クラウドFAXとは？メリット・デメリットから料金、選び方のポイントまで徹底解説！

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

製造業や卸売業に代表される複数の取引先との取引で、発注書や納品書が大量に使用される業務シーンではFAXが現役で利用されています。複合機を往復して注文書を仕分けたり、複合機から手差しで発注書を送ったり、数千枚を送信する業務ではFAXサーバーを自社で構築して送受信するケースもあります。ビジネスサービスのクラウド化が進む中、FAXサービスにおいても、FAX送受信の一連の仕組みを電子化する『クラウドFAX』が急速に普及しました。

そこでこの記事では、クラウドFAXの特徴や導入メリット、検討時の比較ポイントをご紹介します。クラウドFAXを選ぶ際の参考にしてください。

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クラウドFAXとは？活用できる業種、業務シーン

FAX送受信を電子化できるクラウドFAXとは？

クラウドFAXとは、今まで複合機やFAXサーバを用いて行ってきたFAX送受信を、クラウドサービスを用いて行うサービスの総称です。

従来型のFAXとは違い、パソコンやタブレット、スマートフォンなどからFAXの送受信が可能です。業務効率の改善や、ハードの管理コスト削減などの導入効果が期待でき、さらには受信したFAXは電子データとして保管されるため、社内の“ペーパーレス化”にもつながります。

クラウドFAXの機能

クラウドFAXは、下記のような各種機能を搭載するものが多いです。メインは「FAXデータの送受信機能」で、基幹システムのデータをFAX送信用の形式に変換して送信できるほか、受信データをPDF形式に変換し、その内容をパソコンなどで確認可能です。

• FAXデータの送受信機能
• FAXデータ閲覧機能
• FAXデータ編集機能（スタンプ、コメント入力、捺印など）
• システム連携機能
• リダイヤル機能
• 誤送信防止機能

いずれもパソコンのみでFAX業務全般をカバーできるため、極論を言えば、社内にFAXサーバを設置する必要がなくなったり、設置する複合機の数を減らすことが可能になったりすることもあります。“働き方改革”が浸透する今、FAX業務の改善および可視化を目的に、クラウドFAXを導入する企業が増えています。

従来のFAXとの仕組みの違い

従来のFAXとクラウドFAXの最も大きな違いは、通信に使う回線と、送受信に使う機器です。以下の表で、両者の違いを比較してみましょう。

このように、クラウドFAXは物理的な機器や場所に縛られず、データをデジタルで扱えるため、管理や活用がしやすいという特長があります。

インターネットFAXとの違いは？

「クラウドFAX」と似た言葉に「インターネットFAX」があります。これらはほぼ同義で使われることが多く、どちらもインターネット回線を通じてFAXを送受信するサービス全般を指します。

厳密には、サービスの種類によって、パソコンに専用ソフトをインストールして利用するタイプと、ウェブブラウザやメールソフトを利用するクラウド型に分けられることがあります。しかし現在提供されているサービスの多くは後者のクラウド型であるため、「クラウドFAX」と「インターネットFAX」は同じものと捉えて問題ありません。

「FAXはなくせないが効率化したい」FAXサーバーとは

FAXサーバーは、企業がFAXを効率的に送受信し、管理するためのシステムで、主に以下のような業務シーンで利用されます。FAX機を使わず、サーバーを通じて電子的にFAXデータを送受信するため、業務の効率化やコスト削減が期待されます。

代表的な利用シーン　注文・受注業務

製造業や卸売業では、FAXを利用して注文書や見積依頼、発注書のやり取りを行うことが一般的です。FAXサーバーを使うことで、これらの書類を電子データとして自動的に保存・管理し、手動での書類整理を削減できます。複数の取引先から大量のFAX注文が来る場合でも、システムで一元管理できるため、対応の効率が向上します。

FAXサーバーのデメリット

FAXサーバーは多くの利点がある一方で、導入や運用に伴ういくつかのデメリットも存在します。以下に、主なデメリットを挙げます。

初期コストと運用コスト

FAXサーバーの導入にはサーバーの購入や設定、ソフトウェアの導入などにコストがかかります。
また、導入後のメンテナンスや運用のために、技術スタッフや外部のITサポートを必要とすることがあります。システムを継続的に運用するためのサーバー管理費や、ソフトウェアの更新費用がかかることもデメリットです。
特に小規模企業にとっては、このコスト負担が高く感じられることがあります。

技術的な障壁　技術の習得と導入作業の負担

FAXサーバーの設定や運用には、ある程度のITスキルが必要です。
社内にIT部門がない企業では、導入に時間がかかったり、外部に依頼することでコストが増加する可能性があります。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでの教育コストや時間も必要です。

トラブル対応の難しさ

FAXサーバーが故障した場合、通常のFAX機よりも複雑な対応が必要となる場合があります。
サーバーのダウンやソフトウェアのバグなどが発生すると、業務に大きな支障をきたす可能性があるため、定期的なバックアップやトラブル対応体制が求められます。

クラウドFAXのメリット

FAXの効率化の観点でクラウドFAX、FAXサーバーをご紹介してきましたが、ビジネスにおける受発注シーンにおいてクラウドFAXを導入するメリットをご紹介します。

業務効率化への期待

最大のメリットは、社内における業務効率の改善です。クラウドFAXを導入することで、以下のような業務改善が可能です。

• FAXサーバの管理工数の削減

  • 自社でFAXサーバ構築をしている場合、FAXサーバの管理や万が一送信失敗となった場合の原因追求には工数がかかります。クラウドFAXであれば、サービス提供事業者側で、原因追求や対策を行うため、これらの作業は必要なくなります。

• 複合機まで移動が不要

  • クラウドFAXにより、複合機まで移動をしなくてもFAXを送受信できるようになります。都度複合機まで足を運び手作業で送信している場合、一回の移動や送信にかかる時間はわずかかもしれませんが、1日何回も行う業務だとすれば、その時間は無視できないものになるでしょう。

• FAXへの追記・押印などの作業がPCで完結

  • 受信したFAXに押印したり、日付・数量・コメントなどを記載したりする場合も、パソコン上で対応可能なことも大きなメリットです。同じような内容を記載する場合は、コピー＆ペースト機能や定型文登録機能などを使えば、業務が効率化できます。

FAX業務に付随するコミュニケーションが多いほど、クラウドFAXの導入効果は高まるでしょう。

ペーパーレス化でコスト削減効果が見込める

今まで紙で仕分け、対応していたFAXが、クラウドFAXの仕組上でデータで保管できるようになります。プリントアウトの有無を選別して印刷できるため、印刷コストを大幅に削減できます。

そのため、社内の“ペーパーレス化”に大きく貢献するでしょう。

またサービスによっては、FAXデータをクラウド上に一定期間保管可能なため、従来の方法よりも文書管理がより効率的になるでしょう。

FAX送信スピードの改善

これまではFAXデータの送受信量に合わせ、個別にFAX回線を設ける必要がありました。繁閑期の送受信量の差が大きい場合、繁忙期の送受信量にあわせてFAX回線を用意してしまうと、閑散期には持て余してしまうこともあるでしょう。年間で見た際のコストは意外に大きく無視できないレベルです。

一方のクラウドFAXは、サービス提供事業者が保有するFAX回線を利用してFAX送信が可能なものもあり、無駄な投資をすることなく、FAX送信スピードのメリットを享受できます。

バックオフィスもフロントオフィスも、FAX業務がスピーディになる

クラウドFAXは、インターネットにつながるパソコンさえあれば、場所を問わず受信したFAXを確認できます。これはつまり、「働く場所に縛られない」ということです。

クラウドFAXを導入することで、受発注業務の大幅な改革が期待でき、FAXを仕分ける対応業務のバックオフィスから、営業担当まで幅広い領域の業務を効率化、スピードアップさせることができます。

テレワークなど多様な働き方に対応できる

インターネット環境さえあれば、オフィスの外からでもFAXの送受信ができるため、テレワークや在宅勤務、サテライトオフィスでの勤務といった多様な働き方にスムーズに対応できます。 「FAXを確認するためだけに出社する」といった事態をなくし、従業員の柔軟な働き方をサポートします。外出の多い営業担当者も、移動中や出先でスマートフォンからFAXを確認・返信できるため、ビジネスチャンスを逃しません。

セキュリティを強化できる

紙で出力される従来のFAXは、誰でも内容を見ることができてしまったり、印刷物を置き忘れたり、紛失したりするリスクがありました。

クラウドFAXでは、受信したFAXはパスワードで保護された管理画面や、特定の担当者のメールにのみ届くため、関係者以外が内容を目にするリスクを低減できます。また、送信ログが自動で記録されるため、いつ、誰が、どこに送信したかを正確に管理でき、誤送信の防止や内部統制の強化にもつながります。

BCP対策になる

クラウドFAXは、サービス提供事業者のサービスを利用するため、BCP対策になります。

クラウドFAXでは、インターネットにつながる環境・PCさえあれば、いつでも・どこでもFAXを送受信できます。万が一、自然災害や感染症拡大などで事業所に出社できなくても、FAX業務を行えます。特にFAXを企業間の受発注業務に使用している場合は、業務が継続できないと事業への影響もあるので、クラウドFAXを検討するといいでしょう。

クラウドFAXのデメリット

さまざまなメリットがあるクラウドFAXにも、デメリットは存在します。この段落ではデメリットについても詳しく紹介します。

インターネット環境が必須

クラウドFAXは、インターネット環境がなければ使えません。昨今、インターネット環境がない会社は少なくなりつつありますが、整備が必要です。また、速度が遅い場合にも環境を見直す必要があります。

また、テレワークや外出先からインターネットにアクセスする環境の整備も必要です。

トータルコストが割高になる場合がある

サービスによって料金体系は異なりますが、送信枚数に応じた従量課金制や、一定の受信枚数を超えると超過料金が発生するサービスなど様々です。

市内など近距離への通信では一般のFAXで利用する電話回線のほうが安くなるケースもあり、エリアによって通信コストはかえって高くなる場合があることも確認が必要なポイントです。

手書きの場合はスキャンが必要

クラウドFAXでは、手書きの書類や図面、帳票や申込書などを送るためには一度スキャンする必要があります。もし、デジタルデータ以外のものをFAXでやり取りする機会が多い場合には、スキャンの手間がかかり、かえって非効率になる可能性もあります。

FAX番号が変わる可能性がある

クラウドFAXサービスを新規で契約すると、多くの場合「050」から始まるIP電話番号が新たに割り当てられます。 長年使ってきた市外局番（「03」など）入りのFAX番号を取引先に周知している場合、番号の変更を通知する手間が発生し、相手に混乱を与えてしまう可能性があります。

ただし、サービスによっては、現在使用中の番号をそのまま引き継げる「番号ポータビリティ」に対応していたり、既存のFAX回線に専用アダプターを設置して番号を変えずに利用できたりする場合があります。 番号の継続を希望する場合は、契約前に必ず確認しましょう。

受信に気づきにくい場合がある

従来のFAX機は、受信すると着信音が鳴り、紙が出力されるため、受信したことに気づきやすいという利点がありました。一方、クラウドFAXはメールや管理画面への通知で受信をお知らせするため、他のメールに埋もれてしまったり、通知に気づかなかったりして、対応が遅れてしまう可能性があります。

この対策として、特定のメールは通知設定を工夫する、チャットツールと連携させて通知を送るなどの方法があります。

クラウドFAXの料金体系と費用相場

クラウドFAXの料金は、主に「初期費用」「月額基本料金」「送受信料金」の3つで構成されています。サービスやプランによって料金体系が異なるため、自社の利用状況を予測しながら比較検討することが重要です。

初期費用について

初期費用は、サービスの利用開始時に一度だけかかる費用です。多くのサービスでは無料または数千円程度に設定されていますが、既存のFAX番号を引き継ぐ場合や、特別な設定が必要な場合には、数万円程度の費用がかかることもあります。キャンペーンなどで初期費用が無料になることもあるため、各社のウェブサイトをチェックしてみましょう。

月額基本料金について

月額基本料金は、毎月固定で発生する費用です。料金はプランによって異なり、数百円から数万円までと幅広く設定されています。一般的に、料金が高いプランほど、無料で送受信できる枚数が多かったり、利用できるユーザー数が多かったり、付加機能が充実していたりします。

送受信料金（従量課金）について

送受信料金は、月額基本料金に含まれる無料分を超えてFAXを送受信した場合に、1枚あたりで課金される料金です。1枚あたりの単価は、送信が10円～20円、受信が5円～15円程度が相場です。この料金はプランや送信先の地域によっても変動します。毎月のFAX送受信枚数を把握し、どのプランが最もコストパフォーマンスに優れているかシミュレーションすることが大切です。

クラウドFAXの比較ポイント

さまざまな企業が提供するクラウドFAXですが、どのような視点で選ぶのが良いのでしょうか？ここでは、クラウドFAXを比較する際のポイントをご紹介します。

クラウドFAXの比較ポイント

• 現在のFAX番号が変わるか
• スモールスタートできるか
• 費用対効果があるか
• サービスの事業継続性や安定性があるか
• 現状の業務負荷を改善できるか
• 自社の使い方に合った機能があるか
• セキュリティ対策は万全か
• 対応デバイスと操作性を確認する

現在のFAX番号が変わるか

サービスによってはこれまでのFAX番号から移行する必要があるものや、選べる市外局番が限られているものもあります。番号を変えることになれば、取引先や仕入先など日々FAXでやり取りしている相手先すべてに周知徹底しなければならず、手間がかかるのは避けられません。

ただし、サービスによっては番号を変更しないでよいクラウドFAXもありますので、サービス提供事業者に確認しましょう。

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スモールスタートできるか

サービスによっては、全社・全拠点で一斉導入する必要があるものもあります。クラウドFAXを導入する必要のない拠点・部署にとってはかえって負担となり、またコストが余分にかかってしまいます。

導入により効果が見込める拠点・部署に限ってスモールスタートできるサービスを選定するといいでしょう。

費用対効果があるか

新しいサービスを導入するわけですから、初期費用・月額費用などのコストが発生します。効率化できる業務とコストを比較し、費用対効果が見込めるかを事前に検証するといいでしょう。

紙代・トナー代・インク代、複合機のリース代などの直接的なコストに加えて、クラウドFAXを導入することによる業務改善のコストも算出し、トータルの費用対効果を算出しましょう。

サービスの事業継続性や安定性があるか

クラウドサービスでは、サービス提供事業者にすべてのサービス基盤を預けることになります。そのため、万が一サービスが廃止してしまった場合、受発注や予約などのFAX配信業務が滞ってしまうことなり、大きな損失に繋がります。

まずは、サービスの利用社数、平均送信枚数、事業企業の財務指標などを確認し、企業間取引の基盤となる仕組みを預けるのに問題ないかをチェックしましょう。

また、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」や万が一の災害に備えた構成を用意する「DR環境」を採用しているかを確認した方がいいでしょう。

サーバが国内外のどちらにあるかも重要です。国内にサーバがあるベンダーは海外にサーバがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。また、海外にサーバがある場合、メンテナンス時間が国内の業務時間にあたる可能性もあります。

現状の業務負荷を改善できるか

クラウドサービスを導入しても期待していた業務改善効果が得られなかった場合、原因として「もともとそれほど業務負荷が大きくなかったこと」も考えられます。小規模な業務にクラウドサービスを導入したとしても、大きな改善効果は実感できません。

クラウドFAXを導入する前には必要性を判断するために、現状でFAX送受信がどの程度の業務負荷になっているのか正確に把握する必要があります。

サーバ管理・運用の手間、モデムなどハードの調達、保守更新時のリプレイス対応、不達FAXの管理・再送対応・・・など、現状の業務負荷の把握を行い、クラウドFAXで改善できるかを検証することが重要です。

自社の使い方に合った機能があるか

FAXの送受信という基本機能以外にも、サービスによって様々な付加機能があります。例えば、以下のような機能が必要かどうかを検討しましょう。

• 複数人へ一斉に送信する機能
• 受信したFAXを自動で担当部署のフォルダに振り分ける機能
• 受信したFAXにコメントやスタンプを追記して返信する機能
• API連携で基幹システムとデータをやり取りする機能

多機能なサービスは魅力的ですが、使わない機能のために月額料金が高くなるのは本末転倒です。自社の業務フローを洗い出し、本当に必要な機能を見極めましょう。

セキュリティ対策は万全か

FAXでは機密情報や個人情報を扱うことも多いため、セキュリティ対策は非常に重要です。通信が暗号化されているか、不正アクセスを防止する仕組みがあるか、操作ログは管理できるかなど、サービスのセキュリティレベルを確認しましょう。 プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証を取得しているサービスは、信頼性の一つの指標となります。

対応デバイスと操作性を確認する

従業員がストレスなく使えるよう、操作性の確認も大切です。多くのサービスでは、無料トライアル期間が設けられています。 この期間を利用して、実際に管理画面を使ってみて、直感的に操作できるか、動作はスムーズかなどを確認しましょう。また、スマートフォンやタブレット用のアプリが提供されているか、どのOSに対応しているかも、外出先での利用が多い場合は重要なポイントになります。

まとめ

クラウドFAXを導入すれば、社内のFAX業務を大幅に改善できます。工数やコストの削減はもちろん、“ペーパーレス化”にも繋がる次世代のサービスといえるでしょう。本記事でご紹介したメリットや比較ポイントをもとに、自社に最適なサービスを選んでみてください。

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