脱FAXの第一歩はクラウドFAXから！業務効率化を実現するには？

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

業務のDX化・デジタル化が進むにあたり、アナログなFAX業務を見直す動きがあります。2021年4月、河野太郎元行革相がに霞が関におけるFAX廃止の方針を発表しましたが、その後FAX廃止自体を事実上断念する事態となりました。

この記事では、近年国内で起こっている「脱FAX」の流れに際しての状況をご紹介し、脱FAXの難しさや、通信手段の見直しを段階的に図れる効率的な方法などを解説します。

脱FAXを考えているものの、ビジネス環境のデジタル化を一足飛びに行うことは難しいとお悩みの方は、ぜひご参考にしてください。

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霞が関でのFAX廃止を断念

脱FAXという言葉から連想することとして、コロナ禍が深刻化した2021年における政府の対応が浮かぶ方は多いと思います。これは当時の河野太郎行政改革担当大臣が、2021年6月末日をもって各省庁のFAX使用を原則廃止すると宣言したものです。

FAX廃止後は、代わる連絡手段として電子メールへ全面的に切り替えを行うという構想でした。しかし、霞が関の省庁ほぼ全体から反対意見が殺到した結果、FAX廃止自体を事実上断念することとなってしまいました。

当初FAX廃止を提案した理由として、テレワークの推進を阻害する大きな障壁の1つがFAXであることが説明されていました。コロナ禍が収束しないなかでテレワークがここまで一般化していても、省庁職員がFAX通信のため毎日登庁していることが矛盾であるという指摘も兼ねたものです。

反対意見が大きかったことで、結果的にFAX廃止は見送られました。反対理由の主なものとしては、「電子メールへの急な移行ではセキュリティ面の不安が解消できない」という意見があったとのことです。

この騒動を経て、現在も霞が関でのFAX使用は続いています。しかし数十年日本のビジネスで使われてきたFAXのあり方について、多くの国民が改めて考える機会を得たのではないかと思います。

次の項目からは、業務上で脱FAXを進められない理由には、どのようなものがあるかをご紹介します。

脱FAXができない理由

「世界でも、FAXがまだ主要なビジネスツールとしてここまで重宝されているのは日本だけ」と、耳にしたことのある方もいるでしょう。わが国のビジネスにおいて、FAXを使い続けている現場が今なお多いことには、どのような背景があるのでしょうか。

慣例的にFAXを使い続けている

まずは、長年使い続けてきて慣れているからFAXをやめられないという単純な理由が挙げられます。「何かあればFAXで連絡」「注文やそれに対する返信はFAXで」という作業がある意味ルーティン化しており、いまさら別の手段に移すことをなかなか現実的には考えられないというものです。

また、通信手段をFAXから別のものに切り替えるには、日々の業務自体を全面的に見直すことも要求されます。新しい業務システムへの入れ替えが必要になったり、従業員へ変更に関する周知徹底や教育活動を実施しなければならなくなったりもするでしょう。相応のコストがかかることに加え、基幹業務に支障をきたしてまで変更作業に手間や時間を割く余裕がないという現実も想定できます。

これらの現状に鑑みて設けられた「中小企業共通EDI」という共通フォーマットによる電子データ取引の仕組みもあり、各企業での導入が可能です。しかしこちらも業務環境がデジタル化されていることが前提となっており、メリットを活かすには自社と取引企業とが一斉に導入する必要性があります。このため、本格的な普及はまだ進んでいない状況と言えます。

また、せっかくEDIを導入しても、一部取引先でFAXを継続利用している都合上FAXが廃止できない企業も少なくありません。

またFAXは、操作自体が非常に簡単です。原稿を書いて機器にセットし、電話番号を入力して送信ボタンを押せば送れますし、受信も自動で行えます。ビジネスの現場にはIT機器に不慣れな方や、現業に従事するなどで通常業務がデジタル環境と無縁の方もいますが、彼らもFAXは手軽に使えるでしょう。

取引先の要望がある

FAXのメリットとして、セキュリティ面における安全性の高さがあります。

受信したその場で盗み見されない限り情報が漏れる心配はなく、着信音と共に自動受信されるためすぐに受け取れます。この安心感と利便性があるお陰で、FAXを手放せないという企業も少なくありません。そのため、自社で脱FAXの意向があったとしても、取引先や受注元がFAXを使い続ける以上は、FAXを廃止できない事情が生じる場合もあります。

もし一方的にFAXを廃止してしまうと、取引において失注の恐れがありますし、取引先や顧客の信頼が得られなくなってしまうことも考えられるでしょう。

業務効率化に対して積極的になり切れていない

電子メールをはじめ、チャットやWEB会議機能を備えたグループウェア、先にご紹介したEDIなど、ビジネスコミュニケーションを効率化するためのツールは複数あります。それらが選べる状況であっても、なんとなくFAXを使い続けたほうが効率的だと考えてしまっているケースもあるでしょう。また、業務効率化に役立つツールの存在をそもそも知らないということも考えられます。

上記のようなサービスを取り入れるだけで、大幅に日常の業務負担や無駄なコストを減らせる場合もあります。初めに導入できる範囲や企業への適性は要検討ですが、もしまったく知らなかったという場合は、それらを調べて導入を一考してみる価値もあるのではないでしょうか。

FAX業務をクラウド化し、ペーパーレス化を実現できるインターネットFAXサービスもあるため、FAX業務の効率化やコストカットを考えている場合は特におすすめです。

FAXを使い続けるデメリット

FAXには、難しい使い方を覚える必要がなくセキュリティ性も比較的高いというメリットがあるとご説明しました。ここでは、今後FAXを使い続けることで生じるデメリットについてもご紹介します。

デメリット1. 業務効率化が図れない

FAXを受信すれば、その分だけ出力される用紙の枚数が増えます。重要な書類は保管を要しますし、不要なものは廃棄しなければなりません。重要書類の管理や保管には相応の手間やコストがかかりますし、ファイリング作業の業務負担も数が増えるほど大きくなります。書類も多くなれば保管スペースが必要となり、そのコストや手間も無視できません。

また、業務の一部をデジタル化している場合は、FAXで送られた書類の内容をシステムにデータ入力する作業も必要となります。しかし、手入力作業では業務負担が大きくなるだけでなく、入力間違いなどの人為ミスを招くリスクもあります。特に重要書類に関するミスが発生してしまうと、企業の信用にかかわる問題へと発展する恐れもあるでしょう。

このほか、FAXは電話番号を都度入力して送信するため、送信時にダイヤルやワンタッチキーを押し間違えてしまうと誤送信のリスクがあります。比較的セキュリティ性が高いと言われるFAXですが、ひとたび誤送信が発生すると深刻な情報漏えい事案を招いてしまう可能性もあるのです。

デメリット2.コストがかかる

FAXの使用を続けている限り、FAX用紙や印字用のインク・トナーなど消耗品が必要です。その調達コストが継続的にかかってくるほか、FAXや複合機のメンテナンスにも定期的に費用がかかります。

また、機器のトラブルや老朽化によって、修理や買い替えの必要性が出てくれば想定外の出費を強いられてしまいます。また、固定電話回線でFAX通信を行うと都度通信料が従量課金され、その料金も比較的割高になりますので、送受信の回数が多ければ通信費負担も大きくなります。

デメリット3.テレワークへの対応が困難

紙の書類を送受信するFAXを利用している限り、宛先番号が割り当てられた複合機でそれを受け取らなければなりません。FAX担当者がオフィスに常駐する必要性が生じるため、その従業員はFAX業務を担当し続ける以上テレワークに移行できないということになります。

最近では感染症対策や災害対応、また働き方改革の一環などでテレワークを積極的に取り入れている企業も増加しています。しかし紙のFAXに依存したままだと、テレワークに従事する社員がFAXの送受信や確認のためだけに出社するという矛盾した状況を招くことが考えられます。

また、FAXが廃止できないことで業務効率化や働き方改革、また昨今の社会情勢や防災への対応を適切に行えなくなる可能性もあるでしょう。

すぐに脱FAXできないならクラウドFAXがおすすめ

「自社でも脱FAXをしよう」と思い立って、すぐ全社的にFAXを廃止できるならそれほど簡単な話はありません。しかし、現状FAXを運用しているほとんどの企業では、そうはいっていないのが現状です。

脱FAXを阻むもっとも大きな理由として、取引先との重要な連絡がまだ紙のFAXで行われていることを挙げる企業は多いでしょう。特に、受発注などビジネスの根幹にあたる業務連絡にFAXが今も使われているケースは少なくないと思います。

先に、ビジネスの効率化に役立つさまざまなITツールがあることをご紹介しました。そのなかでも、基幹業務に支障をきたさず早期に導入できるものが「クラウドFAX（インターネットFAX）」です。

クラウドFAXとはどんなサービス？

クラウドFAXとは、これまで複合機とFAX用紙で行ってきたFAXの送受信が、インターネット上で可能になるサービスです。送信も受信もWEBブラウザや専用アプリケーションで行えますが、複合機の併用もできるため、必要であればその都度紙出力を選ぶこともできます。

「相手先が紙のFAXを使っているけれど、自社だけデジタル化して大丈夫？」とのご心配もあるかと思います。しかし、クラウドFAXで実現できるのはあくまで自社内のデジタル化にとどまります。相手先が送信した紙のFAX文書も自社ではパソコンで受け取れますし、逆に自社のパソコンから送ったFAX文書を、相手先は紙のFAXで受け取ることができるのです。

クラウドFAXでできる業務効率化とは？

クラウドFAXサービスではFAX業務における紙出力を減らせるため、ペーパーレス化を実現できる点が大きなメリットです。しかし、クラウドFAXサービスによる業務効率化はそれだけではありません。

書類配布の手間を減らせる

紙のFAXで受信した書類を、必要な枚数だけコピーして人の手で配布する作業は、バックオフィス業務の大きな負担となっていました。

しかしクラウドFAXサービスのなかには、自動振り分け機能を備えたものもあるため、受信した時点でその書類が必要な従業員にだけ振り分けを行えます。コピーや配布の手間を省けることも、業務の効率化につながります。

もちろんテレワークにも対応

インターネット上でFAXの送受信や確認が行えるため、複合機がない場所でもFAX業務が行えます。テレワーク従業員の負担を減らせることに加え、外回り中心の業務を行う営業担当者も、わざわざFAXを見るために都度帰社する必要がなくなります。

FAX番号を変えなくても使えるサービスも！

クラウドFAXサービスは、新規導入時には新しいFAX番号を割り当てられるケースが一般的でした。このため、「業務上FAX番号は簡単に変えられない」と、サービス導入に二の足を踏む方も多かったと思います。

しかし最近では、従来のFAX番号のまま導入できるクラウドFAXサービスもあります。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」もその1つです。現在使用している複合機に専用の貸与アダプタを取り付けるだけで使えるため、設置から利用開始までもスムーズです。

まとめ

テレワークやペーパーレス化への対応に向け、紙のFAXをどうするかが懸案となっている企業も多いのではないでしょうか。

脱FAXをいきなり実施することは現実的でない場合、自社内でのFAX業務だけを電子化できるクラウドFAXサービスから導入することがおすすめです。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」 は、受発注業務に特化したクラウドFAXサービスです。重要な連絡手段としてFAXが外せないという方も、安心して導入できるサービス内容と機能をそろえています。

FAXの電子化に際しお悩みがありましたら、ぜひネクスウェイまでお問い合わせください。

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