FAXを電子化する6つのメリット・デメリットと導入事例を紹介


FAXを電子化するメリット・デメリットと導入事例を紹介


こんにちは。FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

日本の企業では未だにFAX文化が残っている企業が多いです。特に、見積書や発注書など企業間の商取引にFAXを用いている場合、IT化に伴ってFAXを辞めたいけれども、取引先がFAXを採用している等の理由で、簡単には辞められないというケースも少なくありません。

そこでおすすめなのがFAXの電子化です。

ここではFAXを電子化するメリット・デメリットや、電子化を実施するにあたって注意したいポイントなどについて解説します。


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目次[非表示]

  1. 1.FAXを電子化する6つのメリット
    1. 1.1.事務作業の負担が軽減される
    2. 1.2.テレワーク・外出先からでもFAXを確認できる
    3. 1.3.FAX業務が可視化され、マネジメントしやすくなる
    4. 1.4.書類管理の手間が省ける
    5. 1.5.過去のFAXもすぐに探せる
    6. 1.6.コスト削減になる
  2. 2.FAXを電子化する4つのデメリット
    1. 2.1.事務作業に負荷がかかってしまうことがある
    2. 2.2.ツールを覚えるのに時間がかかると、テレワークの障壁になる
    3. 2.3.ツールに慣れるまで、書類管理の工数がかかることがある
    4. 2.4.コストがかかる
  3. 3.FAXを電子化する3つの方法
  4. 4.FAXの電子化を成功させるための3つの導入ポイント
    1. 4.1.①現状のFAX業務にかかる時間と人員を把握する
    2. 4.2.②ボトルネックを見極める
    3. 4.3.③運用ルールを決める・適宜見直す
  5. 5.FAXの電子化の導入事例
    1. 5.1.FAXの処理スピードアップ|アイホン株式会社樣
    2. 5.2.FAXのリモートワーク対応|NJT銅管株式会社樣
    3. 5.3.FAXのペーパーレス化|株式会社オーリック樣
  6. 6.FAXの電子化で作業効率アップ!



FAXを電子化する6つのメリット

FAXを電子化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。まずはメリットから紹介します。


事務作業の負担が軽減される

現代の日本は少子高齢化によりどの企業も人手の確保に困っている状況です。そのため、業務効率化が求められています。

電子FAXを採用すればファイルの管理やFAXの受送信作業などの手間が省けるでしょう。バックオフィス業務など本業以外の業務の効率化に取り組むことで、本業に集中できるようになります。

また、紙のFAXに「納品予定日は◯日です」や「在庫切れのため代替品で手配します」といったコメントを入力する際、一つ一つ手書きで記載しなければいけません。それに対してFAXを電子化すれば、よく使うコメントの雛形を用意しておけば、コピー・アンド・ペーストで作業を進められるので、入力の手間が減り、作業効率が上がります。


テレワーク・外出先からでもFAXを確認できる

従来の紙のFAXはオフィスにいないと受信や内容の確認ができないのが難点です。実際にオフィスに誰もいない、取引先から急ぎのFAXが送られてきたけれどもすぐに対応できないなどといった場面もあるでしょう。

電子FAXなら、テレワーク中や外出先など、オフィス外でもFAXの内容を確認できます。


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FAX業務が可視化され、マネジメントしやすくなる

FAXを電子化して他のツールと連携すれば、FAX業務が可視化され、様々なデータのマネジメントもスムーズに行えるようになります。

現代ではDXが推進されており、業務で使用したデータを蓄積して活用する企業も増えています。FAXから得られるデータも企業の経営において大切な情報です。FAXの送受信データを蓄積しておけば、後々新たな改善ポイントを探るなど業務効率化に繋がることが期待できます。


書類管理の手間が省ける

従来の紙のFAXだと印刷した書類をファイリングするなどの手間が発生していましたが、電子FAXならその手間も必要ありません。自動振り分け機能などの機能を活用すれば、さらにデータの管理などの雑務を効率よく行えるでしょう。

また、FAXを始めとした紙の資料は保管スペースの問題もあります。事務所内に倉庫スペースを設けていたり、外部倉庫を借りたりする必要があり、さらに企業で定められた期間を経過すると破棄する必要もあります。

FAXを電子化すれば、データとして管理できるためファイリングの手間や保管スペースは一切不要です。さらに、古いFAXの破棄コストもかかりません。


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過去のFAXもすぐに探せる

FAXを紙で管理していると、探している資料が見つからない、失くしてしまっていたなどのトラブルに見舞われることもあるでしょう。FAXをデータ化すれば、FAXを受信してから時間が経過しても、検索機能を活用して簡単に探しているファイルを見つけられます。

しかも電子化しておけばバックアップが取れるので、万が一データが破損してしまった場合の心配も少ないです。


コスト削減になる

FAXは送られてくる度に用紙を使用します。大量の用紙を消費するケースも少なくありません。そこでFAXを電子化すれば、印刷の必要が無いものは印刷せずにデータで管理することで、用紙代やトナー代の節約になります。



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FAXを電子化する4つのデメリット

メリットの多いFAXの電子化ですが、デメリットもあります。ここでは、デメリットの一例を紹介します。


事務作業に負荷がかかってしまうことがある

FAXの電子化が逆に事務作業の負担になってしまう可能性も考えられます。ただIT化を進めれば良いというわけではありません。場合によってはあえて紙のままにした方が良いケースも存在します。

FAXの電子化を実施する前に自社の業務の流れを確認し、紙のままと電子化どちらが適しているのかを検討したうえで、電子化を実施しましょう。


ツールを覚えるのに時間がかかると、テレワークの障壁になる

特にテレワークに初めて取り組む企業で、FAXの電子化ソフト以外にも様々なツールを一気に導入する場合、覚えなければいけないことが多すぎて逆にテレワークの障壁になってしまうことがあります。

万が一FAXの電子化ソフト・ツール以外にもたくさんツールを導入するものがある場合は優先順位の高い順に無理の無いペースでIT化を進めましょう。


ツールに慣れるまで、書類管理の工数がかかることがある

紙のFAXの場合、FAXが届いたら適切なファイルにて保管するだけです。それに対してFAXを電子化した場合、FAXが届いたらデータを適切なフォルダに移動し、カテゴリを付けて管理します。この工程は作業に慣れるまで面倒に感じてしまうかもしれません。


ただし、サービスによっては、送信元の企業やFAX番号をもとに自動でFAXを振り分ける機能を搭載したものもありますので、サービス選定時には調べてみましょう。


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コストがかかる

新しいものを導入する際には必ずコストが発生してしまいます。FAXの電子化を行う場合は、買い切り型だとソフトウェア代、クラウド型だとランニングコストが必要になるでしょう。

導入時には、現状のコストや業務負荷を整理して、費用対効果が得られるかを社内で検討することが大切です。


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FAXを電子化する3つの方法

FAXを電子化する方法は主に3つあります。

①PC-FAX

②FAXソフト

③インターネットFAX・クラウドFAX


以下の記事で、それぞれの仕組みや必要なもの、メリット・デメリットを解説していますので、ご覧ください。

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FAXの電子化を成功させるための3つの導入ポイント

FAXの電子化は便利ではありますが場合によっては失敗することもあります。そこでFAXの電子化を成功させるための導入ポイントを紹介します。


①現状のFAX業務にかかる時間と人員を把握する

まず、FAX関連業務にどれくらい時間・人員を割いているのかを把握しましょう。場合によっては、以前からの慣習で行っていたものの実は必要がなかった、という業務もあるかもしれません。

時間と人員など定量化されていて客観的に判断できる要素で現状を把握しましょう。


②ボトルネックを見極める

送受信量が多ければ多いほど、コア業務に割ける時間が減ってしまいます。それに、FAXの送受信の度に手を止めていると集中力も下がってしまうでしょう。ただし、必ずしもFAXの電子化が業務効率化に繋がるわけではありません。FAX以外の要素が業務スピードを下げる原因になっていることもあります。

したがって、業務プロセスを一旦確認し、本当にFAX業務がボトルネックになっているのか確認しましょう。また、FAX業務がボトルネックとなっている場合は、実際にFAXの送受信を電子化した場合を想定した場合と従来のプロセスで業務を行った場合を比較するなどして、FAXの電子化によってどれだけの効果が得られるのか測定してみてください。


③運用ルールを決める・適宜見直す

FAXの電子化にあたっては運用ルールを決めることが大切です。FAXの電子化で最も大きいリスクが情報漏洩でしょう。

特にクラウド型FAXサービスの場合、どこからでもFAXのデータにアクセスできるので、ウイルスによるFAXデータの流出だけでなく、覗き見など人的エラーによる流出も想定されます。

そこでセキュリティやデータの管理などにおけるルールをしっかり定め、社内で共有しましょう。

また、実際にFAXを電子化して、最初に定めたルールを元に運用していると、段々現行ルールの課題が見えてきます。適宜ルールを見直し、より効率よく安全にFAXの電子化ができるように改善してください。


FAXの電子化の導入事例

FAXの電子化によって、業務効率化やテレワーク化を実現した事例を紹介します。


FAXの処理スピードアップ|アイホン株式会社樣

インターホンメーカーのアイホン株式会社樣では、発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信に膨大な時間がかかっていました。

届いたFAXを仕分けし、営業に配る。注文書の場合は納期や連絡事項を記入し、複合機から返信した紙はファイリングして保管するという作業に多くの時間を要していたのです。

FAXを電子化することにより、届いたFAXは自動で仕分けされ、自席のパソコンからすぐに確認・返信できるようになりました。従来、FAXを受信してからお客様へ納期などを回答するまでに、長いときで30分~1時間かかっていたのが、2~3分にまで短縮するなど、処理スピードアップができたそうです。


  注文書の処理時間97%削減!スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化 発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



FAXのリモートワーク対応|NJT銅管株式会社樣

国内の銅管シェア約35%を誇るNJT銅管株式会社樣では、受注に関する取引先とのやり取りや社内コミュニケーションにFAXを利用しており、受信するFAX数は月間で2000件を超えます。

コロナ禍による全社的なリモートワーク推進の際し、紙のFAXがボトルネックとなり、受発注業務を担当する社員がリモートワークできないという課題がありました。

FAXを電子化することにより、届いたFAXはクラウドサーバに自動で保管されるため、リモートワークでもFAXの確認・返信できるようになりました。FAX電子化により、出社時とほぼ変わりなく在宅でもFAX業務を遂行できるようになっています。


  受発注のFAXを100%ペーパーレス化!業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現 紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


FAXのペーパーレス化|株式会社オーリック樣

酒類・食品類卸の株式会社オーリック樣では、お客様からの注文の約3割をFAXで受け付けています。毎日届くFAXを仕分け、保管する他に、2ヶ月間は破棄せず保管する必要があるため、保管場所の問題まで発生していたそうです。​​​​

FAXを電子化することにより、届いたFAXはパソコン画面上で仕分けることで、仕分け時間は1日あたり約20分削減、保管作業にかかる時間と場所はゼロなりました。また、紙から電子化したことにより、3ヶ月で約25,000枚分のペーパーレスも実現されています。


  3ヶ月で25,000枚の紙を削減。FAX受注の処理が劇的に変化した秘訣とは 1日に100枚弱も届くFAXを複合機へ取りに行くのに余計な時間がかかっていた株式会社オーリック様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入し、1日あたり約20分の時間削減になっただけでなく、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスにつながっています。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



 

FAXの電子化で作業効率アップ!

DXの推進により、多くの企業がFAXの電子化を進めています。リモートワークが広まり、定着した現代において、FAXの電子化は業務効率を上げるために欠かせない手段の1つと言えるでしょう。

ただし、FAXの電子化の方法は様々です。そこで自社ではどのようにFAXの送受信を行っているのか、どれくらいの送受信量があるのかなど確認したうえで、最も適した方法を選んでください。


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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。専用のアダプタを接続するだけで、現在のFAX番号を変えずに利用を開始できます。FAXの受信、閲覧、編集、返信をWEBで行えるため、受発注業務をテレワーク対応に変えられます。


FAX業務の電子化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。


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