デジタルFAXとは？FAXのデジタル化によるメリットや導入の流れを解説

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

社内文書の電子化が推奨される昨今ですが、「取引先との受発注業務などでは今もFAXを使ったやり取りが欠かせない」という方も多いでしょう。先方との都合などがあり、デジタルへの完全移行に踏み切れない事情をお持ちのケースも少なくないと思います。

そこでこの記事では、FAXによる連絡業務を引き続き実施しながら、FAXでやり取りする情報をデジタル化できる「デジタルFAX」についてご紹介します。

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デジタルFAXとは？

デジタルFAXとは、従来紙でやり取りしていたFAXをデジタル化・データ化して送受信できるFAXサービスを指します。インターネットFAXやクラウドFAXなどと呼ばれることもあります。

まずデジタルFAXが従来のFAXと大きく異なる点は、FAX機や複合機がその場になくてもFAXを送受信できることです。
従来のFAXは、特定の番号を持つFAX機や複合機のある場所以外では送受信できませんでした。一方、デジタルFAXは、基本的にはパソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続できる機器と回線があれば、いつどこにいてもFAXを送受信できます。ただし、必要な機器はサービスによって異なるので、事前に確認が必要です。

また、通信内容はクラウドと呼ばれるインターネット上の仮想スペースにデータとして保存され、サービスの画面上でその都度確認できます。このため文書の紙出力が不要となる点も、従来のFAXと異なります。

デジタルFAXの5つのメリット

電話機を使用する従来のFAXと、デジタルFAXとの違いを前項でご紹介しました。ここでは、デジタルFAXを活用することで得られるおもなメリットを5つご紹介します。

①テレワーク・外出先からもFAXを確認できる

従来のFAXでは、FAX機器がある場所に人がいなければ通信内容の確認や返信ができませんでした。しかしデジタルFAXなら、テレワーク・在宅勤務に従事する人や、外出中・出張中の人もその場でFAXの送受信ができます。

②ペーパーレス化によるコスト削減

デジタルFAXで受信した情報は、電子データとしてクラウド上に保管されます。このため基本的には、紙へ出力せずに内容を確認できます。紙出力が必要なデータに関しては都度プリンターで印刷すればよいため、印刷を必要最小限に抑えることが可能です。

ペーパーレス化につながり、書類のファイリングや保管にともなうコストの大幅な削減も期待できます。

③デジタル化されたデータ管理で保管・検索も簡単

従来のFAXにおいて、過去の情報を見るには膨大な紙文書のなかから目的のものを探す必要がありました。紙文書の枚数も通信の都度増えるため、書類保管で社内スペースが圧迫される弊害を感じていたかもしれません。

しかし、デジタルFAXなら、送受信内容をすべて電子データとして保管可能です。保管場所をとらずに済み、過去の文書も検索機能で容易に見つけられます。

④ビッグデータとしてデータ分析に活用できる

電子化されたFAX文書を蓄積することで、ビッグデータとして分析などに役立てることも可能です。分析結果をもとに、拠点・部門間の採算管理に活用したり、対策を打つべき業務を分析したりするなどの施策にもつなげられます。

⑤FAXをやり取りする取引先に影響がない

自社でデジタルFAXを活用しているからといって、相手先もデジタルFAXでなければならないということはありません。取引先のなかには、デジタルFAXの利用が困難なケースも少なくないでしょう。相手先が引き続き従来のFAXを利用していても、自社のFAXをデジタル化することが可能です。

デジタルFAXの注意点

デジタルFAXには多くのメリットがありますが、導入に際しては注意したい点もあります。ここでは、デジタルFAX導入・活用時における注意点をご紹介します。

ツールに慣れるのに時間がかかることがある

新しいツールに慣れるには時間がかかるため、通常業務レベルのスピードと要領で使いこなすまでには一定の期間が必要です。デジタルFAXツールに関しても同様ですから、使い勝手がよく感覚的に慣れやすいツールの選定が重要でしょう。

事務作業に負荷がかかることがある

事務作業の進め方によっては、デジタルFAXの導入で作業負担を増やしてしまうこともありえます。たとえば、販売やサービスといった現業職を行っており、業務中にスタッフの外出や移動が一切ない職場などは、デジタルFAX導入の必要性が薄いかもしれません。

計画段階でいったん自社が抱えている業務面の課題を洗い出し、デジタルFAXの導入が課題解決につながるかどうか検討するとよいでしょう。

コストがかかる

どのようなツールやソフトウェアであっても、新規導入に際しては一定のコストがかかります。デジタルFAXツールは、ソフトウェアを購入して使用する買い切り型と、月額課金などで利用料を定期的に支払って使用するサブスクリプション型の2タイプに分けられます。
買い切り型は導入時にコストが多くかかる傾向ですが、維持管理にともなうコストは低めです。一方、サブスクリプション型は導入コストが低く抑えられる反面、利用を続ける限り定期的に一定金額の出費がともないます。

期待できる効果と支払うコストのバランスが適正かどうか、事前に検討した上で自社に合うタイプやサービスを選定するとよいでしょう。

デジタルFAXの導入の流れ

デジタルFAXを導入する際には、以下の流れを踏まえて検討やツール選定を進めましょう。新しいツールが加われば、通常業務にプラスオンの作業が必ず発生します。できるだけ詳細に計画を立て、導入段階で思わぬ負担を強いられないよう準備を整えておいてください。

FAXをデジタル化する方法を検討する

FAXのデジタル化作業は、おもに以下の2つの手法に分けられます。

①FAXをスキャンしてデジタルデータ化する

紙の状態でFAXをいったん受信し、その紙書類をスキャナーで読み込んでデジタルデータ化する方法です。手順自体は簡単ですぐに実行可能ですが、現状の人的リソースに頼って書類をデジタル化することとなるため、プラスオンの作業が多くなりがちです。

できるだけ業務効率化を意識し、適したスキャンサービス・ツールなどを取り入れることがおすすめです。

②受信するFAXを直接デジタルデータ化する

受信したFAXを紙出力せずに、電子データとして直接受け取る方法です。この方法ではFAXの返信や送信も、紙を使用せずデータのまま行うことができます。FAXデジタル化の主要目的がペーパーレスの場合や、FAXの電子化である場合は、この方法はとても有用です。

完全データ化が実現し各種情報の管理が容易になるとともに、基幹システムや受発注システムとの連携でデータ活用の幅も拡がる、おすすめの方法といえるでしょう。

上記2つの方法のいずれかを自社業務に合わせて採用し、その方法による電子化に適したデジタルFAXツールを選定しましょう。

サービス・製品を選ぶ

自社業務に適したデジタルFAXサービスを選ぶ際は、以下のポイントを意識して選定しましょう。

①自社業務に必要な機能を備えているか

デジタルFAXサービスには、単一機能のものもあれば多機能なものもあります。単純にFAXをデータ化するだけのものや、コメント記入や捺印、ワークフローの機能を搭載したものなど、サービスによって機能は様々です。

サービスによってはトライアルが可能なものもあるため、自社のFAX業務で行っている業務を網羅できるか事前に確認するといいでしょう。

また、テレワークや在宅勤務にともなってFAXを電子化する場合は、スマートフォンやタブレットなど多彩な端末に対応したサービスを選ぶとよいでしょう。

②現行のFAX番号を変えることなく導入できるか

現在使っているFAX番号を引き続き使えるかどうかも、デジタルFAXサービス選定において重要です。デジタルFAXサービスは多数ありますが、それらのなかには導入に際しFAX番号の変更が必要なものも少なくありません。

相手先が限定的な場合や、おもに社内でのFAX利用にとどまるなどの場合は、番号を変えても大きな影響はないかもしれません。しかし、それ以外のケースではFAX番号変更のハードルは高いでしょう。

FAX番号を変えずにデジタルFAXサービスを利用したい場合は、選定を検討中のサービスでそれが可能かどうか必ず確認しましょう。

運用ルールを決めて導入する

せっかくデジタルFAXサービスを導入しても、運用の手引きが従業員に周知されていないと、結局使われないという事態を招きかねません。

FAXの使用機会があるすべての従業員に対し、運用ルールを詳細に定めて周知徹底を図りましょう。使い方の習得が必要であれば、研修の機会などを設けることも一つの手です。

デジタルFAXなら「FNX e-受信FAXサービス」

さまざまなデジタルFAXサービスがありますが、長く使うことを考えると導入が容易で使い勝手のよいツールを選びたいもの。現在、FAXのデジタル化を検討中の企業様のなかには、テレワークや在宅勤務の推進にともなって導入を考えているケースも多いと思います。

そのようなニーズをお持ちで、FAXのおもな用途が受発注業務である場合におすすめのデジタルFAXサービスが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。

「FNX e-受信FAXサービス」の大きなメリットとして、現在使用中のFAX番号をそのまま使い続けられる点があります。すでに導入している企業様のなかにも、現行番号を変えずに済むことが選定の決め手になったという声が少なくありません。

また、FAXの送受信や閲覧・編集、返信などすべての操作がWEB上で行えるため、テレワークや在宅勤務での受発注対応も可能です。

まとめ

デジタルFAXサービスの導入には多くのメリットがあります。注意点もありますが、導入時のサービス選定で克服できるものが大半でしょう。

デジタルFAX導入の注意点のなかでも、特に影響が大きいのは現行のFAX番号を変える必要が出てくる点ではないでしょうか。しかし、サービスによってはFAX番号を変えることなくスムーズに電子化が行えるものも選べます。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」には、導入時にFAX番号変更の必要がなく、現在使用中の複合機のメーカー等を問わず利用できる利点があります。FAXの電子化に際してお悩みをお持ちの方や、FNX e-受信FAXサービスについてもっとくわしく知りたい方は、ぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。

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