パソコンから直接FAXを送受信するには?3つの方法を解説

パソコンから直接FAXを送受信するには?3つの方法を解説


社内のペーパーレス化や業務効率化を進めるうえでは、FAXもパソコンから直接送信できる方法に切り替えたほうが効果的です。パソコンから直接FAXを送信する方法はさまざまあります。

この記事では、パソコンから直接FAXを送る具体的な方法を解説します。FAX業務の効率化やペーパーレス化を進めるための参考にしてください。


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目次[非表示]

  1. 1.パソコンから直接FAXを送受信する方法とは?
  2. 2.パソコンから直接FAXを送受信する方法1:PC-FAX
    1. 2.1.概要
    2. 2.2.必要なもの
    3. 2.3.特徴
  3. 3.パソコンから直接FAXを送受信する方法2:FAXソフト
    1. 3.1.概要
    2. 3.2.必要なもの
    3. 3.3.特徴
  4. 4.パソコンから直接FAXを送受信する方法3:インターネットFAX・クラウド型FAXサービス
    1. 4.1.概要
    2. 4.2.必要なもの
    3. 4.3.特徴
  5. 5.パソコンから直接FAXを送受信する方法の選び方
  6. 6.まとめ


パソコンから直接FAXを送受信する方法とは?

IT技術が発達する一方、環境へ配慮すべきという考え方も広まっており、紙を使用しないペーパーレス化の流れが加速しています。

FAXの場合、従来は送信時も受信時も紙を使用しなければなりませんでした。しかし、現在ではFAXの送受信のいずれについてもペーパーレス化を実現できるようになっています。


パソコンから直接FAXを送る方法は複数あります。具体的には「PC-FAX」「FAXソフト」「インターネットFAX」の3種類です。以下ではそれぞれの方法の概要や特徴について解説するため、自社の状況にあうものを選んで導入しましょう。



パソコンから直接FAXを送受信する方法1:PC-FAX

パソコンから直接FAXを送受信する方法としてPC-FAXがあります。ここでは、PC-FAXの概要や特徴を解説します。


概要

PC-FAXは、パソコンと複合機をつなげてFAXを送受信する方法です。

FAXを送信するときは、パソコンから複合機へデータを送ったうえで、固定電話回線を使用して相手へFAXの内容を届けます。また、FAXの受信時も固定電話回線からデータを受け取り、パソコン上でその内容を確認できる仕組みです。


必要なもの

基本的に、従来の紙を使用する方法と同じ設備が必要です。

もともと紙でFAXを利用してきた企業であれば、それまで使っていた複合機や固定電話回線をそのまま利用できます。複合機とは、FAX機能とともにプリンターやスキャナなどの機能もついている機器のことです。ただし、PC-FAXに対応している複合機を選ぶ必要があります。

さらに、FAXでやり取りしている内容をチェックするためのパソコンが必要です。



特徴

PC-FAXにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。それぞれについて解説します。


メリット

紙のFAXの送受信のために使用してきた複合機がPC-FAXに対応しているなら、そのまま使用できます。あらたに複合機を用意しなくて済むため、余計な導入コストがかかりません。また、基本的にはPC-FAXの機能を使用するとしても、状況に応じて紙を使ったFAXの送受信も可能です。

今後も紙を使用する可能性があっても問題なく利用できます。


デメリット

PC-FAXの機能がついている複合機が必要であり、新しく導入するとなるとまとまった費用がかかります。そのため、FAXの使用頻度が低い場合は、費用対効果が見込めない可能性があります。

また、複合機に接続するパソコンのOSにも注意が必要です。OSによってはPC-FAXが利用できないケースもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。



パソコンから直接FAXを送受信する方法2:FAXソフト

パソコンから直接FAXを送受信したい場合、FAXソフトを使うのもひとつの方法です。以下で概要や特徴を解説します。


概要

パソコンに専用のFAXソフトを導入し、固定電話回線からFAXを送信します。FAXソフトを使えば、複合機がなくてもパソコンから直接FAXの送受信が可能です。FAXソフトにより、パソコンそのものがFAX機としての役割を果たします。

PC-FAXに対応している複合機がないものの、固定電話回線を使ってFAXを送受信したい場合に向いています。


必要なもの

FAXソフトを使ってパソコンから直接FAXを送受信するためには、FAXソフトに加えて、パソコン、モデム、固定電話回線が必要です。すでに触れたとおり、複合機は必要ありません。

FAXソフトにはさまざまな種類があり、無料のものもあれば有料のものもあります。自動返信や大量送信の機能も活用したいなら、有料のソフトを選びましょう。

また、なかにはモデムを内蔵しているパソコンもあります。その場合は、モデムを改めて用意する必要はありません。


特徴

FAXソフトにも、メリットとデメリットの両方があります。以下では、それぞれについて解説します。


メリット

FAXソフトを使用する方法なら、PC-FAXの機能がついている複合機を使用する場合よりも導入コストが少なく済みます。FAXソフトは無料のものでも十分活用できます。モデムを新しく購入するとしても、かかる費用は数千円です。

有料のソフトを使用すれば、FAXの機能をより充実させられます。自社の使い方にあわせて選べるため、便利です。


デメリット

パソコンの電源を切った状態でFAXを受信すると、データが残りません。FAXソフトを導入した後は、基本的にパソコンの電源を入れっぱなしにしておく必要があります。

また、FAXソフトを使う方法では、インターネット回線ではなく固定電話回線でFAXのデータを送受信します。そのため、固定電話回線の契約が必要です。



パソコンから直接FAXを送受信する方法3:インターネットFAX・クラウド型FAXサービス

パソコンから直接FAXを送受信する方法のなかでは、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスもおすすめです。ここでは、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの概要や特徴を解説します。


概要

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは、クラウドサービスを使ってFAXのデータを送受信するサービスです。サービスによって、FAXの送受信に固定電話回線を使用するか、インターネット回線を使用するかは異なります。

クラウドサービスからFAXが送信でき、また受信されたデータもクラウドサービスに保管されるため、パソコンからスムーズにFAX送受信が行えます。設定も簡単であり、契約すればすぐにパソコンから直接FAXを送受信できるようになります。


必要なもの

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを利用するためには、パソコンとインターネット回線が必要です。パソコンではなく、タブレットやスマートフォンなどでも利用できるサービスもあります。

ただし、サービスによっては複合機や固定電話回線も必要になるケースもあります。契約するサービスの内容をよく確認したうえで必要なものをそろえましょう。



特徴

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット・デメリットとしては、どのようなことがあるのでしょうか。それぞれについて解説します。



メリット

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは、ほかの方法に比べても導入にかかる費用が安価です。そのため、より簡単にFAXのペーパーレス化を進められます。

また、基本的にパソコンとインターネット回線さえあればFAXを送受信できるため、オフィス以外の場所でも利用可能です。在宅勤務中でも、FAXの送受信ができます。


サービスによっては、自動仕分けや定型文挿入機能などが使えるものがあり、単にパソコンからFAXを確認するだけでなく、FAX業務の効率化を実現できるでしょう。


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デメリット

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスでFAXを受信する際に、受信料がかかるサービスもあります。インターネット回線の契約内容によっては、FAXをやり取りすればするほど受信料がかさむ可能性もあるでしょう。

また、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのサービスについて改めて契約を結ぶ必要があるため、手間もかかります。

サービスごとに必要な準備やかかるコストは異なるため、自社の要件を整理した上で、サービス提供企業に相談するといいでしょう。


参考記事:【法人向け】ネットでFAXを送信する方法とは|インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの選び方を解説



パソコンから直接FAXを送受信する方法の選び方

もともとPC-FAXの機能がついている複合機を使用している企業なら、PC-FAXを選ぶのもひとつの方法です。特に、オフィスにいる社員だけがFAXの内容を確認できればいいなら、PC-FAXでもそれほど不便を感じないでしょう。

ただし、基本的には、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを使ってパソコンから直接FAXを送受信する方法がおすすめです。インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは自動仕分けや定型文挿入機能などが使えるものがあり、単にパソコンからFAXを確認するだけでなく、FAX業務の効率化を実現できるからです。


参考記事:FAX受注業務は改善できる!アナログなFAX業務を改善するためにすべきこととは



まとめ

パソコンから直接FAXを送受信する方法は主に3種類あり、それぞれ特徴が異なります。選び方は状況にもよりますが、業務効率化を検討しているなら、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスがおすすめです。

ネクスウェイのe-受信FAXサービスは、受発注業務に特化しているFAXの送受信サービスです。専用のアダプタを設置すれば、FAX番号を変えずにクラウドFAXサービスを利用できます。

FAXの業務効率化・ペーパーレス化のためにぜひ活用してください。



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