【図解】クラウドFAX受信サービスとは？メリットを徹底解説！

こんにちは。ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービス営業担当の山岡です。

みなさんの会社では、日々多くの受発注が発生していることと思います。
そのなかで、注文書や請求書の一部をFAXでやり取りしている企業は少なくないでしょう。  
取引先からFAXを受け取り、担当者ごとの仕分けを行い、内容を確認し、受注処理を行う、対応が終わったFAX紙を3年、5年と保管するといった作業は、受信するFAXが多いほど多くなり、業務全体の効率を下げてしまいます。

しかし、これらの課題をアナログで改善するには限界があります。

受発注業務の効率化にはFAX受信サービスの導入が不可欠なのです。

しかし、FAX受信サービスといっても「どんなサービスなんだろう……」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。

・受注業務を効率化する方法を知りたい
・FAX受信サービスの内容を知りたい
・FAX受信サービスのメリットを知りたい

といったお悩みを抱えてはいませんか？  

今回は、FAX受信サービスの概要やメリットをご紹介いたします。

>>FAX受信業務の効率化ができる「FNX e-受信FAXサービス」の話を聞いてみる 

クラウドFAX受信サービスとは？

クラウドFAX受信サービスとは、受信したFAXをウェブ上で閲覧・仕分け・編集・保管・返信できるサービスのことです。

受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。

つまり、これまでの複合機までFAXを取りに行ったり、FAXを仕分けたり、保管やそこから探すといった業務が全てWEB上で行えるようになるサービスなのです。
効率を高めるだけならWEB-EDIなど他のソリューションも考えられます。しかし、取引先からのFAXをなくせないという要望やコスト面から実現が難しいという話もよく伺います。

FAX受信サービスなら、FAXという情報手段を維持しつつも、コストを抑え、業務の効率化を実現できます。

クラウドFAX受信サービスのメリットをズバリ紹介！

① 受信したFAXをパソコン上で確認できる

外出先で注文書や見積書を確認したいときはないですか？  

外出時に取引先から注文書や見積書をFAXで送られてきた場合、会社に電話やメールで確認するほか内容を確かめるしか方法はありません。
電話だと実物を確認できないために伝達ミスの恐れがありますし、FAXをスキャナで読み取ってメールに添付するにも手間がかかります。
 
FAX受信サービスならインターネットがつながれば、いつでもどこでも受信したFAXを確認することができます。

外出先でも社内と同じようにFAXを確認できるため、迅速な対応が可能になりテレワークや働き方改革の推進にも繋がります。

②受信したFAXをデータで保存でき、保管場所の削減に！

取引先とやりとりする注文書や見積書の扱いで困るのが原紙の保管です。

取引の証憑書類については7年間など、書類ごとに保管期間が定められており、取引が終わったからといって簡単に破棄することはできません。

社内でも場所を借りるにしてもコストがかかり、取引先が増えるにつれて保管スペースを圧迫します。

しかし、FAX受信サービスなら受信したFAXをイメージデータとしてクラウド上に保管するので、物理的な保管スペースは必要ありません。

サービスによってはクラウド上での保管期限が定められている場合がありますが、PDF形式でダウンロードすることもできるので、社内フォルダで保管することも可能です。

また、データで保管することにより、紛失リスクの低減や問い合わせがあった場合のFAXを探す時間の削減にもつながります。

③ペーパーレスで備品コスト削減

FAXを利用する上で避けられないのが、紙代やインク代といった備品コストです。
1枚あたりの単価は安いように思えても、受信するFAXが多ければ多いほどコストが積み重なっていきます。 ペーパーレスを進めるために紙の使用量を減らすよう努力しても、取引先から送られてくるFAXは止めようがありません。

そこで活躍するのがクラウドFAX受信サービスです。

これまで解説してきたように受信したFAXをイメージデータとして保管するので紙が出てくることはありません。
紙代やインク代を削減することができ、ペーパーレスにより資源の無駄遣いも減らせる。
まさに一石二鳥のサービスです。

＞＞FAX受信業務の効率化ができる「e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】

クラウドFAX受信サービスとは？FAXをWEB上で！いつでも！どこでも！確認できる！

FAX受信サービスは受信したFAXをウェブ上から閲覧・仕訳・編集・保管・検索・返信ができるサービスです。

いくら業務効率が高まってもコストが高ければ意味がありません。

価格を抑えつつもFAXの受発注業務の効率を高められるソリューションがクラウドFAX受信サービスです。

FAX受信サービスを導入することで、デスクを離れることなく、外出先でも受注業務に対応することができるようになるのです。オフィスでの業務には、大きな人件費がかかっています。FAX受信サービスは用紙代やインク代だけでなく、一人当たりの受注処理能高め、人件費の削減に貢献します。

ちょっとの投資で受注業務を大きく改善できるFAX受信サービスの導入をぜひご検討ください！

ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、業界で唯一、今お使いのFAX番号が変わらないFAX受信サービスです。

製造業・卸売業のお客様のFAX受発注業務を大きく改善した事例もございますので、経験豊富な弊社にぜひご相談くださいませ。