【法人向け】FAX番号取得の方法は？050番号取得時の注意点も解説

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

起業を考えている方や新しく事業所を開設する方が、FAX番号を新たに取得する場合、どのような準備を行う必要があるのでしょうか。

この記事では、FAX番号の新規取得に関する手引きをご紹介しつつ、050番号を取る場合の注意点、これからFAXを新規開設する方におすすめのFAXサービスなども解説します。

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【5選】法人用のFAX番号の取得方法

法人向けFAXを新たに開設する際の番号取得には、おもに5つの方法があります。ここではそれぞれの方法をくわしく解説しつつ、特徴やメリット・デメリットなどもご紹介します。

アナログ電話／ISDN回線

昔ながらのアナログ電話回線を引き、その回線契約にともなって番号を取得する方法です。これらの回線はメタル回線とも呼ばれ、銅線を介し音声データの伝達によって通話できる電話が使えます。

アナログ電話／ISDN回線のメリット

アナログ電話／ISDN回線のメリットには、以下のようなものがあります。

• 従来通りの市外局番（東京都なら03など）が割り振られるため、固定電話をきちんと引いている企業というイメージを持たれやすく、企業の信用につながる
• 電話線をFAX機器に接続すればすぐ利用開始できるため、初期設定が容易

アナログ電話／ISDN回線のデメリット

一方で、以下のようなデメリットもあるため留意しましょう。

• アナログ電話回線の場合、取得可能な番号が1つに限られる
• 相手先との距離が遠くなると、FAX料金も高額になる
• インターネットも利用可能なものの、現代では通信速度が不足気味
• 回線契約に際しては、いわゆる電話加入権を取得する必要がありコストがかかる

ひかり電話

ひかり電話とは、光回線を利用して通話が行える電話サービスで、将来的に電話サービスの主流となっていくことが予測されています。もし現在、NTTの窓口でFAX番号を取得したいと申し出た場合、おそらく優先してひかり電話をおすすめされるかと思います。

ひかり電話のメリット

ひかり電話は将来性があるだけでなく、以下のようなメリットもあります。

• 回線にFAX機器を直接接続するだけで使用でき、初期設定が簡単
• 通話品質が良く、通話が快適になる
• 固定電話加入権の取得が必要ない
• 光回線でインターネットが利用でき、通信も高速
• 地域の市外局番で取得できるため、企業として信用を得やすい
• 電話番号とFAX番号を別番号にしても、基本料金や通信料がリーズナブル

ひかり電話のデメリット

メリットの多い光回線ですが、以下のようなデメリットもあります。

• 光回線を新規で設置する工事を行わないと利用できない

クラウドPBX（クラウドフォン）

クラウドPBXはクラウドフォンとも呼ばれ、従来の電話交換機や構内交換機をクラウド経由で利用できるサービスです。これまで外出先からオフィスへの電話を私用の携帯電話でかけていた場合も、クラウドPBXを利用すれば私用スマホに専用アプリを入れることで内線電話として利用できます。

FAXを使えるクラウドPBXサービスも選ぶことができます。また初期設定がひかり電話などと比較して簡単ではないことが一般的で、ITにくわしくない方はむずかしく感じる場合もあるでしょう。

クラウドPBX（クラウドフォン）のメリット

クラウドPBXのおもなメリットには、以下のようなものがあります。

• 受け取ったFAXをすべて紙に印刷する必要がない（印刷したいものを自身で選べる）

クラウドPBX（クラウドフォン）のデメリット

またクラウドPBXには、以下のようなデメリットもあります。

• サービスの選定次第では初期設定の難易度が高いことがある
• 提供されているサービス数がとても多く、選定がむずかしい
• パソコンやスマートフォンと連携して使う場合、非対応機種がある
• FAX機器による印刷が使えず、プリンターを用意しなければならない

IP電話

IP電話とは、インターネットを利用する電話のことです。アプリ経由で通話するLINEやSkypeなどもIP電話の一種とされることがありますが、ここで挙げるIP電話は電話番号の冒頭が050となる「050型」IP電話です。

IP電話のメリット

IP電話には、以下のようなメリットがあります。

• 利用料金が安く済む
  
• インターネットに接続できる環境さえあればすぐに使い始められる
  

IP電話のデメリット

一方でIP電話には、以下のようなデメリットもあります。

• 通話品質はひかり電話などより劣ることがある
• インターネットプロバイダの乗り換えで番号が変えられてしまう
• 050で始まる番号を使うため、企業の信用度は通常の市外局番から始まる番号より高くない

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インターネットFAX（クラウドFAX）

インターネットを利用して行うFAX通信で、クラウドFAXと呼ばれることもあります。電話番号宛てに送信されたFAXをPDFなどの形式に変換し、指定のWEBブラウザやメールで閲覧できるものです。FAXを送る場合は、パソコンなどから文書データを相手先の番号宛てに直接送信できます。

インターネットFAX（クラウドFAX）のメリット

インターネットFAX（クラウドFAX）には、以下のようなメリットがあります。

• すべての受信FAXを印刷する必要がなく、選定したものだけを出力可能
  
• インターネットに接続できればサービスを利用でき、利用開始までスピーディ
  

インターネットFAX（クラウドFAX）のデメリット

一方でインターネットFAX（クラウドFAX）には、以下のようなデメリットもあります。

• サービスによっては、050から始まる番号を使う必要があるため、企業への信用面で不安を感じる場合もある
  

インターネットFAXとクラウドFAXの違い

「インターネットFAX」と「クラウドFAX」ですが、どちらもクラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるところは共通しています。ただし、細かな定義については、メーカーやサービス提供会社によって異なります。

インターネットFAX（クラウドFAX）は、送受信にどの回線を利用するかによって、下記の2種類があります。

1. インターネット回線を利用するタイプ
2. 既存の電話回線をそのまま使うタイプ

ただし、上述の1.と2.両方のタイプを含める場合や、1.だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意が必要です。

例えば、インターネット回線を利用するタイプの場合、FAX番号を変えなければならない場合もありますが、既存の電話回線をそのまま使うタイプは今使っているFAX番号を変える必要がありません。

【比較表】法人用のFAX番号の取得方法

今までの内容を表にまとめました。

050番号を取得する場合は注意が必要

FAX番号を新規取得する際、市外局番で始まる番号を取得できるか、それとも050で始まる番号となるかは懸案のポイントになると思います。ここでは「050番号」の概要や、取得時の注意点についてご紹介します。

050番号とは？

050番号とは、その名のとおり050から始まる電話番号・FAX番号です。回線契約の種類によって割り振られる番号で、「インターネットを利用するIP電話」の場合に割り振られます。

IP電話の通信の仕組みは、電話の音声データをデジタルデータに変換して送信を行い、受け手側で音声に再変換して受信可能な状態とするものです。

ビジネス用に050番号を取得する際注意したいこと

1．通信エラーが増える可能性がある

先にもご紹介しましたが、IP電話ではもともとの音源（アナログ音声データ）をデジタルデータ化して送信しています。アナログ音声からデジタルデータへの変換は複雑な処理となるため、稀に変換エラーが発生してしまう場合もあるのです。

このエラーが起こると、FAX自体の受信エラーや送信エラーにもつながってしまいます。FAX機器の製品によっては、取り扱い説明のなかでIP電話を利用してFAX通信を行う場合にエラーが起こりやすいことを注意書きに含めている場合があります。

発注書や見積書などのビジネス取引に関する通信でエラーが頻発すれば、業務上の問題に発展してしまう可能性があるので注意が必要です。

2．企業の信用度へ影響する

050から始まる番号で着信があると警戒する人も一定数いると言われています。050番号はセールスや勧誘の目的で発信される、いわゆる「迷惑電話」に使用されているイメージを持つ人もいるためです。

もちろん、すべての050番号からの着信が迷惑電話であるはずがありません。しかし、実際に050番号からの着信やFAXは受け取らないとしているケースも見られます。

050番号の電話やFAXを利用している企業は決して少なくはなく、以前と比較するとかなり増えてはいます。しかしながら、新規企業として信用を最優先したい場合には、市外局番で始まる番号を選んでおいたほうが無難でしょう。

3．停電発生時には利用不可になる

050番号は「インターネットを利用するIP電話」であり、インターネット通信は電源を持つ接続機器によって行われています。このため、停電が発生して接続機器の電源が停止してしまうと、インターネット通信も停止します。したがって、050番号（IP電話）を使用していると、停電している間は通話や通信が一切できなくなります。

停電による連絡不通を避けるためにも、ビジネスでIP電話を利用する際には予備電源を設置するなど、停電対策を確実に行っておくことが必須となるでしょう。

4．回線状況によって通話・通信品質が影響を受ける

LINEなどのアプリ通話を使用している方は、移動などでスマホの通信がWi-Fiから携帯電話会社の通信網に切り替わる際、一瞬通話が途切れる経験をしたことがあると思います。インターネット通信を利用するIP電話でも、アプリ通話のように大きな状況変化はないものの、回線状況が変わると通話やFAX通信が影響を受けることがあります。

たとえば、契約中のインターネット通信が何らかの事情で混み合っているために、通話の音声品質が悪化してしまうことも想定できます。通話できるなら心配はまだ少ないのですが、大規模通信障害が発生するなどで電話やFAXが長時間まったく使用できない状況となることも予測できるでしょう。

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安定してFAXを使うには「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

「IP電話は安くて魅力的だが、停電が心配だし050番号はちょっと不安」
「インターネットFAXは導入しやすそうだが、品質が低いのが気になる」
……このようなお悩みをお持ちではありませんか？

導入しやすく、安定した通話・通信品質で利用できるインターネットFAXを探している方に、おすすめのクラウドFAXがあります。

ここでは、新規ビジネスや事業所の開設におすすめのインターネットFAX「FNX e-受信FAXサービス」の特徴やメリットをご紹介します。

安定的なFAX通信環境を維持しつつFAXを電子化

安定した環境下でFAX通信を使用でき、FAXの電子化によるペーパーレスにも容易に対応できるインターネットFAXサービスが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。

「FNX e-受信FAXサービス」はインターネットFAXの一種ですが、一般的なIP電話FAXのように無条件で050番号を割り当てられてしまう心配がありません。従来のお使いのFAX番号をそのまま使って、インターネットFAXを利用可能です。

外出中・テレワーク中の社員もパソコンからFAXの送受信や検索・閲覧ができ、インターネットFAXならではのリモートFAX環境がすぐに実現可能。従来の複合機をそのまま使えるため、以前から利用してきたアナログ回線のFAXを継続して使えるため、今使っているFAX番号が変わることはありません。

万が一、インターネットFAX側でエラーが発生してしまったときも、複合機で受信し紙出力することにより確認や返信が可能です。このように、インターネットとアナログ回線の両方でFAXを使えるため、FNX e-受信FAXサービスは回線トラブルにも強いFAXサービスといえます。

FAX業務を効率化できる

「FNX e-受信FAXサービス」は、オフィス業務を煩雑にしがちな事務作業の手間を軽減し、FAX業務を効率化することにも一役買ってくれます。

インターネットに接続できるパソコンがあれば、いつどこにいても受信FAXの確認や返信をはじめとする、諸々のFAX業務を行えます。FAX担当者が複合機のあるオフィスに常駐しなければFAXをやり取りができない状況を、もう昔の話にできるでしょう。

場所や時刻を問わずFAXを確認できるため、テレワーク従事者がFAX担当者として業務を行うこともできます。もしFAXの送受信のためにテレワーク導入の推進が遅れていた企業の場合、懸案を一気に解決できるきっかけになるかもしれません。

また、FAX文書をデータでやり取りできるため、直接コメントや捺印をしてそのまま返信することも可能。返信文書を新たに書き起こして出力する手間を省けるため、FAX文書の作成作業も簡略化できます。

また「FNX e-受信FAXサービス」には、受信FAXを自動仕分けして保存する機能が備わっています。あとから特定の文書を探したいときにも一発で検索できるため、ファイリングや書類探しの手間もぐんと簡略化。

受信FAXの確認や処理の進捗状況が分かるよう、ステータス設定機能も備えています。「未（未確認）」「保留（処理保留中）」「済（すべて完了）」など、確認や処理に関するステータスを自由に設定し、マーキングで進捗状況がすぐに分かります。

FAXの見落としによる処理漏れなど、人為ミスへの対策にも役立つでしょう。

まとめ

ビジネスFAXを開設する際は、5通りの方法から選ぶことができますが、それぞれの方法にメリットとデメリットがあります。特に事業でFAXを利用する場合には、個人用FAXとは異なる注意点が数多くあるためそれらに気を配る必要があるでしょう。

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「従来型の電話番号を取得したいが、ペーパーレス化やテレワーク対応も両立したい」という企業の方は多いはずです。その両者を安定した通信環境のもとで実現できるのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。

通信には既存のFAX回線を用いるため、安定性が確保できます。また、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるため、取引先への番号変更通知などの工数は不要です。

FAXの安定性を確保しつつ、業務効率化をしたいとお考えでしたら、お気軽にご相談ください。

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