ペーパーレスFAXとは？メリット・デメリットや導入事例を詳しく紹介

商取引のデジタル・DX化が進む一方、取引先との受発注業務でFAXを利用している企業もまだまだ多いのも事実です。一方で、従来の紙を用いたFAX業務は非効率な面も多く、企業活動への影響も小さくはないです。

そこで、FAX業務の効率化が可能なペーパーレスFAXの特徴やメリット・デメリット、導入事例をまとめました。

FAX業務の効率化・ペーパーレス化を検討する際の参考に、ぜひご覧ください。

ペーパーレスFAXを検討中の方へ
＞＞＞FAX受発注業務のカイゼン4つの方法とポイント ダウンロード【無料】はこちら

何枚FAXを受信しても追加課金は0円！
＞＞＞今お使いの番号が変わらない「FNX e-受信FAXサービス」のプラン・価格を確認する

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXとは、送受信するFAXをデータとして管理するサービス・製品の総称です。従来のFAXとは異なり、送信前にプリントアウトする必要や、受信したFAXを紙に印刷する必要はありません。

印刷の必要がないので、インク代・紙代などのコストが削減できるほか、FAXデータはファイルサーバーやクラウドサービス上に保管されるため、FAX紙の保管場所などの削減にもつながります。

また、ペーパーレスFAXのなかには、PC画面上で追記やスタンプ押印などができるものもあり、従来の紙FAXの業務が効率化できるなどのメリットがあります。

ペーパーレスFAXの導入がオススメな企業

このようにメリットの多いペーパーレスFAXですが、具体的にはどのような企業が導入するべきなのでしょうか？詳しく見ていきましょう。

FAXの送受信の頻度が高い

業務において日常的にFAXを用いているなど、FAXを送受信することが多い企業にはオススメです。従来の紙FAXの場合は、送受信の都度、複合機へ移動する必要がありました。一回一回の時間や距離は些細なものでも、積み重なると大きな工数になります。

ペーパーレスFAXの場合は、FAX送受信の操作は手元のPCで行えるため、これらの時間や労力が削減できます。

FAXの仕分けやファイリング作業が多い

取引先や商材ごとなど、処理担当が決まっていて、その担当へ受信したFAXを仕分けるシーンが多い場合はペーパーレスFAXがオススメです。

ペーパーレスFAXなら、受信したFAXを自動で仕分けられます。FAX送信元番号や取引先名などの事前に設定した条件に応じて自動仕分けされるため、自社の業務に応じた設定にすれば、業務を格段に効率化できるでしょう。

また、処理の終わったFAXを処理日や担当ごとにファイリングしている場合も、その作業は一切不要になります。受信した時点で仕分けされているので、改めてファイリングし直す工数やFAXを棚や倉庫に保管する必要がなくなります。

セキュリティ上のリスクがある

従来のように紙でFAXをやり取りする場合、FAXが他の書類にまぎれて紛失しまうことや、誤って破棄してしまう可能性はゼロにはできません。特に、発注書や見積回答書など、企業間取引に関する帳票をFAXでやり取りしている場合、取引先に与える影響は小さくありません。

ペーパーレスFAXの場合、送受信したFAXはデータとしてサーバーやクラウド環境に保管されるため、紛失や誤った破棄のリスクを低減できます。

テレワークを推進している

テレワークを推進している企業、「FAXが会社に届くため、テレワークは難しい」とテレワークの導入を諦めている企業にも、ペーパーレスFAXはオススメです。

従来は、会社に届くFAXを確認するには会社に出社する必要がありました。また、FAXを送信する場合もFAX機のある会社まで行かなければ送れません。このような状況では、テレワークの推進は難しいでしょう。

ペーパーレスFAXであれば、FAXの送受信は手元のPCから行えるため、FAXの確認・送受信はテレワーク環境でも行えます。

また、サービスによっては、FAXの処理状況をステータスで管理できるものもあります。管理者はメンバーの業務の進捗状況などが一目で確認でき、マネジメントにも活用できるでしょう。

テレワークでメンバーの業務状況が把握できない、などの課題がある企業にもオススメといえるでしょう。

弊社のお客様でも、在宅勤務しやすい環境づくりに、ペーパーレスFAXを選択されたお客様もいらっしゃいます。

ペーパーレスFAXのメリット

紙を使わない「ペーパーレスFAX」の特徴やメリットを解説します。

​​​​​​​テレワーク・外出先でもFAX業務ができる

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを紙に印刷する必要がなく、また送信時もPC内のデータからFAXが送信できます。

そのため、FAX機が手元にない、テレワークや外出先でもFAXに関する業務が行えるようになります。

外出中の営業にお客様から問い合わせがあった場合も、手元のPCやタブレットからすぐに該当のFAXを探して回答できます。問い合わせ対応スピードの向上は顧客満足度の向上に効果的といえるでしょう。

また、内勤でFAX処理を行っている業務担当も、インターネットにつながるPCさえあればテレワークでもFAXを送受信できます。

ペーパーレスFAXを働き方改革への活用については、下記の記事に詳細をまとめていますのでご覧ください。

紙管理の業務が効率化できる

従来の紙FAXの場合、

1. FAX機までFAXを取りに移動する
2. 担当者の机に配る
3. 手書きで納期回答の記入やスタンプ押印
4. FAX機まで移動して返信
5. 日付・取引先ごとにファイリング
6. 倉庫やキャビネットに保管
7. 問い合わせがあった場合はFAXを探す

など、手作業ゆえの非効率な工数が発生していました。

ペーパーレスFAXであれば、これらのアナログなFAX業務を効率化できます。

1. FAXを受信したら自動でサーバーやクラウドに保管
2. 担当者・取引先ごとに自動仕分け
3. PC画面からコメント記入やスタンプ押印
4. 手元のPCからFAXを返信
5. 保管のためのファイリングは不要
6. データ保管のため、保管場所は不要
7. 問い合わせがあった場合にも、システムからカンタンに検索できる

単純なFAXのデータ化だけでなく、業務効率アップの効果も見込めます。

コスト削減につながる

紙を使わないため、印刷代・紙代・インク代などのコストが削減できます。また、FAX紙の保管のためのスペース代も節約できます。

弊社のお客様でも3ヶ月で25,000枚の紙を削減した事例もあります。

しかしそれだけではありません。前述したような業務効率化をすることで、作業時間が削減でき、残業代等を含む人件費の削減につながります。

これまで手作業で行ってきたFAXの送信や管理がパソコン内で完結すれば、大幅な業務効率化につながるためです。

紛失リスクが低減できる

紙の場合は、机やFAX機に置いておいたFAXが紛失する、誤って破棄してしまう、などの紛失リスクがあります。発注書や見積回答書など商取引に関する書類の場合、取引先に迷惑をかけるだけでなく、会社の信用問題にもなりかねません。

ペーパーレスFAXの場合、送受信したFAXはデータとして保管されるため、これらの紛失リスクを低減できます。

ペーパーレスFAXのデメリット

これまでペーパーレスFAXには多くのメリットがあると解説してきましたが、一方でデメリットはないのでしょうか？

この章ではペーパーレスFAXのデメリットについて説明していきます。

専用サービスの契約やソフトインストールが必要

今まで紙で送受信していたFAXをペーパーレスするために、専用サービスの契約やソフトのインストールが必要です。

必要な準備やかかるコストは異なるため、自社の要件を整理した上で、サービス提供企業に相談するといいでしょう。

以下の記事に詳細を記載していますので、参考にしてください。

今の業務フローの見直しが必要になることがある

今まで紙で運用していたものをデジタル化・ペーパーレス化するため、従来の運用フローを見直す必要が生じるケースもあります。

例えば、今まで紙を回覧してWチェックしていた場合、ペーパーレスFAXではWチェック用フォルダや捺印機能を活用するなどの工夫が必要でしょう。あるいは、3段ボックスで「未処理」「処理中」「処理済み」などのステータス管理をしている場合には、サービス内でステータス管理ができれば問題なく運用できるはずです。

また、従来の運用方法や運用フローが変わることに抵抗感を覚える社員がいる場合もあります。そのような場合は、他社での運用例などをサービス提供企業に相談できると安心です。

ネクスウェイでは、豊富な導入実績をもとに

• 運用はどうやって決めていけばいいの？
• 導入後、社内でうまく運用できるのか心配です。
• 現場へ導入の説得をするにはどうしたらいいか？

などの質問にも回答しています。ぜひご覧ください。

ペーパーレスFAXの導入事例

ペーパーレスFAXを導入して成果を出している企業の事例を紹介します。

導入事例①　3ヶ月で25,000枚の紙を削減

酒類・食品類の卸売の株式会社オーリック樣では、発注書が1日に100枚弱も届いていました。FAXを複合機へ取りに行く時間、手を動かしてFAX紙を一枚ずつ仕分けるのに工数や手間がかかっていました。

ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、アナログな紙FAXをすべて電子化。

FAXをパソコン上で確認できるため、移動する必要がなくなり、発注書の仕分けも画面上で簡単に操作できるため、1日あたり約20分の時間削減につながりました。

また、発注書がすべてデータ管理になることで、保管場所を用意する必要がなくなり、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスを実現されています。

導入事例②　月40時間のファイリング時間がゼロに

工業製品・合成樹脂製品などの卸売業のYKアクロス株式会社樣。発注書のFAXが1ヶ月では約1500枚も届くため、自席と複合機を往復するタイミングが多く、電話をとれないなどの課題が生じていました。また、書類の紛失リスクや問い合わせがあった際に該当のFAXを探すのに時間にも悩まされていました。

ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、ファイリングの手間がなくなり、1つの部門だけで毎月約40時間が削減されています。

さらに、問い合わせがあった場合にも、該当のFAXをすぐに探して回答でき、お客様満足度向上にもつなげていらっしゃいます。

導入事例③　受発注のFAXを100%ペーパーレス化

金属加工品の製造・販売業のNJT銅管株式会社様。紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えず、シフト出社している営業アシスタントに業務負荷がかかっていました。

ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、受発注のFAXを100%ペーパーレス化を実現。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行える体制を構築されています。

また、脱手書きや送受信履歴の追跡で顧客とのコミュニケーションがスムーズになったそうです。

​​​​​​​

ペーパーレスFAXを実現する3つの方法

ペーパーレスFAXを実現するにはどうしたらよいのでしょうか？

方法は複数あり、具体的には「PC-FAX」「FAXソフト」「インターネットFAX」の3種類です。詳細は以下記事にまとめておりますので、ご覧ください。

なかでも、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを使う方法がオススメです。

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは単にFAXをデータ化・ペーパーレス化するだけでなく、FAX業務の効率化を実現できるからです。自動仕分けや定型文挿入機能、電話帳機能など、FAX業務を効率化できる機能が搭載されているからです。

ネクスウェイの提供する「FNX e-受信FAXサービス」であれば、ナンバーポータビリティや転送サービスなどの設定も不要、追加費用も必要なく、今使っているFAX番号が変わらずにペーパーレスFAXをご利用いただけます。

- 「FNX e-受信FAXサービス」とは？

「FNX e-受信FAXサービス」は、受信したFAXをウェブ上で閲覧・仕分け・編集・保管・返信できる、今お使いのFAX番号が変わらないクラウドFAX受信サービスです。

受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。

紙での送受信がすべてデータ化でき、ペーパーレスを実現できます。

また、既存のFAX回線にアダプタをつける仕様のため、アダプタをつけた回線は電子化され、アダプタをつけない回線は今まで通り紙でFAXを送受信できます。そのため、事業所・部署ごとにアダプタを設置し、導入のスモールスタートも可能です。

- FAX業務効率化にも最適

「FNX e-受信FAXサービス」では、受信したFAXを単に電子化するだけでなく、FAXを用いた受発注業務全体を効率化できる機能があります。

画像やデート印の挿入、二重線差し込み機能、9色のマーカーなど、現場の細かな運用をサポートする機能を搭載しています。

その他の機能の詳細につきましては、下記よりぜひご覧ください。

まとめ

今回は、「FAX業務の効率化が可能なペーパーレスFAXの特徴やメリット・デメリット、導入事例」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

■　ペーパーレスFAXの導入がオススメな企業

• FAXの送受信の頻度が高い
• FAXの仕分けやファイリング作業が多い
• セキュリティ上のリスクがある
• テレワークを推進している

■　ペーパーレスFAXのメリット

• テレワーク・外出先でもFAX業務ができる
• 紙管理の業務が効率化できる
• コスト削減につながる
• 紛失リスクが低減できる

■　ペーパーレスFAXのデメリット

• 専用サービスの契約やソフトインストールが必要
• 今の業務フローの見直しが必要になることがある

今お使いの番号そのままにペーパーレスFAXに移行する場合、オススメは「FNX e-受信FAXサービス」です。

ナンバーポータビリティや転送サービスなどの設定も不要、追加費用も必要なく、今使っているFAX番号が変わらずにFAXをペーパーレス化できます。

​​​​​​FAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。

FAXのペーパーレス化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。

＞＞＞今お使いのFAX番号が変わらないクラウドFAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロード【無料】 

FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから