ペーパーレスFAXによる働き方改革

日本政府が推進する働き方改革。実現できれば生産性の向上、従業員のストレス低減などさまざまなメリットが期待できますが、そのためには一つ一つの業務を見直す必要があります。企業間の商取引におけるFAX業務についても例外ではありません。

こちらでは、ペーパーレスFAXサービスによる働き方改革のイメージについてお話しします。

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1. 働き方改革で実現すべき目標

「働き方改革」とは、日本企業における労働環境の大幅な改善を目指す取り組みです。「一億総活躍社会」を実現するために、日本政府が推進しています。長時間労働の蔓延、過労死、非正規労働者の増加と正規労働者との待遇差といった問題を解消する取り組みとして期待されています。

政府の推進を受け、実際に働き方を大きく変えようとしている企業は少なくありません。働き方改革で企業が実現すべき目標と考えられているのは、主に以下の3ポイントです。

従業員の生産性向上

長時間労働が是正されるに伴い、日本企業の気風は「何時間働いたか」から「時間当たりどれぐらいに成果を出したか」にシフトしています。

時間当たりのアウトプットを最大化するためには、従業員の生産性向上が不可欠です。従来の業務を高効率で終わらせることにより、心理的余裕やさらに重要な業務へ集中するリソースが生まれます。

離職率低減・採用強化

企業にとって社員の離職は避けたい事態のひとつ。離職の理由としてさまざまなものが考えらますが、代表的な理由がワークスタイルです。働き方改革以降は社員を貴重な財産と考え、少しでも働きやすい環境を整えようと試みる企業が増えています。離職率が低減すると内外のイメージも向上し、結果的に採用強化にもつながります。

従業員満足度の向上

働き方改革のゴールとも考えられているのが、従業員満足度の向上です。「この企業で働き続けたい」という従業員のエンゲージメントが高まると、労働生産性の大きな向上が期待できます。そのために、快適な職場環境の整備・個々のライフイベントの尊重・柔軟な働き方への対応など、働き方改革の取り組みが不可欠です。

2. 働き方改革の基本は既存業務のIT化

働き方改革で注意しなければならないのが、「改善しなければならない」「是正しなければならない」といった言葉だけで形骸化してしまうことです。心がけを提唱するだけで、実際には何も変わっていない企業が多いのも事実です。

そもそも、働き方改革は意識や心がけだけでは実現できません。

ソリューションのひとつとして考えられているのが、ITツールです。

既存業務の多くをITツールによって代替・効率化させれば、上述した働き方改革のポイントの多くを実現できます。実際に、無駄な残業・業務負荷・ストレスがなくなり、余剰のリソースをコア業務に充てられるようになった企業は少なくありません。

3. 企業間商取引でのFAX受発注業務にも働き方改革が必要

世界的に見ると日本に根強く残るFAX文化は非効率だと考えられています。

今までのFAX文化をそのまま残しておくのは、働き方改革の考えにおいては損失にもつながるでしょう。

受発注などの企業間商取引を効率化する仕組みとしてEDIやWEB受発注システムなどが普及していますが、現状は顧客や取引先にも導入を強いることになるためFAXの送受信を完全にEDIやWEB受発注に置き換えることは困難です。

業務効率化につながるペーパーレスFAXとは？

EDIやWEB受発注の勢いに押されるFAXですが、商習慣の関係上廃止はできないという企業も少なくありません。そんななかで注目を集めているのがペーパーレスFAXサービスです。

これは、受信したFAXを電子データに変換し、パソコンやサーバー（オンプレミス・クラウド）に保存したりメールで送信したりできるシステムのことです。

手元のPCからFAXのファイルデータを閲覧できるシステムが多いです。

とくに、クラウドシステム経由で受信したFAXを電子化し、WEBブラウザ上で仕分け・編集・返信・保管ができるペーパーレスFAXサービスであれば、自社のFAXに関わる業務を大幅に効率化できる一方で顧客や取引先は従来通りFAXを使用できるため、相手先に強いることは何もありません。

事実上、FAXを利用しながら働き方改革の取り組みが可能になります。

4. ペーパーレスFAXで業務効率化！そのメリットとは？

ペーパーレスFAXは業務効率化を後押しするソリューションです。主なメリットを見ていきましょう。

デスクでのFAXの確認・編集・返信

通常は、FAXの送受信の度に複合機のそばまで行かなければなりません。送受信の頻度が多いほど、この移動によるロスは無視できない大きさになっていきます。

ペーパーレスFAXサービスがあれば、社員は個々のデスクからFAXを確認・編集・返信できるようになり、無駄な時間・労力が削減されます。

配信元・担当者に応じたFAXの自動仕分け

受信したFAXは自動で仕分けされるため、紙のFAXを仕分けしていたときのような工数が削減されます。また、送受信状況をデータとして管理することで、配信元や担当者ごとの送信枚数・作業量を可視化することも可能です。

作業量が多い従業員へのフォローや、作業の多い拠点への人員配置などにも活用できます。

オフィス外からのFAX確認

クラウドサービスによってFAXを受信するため、インターネットさえあればオフィスの外からでもFAXを確認できます。

社員の集中できる環境や予定に合わせて自由に作業場所を選べるテレワーク制度の実現に貢献します。

他の拠点・部署からの業務支援

万が一、社員の急なお休みや自然災害による出勤不可能な状況になったとしても、クラウドサービス上にFAXのデータが保存されているため、他の拠点・部署のメンバーがWEBブラウザ上で作業をフォローすることが可能です。

社員の柔軟な働き方や働きやすさの実現にも効果的ではないでしょうか。

データ化による紛失リスクの低減

紙に印刷された情報は常に紛失の危険性を秘めています。個人情報が含まれているようなものは管理も大変。

一方、ペーパーレスFAXであればデータとして扱われるためセキュリティ対策が取りやすく、紛失のリスクも最小限に抑えられます。

発注書や請求書などのFAX帳票の管理も楽々

発注書や請求書などの帳票は、数年間保管することが基本です。FAXで送られてきた帳票FAXもすべてファイリングしなくてはなりません。

しかし、この作業には多大な労力が必要です。さらに、紙の保管には物理的なスペースも必要になりますし、整理整頓を怠れば検索性も下がります。

ペーパーレスFAXであれば、受信したデータの保管も簡単です。どれだけ量が増えても、ファイル棚を圧迫するようなことはありません。

受信日時や取引先名で検索をかければすぐに目的のFAXを探せるという点も大きなメリットです。

ペーパーレス化で経費も削減

ペーパーレス化で削れる経費はトナー代や用紙代だけではありません。もっとも大きいのは人件費です。これまで手作業で行ってきたFAXの送信や管理がパソコン内で完結すれば、大幅な業務効率化につながります。

結果として、社員の作業量が減り、残業代等を含む人件費の削減につながります。

また、時間に余裕ができることで、社員それぞれがコア業務に集中できれば、仕事の生産性向上も期待できます。業務負荷軽減と労働生産性向上の両立は、働き方改革においても主なテーマ。ペーパーレスFAXは、その足がかりとなるソリューションです。

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5. FAXの業務負担は率先して着手すべき改革

企業が自覚しているかどうかにかかわらず、FAXによる受発注業務の負担はとても大きいものです。

取引先の状況や、新しいツールを入れることへの現場の抵抗感など、さまざまな要因はあるとは思いますが、ぜひITサービスにFAX業務の効率化を検討してみませんか。

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