FAX受信に気づかない？大切なFAXを確認するために
重要なFAXにあとから気づいた経験はないでしょうか。もしくは、確認漏れが起きないよう頻繁にFAX機を確認しなければいけないことを手間に感じている方も多いかもしれません。
こちらでは、FAXの確認漏れによるリスクや確認漏れを防ぐためのソリューションについてお話しします。
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目次[非表示]
1. 紙のFAXだからこそ発生する確認漏れ
FAXでは以下のようなリスクに注意が必要です。
- 紛失
- 他の仕分けに紛れる
- 用紙切れ・インク切れ・FAX機の故障
- 破損・汚損
こうしたリスクは、重要な文書の確認漏れにつながります。FAXの情報を正確に伝えるためには、正しく印刷され、担当者のもとへと破損や汚損なく届けられる必要があるのです。
言い換えれば、これらはFAXが物理的に印刷する仕組みだからこそ生じるトラブルといえます。確認漏れに早い段階で気づければフォローできますが、用紙切れ・インク切れ、FAX機の故障、仕分けミスなど確認漏れそのものにしばらく気づかない場合は深刻です。時間が経過するほどカバーが難しくなっていきます。
2. FAXの確認漏れが起こると？
受信FAXの確認漏れが起こるとどのような問題が起こるのでしょうか。想定される代表的な問題をご紹介します。
機会損失
発注書をFAXで受信している場合、確認漏れによって対応が遅れてしまうことになります。顧客にとって発注企業の代表的な基準となるのが、スピーディーな見積もり解答やリードタイムです。
確認漏れで発注対応が遅れてしまった場合、競合に顧客が流れ、販売機会を喪失してしまう可能性は否定できません。
オペレーションへの悪影響
確認が遅れたからといってそれ以降の対応も後ろ倒しにできるとは限りません。送り主起因で発生したトラブルではないため、通常通りスピーディーな対応が求められることもあるでしょう。確認が遅れた分を巻き返さなければならず、業務に余計な負担が生じることもあります。
また、やむを得ずオペレーションを遅らせる場合も、取引先へのフォローやお詫びなど、本来であれば必要なかった手間が発生してしまうでしょう。
取引先との関係性悪化
FAXの確認漏れが取引先に伝わってしまった場合、印象は決して良くありません。それまで継続して取引が行われてきた企業であっても、関係性が悪化してしまう可能性があります。
その後の対応によっては、関係性が解消されることも考えられるでしょう。
3. FAX受信サービスは確認漏れのソリューション
上述した確認漏れは「紙に印刷される」というFAXの特性から起きるトラブルです。
FAX受信サービスは、こうした確認漏れ問題へのソリューションとなります。
FAX文書のデータは自動的にクラウドシステム上へと蓄積されるため、インク切れ・用紙切れ・機器の故障を意識する必要はありません。データ形式のため、意図的に削除しない限りは破損や紛失を防ぐこともできます。意図しない削除に備え、バックアップをとっておくことも簡単です。
送信元に応じて担当者のフォルダに自動仕分けされる機能を利用すれば、仕分けミスも防止できます。単にヒューマンエラーが減るだけではなく、人の手による仕分けから解放され業務効率化にもつながるはずです。
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受信を安定させるためにはFAX受信サービスvsオンプレFAXサーバのどちらが適切？
上述したように、FAX受信を安定させ確認漏れを防ぐことは重要です。同じようなFAX受信の安定化はFAX受信サービスだけではなくオンプレFAXサーバでも実現できます。これから導入する場合はどちらが適切なのでしょうか。
企業のシチュエーションにもよりますが、さまざまな点からFAX受信サービスを導入するほうがおすすめです。自社にFAXサーバを設置しても、サーバの保守・メンテナンスの手間が発生します。数年おきに必要なリプレイスも大きな手間です。
また、オンプレFAXサーバだと、利用端末ごとにインストール作業が発生するため、初期導入時に情報システム部の工数が非常に大きくなってしまいます。またバージョンアップ時に再度インストールの手間が発生するのも問題です。こうした運用の手間やコスト面の問題などからも、FAX受信サービスが優秀といえるでしょう。
もちろん、自社で特別な仕様が求められる場合、ニーズに合わせたカスタマイズが可能なオンプレFAXサーバを導入するのは間違った選択ではありません。
一方で、近年はFAX受信サービスもさまざまな企業のニーズを反映して多機能化を遂げています。
受信FAXの確認漏れを懸念している場合は、まずFAX受信サービスの導入から検討してみてはいかがでしょうか。
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受信FAX確認漏れのトラブルについてご案内しました。
紙のFAXを取りこぼしなく管理するのは想像以上に困難です。確認漏れの頻度は高くないとしても、積み重なると損失は大きくなっていきます。一方で、確認漏れをなくそうと管理体制を厳しくすると、現場に余計なストレスが生じてしまうかもしれません。
ヒューマンエラーの防止と管理工数の削減を実現するのがFAX受信サービスです。FAXの確認漏れによるトラブルが起きている場合は、ぜひ導入をご検討ください。
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