FAXサービスとは？従来FAXとの違いやおすすめのサービスを紹介

2020-04-15（更新：2022-08-16）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

クラウドFAX

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FAXサービスとは？従来FAXとの違いやおすすめのサービスを紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

業務の効率化が進むなか、紙というアナログなFAX業務そのものを見直す動きがあります。FAXサービスも、FAX業務を効率化できるツールの一つです。

こちらでは、FAXサービスの概要やメリット、サービスを選ぶ際の注意点などについてお話しします。FAXの効率化をご検討の方はぜひご一読ください。

目次[非表示]

1.FAXサービスとは？

1.1.従来のFAXとの違い

2.FAXサービスのメリット

2.1.①ペーパーレス化
2.2.②業務効率化
2.3.③リスク回避
2.4.④社内マネジメント効率化

3.クラウドFAXサービスを選ぶべき理由
4.クラウドFAXサービスの注意点

4.1.今使っているFAX番号が変わることがある
4.2.受信時、ID追加時に料金がかかることがある

5.おすすめは番号が変わらないクラウドFAXサービス
6.まとめ

FAXサービスとは？

FAXサービスとは、インターネットにつながったパソコンやタブレット経由でFAXを送受信できるサービスの総称です。「インターネットFAX」「クラウドFAX」などと呼ばれることもあります。

提供事業者によって仕様が異なり明確な定義はありませんが、一般的なFAXサービスはクラウドシステム上でFAX文書が電子化され、送受信や編集・フォルダ管理ができ、従来のFAX業務を効率化できるのが特徴です。

また、FAXサービスには、FAX送受信時に利用する回線によって、大きく2種類あります。

①インターネット回線を使用するサービス	FAX送受信にインターネット回線を用いる電話回線より安価に利用できるインターネット回線のため品質が安定しないことがある今使っているFAX番号が変わるものが多い
②電話回線を使用するサービス	FAX送受信に電話回線を用いるインターネット回線よりも品質が安定するインターネット回線よりもコストがかかるものが多い

これらのどちらを用いているかは、メーカーやサービスによって違います。サービス利用の際には①②のどちらなのか確認が必要です。

また、FAX機が不要になるか、引き続き必要かについても、サービスごとに異なります。検討時にサービス提供企業に確認するといいでしょう。

従来のFAXとの違い

従来のFAXは送信する側・受信する側の両方に複合機が必要で、紙で出力する必要がありました。FAXサービスの場合は、インターネットにつながる端末があればFAXの送受信が可能になるため、FAX機本体を操作する必要がないのが特徴です。

つまり、FAX機が近くにない外出先や在宅勤務でもFAXの送受信が可能になります。FAXを確認するための出社や、外勤先からオフィスに戻るといった工数が不要になります。

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FAXサービスのメリット

FAXサービスの代表的なメリットは以下のようなものです。

①ペーパーレス化

通常のFAXとは異なり、FAXサービスでは紙への印刷は必須ではありません。現在では、ペーパーレス化の重要性が注目され、紙には印刷せずファイルのみでFAX文書を管理する現場が多くなってきています。

用紙に印刷しない場合は、紙消費・インク消費削減されるほか、物理的な保管スペースが必要ありません。

受発注のFAXを100%ペーパーレス化！業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

②業務効率化

FAXサービスは、基本的にインターネットが利用できればどこからでも利用できます。紙のFAXのようにFAX機まで取り行く必要はありません。外出先からでも、FAXを確認できるためお客様対応の品質向上につながります。

さらに、検索機能による目的のFAXを探す手間が削減されるほか、自動フォルダ分けによる仕分け作業の効率化も可能です。

注文書の処理時間97%削減！スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

③リスク回避

紙が出力されないため紛失リスク、破損リスクの軽減につながります。

IP制限やSSL暗号化、ログインID・パスワードの管理により、情報漏えいのリスクを低くできます。また、送信前に再度確認を促すなど、誤送信を低減できる機能もあります。セキュリティ体制を厳格にすれば、情報漏えいリスクも小さくできます。

【FAXのセキュリティ対策】FAX送受信時のリスクと対策を解説 FAX使用時のセキュリティリスクが気になっている企業も多いのではないでしょうか。この記事では、FAXにはどのようなセキュリティリスクがあるのか、また必要なセキュリティ対策やポイントなどについても紹介します。FAXのセキュリティについて気になっている方は、ぜひ参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

④社内マネジメント効率化

FAXサービスを活用すれば、マネジメントの効率化も可能です。例えば、クラウドシステム上で処理残件数が一目で確認できるようになるため、感覚に頼らない正確な管理が可能になります。社員個人単位でフォルダを設ければ、個人単位での残件数管理も可能です。特定の人に業務が偏っていないかを定量的に確認でき、適切な業務配分ができます。

また、担当者が抱えている業務やどこまで進んでいるか等の進捗もサービス上でわかるため、急な休みの際にも、フォローしやすい体制を構築できます。

FAXによる受発注業務の劇的な業務改善とともに顧客満足度の向上も実現営業1人当たり1日100枚弱のFAXが届き仕分けや処理に多大な手間がかかっていた因幡電機産業株式会社電材西日本事業部様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入し、営業担当者と事務スタッフの業務を大幅に改善し、顧客満足度の向上までを実現しています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

クラウドFAXサービスを選ぶべき理由

さまざまなFAXサービスが台頭している現在、企業間のFAXコミュニケーションをFAXサービス上で行うことも可能です。企業間のやり取りでFAXを廃止することもできるかもしれません。

一方、「FAXの廃止は自社の一存だけで決められることではない」のも事実です。企業によっては取引先・顧客層の問題から、簡単にFAXを切り捨てることができないケースもあります。

クラウドFAXサービスを利用すれば顧客・取引先はこれまで通りFAXによる連絡を継続したまま、自社はクラウド受信による効率化の恩恵を享受できます。

クラウドFAXと同様な機能を備えたシステムもあります。それはオンプレのFAXサーバーです。受信FAXのファイル管理が可能といった点では、クラウドFAXと同等の効果が期待できます。コストと手間をかければ、自社に合わせて仕様をカスタマイズすることも可能です。

一方で、オンプレFAXサーバーは導入コストの高さと運用の手間がネックになりがちです。反面、クラウドFAXはこれらの点で優秀です。特に、現在のようにビジネスにおけるFAXの必要性が今後どうなるか不透明な段階では、低コストで導入でき、任意のタイミングで利用を停止できるクラウドFAXに投資するのが賢明といえるのではないでしょうか。