しかしその場合、大規模障害や災害が発生した際にすべての対応を自社で行うこととなります。自社サービスでは修理やメンテナンスのコストも自社負担となりますし、災害への備えとして必要なBCP対策の面でも不十分になる可能性が出てきます。


その点、自動FAX送信サービスの場合、災害や障害の際にはベンダー(サービス提供元)に対応を行ってもらえます。

また自動FAX送信サービスはクラウドサービスですから、災害のリスクが低いエリアにサービスセンターを設けるなどの対応がすでになされている場合が一般的です。このため、万一自社が損害を受けた場合も、大事なデータを失うリスクを低く抑えられます。


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④FAX不達の原因究明の工数が削減できる

FAXを送っても、送り先に届いていなかったという事態をほとんどの方が経験していると思います。このようなFAX不達があった場合、都度再送を行って対応しているケースも多いでしょう。こちらも、すべて手作業で行うとなると膨大な手間が発生します。

自動FAX送信サービスを選ぶ際は、不達が発生した際の対応がスムーズにできるかどうかも重視しましょう。多くのサービスで送受信管理が可能となっており、パソコンからFAXの送信状況などを随時確認できます。WEBブラウザですぐに送信状況を確認でき、必要であればパソコン上で再送指示を行えるサービスだと尚良いでしょう。

送信結果や不達に関するレポートの通知や、不達時の自動再送なども行えるサービスを選んでおくと、FAX担当者の業務負担をぐんと低減できます。


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⑤スピード処理・大量配信にも対応可能

紙のFAXも送受信の際は音声データの形で送られますので、送受信するデータの量に見合ったFAX回線を個別に設置していた企業も多かったと思います。特に、時期によって送受信データ量に大きく差がある場合、データ量が多い時期に合わせて回線契約をするため、コストの面で不利になってしまいます。

このようなお悩みがあれば、自動FAX送信サービスの利用がおすすめです。


自動FAX送信サービスによっては、自社でFAX回線を用意しなくてもベンダー側のFAX回線を利用して送受信が行える場合があります。スピーディにFAXの送受信ができ、1度に大量のFAXを送る場合も遅延や不達などを引き起こすリスクが抑えられます。




自動FAX送信サービス選定時の注意点

FAXの電子化や自動化をご検討中なら、自動FAX送信サービスの導入にもご興味をお持ちかと思います。しかし、さまざまな特徴を備えた数々の自動FAX送信サービスがあるため、どのサービスを選べば良いか目下お悩み中という方も多いでしょう。

ここでは、自動FAX送信サービスを選ぶ際に注意したいポイントをご紹介します。


システムの安定性を確認する

FAXの自動化や電子化を目的として自動FAX送信サービスを選ぶ場合は、やはりシステムが安定しているかどうかをチェックしておくことが重要です。たとえば、システムが不安定で頻繁に送信エラーなどが起こると、紙のFAXで行っていたエラー対応の手間と変わらない業務負担を強いられる可能性もあります。

自動FAX送信サービスを選ぶ際はできるだけ回線品質が高く、安定して稼働する製品を見つけることが大切です。 しかしシステムが安定しているかどうかは、多くの場合実際に使用してみなければ分からない場合が多いでしょう。

自動FAX送信サービスのなかには、無料お試し期間を設けているものも多くあります。気になるサービスが無料でお試しできる場合は必ず利用し、まずは実際に使ってみると良いでしょう。複数のサービスを試用して、比較検討の結果から選ぶとより確実です。


コストメリットが出るか試算する

自動FAX送信サービスの導入により、削減できるコストの種類は数多くあります。たとえば、FAX用紙にかかる紙の購入費用や、業務負担にともなう人件費の負担はほとんどのケースで削減が可能でしょう。

しかし押さえておきたいのは、自動FAX送信サービス自体を新規導入する際にも比較的大きなイニシャルコストがかかってしまう点です。また運用継続にあたっても、サービスの維持管理にはランニングコストが必要です。

導入や維持管理にかかる費用が、紙代や人件費を上回ってしまうようなら、当然ながら長期的なコスト削減につながりません。必ずサービス選定の検討段階から「新規導入コスト(初期費用)」「月額などの基本利用料(定期出費)」「利用枚数などにともなう従量課金(都度出費)」の3点をしっかり試算し、コスト面でメリットがあるか見極めて選定しましょう。


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不達時の再送信などの機能を確認する

先にも述べていますが、FAX通信では正常に宛先へ送られない事態(不達)も想定できます。その際、再送などに1件ずつ手作業する手間を要するようなら、紙のFAXと変わらない業務負担となってしまうことも考えられるでしょう。

不達などが発生しても、スピーディに再送できる機能自動で再送を行ってくれる機能が付帯しているサービスなら、それらの負担を恒久的に削減できます。


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自動FAX送信サービスの選定ポイント

自社の事情に即して自動FAX送信サービスを選ぶポイントをご紹介してきましたが、サービスごとの機能や特徴にも注目して選ぶことが必要です。

ここでは、各サービスの特徴から自動FAX送信サービスを選ぶポイントをご紹介します。


①FAXの保有回線数と種類

自動FAX送信サービスによって、保有する回線の種類や数量も異なります。可能であれば、できるだけ多くの回線を保有しているサービスを選ぶことがおすすめです。

大量のデータもスピーディに送受信できるサービスを選んでおけば、繁忙期の大量送受信や将来の事業規模拡大があっても引き続き対応できます。



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②基幹システムとの連携

自社で利用している基幹業務システムと、API連携が行えるかどうかも重要な選定ポイントです。API連携により、連携先の業務システムや各種サービスからもFAXの送信や確認の指示を出すことができます。

また受発注データや顧客・会員情報などを活用して、より効率的にFAXを活用できる点もAPI連携のメリットです。


③サービスの将来性や継続性

自動FAX送信サービスはクラウドサービスのため、ベンダーにFAXの業務基盤を委任する形となります。それだけに、サービス停止などの事態に見舞われると、FAX機能そのものが一時的にであっても損なわれる可能性があります。

重大な損失を招かないよう、ベンダーの企業規模や事業継続年数などを念のため確認しておき、将来的に問題なく利用を続けられそうかチェックしておきましょう。





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約800社が導入!確かな実績の「FNX e-帳票FAXサービス」がおすすめ

自動FAX送信サービスの選定ポイントをまとめると、下記の点に注目することが大切です。

  1. 業務改善やコスト削減につながる
  2. 導入しやすさ・使いやすさ
  3. 長く使える安全性・安定性


ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は、これらのポイントを兼ね備え、さらに便利な機能や導入しやすさも加わった自動FAX送信サービスです。サービス開始から30年以上、幅広い業種の約800社での導入実績があり、高い信頼性も備えています。

発注書や納品書、支払通知書などの帳票を自動でFAX送信でき、自社でのFAXサーバ構築やモデムは不要。FAX回線の保有も必要ありません。重要な作業である帳票のFAX配信を、クラウドとの連携で大幅に効率化。不達時の再送対応もスピーディに行え、工数やコストも削減できます。



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まとめ

「帳票発行時期はFAX送信が大変で残業が当たり前」「業務データと連携して効率的に帳票発行を行いたい」など、帳票のFAX送信におけるお悩みをお持ちの方も多いでしょう。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は、ご担当者様の帳票送付や管理にともなう業務負担を低減し、ペーパーレス化にも貢献できる自動FAX送信サービスです。大量に送ったFAXの送信結果も一覧ですぐ確認でき、不達対応の手間もぐんと削減。


自動FAX送信サービスの選定に関してお悩みがあれば、「FNX e-帳票FAXサービス」の資料をご用意しておりますので、ぜひネクスウェイに1度ご相談ください。

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