ペーパーレスFAXで業務効率化とコスト削減を実現するには？

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

企業間の商取引において、EDIやWEB受発注も増えてきていますが、商習慣の関係上FAXを廃止できないという企業も少なくありません。

そんななかで注目を集めているのがペーパーレスFAXサービスです。「FAXはなくせないが、業務効率化したい」というニーズにぴったりのサービスです。

こちらでは、ペーパーレスFAXの概要、メリットやどのように業務効率化を実現するかについてお話しします。

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働き方改革で実現すべき目標

「働き方改革」とは、日本企業における労働環境の大幅な改善を目指す取り組みです。「一億総活躍社会」を実現するために、日本政府が推進しています。長時間労働の蔓延、過労死、非正規労働者の増加と正規労働者との待遇差といった問題を解消する取り組みとして期待されています。

政府の推進を受け、実際に働き方を大きく変えようとしている企業は少なくありません。働き方改革で企業が実現すべき目標と考えられているのは、主に以下の3ポイントです。

従業員の生産性向上

長時間労働が是正されるに伴い、日本企業の気風は「何時間働いたか」から「時間当たりどれぐらいに成果を出したか」にシフトしています。

時間当たりのアウトプットを最大化するためには、従業員の生産性向上が不可欠です。従来の業務を高効率で終わらせることにより、心理的余裕やさらに重要な業務へ集中するリソースが生まれます。

離職率低減・採用強化

企業にとって社員の離職は避けたい事態のひとつ。離職の理由としてさまざまなものが考えらますが、代表的な理由がワークスタイルです。

働き方改革以降は社員を貴重な財産と考え、少しでも働きやすい環境を整えようと試みる企業が増えています。離職率が低減すると内外のイメージも向上し、結果的に採用強化にもつながります。

従業員満足度の向上

働き方改革のゴールとも考えられているのが、従業員満足度の向上です。

「この企業で働き続けたい」という従業員のエンゲージメントが高まると、労働生産性の大きな向上が期待できます。そのために、快適な職場環境の整備・個々のライフイベントの尊重・柔軟な働き方への対応など、働き方改革の取り組みが不可欠です。

働き方改革の基本は既存業務のIT化

働き方改革で注意しなければならないのが、「改善しなければならない」「是正しなければならない」といった言葉だけで形骸化してしまうことです。心がけを提唱するだけで、実際には何も変わっていない企業が多いのも事実です。

そもそも、働き方改革は意識や心がけだけでは実現できません。

ソリューションのひとつとして考えられているのが、ITツールです。

既存業務の多くをITツールによって代替・効率化させれば、上述した働き方改革のポイントの多くを実現できます。実際に、無駄な残業・業務負荷・ストレスがなくなり、余剰のリソースをコア業務に充てられるようになった企業は少なくありません。

企業間商取引でのFAX受発注業務にも働き方改革が必要

世界的に見ると日本に根強く残るFAX文化は非効率だと考えられています。

今までのFAX文化をそのまま残しておくのは、働き方改革の考えにおいては損失にもつながるでしょう。

受発注などの企業間商取引を効率化する仕組みとしてEDIやWEB受発注システムなどが普及していますが、現状は顧客や取引先にも導入を強いることになるためFAXの送受信を完全にEDIやWEB受発注に置き換えることは困難です。

業務効率化につながるペーパーレスFAXとは？

企業間の商取引において、EDIやWEB受発注も増えていますが、「商習慣の関係上、FAXは廃止できない」という企業も少なくありません。

そんななかで注目を集めているのがペーパーレスFAXサービスです。

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXとは、受信したFAXを電子データに変換し、パソコンやサーバー（オンプレミス・クラウド）に保存したりメールで送信したりできるシステム・サービスのことです。手元のPCからFAXのファイルデータを閲覧できるサービスが多いです。

メリット・デメリットや導入事例などをまとめていますので、詳しくは下記記事をご覧ください。

まとめ

企業が自覚しているかどうかにかかわらず、FAXによる受発注業務の負担はとても大きいものです。

取引先の状況や、新しいツールを入れることへの現場の抵抗感など、さまざまな要因はあるとは思いますが、ぜひペーパーレスFAXでFAX業務の効率化を検討してみませんか。

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