FAXが送信できない原因は?不達トラブルを回避する方法を解説!

>>FAXの不達管理の手間が軽減できる<<
「FNX e-帳票FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】


FAXが送信できない原因は?不達トラブルを回避する方法を解説!


こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。

FAXを利用する限り、常に留意しなければならない問題が「FAXが相手に届かない=不達」です。FAXが相手に届かない・不達のトラブルを回避するためには、送達状況を把握しなければならないほか、状況に応じて素早く再送する対応が求められます。

こちらでは、FAXが不達になる原因や不達による問題、不達管理の手間を軽減するための解決策についてお話しします。



BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


クラウド?オンプレ? 大量のFAX配信の方法を徹底比較!!


目次[非表示]

  1. 1.FAXが送信できない(不達になる)原因
    1. 1.1.FAX回線が使用中の場合
    2. 1.2.受信側機器のトナー・用紙切れ・故障など
  2. 2.FAXが送信できないことによる問題
    1. 2.1.ビジネス上の機会損失・トラブルにつながる
    2. 2.2.取引先・顧客との信頼関係に悪影響が起こる
    3. 2.3.不達管理の手間が発生する
    4. 2.4.保有しているFAXの回線数によってはリダイヤルがうまくいかない
  3. 3.クラウドFAXサービスによる不達管理の効率化
    1. 3.1.送達管理が容易に可能
    2. 3.2.不達原因の究明もサポート
  4. 4.まとめ



FAXが送信できない(不達になる)原因

まずは、FAXが送信できない原因について知っておきましょう。代表的なケースを2つに分けてご紹介します。


FAX回線が使用中の場合

1本のFAX回線が、1つのFAXを受信している最中は他のFAXは受信できません。そのため、FAXを送信したタイミングで受信側が他のFAXを受信していると、不達になるケースがあります。

また、一般的な企業ではFAXと電話の回線が別になっていることが多いと思いますが、もし共通番号を利用している場合は受信先が電話の話し中のタイミングにはFAXが不達になってしまいます。


受信側機器のトナー・用紙切れ・故障など

受信側機器のトナーや用紙などの消耗品がなくなっている場合、送信したFAXが出力されません。

近年のコピー機・複合機は一時的にファイルを保存するメモリー機能が搭載されているため、保存されたイメージデータは消耗品を補充したタイミングで印刷されますが、設定が誤っている可能性や機能が正しく動作しないことも考えられます。


また、コピー機・複合機はトラブルが起きやすく、物理的な故障によってFAXが不達になるケースも考えられます。

>>FAXの不達管理の手間が軽減できる<<
「FNX e-帳票FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】


FAXが送信できないことによる問題

ビジネス上の機会損失・トラブルにつながる

ビジネスで送信するFAX文書の代表例として、発注書、受注請書、支払通知書、在庫管理表、見積書などの帳票が挙げられます。

いずれも、期日までに届けなければトラブルにつながり得る緊急度が高い書類です。FAXの不達が起こると、情報伝達の遅れ、受発注ミス、機会損失といった問題が考えられます。


取引先・顧客との信頼関係に悪影響が起こる

また、不達原因の所在に関わらず、取引先・顧客との信頼関係に悪影響が起こることも考えられます。不達のまま放置すると、クレームの原因となることも少なくありません。

可能な限り不達をなくす取り組みとともに、適切な不達管理と迅速な再送対応が求められます。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


不達管理の手間が発生する

上述した問題から、当然ながら不達の発生は好ましいことではありません。しかし、不達は受信側の状況や機器設定によって起こることが多く、送信側でできる対応が少ないのが事実です。

そのため、送信状況を正確に管理し、必要に応じてリダイヤルを行う対応が求められます。


大量送信を行う場合、マンパワーだけで送信状況を確認するのは現実的ではありません。不達状況を含めた送信の正確な状況をチェックできるシステムが必要です。不達を検知して自動的に再送を行うようにシステムを設計することもあります。


保有しているFAXの回線数によってはリダイヤルがうまくいかない

ここで留意しなければならないのは、保有しているFAXの回線数です。

原則として、再送を含め、FAXの送信は保有している回線数の範囲でしか同時に行えません。大量のFAX送信と不達管理を行っている場合、リダイヤルがままならない可能性があります。


  FAXが届くまでの時間は?送信スピードを早くするポイントもご紹介 FAXが評価されている理由のひとつが、「早く・確実に送れること」です。しかし、実際には受信側の環境によって、FAX送信に時間がかかることや失敗してしまうこともあります。こちらでは、一般的なFAXの送受信にかかる時間や送信が失敗しやすい環境、ビジネス文書のFAXを確実に届けるためにおすすめの取り組みについてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


また複数ページを同じ宛先に送信して不達になった場合、すでに送信できているページも含めて再送しなければならないケースもあります。送信件数が多い場合、可能な限り再送するページ数を少なくすることも大切です。


このように、不達管理・再送対応には多くの手間が発生し、FAX送信の担当者にとって大きな負担となることが考えられます。

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


クラウドFAXサービスによる不達管理の効率化

クラウドFAXサービスによる不達管理の効率化


送達管理が容易に可能


FAXの大量配信で避けられない「FAXが相手に届かない=不達」トラブルを軽減するために役立つのが、クラウドFAXサービスです。

多くのクラウドFAXサービスでは、送信結果をシステム上で確認できます。事業者が保有している回線数も多いため、必要に応じたリダイヤルも容易、かつスピーディーです。


ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」では、メールによるレポートやWEB管理画面での表示など、さまざまな送達・不達管理方法をご提供しています。

不達のリダイヤル設定や、届かなかったページから送信する途中電文出力も可能です。不達管理・再送の手間を削減するソリューションとしてご利用いただけます。


  業務効率化やコスト削減の実現はもちろん、アウトソーシング推進のトリガーに 総合物流企業のトナミ運輸株式会社樣。自社構築のFAXサーバーからクラウド化することで、サーバーの管理やトラブル対応の負担がなくなり、送信スピードもアップ。さらに今後5年間で約15%のコスト削減見通しとなり、効果を実感いただいています。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



不達原因の究明もサポート

また、「FNX e-帳票FAXサービス」では不達原因の究明もサポートを行います。

管理画面やレポートからわかる「不達」という結果だけでは原因がわからず、再送しても不達になる可能性は否定できません。電話サポートにお問い合わせいただければ、不達原因の究明調査を行います。


FAXで送る帳票は取引に関する重要書類であり、本来であれば期日までに届くことが前提です。

ネクスウェイでは、そうした文書を「早く確実に届けたい」というお客様のニーズを理解し、不達による業務への影響度を可能な限り少なくする努力をしています。時間外の電話サポートにも対応しておりますので、お気軽にご連絡ください。



  5年間で190万円のコスト削減、ハードトラブルからの解放、各拠点の情報集約 外食産業専門総合商品商社の岩田産業株式會社樣。ハード不要の『e-帳票』に切り替えたことで、ハードならではのトラブルから解放され、さらにこの先5年間で190万円のコスト削減が可能に。 FNX e-帳票FAXサービスの評価についてお聞きしました。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集



まとめ

FAXの不達原因は受信側に依存する部分が大きく、特に大量送信を行う場合には避けられません。送達状況を管理し、素早くリダイヤルを行う対応が重要です。

クラウドFAXサービスは、FAXの大量送信だけではなく、不達管理・再送の手間を削減するソリューションともなります。不達管理・再送によるリソースの圧迫を問題視されている企業様は、ぜひ「FNX e-帳票FAXサービス」のご利用をご検討ください。



FAX配信業務の効率化ができる「FNX e-帳票FAXサービス」のサービス資料をダウンロードする【無料】


クラウド?オンプレ? 大量のFAX配信の方法を徹底比較!!


FAX帳票配信サービス「FNX e-帳票FAXサービス」の詳細はこちらから

株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。 製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。
BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介!!事例集無料ダウンロード

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした!
20社の事例集ダウンロード

 

  • FAX受発注業務や請求業務のコストを削減したい
  • FAXの保守管理の手間を削減したい
  • 経理担当者の働き方改革を始めたい

このようなお悩みをお持ちの方におすすめの事例集です。20社がどのように業務改善やコスト削減を実現したのか、ご紹介しています。

ぜひダウンロードしてみてください。

 

フォームに必要事項をご記入いただくと、
無料で
事例集ダウンロードが可能です。
会社でお使いのメールアドレスをご記入ください。
 
企業間商取引の業務効率化ノウハウ

企業間商取引のデジタル化・自動化は
ネクスウェイにご相談ください

お電話でのお問い合わせはこちら
お見積もりやサービスに関するお問い合わせはこちらから
企業間商取引支援ソリューションの資料をこちらからダウンロードできます
Documents

人気ダウンロード資料

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集ダウンロード
BtoB取引のFAX・帳票業務をカイゼンした
20社の事例集ダウンロード

FAX受信サービス選び方ガイド
\3 分でわかる!/
FAX受発注業務のカイゼン ~4つの方法とポイント~

クラウド?オンプレ?大量のFAX配信の 方法を徹底比較!!
クラウド?オンプレ?
大量のFAX配信の方法を徹底比較!!


リモートデモのご案内

各種サービスの画面や操作感を実際にご体験いただけます
 

記事検索

 

Ranking

人気記事ランキング

Tags

タグ一覧