FAXの受信確認の返信FAXは必要？返信業務を効率化する方法を紹介

2022-06-24（更新：2022-06-24）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

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FAXの受信確認の返信FAXは必要？返信業務を効率化する方法を紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

FAXを送信したあと、相手先から「確かに拝受いたしました」との連絡を受けた経験がある方は多いでしょう。そのとき、どのような通信手段で連絡をいただいているでしょうか。

現在では、そのままFAXに記載された用件に関する相談に移れる電話や、ある程度丁寧な文言で比較的すぐに送れるEメールの利用が中心かもしれません。ひと言だけでも気軽に伝えられる、チャットアプリを活用している方もいるでしょう。

しかし、ビジネスマナーの一環としてFAXの返信はFAXで行うという方針を徹底している企業もあるのではないでしょうか。

この記事では、FAXの受信確認をFAXで返信する業務の負担を、効率化する方法についてご紹介します。

目次[非表示]

1.届いたFAXへの受信確認FAXは必要？

1.1.受信確認連絡は基本的に不要
1.2.電話やEメール、メッセージアプリで良い場合もある
1.3.取引先がFAX返信を希望する場合

2.届いたFAXへの受信確認FAXが業務に与える影響

2.1.手書きFAXの業務負担も小さくない

3.受信確認FAXを効率化する方法

3.1.方法①受信確認FAXの必要性を取引先と確認する
3.2.方法②相手先から必ず受信確認FAXが来る場合は、送り状をつけて対応
3.3.方法③FAXから他の送信手段に切り替える
3.4.方法④定型文機能を備えたクラウドFAXを導入する

4.返信業務効率化におすすめなクラウドFAXとは？

4.1.受信FAXにコメントや捺印してすぐ返信できる「FNX e-受信FAXサービス」

5.まとめ

届いたFAXへの受信確認FAXは必要？

まず、FAXを受信した際の受信確認を、FAXで返信することの必要性について考えてみましょう。

受信確認連絡は基本的に不要

「FAXを受け取りました」との旨相手先へ連絡することは、理屈の上では必要ないと考えて良いでしょう。なぜなら、送信エラーに関するレポートがFAX機器に届いてさえいなければ、FAXは相手先へ確実に送信されているからです。

しかしながら、そうは言うものの、通例として必ず返信しているというケースや、マナーとして一報入れるようにしているケース、あるいは相手先から返信を求められているケースなども想定できます。

電話やEメール、メッセージアプリで良い場合もある

相手先から受信連絡を求められていても、必ずしもFAXで返信する必要はない場合があります。その状況で、もしFAXに記載した用件について引き続き連絡をとりたい事情があるなら、通常連絡用の電話やEメールを使っても問題ないでしょう。

最近では、便利な通知機能を備えたビジネスチャットアプリも普及しています。それらなら電話で話すように短文で会話できるため、確認連絡の他にちょっとした用件を伝えたいときにはおすすめです。

取引先がFAX返信を希望する場合

FAXの受信確認を必ずFAXで返信しなければならないのは、おそらくこのケースのみでしょう。相手先側に「FAXで返信がほしい」という具体的なご希望がある状況であれば、引き続きFAXを利用して受信連絡をとる必要があります。

届いたFAXへの受信確認FAXが業務に与える影響

もしFAXをやり取りしている相手先からの要望で、受信確認をFAXで返信している場合、その作業がどのように業務に影響しているのでしょうか。単に手間がかかることは容易に想定できますが、それ以外にも複数の影響があります。

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お互いの通信・印刷コストがかかる

紙のFAXは1通送信するごとに料金が発生し、連絡の内容にかかわらず通信料がかかります。また印刷枚数ごとに複合機の貸与元向けに発生するカウンター料金という費用もあり、どんなに些細な連絡であってもFAXを使えば相応のコストが発生します。

FAXの通信料は送信した側にかかるものですが、返信などで都度双方が連絡をとっていれば、互いにその分のコストが生じてしまいます。また通信費やカウンター料金に加え、FAX用紙を購入する費用も見逃せません。

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手書きFAXの業務負担も小さくない

FAX文書をパソコンで作成し、出力した用紙でFAXを送っているケースも多いでしょう。しかし、すべてのFAX文書を手書きで作成している方も少なくないかもしれません。その場合は当然ながら、紙に手書きする手間と時間が余計にかかります。

FAXを受信する都度に返信を手書きすることを想定すると、その業務負担は小さくないでしょう。

受信確認FAXを効率化する方法

「FAXの受信確認を必ずFAXで返信している」「FAX文書はつねに紙に手書きで作成している」という方の場合、その作業がかなりの業務負担になっている可能性があります。受信確認の連絡をFAXで送るというだけでも大きな手間となるため、負担低減のためにはこの作業をなんとかして効率化したいとお考えかもしれません。

ここでは、受信確認のFAX連絡を効率化し、担当者の業務負担を減らす方法について考えてみましょう。

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方法①受信確認FAXの必要性を取引先と確認する

長年の取引がある相手先などで、通信手段が電話とFAXのみだったころから通例的に受信確認FAXを送り合っているケースもあると思います。その場合は、メールやチャットなどの連絡手段も増えたことを考慮し、これからもFAXでの確認連絡が必要かどうか、相談を持ちかけてみることも一案です。
もし、その上で受信確認不要という結論が出れば、FAX連絡にともなう双方の負担を減らすことができるでしょう。

方法②相手先から必ず受信確認FAXが来る場合は、送り状をつけて対応

自社からではなく、相手先から毎回受信確認FAXが送られてくる場合もあるでしょう。その場合、確認連絡の必要性を検討する方法の他に、自社からのFAXに必ず「送り状」をつけるという方法をとることができます。

FAX送り状とはFAXの本文の前に挟む表紙のようなもので、用紙1枚分のなかに件名や用件の概要、返信の要不要などを記載する箇所があります。送り状に返信不要の旨を明記しておけば、受信確認も不要という意思を相手先に伝えられるでしょう。

しかし、送り状をつけるとFAXの送信枚数が1枚増えますので、自社のコストに影響する可能性があります。その点も考慮し、活用を検討するようにしましょう。

方法③FAXから他の送信手段に切り替える

EDIやBtoB ECなどのツールを導入し、受信確認の負担だけではなくFAXそのものの業務負担を低減する方法もあります。

EDIとは、企業間の取引情報を電子化して通信できるツールです。取引の詳細が見える化できるため、送った・届いていないという状況確認が要らなくなります。FAXで時間をかけて行っていた取引も、即時連絡でスピード化できます。電子データのやり取りとなるため、誤記などの人為ミスも減らせるでしょう。

ただしEDIを利用する場合、自社と相手先のどちらもEDIを同時に導入しなければ使えないため、新規導入のハードルが高めになる点がデメリットです。また導入には相応の費用がかかるため、取引の数や金額が小さい企業ではコストパフォーマンスに納得できなくなる可能性があります。

3分でわかる！EDIとは？仕組みや種類、メリット・デメリットを解説 EDIとは「企業間の電子データ交換」のことで、商取引に関わる発注書・納品書などのビジネス情報・文書を電子化してやり取りするシステムです。インターネット回線などを利用するため、スピーディで効率のよい取引が実現します。Web-EDIと従来のEDIとの違いやメリット・デメリットを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

方法④定型文機能を備えたクラウドFAXを導入する

FAXは1通送るごとに通信コストとカウンター料金、そして紙代がかかってしまいます。このため、1つ1つは細かな出費でも件数を積み重ねれば、かなりのコストとなる通信手段です。作業・コストの両方に大きな負担となる返信業務の効率化に加え、FAX業務の全体的な効率化につながる「クラウドFAX」というサービスの利用も有用です。

クラウドFAXとは、自社のFAX業務を電子化できるサービスです。紙のFAXからデータに変えるだけでも、かなりの業務効率化が実現できるでしょう。またそれに加え、確認連絡に使える「定型文機能」が備わっているクラウドFAXサービスを選ぶことがおすすめです。

定型文機能があれば、連絡上頻繁に使用する文言を「定型文」として一発で転記し、すぐPDFに起こせるため、FAXでの返信をさらにスピード化できます。また、受信したファイルそのものにコメント・捺印を加えてそのまま返信できる機能がついたサービスもあります。これらをうまく活用すれば、煩雑になりがちなFAX業務の大幅な効率化に役立てることができるでしょう。