デスクワークを改善するために必要なこととは？進め方のコツや事例を紹介

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こんにちは。「e-受信FAXサービス」ライターチームです。

オフィス内の業務で、「無駄が多い」「工夫しだいでもっと社員を働きやすくできる」と感じる点はありませんか？特に会議が多く、資料やデータを多用するデスクワークにおいてそう考える機会が多いのではないかと思います。

そこでこの記事では、デスクワークの環境改善や業務効率化のために必要なことをまとめました。効率化のために作業を進めるためのコツや、実際に改善に成功した事例などもご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

なぜデスクワークの改善が重要なのか？

まずは、デスクワーク環境を改善することはなぜ必要なのかを考えてみましょう。今より働きやすいオフィス作りが実現すれば、以下のようなメリットがもたらされることが期待できます。

従業員のモチベーション向上につながる

オフィスが今以上に働きやすくなることで、従業員は毎朝出勤することに抵抗がなくなり、健全なメンタルで業務にあたれるようになると言われています。整理整頓され効率的に動けるオフィスが実現することで、従業員の業務へのモチベーションも向上するでしょう。

オフィス環境が改善されることで、従業員は「自分たちのために企業が工夫をしてくれている」と感じるかもしれません。職場への愛着が湧くことで、早期の退職などを減らす効果も期待できます。

ひいては、オフィスの環境が良くなれば従業員の健康状態にも良い影響があると考えられます。業務効率の悪化した職場は働く人の心身の健康状態にも悪い影響を及ぼし、休職や退職といった事態を招くおそれもあるでしょう。

「健康経営」という理念が取り上げられる機会が増え、「従業員の心身が健康であってこそ、会社も発展する」という見方が一般化しています。業務において従業員が感じるストレスを極力減らすことは、企業価値の向上にもつながるといえるのです。

業務効率・生産性が向上する

オフィス内の環境しだいで、従業員の業務効率にも大きな影響があります。業務自体に取り組みやすい仕組み作りにとどまらず、冷暖房や換気などの生活環境も含め、抜本的な環境改善が必要となる場合もあるでしょう。

たとえばオフィス内が適切な室温に保たれず、照明の明るさも不足してあらゆるものが見にくい状態であれば、快適とはいえません。身体的な快適さが損なわれたオフィスでは、どんなにたくさん仕事をしても効率よく働ける状況は望めないでしょう。

また、オフィス内の備品や収納の使いやすさも快適性の向上に欠かせません。きちんと整理整頓され、決まった場所から使うべきものをすぐ取り出せて仕舞えることも、オフィス環境の向上には大切です。

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コスト削減につながる

デスクワーク環境を改善して業務効率化を実現することで得られる効果には、コストへの影響もあります。業務に無駄が少なくなれば、労働時間の減少にもつながり時間的コストを大きく削減できることが期待できるでしょう。

長時間労働が指摘されがちな昨今ですが、残業を減らすことで人件費の削減と従業員の健康向上の両方への効果が期待できます。

改善が必要なデスクワーク業務の特徴

それでは、現在のデスクワーク業務における問題点を洗い出してみましょう。オフィスがどのような状況にあるとき、デスクワークの改善の必要性が指摘されるのでしょうか。

オフィス内を頻繁に移動している

無駄な動きが多いまま仕事を続けることは、業務効率の悪化を招きます。動線の確保が適切にされておらず、置かれたものをよけて移動する状況や、すれ違いが容易にできない状況が見られるオフィスは、特に移動のストレスが多いといえます。

例えば、複合機の設置がフロア内に少ない場合、複合機に届くFAXを取りに行く、複合機のある場所へ移動してFAXを送るといった移動も発生するでしょう。

ちょっとした移動1つに大きなストレスを感じるようでは、丸1日働いて感じるストレスの度合いは膨大になるでしょう。また昨今の情勢から、オフィスでも感染予防の観点で直接対面してのすれ違いや接触を避ける動きもあります。オフィス内を一方通行化したり、各出入口を出口と入口に一本化したりする企業も増えていますので、無駄の削減と感染予防の両者の観点から参考にしてみると良いでしょう。

文書の整理整頓がされていない

紙やデータで取り扱っている書類がきちんと整理されているかどうかも、業務効率に大きく影響します。業務に関わる多くの従業員が共有する収納スペースが、使いやすく整理されていなければ快適性の悪化につながるでしょう。

使いたいものをなかなか見つけられない、使ったものをどこへ仕舞うべきか分かりにくいといった収納空間は、それだけでストレスになってしまいます。これは紙の書類の収納に限らず、パソコンで取り扱うデータ文書の整理整頓でも起こり得ることです。

書類を扱いにくい状況が慢性的に続いてしまうと、従業員の業務に対するモチベーションが低下するおそれもあります。それにより、企業単位での生産性が悪化してしまう可能性まで視野に入れるべきでしょう。

業務マニュアルがない

業務マニュアルを作り、各従業員の作業の標準化を図ることは業務効率化に直結します。マニュアルがなく、「こんなときどうする」が分からない状態をそのままにしていると職場は混乱し、無駄も増えてしまうでしょう。

業務の手法1つひとつをマニュアル化し、ルールをまとめておくことだけでも、かなりの業務を効率化できます。

ただし、マニュアルは誰もが容易に理解できる内容でなければ業務に役立ちません。読み手の立場に立ち、ひと目で理解を促せる短い文や絵、図表などを取り入れて作成する必要があります。

無駄な業務をしている

取り組んでいる業務を「通例だから」「いつもしているから」という理由で取り組んでいる場合、無駄な作業が多く含まれている可能性があります。たとえば定例で行っている会議や、その資料の作成などは今すぐ必要な業務といえるでしょうか。

「この業務は無駄」と早急になくそうとする必要はありませんが、作業時間を短縮したり、会議を時間外から時間内開催に移行したりするなどの工夫は有用かもしれません。

デスクワークの改善のためにすること

デスクワークの効率化・改善には「快適性の確保」と「無駄を省くこと」が重要であると分かりました。効率化を実行するためには、まず現状のデスクワーク業務を整理する必要があります。ここではデスクワーク改善に向けた取り組みの例として、以下の手順をご紹介します。

自社のデスクワークにおける課題を洗い出す

社内のデスクワーク環境改善のためには、現在どんな問題点があるのかをまずピックアップしなければなりません。

たとえば、日常的な業務を勤務時間ごとに検証し、無駄な作業がないかどうかをチェックしてみることも有用です。また移動時の動線は適正か、空調や換気でオフィスの快適さは保てているかなど、各自洗い出しできる項目は数多くあります。そうして各従業員が検証したさまざまな事例を持ち寄り、会議などでそれらの無駄をいかに解消するか話し合って改善策を打ち出してみましょう。

改善計画を立てる

改善の手立てがまとまったら、次は改善に向けた計画を立案します。寄せられた各課題に優先順位をつけ、それに沿っていつまでに効率化を進めて実現させるか明確にしましょう。時期をはっきり決めておく理由は、課題解決を先延ばしにし続けているうちにうやむやになってしまわないようにするためです。確実に改善を実行して効率化を実現するためにも、スケジュールの設定は無理なく適切に行うことが大切です。

改善策を実施する

課題解決の優先順位とスケジュールがまとまったら、いよいよ改善の実行です。改善策の実施には経営陣も積極的に参加しつつ、あくまで目線は従業員側に置くよう意識して取り組むと良いでしょう。

ある程度改善策を実行してみて、どのような効果が得られているのか都度検証しつつ取り組むことも重要です。

業務改善の成果・効果を確認する

計画したスケジュールを乗り切って業務改善を実行できてからも、どのような成果が得られ追加で改善を行う余地があるかどうかなど、確認すべき事項は盛りだくさんです。それらをきちんと評価し、次なる改善策を導き出してその後のステップや施策を再検討しなければなりません。

適切にPDCAサイクルを回しながら、恒久的な改善に取り組んでいきましょう。

デスクワークの改善を行うときのコツ

オフィス内のデスクワークを改善し業務効率化を図る際、どのような点に注意すると良いのでしょうか。ここでは、デスクワーク改善に際して押さえたいポイントをご紹介します。

従業員目線で行う

業務効率化は、全社的な取り組みとして行わなければなりません。経営陣と現場の従業員が一体となり、その経過や新たな情報をつねに共有しながら実施しましょう。また、見直しを図る業務におもに取り組むのは現場の従業員側です。上層部がトップダウン式に改善を進めても、組織全体の意向とは一致しない可能性が高いでしょう。

組織全体でビジョンや目標を共有しつつ、実際の改善は従業員目線で進めていくことが理想的です。

優先度の高い項目を明確にする

業務効率化にあたっては、たくさんのアイデアや事例・意見などを参考にし、最大公約数的な改善が実現できれば何よりです。しかし、それら全部を一挙に解決することは簡単ではありません。多くのアイデアや意見をすべて反映しようとすると、無理が生じて結局中途半端な結果を招いてしまう可能性もあります。

無理なく効果的に改善を図るには、アイデアや事例にも優先順位を設けておくことが大切です。課題を抱えている現場の実情をしっかり把握し、取り入れたいアイデアや事例1つひとつに優先順位を与え、順位が高いものから確実に実行していくようにしましょう。

集約できる業務を見つける

長い間同じ業務をこなしていると、業務の流れのなかで複数の作業の内容が重複していることに気づく場合があります。似たような作業を二度手間、三度手間のように繰り返し行っているのに、仕組みを変えようと言い出せずにいる……という事態を招いてはいないでしょうか。

業務効率化には、重複している作業の集約が欠かせません。内容的に被っていると思われる作業は積極的にひとまとめにしていき、無駄な作業を減らしましょう。

ミス・成果を組織全体で共有する

デスクワークの業務効率化は、部署やグループ単位でそれぞれ行うよりも、組織全体で取り組みましょう。仮に初めはスモールスタートで着手するとしても、いずれは全社的な取り組みへと拡大していくことが必要です。

業務効率化で挙げた目標は、ひいては企業全体のあるべき姿ともなり得ます。組織全体のビジョンとして改善を進めていくことで、各部署で実行すべき具体的な施策も明確になるでしょう。

得られた成果を組織単位で共有して全社的に生かすことはもちろん、ミスや課題も同様に共有し解決策を標準化することも重要です。

デスクワークの改善に役立つツール

デスクワークの改善によって業務効率化を図るには、デジタルツールの活用も有用です。ここでは、デスクワーク環境を改善して業務を効率化するために役立つ、各種ツールについてもご紹介します。

オンラインストレージサービス

インターネット上の仮想スペースにデータを保管するサービスで、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。知名度の高いサービスを挙げると、グーグル社の「Google Drive」、マイクロソフト社の「OneDrive」、Dropbox社の「Dropbox」などがあります。

オンラインストレージの活用で得られるメリットは、文書の管理が楽になることにとどまりません。限定的なメンバー間でデータを共有したり、同期したりできる機能を備えたサービスも数多く選べます。

たとえば複数のメンバーで同じ資料を用いる場合、その都度配布して個々で作業すると、せっかくデジタル環境を使っていても後からまとめる手間がかかります。オンラインストレージサービスに保存した共有データを使用する方が、各自の作業内容が1つのファイルにすぐ反映されるため効率的です。

オンラインストレージサービスには無料で利用できるものも多くありますが、大容量が必要な場合やセキュリティレベルの高さが要求される場合は、有料サービスがおすすめです。

タスク・プロジェクト管理サービス

やるべき作業（タスク）や着手中のプロジェクトを漏らさず実行するには、それらの管理をデジタル環境で自動化するツールが有用です。そういったツールを「タスク・プロジェクト管理サービス」と呼びます。知名度の高いサービスには「Backlog」や「Trello」などが挙げられます。

タスク・プロジェクト管理サービスを利用することで、やるべき作業や業務の予定が視覚的・感覚的に把握できるため優先順位をつけやすくなります。うっかり忘れてしまいそうなタスクも、事前にリマインダーの形で通知やメールが届くことで抜け漏れを防げるでしょう。チームやプロジェクトのメンバー間で進捗の共有も行えるため、どの作業がどこまで完了しているかを全員がすぐに把握できます。

文書管理システム

紙で保管していた文書をスキャンしてデータ化し、電子データの形で保管するシステムです。紙文書を管理する手間や保管スペースを削減しでき、ファイルの検索も一瞬で行えるなど、社内文書の管理全般を効率化できます。

ワークフローシステム

社内の申請・承認業務に関する諸手続きを電子化し、紙のやり取りを行わずに決済業務を進捗・完了できるシステムです。

従来、社内承認の手続きには紙の書類を担当者にそれぞれ受け渡しながら捺印を待ち、最終承認まで実に多くのステップが必要でした。ワークフローシステムによってそれらがすべてデータ化され、承認や捺印が居場所や日時を問わずに進捗可能となります。

社内承認にかかっていた工数が大幅に削減でき、スピード化とコスト削減に役立ちます。保管が必要な申請書類もデータで管理できるため、省スペースや容易な検索が可能となります。

FAX電子化サービス

受発注業務などに今もFAXを使用していて、さまざまな業務のペーパーレス化が進むなかFAXだけは廃止できない事情があるという企業も多いでしょう。しかしそのFAXを電子化し、いつどこにいてもFAXの送受信作業を可能とするサービスがあります。そのツールが「FAX電子化サービス」です。ペーパーレスFAXとも呼ばれています。

FAX電子化サービスを導入することで、相手先から送られた紙のFAXを自動でデータ化して受け取れるようになります。また、自社からパソコン経由で送信したFAXも、相手先では紙で受信することが可能です。

パソコンとインターネット回線さえそろっていれば、場所や日時に縛られずFAX業務を担当できるため、テレワーク従事者もFAX担当者として業務が行えます。

送受信データはすべてクラウドスペースに保管され、それらの確認作業もパソコン上で行うことができます。

ネクスウェイでも、多機能で導入しやすいFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」を取り扱っています。専用の貸与アダプタをFAX回線に取り付けるだけで始められ、FAX番号の変更も不要と、導入のハードルをかなり低く抑えられますので、FAX電子化をご検討中の方はぜひ弊社までご相談ください。

WEB請求書システム

WEB請求書システムは請求書の送付作業をまるごと電子化し、大幅に手間を簡略化できるツールです。月の一定期間になると大量の請求業務があり、長時間労働を強いられていた担当者の作業をぐんと効率化することが期待できます。

なお、2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されていますので、今後WEB請求書システムを導入する際には新法に対応したシステムを選ぶとさらなる効率化が可能です。新法の下ではデータ化した請求書を紙で印刷し直して保管する必要もなくなるため、WEB請求書システムに自動保存機能があればさらに業務負担を削減できるでしょう。

もちろん、発行済み請求書の保管や管理にかかるコストも抑えられます。

ネクスウェイのWEB請求書システム「FNX e-急便WEB発行サービス」は、現在郵送している請求書、納品書、支払通知書などの帳票をWEB発行に変更し、コストや手間の削減を実現します。改正電子帳簿保存法にも対応しておりますので、ぜひ弊社までご相談ください。

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デスクワークの改善事例

実際に自社のデスクワーク環境を改善し、業務の大幅な効率化を果たした企業も多数あります。ここでは、企業がデスクワーク環境改善によって業務効率化に成功した事例をいくつかご紹介します。

卸売業企業のデスクワークの改善事例

北海道から九州まで日本各地に20以上の支店や営業所をもち、さらには東南アジア、中国他にもグローバルに展開している企業の例です。

ある部門では1日平均80枚、1か月では1500枚を超えるFAXを受信している状況でした。

この膨大な業務負担が大きな課題となり、FAX電子化ツールを導入することに。検討の結果選ばれたサービスはネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。導入後は大量のFAX用紙をファイリングしていた手間が一気に解消され、担当者の残業も減らすことができました。

また、「FNX e-受信FAXサービス」に決めたきっかけとして、トライアル運用ができた点も挙げられています。一定期間使ってみて納得の行く成果が得られたことで、手ごたえが感じられたそう。現在では合成樹脂部だけでなく、社内のさまざまな拠点・部署で導入が進められ、従業員の在宅勤務の拡大にも貢献できているとのことです。

酒類卸企業のデスクワークの改善事例

九州地区で、酒類の卸業務を行う企業の事例です。お酒の卸業務には、迅速な配送作業が欠かせません。電話や留守番電話、FAXで24時間受注を行っていますが、電話に次いで受注件数が多いのがFAXでした。

当日受注の締め切り時間は17時30分。毎日その前後にはFAX注文が集中し、担当者は一瞬たりともFAXから目を離せない状況だったそうです。しかし、どんなに急いで処理を行ってもFAXを確認しての手作業にはスピードの限界があります。

そこで、FAX電子化ツール導入による効率化を検討。「FNX e-受信FAXサービス」の導入を決め、以後わずか3か月で25,000枚ものペーパーレスを実現。「FNX e-受信FAXサービス」には受信FAXの仕分け機能も備わっており、手作業で行っていた仕分けと保管の手間をぐんと削減できています。書類保管のスペースも抑えられ、実に多くのメリットを感じているとのことです。

管工機材商社のデスクワークの改善事例

バルブ、パイプ、ジョイントなどの管工機材の専門商社として長年実績を築いてきた企業の事例です。おもな取引先が建設・建築業界の企業という特徴上、取引業務などもアナログ作業がまだまだ多い状況でした。

しかし、業務改善の一貫としてDX化を図ることに。まず取り組んだのは、紙で運用していた帳票類のWEB帳票化でした。特に納品書業務はほぼ手作業で行っており、紙運用のままでは担当者の負担が過大なものになっていました。

そこで、ネクスウェイの「FNX e-急便WEB発行サービス」を導入。運用開始後、およそ半年で納品書業務の約8割を電子化することに成功しました。

FNX e-急便WEB発行サービスは優れたデータ連携機能も備えており、帳票PDFを自動アップするなど、煩雑だった作業の自動化も実現。全社をあげてDXを推進し、一丸となって取り組んだことで早期の定着を図ることができました。

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まとめ

今もオフィス内のデスクワークで煩雑な手作業が多く、改善の余地があると考えている企業は少なくないと思います。

オフィスの業務環境改善というと、設備の見直しや快適性の確保を思い浮かべる方が多いかもしれません。しかしそれらに加え、これまで多くの無駄に気づきながらも課題解決につながらなかった作業の見直しによる業務効率化を図ると、ぐんと職場の環境が良くなるはずです。

特にFAXや帳票類など、従来アナログ環境に依存していた作業を電子化することは、大幅な業務効率化につながる可能性が高いでしょう。デスクワーク環境の改善に前向きに取り組みたいと考えている方は、「FNX e-受信FAXサービス」「FNX e-急便WEB発行サービス」などをご提供しているネクスウェイにぜひご相談ください。

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