FAX送信を基幹システムと連携させるメリットとは？選び方や事例を解説

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基幹システムに登録された発注書や請求書を印刷し、一枚ずつ手作業でFAX送信していませんか。その作業には、多くの時間とコスト、そして誤送信のリスクが伴います。もし、基幹システムから直接FAXを自動送信できれば、これらの課題は一挙に解決可能です。本記事では、基幹システムとFAX送信を連携させる方法とそのメリット、そして自社に最適なサービスを選ぶためのポイントを分かりやすく解説します。業務効率化とコスト削減を実現するための一歩として、ぜひ最後までご覧ください。

基幹システムと連携したFAX送信とは？

基幹システムと連携したFAX送信とは、販売管理システムや生産管理システムなどに登録されている帳票データを、人の手を介さずに直接FAXとして自動送信する仕組みのことです。従来のように、システムから帳票を一度印刷し、それをFAX機で送信するという手間をなくし、業務プロセスを大幅に効率化します。特に、毎日大量の帳票をやり取りする製造業や卸売業、小売業などで、この仕組みの導入が進んでいます。

従来のFAX業務が抱える課題

多くの企業が、従来のFAX業務において共通の課題を抱えています。これらの課題を認識することが、システム連携を検討する第一歩となります。

これらの課題は、基幹システムとFAX送信を連携させることで、その多くを解決することが可能です。

基幹システムからのFAX送信を実現する３つの方法

基幹システムからFAXを自動送信する方法は、大きく分けて3つ存在します。それぞれに特徴があり、企業の規模や要件によって最適な選択肢は異なります。

FAXサーバーを自社で構築（オンプレミス型）

クラウドFAXサービスを利用（クラウド型）

基幹システム標準のFAX機能を利用する

利用している基幹システム自体に、オプションとしてFAX送信機能が備わっている場合があります。この場合、追加のシステム開発やサービス契約なしで連携が実現できるため、最もスムーズに導入できる可能性があります。ただし、機能が限定的であったり、送信コストが割高であったりする場合もあるため、クラウドFAXサービスなど他の選択肢と比較検討することが重要です。まずは自社の基幹システムの提供元に、FAX連携機能の有無や詳細を確認してみるとよいでしょう。

基幹システムのFAX送信を連携させる４つのメリット

手作業で行っていたFAX送信を基幹システムと連携させることで、企業は多くのメリットを享受できます。ここでは代表的な4つのメリットについて解説します。

業務効率の大幅な向上が見込める

最大のメリットは、業務効率の劇的な向上です。基幹システムからボタン一つ、あるいは設定した時間に自動でFAXが送信されるため、「印刷する」「宛先を確認してダイヤルする」「送信完了を待つ」といった一連の手作業がすべて不要になります。これにより、担当者はこれまでFAX業務に費やしていた時間を、より付加価値の高いコア業務に充てることができるようになります。

コスト削減に直接つながる

システム連携は、様々なコストの削減に貢献します。まず、FAXのペーパーレス化により、紙やトナー、インクといった消耗品の購入費用が不要になります。また、FAX複合機が不要になれば、そのリース料金やメンテナンス費用も削減できます。さらに、送信作業にかかっていた人件費も大幅に圧縮できるため、企業全体のコスト構造改善につながります。

セキュリティとコンプライアンスを強化する

手作業でのFAX送信には、宛先間違いや書類の取り違えによる誤送信のリスクが常に伴います。誤送信は、個人情報や機密情報の漏洩に直結し、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。システム連携による自動送信は、こうしたヒューマンエラーを根本から排除します。また、多くのクラウドFAXサービスでは、送信履歴がデータとして正確に記録されるため、いつ、誰が、どこに、何を送信したのかを追跡することが可能です。これにより、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながります。

テレワークなど多様な働き方に対応できる

従来のFAX業務は、担当者が出社しなければ行えませんでした。基幹システムとFAX送信を連携させ、特にクラウド型のサービスを利用すれば、インターネット環境さえあればどこからでもFAX送信の指示や状況確認が可能になります。これにより、テレワークや在宅勤務といった場所に縛られない働き方を推進することができ、事業継続計画（BCP）の観点からも非常に有効です。

基幹システムとのFAX連携における３つの注意点

多くのメリットがある一方で、システム連携を成功させるためには事前に確認しておくべき注意点も存在します。導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないために、以下の3つのポイントを必ず押さえておきましょう。

導入形態とコストの確認

自社でサーバーを構築するオンプレミス型か、サービスを利用するクラウド型かによって、コスト構造は大きく異なります。オンプレミス型は初期投資が大きく、クラウド型は月々のランニングコストが発生します。自社のFAX送信枚数や将来的な拡張性を考慮し、どちらがトータルコストを抑えられるか、慎重にシミュレーションする必要があります。また、クラウドFAXサービスでは、初期費用、月額基本料金、送信単価などを細かく比較することが重要です。

既存システムとの連携方法

自社の基幹システムと、検討しているFAXサービスがスムーズに連携できるかを確認することは必須です。主な連携方法には、プログラムを介してシステム同士を直接つなぐ「API連携」や、基幹システムから出力したCSV形式の送信リストファイルをFAXサービスが読み込む「ファイル連携」などがあります。 自社の情報システム部門や、基幹システムの提供元とも相談しながら、技術的に実現可能で、かつ運用負荷の少ない連携方法を選択しましょう。

サポート体制とセキュリティ要件

万が一「FAXが送信できない」といったトラブルが発生した場合、業務に大きな支障をきたす可能性があります。そのため、サービス提供元のサポート体制は非常に重要です。24時間365日のサポートを提供しているか、障害発生時の対応フローはどうなっているかなどを事前に確認しましょう。また、金融情報や個人情報など機密性の高い帳票を扱う場合は、通信の暗号化やIPアドレス制限といったセキュリティ機能が自社の要件を満たしているかもしっかりと評価する必要があります。

失敗しない連携サービスの選び方と比較ポイント

数あるサービスの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの比較ポイントが存在します。ここでは、特に重要となる3つのポイントを解説します。

自社の帳票フォーマットに対応できるか

現在使用している基幹システムから出力される請求書や発注書のレイアウトを、そのまま利用してFAX送信できるかは重要なポイントです。サービスによっては、帳票のレイアウトを大幅に変更しなければならなかったり、専用のフォーマットに変換する必要があったりします。取引先とのやり取りで定められたフォーマットがある場合は特に、既存の帳票フォーマットを維持できるサービスを選ぶ必要があります。多くのサービスではPDF形式のファイルに対応していますが、基幹システム独自のファイル形式に対応可能かどうかも確認しましょう。

安定した送信速度と到達率を確保できるか

大量のFAXを短時間で確実に送信できる能力は、サービス選定における生命線です。特に、納期回答や受発注など、スピードが求められる業務で利用する場合は、サービス提供事業者が保有するFAX回線の数が重要になります。 多くの回線を保有しているサービスは、回線の混雑が起こりにくく、安定した高速送信が期待できます。導入事例などを参考に、そのサービスの通信品質や安定性を評価しましょう。

送信結果をどのように管理できるか

送信が成功したか、あるいはエラーになったかをリアルタイムで確実に把握できる機能は必須です。管理画面上で送信ステータス（成功、失敗、送信中など）を一覧で確認できるか、エラーになった場合はその原因（相手先が話し中、番号間違いなど）が分かるか、といった点を確認します。 さらに、送信結果をメールで通知してくれる機能や、基幹システムに結果をフィードバックできるAPIが用意されていると、より効率的な運用が可能になります。

このような調査を通じて、現在の保存方法が電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認し、対応が必要な電子取引を特定します。

【事例紹介】基幹システム連携でFAX業務を改善した企業

まとめ

本記事では、基幹システムとFAX送信を連携させるメリットや具体的な方法、そしてサービス選定のポイントについて解説しました。手作業によるFAX業務は非効率であるだけでなく、コストやセキュリティ面でのリスクも内包しています。システム連携を活用することで、これらの課題を解決し、企業の生産性を大きく向上させることが可能です。自社の業務内容や課題に合わせて最適な連携方法を選択し、業務改革の第一歩を踏み出してください。

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