受発注業務を効率化する方法5選！課題や手順も紹介

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

企業間（BtoB）や企業対顧客（BtoC）の取引に欠かせない業務の1つに、受発注業務があります。ほとんどの企業でこの受発注業務に取り組んでいるとは思いますが、作業量が多く作業内容もかなり複雑であると感じる機会が多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、受発注業務の概要や詳細をご説明し、煩雑な数々の作業をいかに効率化するかについてご紹介します。受発注業務における普遍的な課題や、それを解決するためにおすすめのサービスも紹介していますので、ぜひご参考にしてください。

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受発注業務とは

受発注業務とは、企業と取引先または顧客との間で、商品やサービスの発注・受注を行う業務を指します。もちろん発注作業と受注作業だけではなく、発注前のお見積りからそれへの回答、商品の納品作業や納品後の代金請求なども受発注業務の一部と考えてよいでしょう。

発注業務

商品・サービスを注文する側が行うのが、発注業務です。

発注業務では、注文を行う前に価格・納期・在庫に関する問い合わせや、お見積り依頼を行います。その後見積書が届き、発注を決めたら注文書を作成し、FAXやメールで送るか直接電話をかけるなどの方法で発注します。商品やサービスを受け取った後は、相手先から送られてくる請求書を基に代金の支払いを行います。

受注業務

受注業務とは、取引先や顧客からの商品・サービスの見積依頼や注文に応じる業務です。

取引先や顧客から見積依頼や問い合わせが来ると、まずはそれに回答します。その回答後、注文書が届くか注文の電話を受けたら受領し、注文内容を確かめて受注伝票を作成します。それらが済んだら商品・サービスの出荷手続きや相手先への出荷連絡などを行います。

出荷した商品などが相手先に到着したら請求書を作成し、相手先に送ります。請求通りの支払いが行われたことを確認できたら、領収書を作成し相手先に送付して受注業務は終了です。

受発注業務の課題

受発注業務はビジネスに欠かせない重要な作業ですが、業務効率や作業負担という意味合いでは数々の課題を抱えているともいえます。

ここでは、受発注業務が抱えるさまざまな課題についてご紹介します。

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人為的なミスが発生する

電話やFAXなど、受発注業務にはアナログ環境で行われる作業が数多くあります。これらの作業においては見間違いや手書き書類の誤記などが起こりがちで、その度訂正連絡をしたり修正対応を行ったりしなければならなくなります。このような人為ミスによる時間とコストのロスは、アナログ作業とは切っても切り離せない課題といえるでしょう。

人為ミス（ヒューマンエラー）をまったくなくすことはむずかしく、業務フローを改善したりダブルチェックを行ったりして対策したとしても発生を0にはできません。

作業量が増えれば増えるほど確率的にもミス発生の可能性は増えるため、アナログ業務自体の見直しなどの改善対策が必要になります。

関連システムへの入力の手間

基幹業務はすでにデジタル化されている企業も多いと思います。しかし受発注業務だけがアナログ環境で取り残されている状況だと、受発注に関する情報を基幹システムに手動で入力しなければなりません。手動で文字や数字を入力する手間は莫大で、その作業も大きな負担となります。また、手入力には誤記など人為ミスの不安もともなうでしょう。

負担の大きい作業を課されることで、従業員の休職や離職が発生するリスクもあります。

この課題を解決する手段としては、受発注に関する情報をデータ化し、基幹システムと連携、入力作業を自動化する方法などが挙げられます。

業務の属人化

特定の作業を、それに慣れている従業員や高いスキル・専門性を持つ従業員についついお任せしてしまっていることはありませんか？　実はその状況は「業務の属人化」と呼ばれ、業務効率的にリスクが高いのです。

たとえば、特定の担当者と付き合いの長い取引先から「いつもの○○を3点」などの発注を電話で受けた場合、その担当者でないと「いつもの○○」が何か分かりません。もし担当者が離席していたり欠勤していたりすれば、確認できるまで受注が遅れてしまいます。このような状況の経験がある方もいるかもしれませんが、それも属人化の一端なのです。

テレワーク・在宅勤務ができない

受発注業務をアナログ環境で行っていると、テレワークや在宅勤務への移行の障害となってしまいます。

近年の働き方改革の推進やコロナ禍の影響で、多くの企業が在宅勤務やテレワークを導入しています。以前からあるフレックスタイムに加え、時短・時差出勤など働き方の多様化も急速に一般化しました。

しかしアナログ作業に依存して受発注業務を行っている場合、働き方の自由度を今以上に高めることはむずかしいでしょう。

なかでも電話やFAXで受発注業務を行っているケースで、その傾向はより顕著です。電話の場合は転送である程度対応できますが、FAXの場合はFAX機器があるオフィスでなければ作業を行えません。このため社内でテレワークや時差出勤の導入がどれだけ進んでも、受発注担当者だけはFAX作業のためだけに定時で出勤しなければ仕事にならないという状況に陥りがちです。

営業活動の妨げになる

受発注業務を、専任担当者や事務員ではなく営業担当が行っている場合も多いのではないでしょうか。特に、人員が限られている中小企業では、その傾向が強いのではないかと思われます。

このケースでは、営業担当者は日常的な営業活動に受発注業務がプラスオンされる形になってしまいます。稼働時間中は営業活動を行わなければならず、結局時間外勤務で事務作業を行っているという営業担当者も少なくないはずです。残業が増え、業務負担自体も大きなものとなってしまうでしょう。

また繁忙期に入ると、事務作業に追われて肝心の営業活動がおろそかになってしまうという事態も考えられます。

マネジメントができない

受発注業務には、今も紙などのアナログツールで管理する作業が多いという特徴があります。FAXを例に挙げると、書かれた情報は受信FAXを持っている人だけが所有することになり、部署やチーム単位での共有が困難です。

この状況のままだと、受注の進捗や処理漏れなどがないか確かめることもむずかしいでしょう。どのような作業が必要で、どこまで進んでいるかなどの現状が、情報のブラックボックス化で不透明になりがちです。

もし、FAX担当が休暇や欠勤の日に何か問い合わせがあっても、大量のFAXのなかから目的のものを探し、処理の進捗を確かめるという作業は大変になるでしょう。

そのような作業場のロスを防ぐのは、本来マネジメントの役割です。アナログに依存している状況が続くと、マネジメントが行き届かないという状況を招いてしまうことが分かります。

受発注業務のデータ化を進めることで、受注・発注の処理状況などもシステム上で可視化できます。マネジメントする側もつねに正確な情報を共有できるようになり、担当者の不在時も適切なフォローを迅速に行えるでしょう。アナログ業務の改善は、マネジメントにおいても有用です。

受発注業務を効率化する方法

受発注業務はその特徴上アナログ作業が多く、デジタル化を図ることにより効率化できる余地がかなりあることが分かりました。ここでは、受発注業務を効率化するために有用な方法を、さらに具体的にご紹介します。

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受発注の業務フローの見直し

まずは、自社の受発注業務がどのようなフローに沿って行われているのか確認し、課題点があれば見直しを検討しましょう。

各作業を洗い出し、ロス（無駄）は発生していないか事前に確かめましょう。「誤記などのチェックは何度行い、回数は適正かどうか」「部署内での情報共有や連携は適切か」「ミスの発生回数や業務別のミス発生率などは管理できているか」などを検証することが有効です。

上記の確認により懸念点が1つでも見つかれば、受発注業務の改善によって業務効率化を実現できるでしょう。改善を実行する際に、もし業務マニュアルがなかったり古かったりすれば、並行して新規作成や更新を行ってください。マニュアルができたら業務に関わるすべての従業員に共有し、周知を図ることが大切です。

業務フローをまだ作成していない、自社の業務フローが分からないという場合は、まず業務フローの構築から進めましょう。

受発注業務のアウトソーシング

受発注業務で行う作業量が多く、コア業務のキャパまで圧迫しているような状況の場合は、受発注業務をアウトソーシング（外部委託）することも一案でしょう。各従業員の業務キャパが適正に確保され、コア業務への集中を図ることができます。

アウトソーシングには人員やコストを削減できるメリットがありますが、逆にデメリットも少なくないことを意識しておきましょう。アウトソーシングのデメリットには、社内に業務のノウハウやスキルが蓄積されないことや、自社でのマネジメントが困難なこと、手段によっては出費が大きくなることといった点が挙げられます。受発注の処理状況が可視化されない点は、企業によっては大きな課題ともなるでしょう。このため、可能であれば受発注業務は自社内で完結させることがおすすめです。

受発注システムの導入

業務フローの見直しで業務上のロスを削減するとともに、煩雑なアナログ業務の手順そのものを見直すことも効率化にとても有用です。アナログ業務をシステムの導入によって電子化（デジタル化）することで、ペーパーレス化や各種作業の自動化を実現できます。

FAXや電話だけに依存せず、WEBなどを活用して受発注業務を行えますし、それによって手書きや手入力で行っていた作業も自動化できます。

データ化された書類は一元管理が可能なため、部署内・部署間での情報共有も容易になり、しかも即時で行えます。ペーパーレス化で紙の書類も不要となるためそれらを保管・管理する負担も削減できるでしょう。

また、受発注システムのなかには自社の基幹業務システムと連携できるものもあります。これまで手入力で基幹システムに転記していた作業も自動化でき、膨大だった作業量をぐんと減らせるでしょう。

このように、大幅な業務効率化を図れる受発注システムですが、導入に際しては自社に合うサービスを十分に吟味して探すことが必要です。複数のサービスを比較検討し、お試しキャンペーンなども活用しながら最適なものを選ぶとよいでしょう。

AI-OCRの導入

AI-OCRとは、AI（人工知能）を活用したOCRを指します。

受発注業務をすべて電子化することは、FAXを使っている取引先がある以上むずかしいという企業も多いでしょう。そのような事情で残ってしまうFAX作業を、デジタル技術によって効率化できるのがOCRです。

OCRとは「光学文字認識技術」の略称で、具体的にはFAXの画像データからテキストデータを抽出してデータに変え、保存する技術です。連携する基幹システムへのデータの自動入力も可能とするため、FAXを使い続けながらその作業の大幅な電子化が実現します。

ただし、現在のOCRでは100%の識字（正確な手書き文字の読み取り）がむずかしいため、その点には注意が必要です。せっかく作業を電子化したにもかかわらず、人が目視で再チェックをする必要性が出てくることも意識しなければなりません。その上で、OCRが読み取りできなかった文字を再度手入力するなどの作業も行うこととなります。

またOCRのような新規システムを取り入れる際は、必ず導入費用や維持管理に関わるコストが発生します。OCRは特に月額でかかる利用料が高いものが多いため、費用対効果を事前に確認した上で導入を検討する必要があるでしょう。

FAX電子化サービスの導入

アナログ業務の電子化を図りたいとは思っていても、FAXをやめられない事情を抱えていて実行に踏み切れないという企業も多いと思います。そこでOCRの導入を考えるにも、費用が高かったり完全デジタル化がむずかしかったりするなど、ハードルの高さを感じているかもしれません。

「FAXはやめられない、しかしOCRは非現実的」という場合は、FAXそのものを電子化してしまうという選択肢もあります。それを実現できるのが、FAX電子化サービスです。

FAX電子化サービスは、その名の通りFAXを完全デジタル化できるツールです。紙に手書きしなくても、文書データの形でFAXを送受信できます。それだけではなく、送受信したFAXデータは各自のパソコンから一覧で確認できます。また内容の編集や返信も、パソコン上ですべて行えるようになります。

FAXが完全に電子化できれば、業務効率化に大きく貢献してくれるはずです。しかも、それに加えてFAX担当者がテレワークに就くことも現実的になるでしょう。

FAX用紙も不要となるため、紙代や印刷費もかからなくなります。また、膨大な受信FAXをすべて保管していた場所代や管理費などのコストも減らすことが可能です。

FAX電子化サービス導入のメリット

前の項目で最後にご紹介した「FAXの電子化」は、早期に取り入れやすく効果の高い業務効率化の手段といえます。そこでここでは、FAX電子化サービスを導入してFAXをデジタル化することにどのようなメリットがあるか、具体的に見ていきましょう。

取引先側のオペレーション変更が発生しない

自社の業務を電子化するにあたっては、取引先側にも同じシステムの整備が必要となるサービスもあります。しかしFAX電子化サービスは、取引先の業務に影響を与えることがありません。

送受信するFAX文書を自社側でデータ化して取り扱うにとどまるため、取引先側が紙のFAXをやめられない事情があっても問題ありません。取引先は、引き続き紙のFAXを使い続けることが可能です。

ただし、FAX電子化サービスによっては、導入に際して自社側のFAX番号を変更しなければならないため注意が必要です。その場合は、すべての取引先へ番号変更の連絡をするなどの手間が増えますし、取引先側へも変更登録など若干の負担を強いることとなってしまいます。

FAX処理の工数が削減できる

紙のFAXは、受信確認のためにFAX機器の設置場所まで行ったり、返信文書を手書きで記入したり、ファイリングを行ったりするなど手作業に関する手間が多くなりがちです。また、担当者がFAX機器の近くから離れられないという問題も発生します。

その点FAX電子化サービスは、パソコンを持っていてインターネットが利用できれば、時間を問わずどこからでも利用できます。留守にしていて返信が遅くなるなどの事態も防げるため、作業全般をスピード化でき工数削減につながります。

FAX電子化サービスには検索機能が付いたものもあり、それを選べば膨大な受信FAXのなかから目的の1通を探す手間も大幅に削減できます。また自動仕分け機能が備わっていれば、送信者別・要件別などでの仕分け作業も効率化できます。

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コア業務のための時間が確保できる

FAX電子化サービスで工数を短縮できれば、従業員がFAX関連の作業に従事する時間も短縮できます。繁忙期などはFAX作業に追われて本来の業務に支障をきたしていた従業員も、FAX業務の効率化によってコア業務に集中する時間をとることができるでしょう。

顧客満足度の向上

紙のFAXは担当者の不在や確認漏れなどで、その後の処理が遅れてしまう可能性も低くありませんでした。しかしFAX電子化サービスの導入により、場所を問わずFAXの送受信や受信確認ができレスポンスが向上します。

問い合わせや発注書への返信が速くなることで、顧客満足度の向上も見込めるかもしれません。このスピーディな対応が定着すれば、同業他社との競争面でも有利になるでしょう。

従業員満足度と働きやすさの向上

受発注業務は、多くのバックオフィス業務のなかでも特に繁忙期の作業量が多くなりがちでした。また、他の業務を兼任している従業員の場合、受発注業務に多くの時間を割いてしまい、他の作業を後回しにせざるを得ないという状況を招きがちになります。

そのような状況が続けば長時間残業が常態化し、従業員の休職や離職を招いたり、社内の雰囲気の悪化につながったりすることにもなりかねません。

FAX電子化サービスによって受発注業務が効率化されると、残業続きだった従業員も早い時間に帰宅できるようになり、適正なワークライフバランスが実現します。

結果、従業員のプライベート充実を実現できたり、ストレスが緩和されたりすることで職場自体の働きやすさにもつながるでしょう。

また自社に対する従業員の満足度が上がることは、離職率を下げて働き手の定着を促すにとどまりません。自社の評判が高くなることで、企業やブランドの価値向上にまでつなげられる可能性があるのです。

社内マネジメントがしやすくなる

紙のFAXは、受信したFAX用紙を持っている人しか見ることができませんでした。このため情報共有が困難になり、コピーなどで共有する場合も一定の時間を要します。その点、FAX電子化サービスを取り入れることで受信FAXがデータ化でき、共有も容易に即時で行えます。

受信FAXの内容や処理の進捗状況がデータ化によって一元化され、可視化されることでマネジメント側も現在の状況を正確に把握できます。

このため、処理状況や困っている従業員などのフォローも適切に行えるでしょう。加えて、FAX担当者が急に欠勤するなどの事態が発生した際も業務を放置することなく、現状に合わせた適切なカバーが行えます。

テレワーク・外出先でもFAX業務が可能になる

受発注業務のなかでも作業負担の大きかったFAX業務を電子化できれば、FAX担当者のテレワーク・在宅勤務による作業も実現できます。

FAX担当者といえば、常にオフィスに常駐することが求められるものでした。しかしFAX電子化サービスによって、出社することなくすべてのFAX業務をシステム上で行えるようになります。このため、オフィスに出勤せずともテレワークでの対応が可能になるのです。働き方の多様化やコロナ禍の時代に対応するためにも、FAX電子化サービスの導入はとても有用になるでしょう。

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まとめ

受発注業務の効率化を考える際、まず優先的に改善の余地があるものの1つがFAXであるといえます。ビジネスにおけるさまざまな通信手段がデジタル化されるなか、事情があってどうしてもFAXだけはなくせず、アナログ対応を余儀なくされていた企業も多いでしょう。

そのFAXを電子化できるだけでも、煩雑だった日々の受発注業務の効率をぐんと高められるはずです。

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