FAXサービスとは?従来FAXとの違いやおすすめのサービスを紹介

\FAX業務を改善したい方必見!/
FAXサービス選び方のポイント&比較表!無料ダウンロード

FAXサービスとは?従来FAXとの違いやおすすめのサービスを紹介


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


業務の効率化が進むなか、紙というアナログなFAX業務そのものを見直す動きがあります。FAXサービスも、FAX業務を効率化できるツールの一つです。

こちらでは、FAXサービスの概要やメリット、サービスを選ぶ際の注意点などについてお話しします。FAXの効率化をご検討の方はぜひご一読ください。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード


目次[非表示]

  1. 1.FAXサービスとは?
    1. 1.1.従来のFAXとの違い
  2. 2.FAXサービスのメリット
    1. 2.1.①ペーパーレス化
    2. 2.2.②業務効率化
    3. 2.3.③リスク回避
    4. 2.4.④社内マネジメント効率化
  3. 3.クラウドFAXサービスを選ぶべき理由
  4. 4.クラウドFAXサービスの注意点
    1. 4.1.今使っているFAX番号が変わることがある
    2. 4.2.受信時、ID追加時に料金がかかることがある
  5. 5.おすすめは番号が変わらないクラウドFAXサービス
  6. 6.まとめ


FAXサービスとは?


FAXサービスとは、インターネットにつながったパソコンやタブレット経由でFAXを送受信できるサービスの総称です。「インターネットFAX」「クラウドFAX」などと呼ばれることもあります。

提供事業者によって仕様が異なり明確な定義はありませんが、一般的なFAXサービスはクラウドシステム上でFAX文書が電子化され、送受信や編集・フォルダ管理ができ、従来のFAX業務を効率化できるのが特徴です。


また、FAXサービスには、FAX送受信時に利用する回線によって、大きく2種類あります。


①インターネット回線
を使用するサービス
  • FAX送受信にインターネット回線を用いる
  • 電話回線より安価に利用できる
  • インターネット回線のため品質が安定しないことがある
  • 今使っているFAX番号が変わるものが多い
②電話回線
を使用するサービス
  • FAX送受信に電話回線を用いる
  • インターネット回線よりも品質が安定する
  • インターネット回線よりもコストがかかるものが多い


これらのどちらを用いているかは、メーカーやサービスによって違います。サービス利用の際には①②のどちらなのか確認が必要です。

また、FAX機が不要になるか、引き続き必要かについても、サービスごとに異なります。検討時にサービス提供企業に確認するといいでしょう。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


従来のFAXとの違い

従来のFAXは送信する側・受信する側の両方に複合機が必要で、紙で出力する必要がありました。FAXサービスの場合は、インターネットにつながる端末があればFAXの送受信が可能になるため、FAX機本体を操作する必要がないのが特徴です。

つまり、FAX機が近くにない外出先や在宅勤務でもFAXの送受信が可能になります。FAXを確認するための出社や、外勤先からオフィスに戻るといった工数が不要になります。



\FAX業務を改善したい方必見!/
FAXサービス選び方のポイント&比較表!無料ダウンロード

​​​​​​​


FAXサービスのメリット

FAXサービスの代表的なメリットは以下のようなものです。


①ペーパーレス化

通常のFAXとは異なり、FAXサービスでは紙への印刷は必須ではありません。現在では、ペーパーレス化の重要性が注目され、紙には印刷せずファイルのみでFAX文書を管理する現場が多くなってきています。

用紙に印刷しない場合は、紙消費・インク消費削減されるほか、物理的な保管スペースが必要ありません。


  受発注のFAXを100%ペーパーレス化!業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現 紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



②業務効率化

FAXサービスは、基本的にインターネットが利用できればどこからでも利用できます。紙のFAXのようにFAX機まで取り行く必要はありません。外出先からでも、FAXを確認できるためお客様対応の品質向上につながります。

さらに、検索機能による目的のFAXを探す手間が削減されるほか、自動フォルダ分けによる仕分け作業の効率化も可能です。


  注文書の処理時間97%削減!スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化 発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



③リスク回避

紙が出力されないため紛失リスク、破損リスクの軽減につながります。

IP制限やSSL暗号化、ログインID・パスワードの管理により、情報漏えいのリスクを低くできます。また、送信前に再度確認を促すなど、誤送信を低減できる機能もあります。セキュリティ体制を厳格にすれば、情報漏えいリスクも小さくできます。


  【FAXのセキュリティ対策】FAX送受信時のリスクと対策を解説 FAX使用時のセキュリティリスクが気になっている企業も多いのではないでしょうか。この記事では、FAXにはどのようなセキュリティリスクがあるのか、また必要なセキュリティ対策やポイントなどについても紹介します。FAXのセキュリティについて気になっている方は、ぜひ参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



④社内マネジメント効率化

FAXサービスを活用すれば、マネジメントの効率化も可能です。例えば、クラウドシステム上で処理残件数が一目で確認できるようになるため、感覚に頼らない正確な管理が可能になります。社員個人単位でフォルダを設ければ、個人単位での残件数管理も可能です。特定の人に業務が偏っていないかを定量的に確認でき、適切な業務配分ができます。

また、担当者が抱えている業務やどこまで進んでいるか等の進捗もサービス上でわかるため、急な休みの際にも、フォローしやすい体制を構築できます。


  FAXによる受発注業務の劇的な業務改善とともに顧客満足度の向上も実現 営業1人当たり1日100枚弱のFAXが届き仕分けや処理に多大な手間がかかっていた因幡電機産業株式会社電材西日本事業部様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入し、営業担当者と事務スタッフの業務を大幅に改善し、顧客満足度の向上までを実現しています。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



クラウドFAXサービスを選ぶべき理由

さまざまなFAXサービスが台頭している現在、企業間のFAXコミュニケーションをFAXサービス上で行うことも可能です。企業間のやり取りでFAXを廃止することもできるかもしれません。

一方、「FAXの廃止は自社の一存だけで決められることではない」のも事実です。企業によっては取引先・顧客層の問題から、簡単にFAXを切り捨てることができないケースもあります。

クラウドFAXサービスを利用すれば顧客・取引先はこれまで通りFAXによる連絡を継続したまま、自社はクラウド受信による効率化の恩恵を享受できます。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


クラウドFAXと同様な機能を備えたシステムもあります。それはオンプレのFAXサーバーです。受信FAXのファイル管理が可能といった点では、クラウドFAXと同等の効果が期待できます。コストと手間をかければ、自社に合わせて仕様をカスタマイズすることも可能です。

一方で、オンプレFAXサーバーは導入コストの高さと運用の手間がネックになりがちです。反面、クラウドFAXはこれらの点で優秀です。特に、現在のようにビジネスにおけるFAXの必要性が今後どうなるか不透明な段階では、低コストで導入でき、任意のタイミングで利用を停止できるクラウドFAXに投資するのが賢明といえるのではないでしょうか。


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード


クラウドFAXサービスの注意点

メリットの多いクラウドFAXサービスですが、導入に際し注意点もあります。


今使っているFAX番号が変わることがある

クラウドFAXサービスを新たに利用する場合、今使っているFAX番号の変更が必要なことがあります。

サービスがFAX送受信にインターネット回線を利用する場合は、基本的に変更が必要です。一方、既存のFAX回線をそのまま活用するサービスの場合は、変更が不要です。多くの取引先とFAXでやりとりする企業の場合は、番号変更が不要なサービスを選定するのがおすすめです。

  インターネットFAXのFAX番号変更問題!3つの回避策もご紹介 面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなるインターネットFAX。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。こちらでは、既存のFAXからインターネットFAXに移行する際の番号変更問題、回避策についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ

 
ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、既存のFAX番号をそのまま使えるため、今お使いの番号を変えたくない方におすすめです。



受信時、ID追加時に料金がかかることがある

FAXサービスの場合、FAXの受信時にも料金がかかることがあります。従来のFAXでは、受信時に料金がかかることはありません。

サービスによって異なるため、よく確認して、サービス業者を選ぶことをおすすめします。FAXの受信枚数が多い会社の場合、特に注意が必要です。


  インターネットFAXはコスト削減になる?比較ポイントをご紹介! インターネットFAXを導入するとどのようなコストが削減できるのでしょうか? かえって費用がかさむといったデメリットはないのか、またどのようなポイントでサービスを選定すればよいのか解説します。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


  FAXの料金はいくら?計算方法やコストをおさえる3つの方法も解説 FAXを送信するには通信料がかかります。FAXを受信するだけであれば、基本的に料金は発生しませんが、設定によっては受信時にも料金が発生するケースがあります。この記事では、FAXの送受信にかかる料金や見直す方法について詳しく解説します。FAXの送受信にかかるコストの見直しを検討中でしたら、ぜひ参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


また、サービスによってはログインID(利用者)追加に費用がかかるものもあります。多くの拠点、メンバーでFAX受発注を処理している場合、ID追加ごとに費用が膨らんでいくのも考えものです。


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受信にかかる費用は0円です。「初期費用+月額基本料金+送信時の従量課金」というシンプルな料金体系のため、コストの見通しが立てやすいです。また、ログインID追加に伴う追加費用もないので、利用者を自由に追加いただけます。


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード



おすすめは番号が変わらないクラウドFAXサービス

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、クラウドFAXサービスで、WEBブラウザの管理画面からFAXの送受信が行えます。

現在使用している複合機に専用の貸与アダプタを取り付けるだけで使えるため、設置から利用開始までもスムーズです。既存のFAX回線を活用できるため、FAX番号の変更は不要です。

外出先や自宅から簡単にFAXの確認、コメント追記や返信が行え、FAXを確認するために会社に出向く必要がないため、テレワークや外回りの業務が多い人も活用できます。「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、FAX業務の効率化、テレワークの推進などが行えます。


おすすめは番号が変わらないクラウドFAXサービス


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


まとめ

顧客や取引先のFAXの廃止を強いることなく、自社はFAX受信を効率化できる。そんなソリューションがクラウドFAXです。FAXを受信している現場において大幅な業務改善が期待できますので、ぜひ導入をご検討ください。


***


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したクラウドFAXサービスです。重要な連絡手段としてFAXがなくせないという方も、安心して導入できるサービス内容と機能をそろえています。

FAXの電子化に際しお悩みがありましたら、ぜひネクスウェイまでお問い合わせください。


>>FAX受信業務の効率化ができる「e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】



FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから


株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。 製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。
BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介!!事例集無料ダウンロード

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした!
20社の事例集ダウンロード

 

  • FAX受発注業務や請求業務のコストを削減したい
  • FAXの保守管理の手間を削減したい
  • 経理担当者の働き方改革を始めたい

このようなお悩みをお持ちの方におすすめの事例集です。20社がどのように業務改善やコスト削減を実現したのか、ご紹介しています。

ぜひダウンロードしてみてください。

 

フォームに必要事項をご記入いただくと、
無料で
事例集ダウンロードが可能です。
会社でお使いのメールアドレスをご記入ください。
 
企業間商取引の業務効率化ノウハウ

企業間商取引のデジタル化・自動化は
ネクスウェイにご相談ください

お見積もりやサービスに関するお問い合わせはこちらから
企業間商取引支援ソリューションの資料はこちらから
Documents

人気ダウンロード資料

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集ダウンロード
BtoB取引のFAX・帳票業務をカイゼンした
20社の事例集ダウンロード

FAX受信サービス選び方ガイド
\3 分でわかる!/
FAX受発注業務のカイゼン ~4つの方法とポイント~

クラウド?オンプレ?大量のFAX配信の 方法を徹底比較!!
クラウド?オンプレ?
大量のFAX配信の方法を徹底比較!!


リモートデモのご案内

各種サービスの画面や操作感を実際にご体験いただけます
 

記事検索

 

Ranking

人気記事ランキング

Tags

タグ一覧