【方法は4つ!】クラウドPBXでFAXを使うには？方法とメリットを解説

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

PBXとは、オフィスで従来使用されてきた「電話交換機」を指す言葉です。このPBXの機能をインターネット経由で利用できるシステムがあり、「クラウドPBX」と呼ばれます。オフィス内の環境下でしか使えなかった従来のアナログPBXと比較し、さまざまな便利機能を備えたクラウドPBX。テレワークや在宅勤務の推進にともない、導入を考えている企業も多いと思います。

しかし、クラウドPBX導入の大きなハードルとなってしまうのがFAXの存在です。この記事では、クラウドPBXでFAXを使うための方法や、クラウドPBX導入のメリットなどをご紹介します。

クラウドPBXでは複合機のFAX機能が利用できなくなる

クラウドPBXとは、従来アナログ回線用のPBX（電話交換機）が行っていた外線からの電話の各内線への取り継ぎや、各内線を相互に接続することを、インターネット回線によって行うシステムです。

従来のPBXは設置したオフィス内の電話交換しか行えませんが、クラウドPBXは使用する回線自体が全世界を網羅するインターネットのため、オフィス外との電話交換も可能となります。クラウドPBXなら、離れた複数拠点間や、テレワーク従業員の自宅オフィスなどとも内線接続が可能となるわけです。

非常に便利なクラウドPBXですが、インターネットを使う以上一定の弊害も生じます。たとえば、クラウドPBXの導入を考えたことのある方のなかには、「FAXが使えなくなる」といわれて導入に踏み切れなかったケースもあるのではないでしょうか。

ここでは、クラウドPBXを使うことでFAXが使えなくなるのは何故かをご説明します。

複合機のFAX機能はアナログ回線用として作られている

オフィスに設置されている一般的な複合機のFAX機能は、ビジネスフォンなどと同等のアナログ回線に対応した設計がなされています。アナログ回線とは、従来の電話回線に代表される、銅線を介して音声データを伝達する回線のことです。

オフィスでFAX機能の付いた複合機を新規導入したり、置き場所の引っ越しを行ったりしたことのある方は多いと思います。その際、複合機にいわゆる「電話線」をつないでから初期設定を行った覚えはありませんでしょうか。

一般的なビジネス用複合機のFAX機能を使うには、今も従来の電話線が必要になるため、インターネット回線には対応していない場合が多いのです。

クラウドPBXは光回線／IP回線を用いる

昔ながらの電話線を利用するアナログ回線に代わり、企業内の電話交換ツールとして普及しているのがクラウドPBXです。クラウドPBXでは、アナログの電話回線ではなくインターネット回線が利用されています。

このことから、アナログ回線対応の複合機はクラウドPBXにすると使えないといわれがちになるのです。しかし、クラウドPBXには2種類の回線があり、サービスで使用している回線の種類によっては、複合機を引き続き使用できる可能性もあるため注意が必要です。

クラウドPBXが接続可能なインターネット回線は「光回線」、「IP回線」の2つです。光回線に接続するタイプのクラウドPBXは、クラウドPBX専用アダプタをオフィスに設置し、内線電話や複合機をインターネットに接続すれば引き続きFAXを試用できる場合があります。

①光回線

光回線につながるクラウドPBXは、従来の固定電話のように市外局番の電話番号が割り当てられています。通話品質も固定電話と遜色ないため、複合機のFAX機能が引き続き使えることが多いです。

ただし複合機の規格しだいでは、光回線のクラウドPBXでもFAXを利用できない場合があります。

②IP回線

その一方でIP電話（IP回線）とは、一般的にインターネットプロバイダが提供するインターネット電話サービスを指します。このため、通話品質なども提供元プロバイダによって差が生じることがあります。

加えて、IP電話を利用したクラウドPBXでは、固定電話のような市外局番の電話番号を引き継げないことも少なくありません。

もっとも、スマートフォンアプリをインストールして契約を済ませればすぐに利用できる点はIP電話の大きなメリットです。しかしIP回線には、プロバイダの回線の品質しだいで通信が不安定になりやすいというデメリットもあります。

各メーカーによっては動作保証がされていないこともありますので、利用時には注意が必要です。詳細は以下の記事をご覧ください。

クラウドPBXでFAXを送受信する4つの方法

テレワーク／リモートワークの推進や業務効率化のために、クラウドPBXを導入したい企業は数多くあるでしょう。しかし、そのためにFAXを廃止するわけにはいかないという事業を抱えていることも想定できます。

ここでは、クラウドPBXの導入後も引き続きFAXを使い続けるための方法を、いくつかご紹介します。

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①アナログ回線を残す

まず、単純ではありますがアナログ回線を残すことで引き続き複合機のFAX機能を利用できます。

クラウドPBXを導入しても、オフィスの全回線をクラウドPBXに切り替えてしまわず、FAX用のアナログ電話回線を残すことで対応する方法です。従来備わっている電話回線をオフィスで使用しているのであれば、工事などを伴わずに済む方法のため、意外に有用な選択肢であると考えてよいでしょう。

②光電話対応の複合機を導入する

複合機のなかには、その数は多くないものの光回線に対応し、メーカーが動作保証を行っている機種もあります。対応機種を導入し、光回線が使えるクラウドPBXの利用することによって、FAXを引き続き使うことができます。

わざわざアナログ回線を残さずに済む点がメリットですが、選定可能なFAX複合機の種類が非常に限定的になるというデメリットもあります。

③変換アダプタを使用する

クラウドPBXを導入後も、引き続き従来のFAXを使うための周辺機器があることをご存じでしょうか。「変換アダプタ」と呼ばれる機器で、接続すれば既存のアナログ回線と、光回線を相互につながるようにできます。この変換アダプタを使用すれば、従来通り複合機のFAX機能を継続して利用することが可能です。

実際にクラウドPBXを導入した企業で、引き続きFAXを使用するために行った対策として、多く選ばれているのがこの方法と言われています。

④インターネットFAXを利用する

インターネット回線でFAXを送受信する「インターネットFAX」を使う方法もあります。一部のクラウドPBXではインターネットFAX機能を備えたものもあります。

インターネットFAXで用いられるデータの形式はおもにPDFで、相手先から送られた文書がPDFデータに変換された状態で、パソコンやメールなどで送受信できます。

ただし、インターネットFAXには下記のような注意点もあります。

インターネットFAXの注意点

1.通信品質がインターネット回線の状況に影響される

インターネット回線を用いてFAXを送受信するため、通信の状況が不安定になると通信品質に影響が生じます。インターネット回線に重大な障害などが発生した場合、インターネットFAXそのものが一時的に利用できなくなる場合もあるため注意しましょう。

2.停電発生時には利用不可になる

インターネット通信は接続機器がなければ行えないため、電源によって稼働する接続機器が停電で止まってしまうと通話や通信も止まります。このため事業にIP電話を使用する場合は、事前に停電対策をしっかりとっておく必要があるでしょう。

3.今使っているFAX番号が使えなくなる

インターネットFAXのなかには、サービス事業社の提供するFAX番号に変わるサービスがあります。企業間の発注書や納期回答書などの商取引にFAXを利用している場合、FAX番号が変わると取引先への通知や転送処理などの手間がかかります。

また番号を取得する際、市外局番の番号を取得できることもありますが、050から始まるFAX番号しか選べないサービスもあります。050から始まる番号には、「セールスか迷惑電話と身構える」「勧誘電話が多い」というネガティブなイメージを持つ人もいます。また、050のFAX番号からの着信自体を拒否している企業や個人も多く存在するため、注意が必要です。

クラウドPBXで安定してFAXを使うには「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

クラウドPBXの導入とFAXの利用継続を両立するには、さまざまな方法の選択が可能です。しかし、紙のFAXの利用を続ける必要性しだいでは、クラウドPBXの導入にともなってFAXもクラウド化できればと考える企業もあるでしょう。

しかし、インターネットFAXは回線品質や、停電・通信障害時における問題点もあるため、現状では「電話をクラウドPBXへ移行しつつ、FAXは固定電話回線（アナログ回線）で行う」形をとる方法が確実と言えます。ただしこの方法を採ると、クラウド化・ペーパーレス化推進のなかでFAXだけが取り残されてしまいます。

ここでは、「クラウドPBXを導入し、安定したFAX通信環境を維持しつつFAXも電子化したい」場合におすすめのクラウドFAX「FNX e-受信FAXサービス」をご紹介します。

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パソコンがあればFAXの送信・受信確認・返信ができる

FNX e-受信FAXサービスなら、インターネットに接続されたパソコンがあれば、場所や時刻を問わずFAXを確認でき、また返信もできます。

受信したFAX文書のデータにコメントや捺印を書き加えて、そのまますぐ返信できる機能も備え、煩雑だったFAX周りの作業も一気にシンプルに。どこにいてもFAXを利用できるため、在宅勤務中や外出中もその場でFAXを使えます。

FAXを自動で仕分け・後からでもスピーディに検索できる

紙のFAX文書はファイリングに手間がかかるだけでなく、あとから確認し直したいときに目的の一通を探すことが大変でした。

FNX e-受信FAXサービスは自動仕分け機能を備えているため、受信したFAXを用意したフォルダへ自動で仕分けて保存できます。保存フォルダは、相手先別・日時別などに設定できます。閲覧するときも、検索機能で目的の文書にすぐアクセス可能です。ファイリングしたり、膨大な書類のなかから見たい一通を探したりする手間や時間を省けます。

従来の安定したFAX通信環境をそのまま使える

現在使用中のFAX回線に、専用の貸与アダプタを取り付ければすぐサービスを利用可能です。つまり、従来のFAX回線をそのまま使ってFAXを電子化できるため、安定したFAX通信環境をそのまま維持できます。

基幹システムの改修や大がかりな工事、機器の入れ替えなどを行わずに利用開始できるため、導入もしやすいです。まずは部署や拠点単位で試験的に利用開始し、徐々に拡大するスモールスタートにも最適です。

紙のFAXで連絡を取り合っている相手先への負担もなし！

新しいサービス導入に際し、相手先に通信手段の変更を依頼することはハードルが高いです。FNX e-受信FAXサービスは、相手先がクラウドFAX・インターネットFAXを利用していなくても、FAXの電子化が可能です。相手先は今まで通り紙のFAXを使ってもらいながら、自社ではWEB上でFAXの送受信ができるのです。

また、今お使いのFAX番号を変えずに利用できるため、相手先へ負担をかけることなく導入できます。紙のFAXからデジタルへの切り替えが難しい取引先がいる状況であっても、クラウドFAXを安心してご利用いただけます。

複数の拠点間で共有できる

紙のFAX文書を受信できるのは、特定の拠点に設置された特定の複合機に限られます。その点FNX e-受信FAXサービスでは、複数の拠点や担当者が一斉に文書を確認することも可能です。また、ある拠点で業務が逼迫した場合、他の拠点の担当者がFAXを確認し、処理のフォローをすることもできるようになります。

このため拠点間の情報共有がスムーズになり、業務効率化や拠点間フォロー体制の構築にも貢献できます。

FAXの処理ステータスを設定でき、確認ミスを防止

FAXの確認や処理がどこまで進捗したか、ひと目で分かるようにステータスが設定できる点も、FNX e-受信FAXサービスのポイントの一つです。処理の状況ごとに「未」「保留」「済（完了）」など、確認・処理ステータスを自由に設定でき、受信したFAXをどこまで確認・処理できたか、進捗状況をすぐに確認できます。

受信FAXを見落としてチェック漏れを招いたり、処理がどこまで進捗したかが属人的な管理になってしまうなど、紙の書類で発生しがちだった人為ミスを効率的に対策できます。

文書は安全なクラウドに保存され、BCP対策にも有効

紙の書類は、それ自体が災害などの有事で損害を受けると失われてしまいます。FNX e-受信FAXサービスで受信したFAX文書のデータは、クラウドサーバーに自動で保存されます。

万一の災害でオフィスが被害を受けても、安全な場所にあるデータは守られるため、企業単位でのBCP対策にも最適です。

導入実績は900拠点以上。多くのオフィスの業務改善に貢献

FNX e-受信FAXサービスは、2022年8月末現在の導入実績は900拠点以上。多くの企業に選ばれ、各社の業務効率化に役立てられているクラウドFAXです。

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まとめ

テレワークの導入拡大などを検討中で、電話交換の方式をアナログからインターネット回線経由に変えたい場合、クラウドPBXの導入は有効な手段です。しかし、クラウドPBX導入後に、従来紙で運用してきたFAXをどう取り扱うかが懸案となるかもしれません。

クラウドPBXの導入に際してFAXの電子化をお考えであれば、多くの優良企業が導入し業務効率化を実現している、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」をぜひご検討ください。

今お使いのFAX番号を変える必要がなく導入ハードルが低く、部署や支店単位でのスモールスタートにも対応。FAXの電子化に際し、費用や相手先への影響について不安がある方は、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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