事務所にいなくても、パソコンでFAXを受信するには?

事務所にいなくても、パソコンでFAXを受信するには?


従来は、紙を使用して行うしかなかったFAXの受信ですが、現在はパソコンでも受信・編集・返信などが可能です。

「FAXを確認するために出社する」「FAXがあるから在宅勤務ができない」といった課題をお持ちの企業もいるかと思いますが、パソコンで受信できれば、在宅勤務も可能になるでしょう。


こちらでは、パソコンでFAXを受信する代表的な方法、メリット・デメリットをご紹介します。



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目次[非表示]

  1. 1.複合機との連携機能を利用する
    1. 1.1.複合機との連携機能のメリット
    2. 1.2.複合機との連携機能のデメリット
  2. 2.FAXソフトを利用する
    1. 2.1.FAXソフトのメリット
    2. 2.2.FAXソフトのデメリット
  3. 3.FAX受信サービスを利用する
    1. 3.1.FAX受信サービスのメリット
    2. 3.2.FAX受信サービスのデメリット
  4. 4.新しく導入する場合はFAX受信サービスがおすすめ
  5. 5.まとめ


複合機との連携機能を利用する

複合機のタイプによってはパソコンと連携させてFAXを送受信できます。この機能を利用すれば、パソコンでFAXを受信可能です。こうした機能は一般的に「PC-FAX」などと呼ばれています。

複合機に送られてきたFAXはイメージデータに変換されるため、紙やインクが消費されることはありません。FAXを送信する際も、パソコン上のイメージをそのまま送信データとして選択できます。


複合機との連携機能のメリット

必要な設備はパソコン、複合機、電話回線の3点です。つまり、紙でFAXを受信できる設備にパソコンをプラスするシステムといえます。そのため、これらの設備さえ整っていれば導入がしやすい点はメリットといえます。

パソコンと複合機の接続には、Wi-Fiをはじめとする無線通信を用いるのが一般的です。複合機のメーカーによっては、DropBoxやEvernoteなどのクラウドストレージをイメージデータの格納先として利用できるケースもあります。


複合機との連携機能のデメリット

当然ながら、連携機能に対応した複合機の導入は必須です。

複合機によってはPCの対応OSなどに制限があるものもあるので注意が必要です。

また、同じ企業の異なる事業所間などでFAX文書の共有をしたい場合、複合機のメーカーを統一することが好ましいでしょう。異なるメーカーの製品を使用していた場合、コストをかけてリプレースしなければならない可能性があります。



FAXソフトを利用する

FAXソフトを利用してFAXを受信する方法もあります。FAXソフトがプリインストールされているパソコンもありますが、任意のソフトを選んでインストールすることも可能です。


FAXソフトのメリット

必要な設備はパソコン、モデム、電話回線です。パソコンがFAX機の役割を担うようなイメージです。

複合機を別途用意する必要がないため、複合機を持たない・手放すことを検討している企業には向いているといえます。


FAXソフトのデメリット

昔はモデム搭載のパソコンが多かったものの、現在はあまり一般的ではありません。そのため、通常はモデムを別途用意する必要があるでしょう。

また、常時FAXを受信するためには、24時間パソコンを起動させておかなければなりません。


さらに、大きな手間になるのがインストールです。複数人が利用する場合、それぞれのパソコンすべてにインストールが必要になります。初期設定やアップデートを含めると、オフィスの規模によっては相当な手間になるでしょう。



FAX受信サービスを利用する

外部事業者のサービスを利用してFAXを受信する方法もあります。

事業者によって内容は細かく異なりますが、大きく分けると電話回線を利用せず完全にインターネットのみで受信を完結させるサービスと、既存の電話回線をそのまま利用して受信管理のみをクラウド上で行うサービスの2種類があります。


FAX受信サービスのメリット

インターネットに繋がるPCさえあればどこでもFAXの受信ができます。外出先や在宅勤務でもFAXを確認し返信することが可能になるため、業務効率化や働き方改革にも繋がります。

また、事業者によってさまざまな機能が搭載されており、クラウドシステム上でFAXを自動仕分けできる機能、文書をシステム上で編集できる機能などが一般的です。

これらの機能を使うことで、単純にFAXを電子化するだけでなく、90%以上も業務時間を短縮したケースもあるため、業務効率化にもおすすめです。


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FAX受信サービスのデメリット

インターネット回線を使用するタイプのサービスの場合、発着信に使用している既存の電話番号が変わってしまうケースがほとんどです。この場合、顧客や取引先に電話番号の変更を周知しなければなりません。

ただし、今使っているFAX番号をそのまま使えるサービスもあるので、しっかりと調べることが重要です。


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また、インターネット回線を使用するタイプの場合、電話回線を利用するサービスと比較すると、通信が安定しないというデメリットもあります。

FAX受信サービスがどの回線を使っているか、事前に確認するといいでしょう。




新しく導入する場合はFAX受信サービスがおすすめ

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上述した3つの方法は、「FAXの受信データをファイルとしてパソコン上で管理できる」という点で共通しています。

このことによる代表的なメリットは、FAXのペーパーレス化、FAX文書の検索性の向上などです。

特にFAXの受信件数が多い現場では、大幅な業務効率化が期待できます。また、パソコン上でFAXの確認や返信ができるので、勤務する場所を問わず作業できることも大きなメリットといえます。


中でもおすすめしたいのが、FAX受信サービスです。

月額制のためコスト管理が容易なほか、すぐに利用できるクラウドシステムが提供されるためスピーディーに導入できます。パソコンへのインストール不要で使える点も、情報システム部門には大きなメリットといえます。


ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスはお客様が現在ご利用中の電話番号をそのまま使用するため、電話番号を周知する手間はかかりません。また、FAXの受信にはインターネットではなく電話回線が用いられるため、通信の安定性も担保されています。

直観的に利用できるユーザーインターフェースのわかりやすさも、多くのお客様からご評価いただいているポイントです。


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また、業務効率化の実現や、ペーパーレスの実現をされた事例も多数ありますので、ぜひご覧ください。


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まとめ

パソコンでのFAX受信には複数の方法があります。導入コスト、ランニングコスト、運用のしやすさなどを検討し、オフィスに適した方法を選びましょう。

FAX受信サービスは既存の環境を大きく変える必要がなくコスト管理も容易なことから、最もハードルが低い方法です。既存の電話番号をそのまま使用できるサービスであれば、顧客や取引先への影響もありません。

パソコンでFAXを受信する方法のひとつとして候補に加えてみてはいかがでしょうか。


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