クラウド型FAX受信サービスとは

近年、ビジネスでの活用が当たり前になりつつあるクラウドサービス。クラウドFAX受信サービスもそんなクラウドサービスのひとつです。

こちらでは、クラウドサービスの概要やクラウドFAX受信サービスのメリットなどについてお話しします。

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1. ビジネス活用が進むクラウドサービス

まずはクラウドサービスの基本的な概念についておさらいしておきましょう。

クラウドサービスとは、インターネット経由で提供されるサービスです。ここでいう「サービス」とは、アプリケーションやシステムを意味します。「SaaS（Software as a Service）」と呼ばれることもあります。

• インターネットがあれば端末や場所を選ばずに利用できる
• 導入コストが低い
• 月額のためランニングコストが管理しやすい。
• 運用・管理を自分で行う必要がない

従来であればパッケージで販売されていたアプリケーションや、自社で構築する必要があったシステムなどがクラウドサービスとして提供されています。

特にコストパフォーマンスによる恩恵は大きく、自社での開発が難しい企業でもシステムを利用できる便利なサービスです。

クラウドサービスの例

現在は、さまざまなクラウドサービスがビジネスで活用されています。以下はそんなクラウドサービスの代表例です。

• 社内SNS
• 勤怠管理システム
• CRM
• SFA

このほか、今回お話しするFAX受信サービスもクラウドサービスとして提供されています。

2. クラウド型FAX受信サービスとは？

クラウド型FAX受信サービスとは、インターネット経由でFAXを受信できるサービスの総称です。

提供事業者によって仕様が異なり明確な定義はありませんが、一般的なFAX受信サービスはクラウドシステム上でFAX文書が電子化され、受信・返信管理ができます。

クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリット

クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリットは以下のようなものです。

ペーパーレス化

通常のFAXとは異なり、FAX受信サービスでは紙への印刷は必須ではありません。現在では、ペーパーレス化の重要性が注目され、紙には印刷せずファイルのみでFAX文書を管理する現場が多くなってきています。

用紙に印刷しない場合は、紙消費・インク消費削減されるほか、物理的な保管スペースが必要ありません。

送受信業務の効率化

クラウド型FAX受信サービスは、基本的にインターネットが利用できればどこからでも利用できます。紙のFAXのようにFAX機まで取り行く必要はありません。

外出先からでも、FAXを確認できるためお客様対応の品質向上につながります。

さらに、検索機能による目的のFAXを探す手間が削減されるほか、自動フォルダ分けによる仕分け作業の効率化も可能です。

リスク回避

紙が出力されないため紛失リスク、破損リスクの軽減につながります。

セキュリティ体制を厳格にすれば、情報漏えいリスクも小さくできます。マネジメントの効率化も可能です。クラウドシステム上で処理残件数が一目で確認できるようになるため、感覚に頼らない正確な管理が可能になります。

社員個人単位でフォルダを設ければ、個人単位での残件数管理も可能です。

3. 今、クラウドFAXを選ぶべき理由

さまざまなクラウドサービスが台頭している現在、企業間のコミュニケーションをクラウドサービス上で行うことも可能です。企業間のやり取りでFAXを廃止することもできるかもしれません。

一方、FAXの廃止は自社の一存だけで決められることではないのも事実です。

企業によっては取引先・顧客層の問題から、簡単にFAXを切り捨てることができないケースもあります。クラウドFAXは主にそういった企業のためのものです。クラウドFAXサービスを利用すれば顧客・取引先はこれまで通りFAXによる連絡を継続したまま、自社はクラウド受信による効率化の恩恵を享受できます。

クラウドFAXのカウンター的存在といえるのがオンプレのFAXサーバーです。受信FAXのファイル管理が可能といった点では、クラウドFAXと同等の効果が期待できます。コストと手間をかければ、自社に合わせて仕様をカスタマイズすることも可能です。

一方で、オンプレFAXサーバーは導入コストの高さと運用の手間がネックになります。反面、クラウドFAXはこれらの点で優秀です。特に、現在のようにビジネスにおけるFAXの必要性が今後どうなるか不透明な段階では、低コストで導入でき、任意のタイミングで利用を停止できるクラウドFAXに投資するのが賢明といえるのではないでしょうか。

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顧客や取引先のFAXの廃止を強いることなく、自社はFAX受信を効率化できる。そんなソリューションがクラウドFAXです。FAXを受信している現場において大幅な業務改善が期待できますので、ぜひ導入をご検討ください。

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