FAX受注業務は改善できる!アナログなFAX業務を改善するためにすべきこととは

FAX受注業務は改善できる!アナログなFAX業務を改善するためにすべきこととは


FAXは現代もBtoBビジネスで広く利用されています。なかには、「FAXが事務所に届くから出社せざるをえない」とFAXがテレワーク導入の足かせになっている企業もあるでしょう。


この記事では、FAX受注業務をデジタル化し、業務効率を改善する方法について解説します。
FAX業務を効率化したいと考えているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。



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目次[非表示]

  1. 1.FAX受注業務に関する問題とは
    1. 1.1.- ミスが起こりやすい
    2. 1.2.- FAX機がある場所まで移動しなければならない
    3. 1.3.- FAXによる受注業務がテレワーク導入の障壁となっている
    4. 1.4.- 書類の保管コストがかかる
  2. 2.FAX受注業務はなぜ効率化が必要なのか
    1. 2.1.- 双方のコストを削減できる
    2. 2.2.- 書類を管理する手間を減らせる
    3. 2.3.- FAX受注業務ならではのミスを削減できる
  3. 3.FAX受注業務を効率化する方法
    1. 3.1.- PC-FAXの導入
    2. 3.2.- FAXソフトを活用する
    3. 3.3.- インターネットFAX・クラウド型FAXを導入する
    4. 3.4.- OCRにより文字をデータ化する
  4. 4.FAX受注業務をデジタル化するコツとは
    1. 4.1.- どのようなサービスか事前によく調べる
    2. 4.2.- 現在使用している機器を活用してコストを抑える
    3. 4.3.- スモールステップで導入開始する
    4. 4.4.- 書類をデータ化する
    5. 4.5.- ネットワークのセキュリティには気を付ける
  5. 5.まとめ


FAX受注業務に関する問題とは


FAX受注業務にさまざまな問題点を抱えている企業もあるでしょう。ここでは、FAX受注業務に関する問題やリスクについて解説します。




- ミスが起こりやすい


FAX受注業務の問題のひとつに人為的なミスが起こりやすい点があります。FAXで届く注文書のデータをPCに手入力している場合は、入力ミスや読み取りミスをゼロにするのは不可能です。特に、大量のFAXを限られた時間内に処理するようなケースではミスの確率が上がるでしょう。

また、届いたFAXを取引先や担当者ごとに仕分ける作業にミスがあると、対応が遅れてビジネスチャンスを逃がすおそれもあります。また、FAXを誤送信すると、まったく関係のない第三者に個人情報や機密情報を送ってしまうかもしれません。




- FAX機がある場所まで移動しなければならない


FAXを送る・受信したFAXを確認するたびに、FAX機の設置場所に移動しなければならない点も問題です。FAXを多用する場合では、デスクとFAX機の行き来が大幅な時間的ロスにつながります。1回の移動にかかる時間は短くても、何度も行えば移動だけに長時間を費やすことになるでしょう。

また、FAX機を複数の部署で共有している場合など、設置場所がデスクから離れていると、取引先から問い合わせがあってもスムーズに対応できない可能性も出てきます。FAXが1台しかない場合などには、使いたいときに使えず、待ち時間が発生する問題もあるでしょう。




- FAXによる受注業務がテレワーク導入の障壁となっている


FAX受注業務はテレワーク導入を阻む要因の一つと言われています。FAX受注業務がメインの企業では、FAXを受信するためだけに従業員が出社を余儀なくされる場合があります。

取引先によっては、その利便性ゆえにFAXでの発注を希望する企業がある場合もあり、自社の都合ですぐに受注方法は変えられません。

テレワーク導入を考えているのであれば、FAXの受注方法は改善が必要です。




- 書類の保管コストがかかる


FAXの利用にはFAX用紙やトナーなどが必要で、高性能の複写書類の保管コストがかかる機器をリースすると安くはないランニングコストも発生します。受注票や請求書を保管するためのファイルBoxやスペースも必要です。

また、紙の書類は処分にも手間や時間がかかります。シュレッダーにかける、スタンプで情報に目隠しするなど、手間暇をかけて処分しなくてはなりません。紙ごみはかさばるうえに重さもあり、ゴミ処理も大変です。




FAX受注業務はなぜ効率化が必要なのか


FAX受注業務を効率化しなければならない3つの理由について解説します。




- 双方のコストを削減できる


最大の理由は、自社と取引先双方のコスト削減です。FAX運用は受注側にとっても発注側にとってもコストがかかる業務です。特に取引先が多い企業の負担は重く、FAX運用の専任スタッフを雇用すれば人件費も発生します。

自社と取引先がペーパーレス化に成功すれば、紙や印刷、リース代、保管などにかかっていたコストをすべてカットできます。




- 書類を管理する手間を減らせる


2つ目の理由は、書類管理を効率化できることです。企業が扱う書類には保存期間が定められているものもあり、適切に書類を分類・整理する作業には手間がかかります。必要書類を取り出すためには、人の手で書類を探さなければならない点もネックでしょう。

書類をデータ化すればフォルダー分けや保管が楽になり、検索するだけで必要な書類が見つけられます。




- FAX受注業務ならではのミスを削減できる


紙を扱うFAX受注業務では、紙切れに気が付かず受注の確認に時間がかかる、といったミスが起こり得ます。また、受注した書類を紛失してしまった場合、お詫びや再発注手配などの業務が必要です。デジタル化すれば紙切れや書類の紛失は起こらないため、こういったFAX受注業務ならではのミスを削減できるでしょう。

FAX返送業務もデジタル化すれば、二重入力も防止できます。




FAX受注業務を効率化する方法


FAX受注業務を効率化するための4つの方法について解説します。




- PC-FAXの導入


PC-FAXとは、電話回線につながったFAXとパソコンを接続して、パソコン上のデータをそのままFAXで送受信する方法です。PC-FAX機能を持つFAXと、対応するOSを搭載したパソコンが必要です。パソコンで作成したデジタルデータはFAXでアナログデータに変換され、電話回線を通って先方に届きます。


PC-FAXでは既存の電話回線が使えるため、FAX番号を変更する必要はありません。ただし、通常のFAXと同様に通話料金がかかります。




- FAXソフトを活用する


FAXソフトとは、パソコンを使ってFAXを送受信する方法です。FAXは不要ですが、パソコンとFAXソフト、モデムが必要です。パソコンにFAXソフトをインストールしてモデム経由で電話回線に接続します。デジタルデータとアナログデータの変換はモデムが担います。


USB接続ができるアナログモデムかモデムを搭載したパソコンを用意しましょう。FAXの受信漏れを防ぐためには常時パソコンを立ち上げておく必要があります。電話回線が1本の場合、稼働中は電話ができません。




- インターネットFAX・クラウド型FAXを導入する


インターネットFAX・クラウド型FAXとは、サービス提供企業のクラウドサービス上でFAXを送受信できるクラウドサービスです。インターネット環境とパソコンやスマートフォンがあればFAXを送受信できます。


事業者によってサービス内容や仕組みが異なりますが、FAX番号の変更が必要なサービスが多いです。ただし、普段から受発注業務にFAXを頻繁に利用している場合には、FAX番号の変更は、取引先に変更した番号を通知するなど、手間も多いでしょう。サービスによっては、今使っているFAX番号を変えずにクラウド化できるものもあるので、検討時には確認するようにしましょう。


月額料金制でFAXの送受信数に上限があるサービスもあり、FAXを頻繁に利用する企業ではコストがかさむ可能性もあります。


参考記事: インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは?一般的なFAXとの違いや利用方法、導入のメリットなど解説




- OCRにより文字をデータ化する


受信したFAXを、OCR(光学文字認識)技術を使ってテキストデータ化する方法も有効です。文字を画像ではなくテキストとして保存するため、書類の内容まで検索をかけられます。文字をデータ化するためには、FAX機能を持つOCRを使う方法や既存書類をまとめてOCRにかける方法などがあります。


ただし、かすれた文字やくせのある文字を認識できない場合があるため、人的チェックは必要でしょう。AIを搭載したOCRであれば学習が進むにつれて読み取り精度が向上します。




FAX受注業務をデジタル化するコツとは


FAX受注業務のデジタル化を進めるうえで知っておきたいコツについて解説します。




- どのようなサービスか事前によく調べる


FAX受注業務を効率化するサービスやツールには多くの種類があります。それにより必要となる機器やコストなども大きく変わります。自社のFAXにまつわる問題はどのようなものか、何が必要なのかを明確にしてから選ぶようにしましょう。


また、BtoBかBtoCかによって搭載される機能は異なります。FAX受注業務を改善させるためにはBtoB向けのサービスを選ぶといいでしょう。




- 現在使用している機器を活用してコストを抑える


サービスによっては、既存の機器や電話回線がそのまま使える場合があります。現在使用しているものを活用できれば、初期費用を抑えられるでしょう。また、FAX番号が変わらなければ取引先へ番号変更の連絡も必要ありません。


参考記事: 自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題




- スモールステップで導入開始する


FAXのデジタル化は一気に進める必要がありません。サービスによっては、複合機やFAX回線ごとに徐々にデジタル化できるものもあります。 企業によっては、FAXのデジタル化が合わない場合もあります。まずはお試しで、1回線からデジタル化してみてはどうでしょうか。あるいは、FAX受注業務が多い部署だけでもデジタル化できれば、業務改善やテレワーク実施につながるでしょう。




- 書類をデータ化する


FAXをデジタル化するメリットの一つは、ペーパーレス化の実現です。自社に届くFAXの他、自社から送るFAXもデジタル化できれば、紙や印刷、保管などにかかるコストや人件費をカットできます。 デジタルデータは企業の資産です。データを分析すればこれまで気づかなかった効率化のヒントや新しいビジネスチャンスが見えてくる可能性があります。


参考記事: 【実例解説】FAX業務の可視化できていますか?現状把握による働き方改革の実現方法とは!?




- ネットワークのセキュリティには気を付ける


書類をデータで管理するならセキュリティ対策は必須です。紙の書類にも紛失や無断コピー、ゴミからの情報流出などのリスクがありますが、デジタルデータは一元管理しやすい点が強みです。「個人情報や機密データにアクセス制限を設ける」「IDやパスワードを徹底管理する」などのセキュリティルールを設けて、従業員に周知しておきましょう。




まとめ

FAX受注業務を改善すればテレワーク導入やペーパーレス化への道筋が拓けます。スモールステップで着実に業務のデジタル化を進めましょう。


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