FAX送り状とは？ビジネスで使えるテンプレートやポイント、業務改善の方法をご紹介

こんにちは。FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

ビジネスシーンにおいて、FAXを送信するときには「FAX送り状」を付けることがマナーと言われています。しかしながら、家庭のFAX普及率が下がっている昨今、FAXを送ったことがない人も多いのではないでしょうか？

この記事では、「FAX送り状」の基本的な書き方やポイント、「FAX送り状」のテンプレートを紹介しています。また、FAX業務の改善方法もご紹介していますので、ビジネスシーンでFAXを送る際の参照にしてください。

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FAX送り状とは

FAX送り状とは、FAXで文書や書類を送る際に宛先や用件を書いて、一緒に送る用紙のことです。「FAX送付状」「FAX送信表」「FAXシート」「FAX送信案内状」などと呼ばれることもあります。

ビジネスシーンでFAXを送る際には、本題の文書や書類のみを送らずに、FAX送り状を添えるのがマナーと言われています。

FAX送り状で必ずおさえるべき6つのポイント

FAX送り状を付ける目的は、受け取った側が「FAXの用件・誰からのFAXか」といった概要を一目見て把握するためです。

そのため、下記のポイントをおさえた送り状を付けて、FAXを受け取った人が内容を把握できるようにしましょう。
また、送る書類によっておさえるべきポイントが変わることはないので、テンプレート化して手元においておくといいでしょう。

送信年月日

FAXを送った際に自動的に送信日時が印字されることもありますが、いつ送った書類なのかを明確にするためにも、送信年月日を記載しましょう。

送付先(宛名)の情報

FAXを送る相手の会社名、部署名、役職、担当者名などを記載しましょう。

ビジネスの場合、宛先の担当者以外の目に触れることもあります。「他の人がFAX機に届いたFAXを確認し、宛先の担当者の机に置く」といったことも想定されるため、送付先（宛名）の情報は正確に記載しましょう。

もし担当者名がわからない場合は、部署名に「御中」をつけて送付します。

※担当者名がわかっている場合
　株式会社〇〇　業務部　部長　田中太郎様

※担当者名がわからない場合　
　株式会社〇〇　業務部　御中
　株式会社〇〇　業務ご担当者様

送信元の情報

誰からFAXが送られているかの送信元の情報を記載しましょう。会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号などを記載しましょう。必要に応じて担当印も押しましょう。

挨拶文

一から考える必要はなく、ビジネス上の定型文で構いませんので記載しましょう。ビジネスシーンで使うFAX送り状の場合には「拝啓」「敬具」などをつけるといいでしょう。

送付内容

FAX送信する文書の要約を記載しましょう。また、締切日などの補足説明を書くこともあります。

送信枚数

FAXで送信する文書の送信枚数を記載しましょう。
FAXの場合には、通信障害や紙切れ・紙詰まりなどのトラブルにより途中で通信が遮断されたり、全ての書面が先方に届かなかったりすることがあります。送信枚数を記載することで、受け取った人が、書類を漏れなく受信したのかを確認しやすくなります。

FAX送り状の書き方【テンプレート付き】

FAX送り状のポイントがわかったところで、実際のFAX送り状の書き方を見ていきましょう。具体的なテンプレートもご紹介しています。

用紙サイズ

FAX送り状はFAX機にあわせた用紙サイズで送るのが一般的です。A4、B5、A5などが用いられますが、一般的な書類サイズのA4が最も多いです。

かつては、用紙の節約のためにA5サイズが使われていたこともありますが、現在はFAX機にセットされている用紙もA4サイズが一般的になったこともあり、A4サイズで作成するのがいいでしょう。

FAX送り状の書き方の例

以下の情報を記載しましょう。

• 送信年月日
• 送付先(宛名)の情報
• 送信元の情報
• 挨拶文
• 送付内容
• 送信枚数

見積書・発注書のFAX送り状テンプレート

見積書・発注書を送る場合のFAX送り状テンプレートをご紹介します。

請求書のFAX送り状テンプレート

月末などに金額確認のために急ぎで請求書をFAXで送ってほしい、と言われることもあるでしょう。請求書を送る場合のFAX送り状テンプレートを紹介します。

FAX送り状の3つのビジネスマナー

ここまで、FAX送り状のポイントや書き方を説明してきました。FAXを送る際にはおさえておきたいビジネスマナーがいくつかありますので、紹介します。

大量のFAX送信は避ける

大量のFAXを送る場合、受け取り側のFAX回線を長時間専有することになります。その間、相手先は他のFAXを受け取れなくなるなど迷惑がかかるため、大量のFAXを送ることは避けましょう。

どうしても大量のFAXを送る必要がある場合には、あらかじめ相手先に確認するようにしましょう。

文字の大きさ・図に気をつける

FAXで書類を送る場合、小さな文字や細い文字、図版は掠れて見にくくなる可能性があります。文字の大きさや太さに気をつけ、図版は必要に応じて大きいものを用意しましょう。

また、書類や送り状は、罫線や装飾の図柄などが多いものは避けましょう。FAXを送るのに余分な時間がかかったり、相手先のインクやトナーなどの消耗品を無駄に消耗させることになります。

機密情報の送信は避ける

FAXで送る書類には機密情報の記載はしないようしましょう。
FAXは必ずしも宛先の本人が受け取るとは限りません。宛先以外の人の目に触れる可能性もあるので、親展の書類についてもFAXで送らないようにしましょう。

FAX業務の課題・デメリットとは

FAX送り状をつけるビジネスシーンでのFAX利用には、課題やデメリットも存在します。いくつか紹介していきます。

手書きの手間がかかる

FAX送り状や本題の書類について、コメントを追記して送信することも多いです。その際、「◯日までに納品します」「受領しました」といったコメントを一つ一つ手書きすることは大きな手間になってしまいます。
特にビジネスで使用するコメントは定型的な文章のことも多く、毎回手書きするのは非効率といえるでしょう。

送り状や書類のテンプレートファイルを持ち、都度ファイルをパソコンで修正してプリントアウト、FAX送信する、といった工夫が必要でしょう。
もしくは、クラウドFAXサービスのなかには、受信したFAXにWEB上でコメント記載や捺印できるものもあるので、FAX業務効率化を検討中の方は参考にしてください。

紙や印刷のコストがかかる

FAXを送る場合、その都度紙やインク・トナーを消費します。さらに、FAX機の導入やメンテナンスにも費用がかかります。また、資料を郵送したり、保管するためのスペース確保、不要になった資料を廃棄したりする際にもコストがかかります。

また、業務改善だけでなく、環境保護の観点の観点からもFAXを含めたペーパーレス化を検討している企業も増えてきています。

業務が属人化しやすい

FAXの場合、物理的にFAXを“持っている人”しか見られず、進捗状況や処理の滞留がないかを確認するのも大変です。作業の状況が属人化・ブラックボックス化しやすいといえます。

また、急遽担当がお休みになった場合や休暇中に問い合わせがあった場合、該当のFAXを探し、処理状況を確認するにも時間がかかります。結果として問い合わせ先の取引先をお待たせし、迷惑をかけることにもなりかねません。

FAX業務を改善するためには？方法とメリットを紹介

前述した通り、FAX利用には課題やデメリットも存在しますが、それらの課題を改善する方法もあります。

一番のおすすめは、クラウド型FAXサービスを用いて、FAXを電子化する方法です。

クラウド型FAXサービスとは、サービス提供企業のクラウドサービス上でFAXを送受信できるクラウドサービスです。インターネット環境とパソコンがあればFAXを送受信できます。

クラウド型FAXサービス導入で、業務が具体的にどのように変わるのか解説します。

手書きの手間を低減し業務効率化に

クラウド型FAXサービスでは、パソコン上のファイルや基幹システムのデータを連携して、サービスから自動でFAXを配信できます。送り状のテンプレートなどもパソコン上のファイルをそのままPDF化したら送ることができるので、印刷の手間が省けます。

さらに、受信したFAXはWEB上でコメント追記や捺印ができ、そのままWEBから送信もできます。サービスによっては、よく使う定型文を登録できる機能もあり、1件1件手書きしていた工数が削減できます。

紙や印刷のコスト削減にも

パソコン上のファイルや基幹システムのデータと連携してFAXを配信するため、都度ファイルを印刷することも不要です。
受信したFAXも印刷の必要なく、WEBブラウザ上で確認できるため、無駄な紙やインク・トナーなどのコストも削減できます。

業務の可視化ができ効率化になる

FAXを紙で管理する場合、FAXの進捗管理はそれぞれの担当者しかわからず、属人化してしまいがちです。
クラウド型FAXサービスでは、FAXの送受信件数や処理件数、未処理の内容などが可視化されるため、業務効率化やマネジメント強化にもつながります。

あるお客様では、サービスを導入することで、部署内全員のFAXの処理進捗が共有できるようになり、業務管理や突発的なお休みへのフォローにも活用できるようになりました。

FAX業務を効率化した事例

こちらでは、実際にクラウド型FAXサービスを導入し、FAX業務の電子化に成功した事例をご紹介します。

アイホン株式会社の業務効率化事例

インターホンメーカーのアイホン株式会社では、発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていました。

「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、FAX業務の電子化に成功し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮。約97%削減という驚異的な成果をあげられています。

NJT銅管株式会社のペーパーレス化事例

国内の銅管シェア約35%を誇るNJT銅管株式会社では、発注書や見積書など、月2,000件を超えるFAXが届き、コロナ禍による全社的な在宅勤務実施のネックになっていました。

「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、受発注のFAXを100%ペーパーレス化に成功しています。さらに、「脱手書きや送受信履歴の追跡で顧客とのコミュニケーションもスムーズになった」というお声もいただいています。

まとめ

ビジネスシーンにおいて、FAXを送信するときに付けるFAX送り状の基本的な書き方やポイントを解説しました。

また、FAX送り状をつけるビジネスシーンでのFAX利用には、デメリットも存在しています。
クラウド型FAXサービスを用いてFAXを電子化することで、課題を改善し下記のようなメリットがあります。

1. 手書きの手間を低減し業務効率化に
2. 紙や印刷のコスト削減にもつながる
3. 業務の可視化ができ効率化になる

FAX業務を改善すればテレワーク導入やペーパーレス化への道筋が拓けます。スモールステップで着実にFAX業務のデジタル化を進めましょう。

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