FAXの送り方の基本とマナー|電話機・複合機・インターネットFAXでの送信方法を解説


FAXの送り方の基本とマナー


こんにちは。FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


ビジネスの場では、メールやSNSでコミュニケーションを取る機会が増えてきていますが、資料をFAXで送るシーンも依然として多いのではないでしょうか?

しかしながら、最近では自宅に固定電話がない家庭も増えてきて、「FAXを送ったことがない」「ビジネスシーンで失礼のないようにFAXを送るにはどうしたらいいか?」という人も多いかもしれません。

この記事では、FAXの送り方の基本とおさえておきたいマナーを解説しています。ビジネスシーンでFAXを送る際の参考にしてください。

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目次[非表示]

  1. 1.残り続けるFAXの文化
    1. 1.1.FAXが残る業界とは?
    2. 1.2.FAXが残る業界②メディア
    3. 1.3.FAXが残る業界③行政・裁判所
  2. 2.FAXが残る4つの理由
    1. 2.1.システムのセキュリティが高い
    2. 2.2.到着したことが物理的にわかる
    3. 2.3.特別なITリテラシー・設備がなくても送受信できる
    4. 2.4.取引先ごとに異なるサービスを使う必要がない
  3. 3.FAXの送信方法
    1. 3.1.FAXの送り方①固定電話・電話機
    2. 3.2.FAXの送り方②コピー機
    3. 3.3.FAXの送り方③インターネットFAX
  4. 4.知らない人が多いFAXの送り方のマナー
    1. 4.1.FAXに送付状を付ける
    2. 4.2.FAX送付状の書き方
    3. 4.3.ページ数が多い場合は番号を付ける
    4. 4.4.FAX番号を正しく入力する
    5. 4.5.しっかり届いたか確認をする
  5. 5.まとめ


残り続けるFAXの文化

家庭でのFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もビジネスシーンにおいてFAXが欠かせない業界が存在します。


FAXが残る業界とは?

FAXが残る業界①飲食・旅館

レストランや居酒屋などの飲食業や旅館の場合、接客や調理など、現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないです。PCにメールが届いたことに気づけない場合でも、FAXならば物理的に紙が出力されるため、届いたことに気づきやすいです。

また、営業時間終了後に翌日の食材を発注する場合などには、仕入先の営業時間が終了していることが多いので、FAXで発注することが多いと言われています。


FAXが残る業界②メディア

企業のプレスリリースやタレント事務所からの発表などでもFAXが使われています。

一部の記者クラブでは、そもそもFAXでないと受け付けてもらえないケースがあることや、手元に資料として残せること、メールのように流し見せずに手元で読んでもらえる、などの理由があると言われています。


FAXが残る業界③行政・裁判所

メールの場合はハッキングの恐れがある等の理由から、行政ではセキュリティー確保の観点でFAXが使われています。また、高齢者やITリテラシーが低い方にも確実に手続きをしてもらえる、「手軽さ・馴染み深さ」といった理由でも重宝されています。

一方で、新型コロナウィルス感染症の感染拡大時に、保健所が感染者数をFAXで連絡・集計しているということへの批判がありました。FAXを使うことによる非効率さがあることも事実であり、今後、行政・裁判所でのIT化も推進されることが予想されます。


FAXが残る4つの理由

FAXが残る4つの理由


システムのセキュリティが高い

インターネット回線上でデータをやり取りするメールに比べて、FAXはセキュリティが高いと言われます。

ただし、FAX番号を打ち間違えると異なる相手先にFAXが届いてしまい、情報漏えいに繋がるため注意が必要です。


到着したことが物理的にわかる

前述したような、飲食・旅館のような常にパソコンの前にいないような業種においては、到着したことが物理的にわかることは利便性が高いといえます。パソコンにメールが届いた場合、すぐに気付けないことやメール本文を確認するのが難しいこともあるでしょう。

FAXであれば、近くを通った際に「紙が出力されている=届いている」と気づくことができます。


また、通達などを印刷して壁に貼る、回覧する、メモを書き込むといった使い方をしている場合にも、わざわざ印刷しなくても紙が手元にあり、便利です。


特別なITリテラシー・設備がなくても送受信できる

一般的に販売されているFAX機能付きの電話機や複合機さえあればFAX送受信が可能です。

また、紙を差し込んで、電話番号をプッシュするだけ」という利用方法の簡便さもメリットといえます。


取引先ごとに異なるサービスを使う必要がない

最近では、WEB-EDIやWEB受発注システムなどを用いて、ビジネス上の受発注ができます。しかし、取引先ごとに異なるWEBシステムの利用を求められることも多く、1回の発注処理で複数のサービス画面を切り替えて、それぞれのサービスで発注する、など手間が発生することもあります。

FAXであれば、自社フォーマットの発注書を作成して、FAXで個々の仕入先に送付すればいいだけという点は便利といえます。


FAXの送信方法

電話機や複合機、インターネットFAXそれぞれのFAX送付方法について紹介します。


FAXの送り方①固定電話・電話機

FAX機能のついた固定電話・電話機でFAXを送る方法を紹介します。


  1. 電話機の上部に送る原稿を置きます
  2. FAXを送る相手の電話番号を入力します
  3. 「FAX」ボタンを押します
  4. 原稿の読み込みと通信が開始されます
  5. すべての原稿の読み込みが終わったら送信完了です


FAXで送る原稿は上下逆で裏返しにし、最初の文字が下になるようにセットします。ただし、使う電話機の機種にもよるため、事前に取扱説明書で確認するようにしましょう。


FAXの送り方②コピー機

FAX機能が付いたコピー機・複合機でFAXを送る方法を紹介します。


  1. 自動送り装置もしくは原稿台ガラスに送る原稿を置きます
  2. FAXを送る相手の電話番号を入力します
  3. 「スタート」ボタンを押します
  4. 原稿の読み込みと通信が開始されます
  5. すべての原稿の読み込みが終わり、送信が完了した旨が表示されたら送信完了です


FAXで送る原稿は、自動送り装置では原稿を上向きに、原稿台ガラスでは原稿を下向きにセットします。ただし、使う複合機の機種にもよるため、事前に取扱説明書で確認するようにしましょう。



FAXの送り方③インターネットFAX

「インターネットFAX」とは、WEB経由でFAXが送れるクラウドサービスです。このサービスでFAXを送る方法を紹介します。


  1. 送る原稿をパソコン上でPDF形式で用意します
  2. インターネットFAXサービスでPDF原稿を選択します
  3. FAXを送る相手の電話番号を入力します
  4. 「スタート」ボタンを押します
  5. 原稿の読み込みと通信が開始されます
  6. すべての原稿の読み込みが終わり、送信が完了した旨が表示されたら送信完了です


サービスによっては、送る前にプレビュー画面が確認できるものや、受信したFAXにWEBでコメント記入や捺印をして返信できるものもあります。

便利な「インターネットFAX」の詳細を知りたい方は下記記事をご覧ください。


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WEBからFAXが送れる「FNX e-受信FAXサービス」

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、WEBからFAXが送れるクラウドサービスです。

「FNX e-受信FAXサービス」は専用の貸与アダプタを既存のFAX回線に取り付け、そのアダプタを介してFAXデータをWEBで送受信できるようにします。受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。

受信したFAXへの返信はもちろん、新規原稿をサービスから送信することも可能です。



知らない人が多いFAXの送り方のマナー

ここまでFAXの送信方法を見てきましたが、FAXはただ送ればいいわけではありません。相手の会社に届くものですから、ビジネスマナーを意識し、失礼のないように注意しましょう。


FAXに送付状を付ける

送付状とは、原稿の前に付ける表書きのことです。

送付状があることで、FAXを受け取った相手は「誰からどういった用件でFAXが届いたのか」をひと目で確認できます。ビジネスシーンにおいては丁寧な印象となります。


  FAX送り状とは?ビジネスで使えるテンプレートやポイント、業務改善の方法をご紹介 ビジネスシーンにおいて、FAXを送信するときには「FAX送り状」を付けることがマナーと言われています。この記事では、「FAX送り状」の基本的な書き方やポイント、「FAX送り状」のテンプレートを紹介しています。また、FAX業務の改善方法もご紹介していますので、ビジネスシーンでFAXを送る際の参照にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



FAX送付状の書き方

ここでは、FAX送付状の書き方を解説します。


1.日付

送ったFAXには自動で送信日時が印字されることもありますが、いつ送ったのか記録を残すため、記載しましょう。


2.送信先(宛先)の情報

送信する相手先の会社名、部署名、個人名などを記載しましょう。


3.送信元の情報

送信側の会社名、部署名、個人名、電話番号、FAX番号などを記載しましょう。


4.挨拶文

ビジネス上の定型文を記載しましょう。相手が取引先などの場合は、拝啓と敬具を入れることが望ましいです。


5.送信枚数

何枚送信したのか、相手側ですべての枚数が受信できているかを確認してもらうために記載しましょう。


6.内容・備考

FAXの要件・概要を簡単に明記します。返答期日などの補足情報があれば、備考欄に記載しましょう。


ページ数が多い場合は番号を付ける

FAXする原稿の枚数が多い場合は、相手側で順番がバラバラにならないようにページ番号を記載しましょう。


FAX番号を正しく入力する

送る前に、再度FAX番号が間違っていないか確認しましょう。

万が一、間違った番号に送信してしまった場合、異なる会社や個人宅に届き、情報漏えいにつながる可能性があります。


しっかり届いたか確認をする

FAXを送信した後は、相手に電話をかけて、問題なくFAXが受信できているか確認しましょう。

特にビジネスに関わる内容の場合、後になって「送った」「届いていない」といったトラブルにならないよう、しっかりと確認することがマナーと言われています。



まとめ

家庭でのFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もビジネスにおいてFAXが欠かせないシーンが存在します。

この記事では、FAXの送り方の基本とおさえておきたいマナーを解説しました。ぜひFAXを送る際の参考にしてください。


***


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