まず紙の書類は、そこにあるだけで「書き込むこと」「整理すること」「探すこと」の3作業が課されてしまいます。手書きで書き込むことには、手間だけでなく書き損じのリスクも生じるでしょう。またファイリングの手間も書類の枚数が増えるほど大きくなりますし、目的の書類1枚を探すために膨大な枚数のなかから探し当てる労力も大変なものです。

紙の書類が多くなるというだけで、明らかに効率的とはいえない作業の繰り返しを強いられることが予測されてしまうのです。

嵩む業務コスト

膨大な量の紙の書類が生むデメリットは、労力や生産性の問題だけではありません。実際に紙を発行・管理することでかかるコストという課題も、業務上大きくのしかかってきます。

全社で発行された紙の帳票を7年間保管するとなると、事業規模によっては倉庫など専用の保管場所を設ける必要が出る場合もあります。その場所にかかる費用や、それだけの枚数の紙の購入費用、印刷費など、紙の書類には1枚1枚にかなりのコストがかかっているのです。

テレワーク推進の阻害要因に

紙の書類は、複数の人への共有が難しい書類です。このため、紙の書類の確認や、書類への記入・捺印作業をするには書類のある現場へ人が出向く必要があります。在宅やテレワーク勤務の人は書類に関する業務ができないとなると、昨今の情勢に即して推奨されているテレワークの推進にも影響してしまうでしょう。

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帳票の電子化で得られるメリット

紙の書類も枚数が増えて大量になると、さまざまなデメリットを生んでしまうことが分かりました。それを踏まえ、ここでは帳票を電子化（データ化）することによりどのようなメリットが期待できるかについてもご紹介します。

業務のペーパーレス化が実現

紙の帳票には、発行や印刷の都度用紙代・コピー代などの費用がかかります。その帳票を郵送する必要があれば、切手代・封筒代などもかかってしまうでしょう。

帳票を電子化できれば、上記のような費用がかからなくなります。紙には実はかなり多くのコストがかかっていますから、これらの費用を削減できるだけでも大きくコストダウンが見込めるでしょう。

大幅な業務効率化・生産性の向上が可能に

帳票書類は7年間保管しなければなりませんから、年々増える紙の書類は取り扱うだけで大変な作業となっていきます。それらの帳票を電子化してパソコンやクラウドで管理できれば、整理も検索もぐんとスピード化できるでしょう。

また、紙の帳票は郵送が必要になることもあります。その場合、送り状を発行したり封緘したりする作業が上乗せされてしまいます。これらの送付をメールやチャットツール上で行えるようになりますから、その分手間が削減できます。

帳票に修正や再送が生じた場合も、データをそのまま直せるようになるため手間を省けるでしょう。

帳票業務のコスト削減が実現

帳票の電子化によってペーパーレス化や業務効率化を実現できれば、紙の書類を取り扱う業務でかかっていたコストを総合的に削減できます。

テレワークの推進など、働き方改革に取り組める

紙の書類で行っていた確認や記入・捺印作業が電子データで行えるようになれば、どんな場所からでも、何時であってもそれらの作業が可能になります。テレワーク推進をはじめとする働き方改革にも、帳票の電子化は有効です。

帳票の保管、管理の効率化

書類を電子化すれば、その保管もパソコンやクラウドストレージ上で行えます。膨大な紙の書類を、倉庫やキャビネットで保管する必要がなくなり、場所代の削減も期待できるでしょう。

安全性を担保できる

紙の書類は、実はセキュリティ面で多くの弱点があります。盗難や紛失のリスクをはじめ、盗み見されることによるセキュリティ事故なども予測できるためです。

それらの書類を電子化することにより、パスワードなどでの管理が可能となり、より高セキュリティな環境での保管・取扱が実現します。

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クラウドFAXで、手間なく、確実な帳票FAXの配信を実現！

すでに紙の書類を多数廃止し、ペーパーレス化への取り組みを始めている企業も多いでしょう。しかし、どうしても電子化が難しいケースとして、取引先との通信手段にFAXを運用している場合が挙げられます。

FAXはアナログ書類を即時送信することができるため、長年ビジネスでの連絡手段の主役として活躍してきました。近年では電子メールやメッセージアプリ、チャットツールなどでの連絡に代替されつつありますが、業種によっては事情がありFAXを手放せない企業も少なくありません。もし自社でFAX業務の電子化が可能だったとしても、取引先に1つでもFAXを廃止できない企業があれば、電子化は簡単な話ではなくなります。

しかし、取引先が紙のFAXを使っていても自社のFAX電子化が可能となるツールがあります。それが「クラウドFAX（インターネットFAX）」です。大量の紙の帳票をFAXで取引先に送信していた企業が、クラウドFAXの導入で大幅に手間を削減できたケースも。

特に、受発注業務にFAXが欠かせない企業には、クラウドFAXの導入が特におすすめです。

ネクスウェイでも、低い導入コストで大幅な業務効率化を実現できるクラウド帳票FAXサービス「FNX e-帳票FAXサービス」をご提供しています。FAXで行っていた帳票業務の電子化にお悩みの方は、ぜひネクスウェイまでご相談ください。

クラウドFAX送信サービスで帳票業務に成功した事例

ここからは、ネクスウェイがご提供するクラウドFAX送信サービスの1つ「FNX e-帳票FAXサービス」による業務効率化に成功した企業様の事例を取りあげます。2社の物流系企業様の例を順にご紹介しますので、ぜひこちらもご覧ください。

株式会社阪急阪神エクスプレス様の事例

大阪市北区に本社を置く、株式会社阪急阪神エクスプレス。配送指示などに関する書類のFAX配信に利用していた自社サーバのリース期限が切れてしまうことで、今後の配信作業をどうすべきかお悩みを抱えていました。

実は、その時点で他にも多くの課題を抱えていたといいます。たとえば、FAX送信に異常があった場合も現場での確認が難しく、都度情報システム部門に聞く必要があった点。その手間のために、再送するまでに多くの時間を要していたといいます。

そのようななか、10年程前より自社で運用していたシステムをクラウドへ移行する流れがスタートしました。その機会にFAX配信も、自社サーバからクラウドへ移すことを検討。管理負荷とコストの削減を目的とし、「FNX e-帳票FAXサービス」を導入することにしました。

導入の決め手となったのは、以下の3つのポイント。

・運用コストがリーズナブル

・管理ツールが使いやすい

・FAX配信に異常があっても現場で即時確認が可能

上記のなかでも特に重視された点は、不達時の確認がスムーズになることでした。従来情報システム部門に確認しなければならず多くの手間がかかりましたが、FNX e-帳票FAXサービスの導入後はエラーメッセージが拠点担当者へ直接届くようになりました。

また、ネクスウェイの24時間365日サポートも重宝しているといいます。

株式会社阪急阪神エクスプレス様の事例については、以下もご覧ください。

5年間の運用コストを400万円以上も削減。FAX送信業務の効率化とスピードアップも【株式会社阪急阪神エクスプレス様】株式会社阪急阪神エクスプレス様では、従来の帳票サーバのリースアップに伴いクラウド環境へと移行し、FAX送信の新たな仕組みとして、ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスを採用した。5年間で400万円以上のコスト削減と、不達再送時の負荷軽減を実現されています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

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トナミ運輸株式会社様の事例

富山県高岡市のトナミ運輸株式会社では、配信する各種帳票の枚数が月間7万枚にもなり、自社サーバでのFAX配信運用に限界を感じていました。

他の配信手段を検討することも考えたものの、業界の性質上FAXは今後も重要なコミュニケーションツールとなると判断。自社サーバでのFAX運用を、クラウドへ切り替えることで効率化を図ることとしました。

実は、当初は自社サーバを入れ替えて強化しようと考えていたそう。しかし、初期費用が高くなる点や、これ以上の自社運用の拡大が現実的ではない点を鑑み、クラウドFAX配信サービスの選定に踏み切ります。

その結果選んだのが「FNX e-帳票FAXサービス」でした。

FNX e-帳票FAXサービスを導入し、すぐに現場では手ごたえを感じることができたそう。特に実感できた効果が、以下の2つだったとのことです。

・FAXの送信速度が格段に速くなった

・コストを算出した結果、5年間で約15％コストカットが可能と分かった

また、上記の効果や業務のスピード化にとどまらず、ネクスウェイのサポート品質の高さにも助けられているとのこと。アフターフォローが的確かつ丁寧で、何かあっても大きなトラブルに発展する心配はほぼなくなりました。

トナミ運輸株式会社様の事例については、以下もぜひご覧ください。

業務効率化やコスト削減の実現はもちろん、アウトソーシング推進のトリガーに総合物流企業のトナミ運輸株式会社樣。自社構築のFAXサーバーからクラウド化することで、サーバーの管理やトラブル対応の負担がなくなり、送信スピードもアップ。さらに今後5年間で約15％のコスト削減見通しとなり、効果を実感いただいています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

まとめ

FAXを運用し続ける必要がある場合、帳票類の電子化を進めるにあたって大きなハードルになってしまうことがあります。いかにFAX配信をやめず、帳票を電子データに移行するかでお悩みであれば、クラウドFAXサービスのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスは、電子帳票をFAXで効率的に配信できるクラウドFAXサービスです。リーズナブルな導入・運用コストと使いやすい管理ツール、そして充実のサポート体制をご用意していますので、帳票のペーパーレス化にお困りであればぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

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