FAXが届いたかの確認は手間?FAXの送受信履歴をPCで確認する方法をご紹介

FAXが届いたかの確認は手間?FAXの送受信履歴を PCで確認する方法をご紹介


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


取引先にFAXを送った際、相手先にFAXが届いたかメールや電話で確認した経験はないでしょうか。また、それらの確認を手間に感じている方も多いかもしれません。

こちらでは、FAXの受信確認の必要性や確認漏れによるリスク、確認漏れを防ぐためのソリューションについてお話しします。


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目次[非表示]

  1. 1.FAXが届いたか確認するのは必要?
  2. 2.FAXが届いたかの確認漏れが起こると?
    1. 2.1.機会損失
    2. 2.2.オペレーションへの悪影響
    3. 2.3.取引先との関係性悪化
  3. 3.FAXの受信確認を減らすには?
    1. 3.1.①FAX送り状をつける
    2. 3.2.②FAX以外のサービスに切り替える
    3. 3.3.③FAX電子化サービスを利用する
  4. 4.FAX受信サービスを使ってFAXの受信確認の手間を削減
    1. 4.1.「クラウドFAXサービス」と「オンプレFAXサーバ」、どちらが適切?
  5. 5.まとめ


FAXが届いたか確認するのは必要?

正しい送り方をし、かつエラーが出ていなければ、FAXが届いたかの確認は基本的に必要ないといえるでしょう。

ただし、エラー後に再送する場合や、相手先から確認連絡を求められている場合には、確認連絡をするようにしましょう。


FAX送信のエラー原因には下記のような理由があります。

FAXが送信できない(不達になる)原因

  • FAX回線が使用中の場合
  • 受信側機器のトナー・用紙切れ・故障など

詳しくは下記の記事で解説していますので、ご覧ください。

  FAXが送信できない原因は?不達トラブルを回避する方法を解説! FAXが送信できない原因は、FAX回線が使用中の場合や受信側機器のトナー・用紙切れ・故障などさまざまな理由があります。FAXが送信できない・不達になる原因や不達による問題、不達管理の手間を軽減するための解決策について解説しています。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


また、下記のような相手先(受取側)が理由で正しく受信できていない、正しく受信したものの確認できていない場合もあるため注意が必要です。

  • 用紙切れ・インク切れ・FAX機の故障
  • 破損・汚損
  • 紛失
  • 他の仕分けに紛れる


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FAXが届いたかの確認漏れが起こると?

FAXの確認漏れが起こるとどのような問題が起こるのでしょうか。想定される代表的な問題をご紹介します。



機会損失

発注書をFAXで受信している場合、確認漏れによって対応が遅れてしまうことになります。顧客にとって発注企業の代表的な基準となるのが、スピーディーな見積もり回答やリードタイムです。

確認漏れで発注対応が遅れてしまった場合、競合に顧客が流れ、販売機会を喪失してしまう可能性は否定できません。


オペレーションへの悪影響

確認が遅れたからといってそれ以降の対応も後ろ倒しにできるとは限りません。送り主起因で発生したトラブルではないため、通常通りスピーディーな対応が求められることもあるでしょう。確認が遅れた分を巻き返さなければならず、業務に余計な負担が生じることもあります。

また、やむを得ずオペレーションを遅らせる場合も、取引先へのフォローやお詫びなど、本来であれば必要なかった手間が発生してしまうでしょう。


取引先との関係性悪化

FAXの確認漏れが発生してしまった場合、印象は決して良くありません。それまで継続して取引が行われてきた企業であっても、関係性が悪化してしまう可能性があります。その後の対応によっては、関係性が解消されることも考えられるでしょう。



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FAXの受信確認を減らすには?

これらのFAXの受信確認の手間は減らすにはどうしたらよいのでしょうか?代表的な3つの方法をご紹介します。

  1. FAX送り状をつける
  2. FAX以外のサービスに切り替える
  3. FAX電子化サービスを利用する


①FAX送り状をつける

FAXを送る際の送り状に、送信枚数や返信の必要・不要を記載することで、不要な受信確認の連絡の手間を削減することができます。

その際、毎回手書きするのは非効率なため、送り状のテンプレートファイルを活用し、ファイルをパソコンで修正してプリントアウト、FAX送信する、といった工夫をすることが重要です。


  FAX送り状とは?ビジネスで使えるテンプレートやポイント、業務改善の方法をご紹介 ビジネスシーンにおいて、FAXを送信するときには「FAX送り状」を付けることがマナーと言われています。この記事では、「FAX送り状」の基本的な書き方やポイント、「FAX送り状」のテンプレートを紹介しています。また、FAX業務の改善方法もご紹介していますので、ビジネスシーンでFAXを送る際の参照にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


②FAX以外のサービスに切り替える

EDIやBtoB ECを導入することで、受信確認の工数を減らす方法もあります。

EDIでは企業間の取引情報を電子化してやり取りするため、「送った・送っていない」などのやり取りが不要になります。また、リアルタイムに近いスピードでの取引が実現し、受注側は速やかに商品の手配に移れるほか、誤入力もなくなります。

一方で、双方の企業でEDIを導入する必要があるため、取引件数や金額が少ない企業では費用対効果が出ない可能性や、システム導入のハードルが高いのがデメリットと言えます。


  3分でわかる!EDIとは?仕組みや種類、メリット・デメリットを解説 EDIとは「企業間の電子データ交換」のことで、商取引に関わる発注書・納品書などのビジネス情報・文書を電子化してやり取りするシステムです。インターネット回線などを利用するため、スピーディで効率のよい取引が実現します。Web-EDIと従来のEDIとの違いやメリット・デメリットを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


③FAX電子化サービスを利用する

「FAX電子化サービス」とは、FAXを電子データ化し、パソコンやサーバー(オンプレミス・クラウド)に保存したり送信したりできるシステム・サービスのことです。手元のPCからFAXのファイルデータを送受信できるサービスが多いです。


FAX文書のデータは自動的にサーバー上へと蓄積されるため、インク切れ・用紙切れ・機器の故障を意識する必要はありません。データ形式のため、意図的に削除しない限りは破損や紛失を防ぐこともできます。意図しない削除に備え、バックアップをとっておくことも簡単です。


また、送受信履歴を確認できるサービスも多く、「送った」「届いていない」といった相手先とのやり取りの手間を削減できます。



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FAX受信サービスを使ってFAXの受信確認の手間を削減

上述したように、FAXの受信確認の工数を削減することは重要です。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」なら、FAX送受信の履歴が一元管理でき、送信日時や相手先などの条件での検索も楽々です。FAX回線に専用アダプタを設置すれば、利用者はインターネットと接続端末さえあればすぐに利用開始できます。

さらに、FAXのイメージデータはクラウドサーバー上に格納されるため、インターネットさえあれば時間や場所を選ばずに内容を確認できます。相手先からFAXに関する問い合わせがあった場合にも、素早く情報を検索できます。


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「クラウドFAXサービス」と「オンプレFAXサーバ」、どちらが適切?

同じようなFAX送受信管理は、クラウドのFAX受信サービスだけではなくオンプレFAXサーバでも実現できます。これから導入する場合はどちらが適切なのでしょうか。


企業のシチュエーションにもよりますが、さまざまな点からクラウドFAX受信サービスを導入するほうがおすすめです。自社にFAXサーバを設置しても、サーバの保守・メンテナンスの手間が発生します。数年おきに必要なリプレイスも大きな手間です。

また、オンプレFAXサーバだと、利用端末ごとにインストール作業が発生するものが多く、初期導入時に情報システム部門の工数が非常に大きくなってしまいます。またバージョンアップ時に再度インストールの手間が発生するのも問題です。こうした運用の手間やコスト面の問題などからも、FAX受信サービスが優秀といえるでしょう。


もちろん、自社で特別な仕様が求められる場合、ニーズに合わせたカスタマイズが可能なオンプレFAXサーバを導入するのは間違った選択ではありません。

一方で、近年はクラウドFAX受信サービスもさまざまな企業のニーズを反映して多機能化を遂げています。


FAXの受信確認の工数を懸念している場合は、まずFAX受信サービスの導入から検討してみてはいかがでしょうか。


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まとめ

FAXの受信確認は手間ですが、特に商取引に関わる書類の場合、「送った」「届いていない」というやり取りにも派生し、機会ロスや関係性の悪化にもなりかねません。

送受信履歴管理と、問い合わせ時に素早く情報を検索できるのがFAX受信サービスです。FAXの確認漏れによるトラブルが起きている場合は、ぜひ導入をご検討ください。


***

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、導入時にFAX番号変更の必要がなく、現在使用中の複合機のメーカー等を問わず利用できる利点があります。FAXの送受信管理に際してお悩みをお持ちの方や、FNX e-受信FAXサービスについてもっとくわしく知りたい方は、ぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。


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