【図解】FAXの仕組みは？最新のFAXサービスも徹底紹介

2019-04-15（更新：2022-09-13）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

クラウドFAX

＼FAX業務を効率化したい方必見！／
FAX電子化ビフォーアフター！6つのカイゼンポイントと導入効果【無料】

【図解】FAXの仕組みは？最新のFAXサービスも徹底紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

みなさんの会社では、日々多くの受発注が発生していることと思います。そのなかで、注文書や請求書の一部をFAXでやり取りしている企業は少なくないでしょう。

そもそもFAXはどうやって送られているのでしょうか？この記事では、FAXが送られる仕組みや最新のFAXサービスについてご紹介します。

目次[非表示]

1.FAXが送られる仕組みとは？

1.1.①原稿の読み取り
1.2.②データの処理・伝送
1.3.③印刷

2.従来FAXの課題を解決できるクラウドFAXとは？

2.1.クラウドFAXとは？

3.クラウドFAXの3 つのメリット

3.1.① パソコンでFAXを送受信できる
3.2.②送受信したFAXをデータで保存でき、保管場所の削減に
3.3.③ペーパーレスで備品コスト削減

4.おすすめのクラウドFAXは「FNX e-受信FAXサービス」
5.まとめ

FAXが送られる仕組みとは？

FAXを送る際に、内部的には下記のような処理が行われています。

原稿の読み取り

データの処理・伝送

印刷

FAXが送られる仕組みとは？

それぞれの処理を詳しく解説していきます。

①原稿の読み取り

FAX機に原稿がセットされると、まず原稿の読み取りが行われます。読み取られた原稿の内容は、電話回線を通じて送信可能なデータへと変換されます。

②データの処理・伝送

変換された原稿データは電話回線を通じで受信側の機器へと伝送されます。このステップは、細かく以下のようなフェーズに分かれています。

1.電話回線の接続	FAX機の送信側・受信側の間で電話回線の接続が行われます。この接続は「“呼”の設定」といわれます。この設定が完了すると、信号をやり取りする回線が確立します。
2.伝送速度や機能の決定	データを送信する際には、事前に送受信の機器間で伝送速度、用紙サイズ、解像度などを決定しなければなりません。回線の接続後に機器間での交渉が行われ、伝送速度や利用するFAX機能が決定されます。
3.符号変換	画像データ処理に適した形態に変換します。この作業は、データの「符号化」と呼ばれます。
4.データの伝送	符号化されたデータが、電話回線を通じて受信側へと伝送されます。
5.“呼”の切断	データの伝送が終わると、“呼”の設定で接続された電話回線が切断されます。

「3.符号変換」のデータの「符号化」とは、電話回線で伝送するために、紙FAXの文字や図版をデータ化することです。

FAXは小さな点の集合で表現されています。例えば下図のような原稿をFAXで送る場合、黒い部分を「1」、白い部分を「0」として、「0」と「1」で表します。その際、FAX機では光を原稿にあてて、反射した部分を白（0）、反射しない部分を黒（1）と判断しています。

FAXが送られる仕組みとは？

この「0」と「1」を電気信号に変換することで、電話回線で伝送が可能になります。

③印刷

受信側の機器では逆の手順が行われます。受信した電気信号を「0」「1」に戻し、白黒を判断し、セットされている用紙に印刷されます。

従来FAXの課題を解決できるクラウドFAXとは？

前述のような方法で、FAXでは手書き文字や図版であっても相手先に簡単に送ることができます。一方で、紙やインク代などのコストがかかることや、FAXを送受信するために出社する必要があるなど、従来のFAXの課題点もあります。

最近では、これらの課題を解決できる「クラウドFAX」というサービスがあります。ここでは、クラウドFAXについて特徴やメリットを紹介します。

クラウドFAXとは？

クラウドFAXとは、FAXをウェブ上で送受信できるサービスの総称です。インターネットFAXやネットFAXと呼ばれることもあります。

送受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保管されるため、インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもFAXを確認することが可能になります。つまり、FAXの送受信に紙やインクなどの消耗品が一切不要になり、またテレワークや外出先でも簡単にFAXを確認できるようになります。

また、これまでの複合機までFAXを取りに行ったり、FAXを仕分けたり、保管やそこから探すといった業務が全てWEB上で行え、業務効率化もできるサービスなのです。効率を高めるだけならWEB-EDIなど他のソリューションも考えられます。しかし、取引先からのFAXをなくせないという要望やコスト面から実現が難しいという話もよく伺います。

クラウドFAXなら、FAXという情報手段を維持しつつも、コストを抑え、業務の効率化を実現できます。

クラウドFAXとは？5つのメリットや比較のポイントを紹介サービスのクラウド化が進むなか、FAXサービスにおいても、急速にクラウドFAXの普及が進んでいます。そこでこの記事では、クラウドFAXの特徴や導入メリット、検討時の比較ポイントをご紹介します。クラウドFAXを選ぶ際の参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

クラウドFAXの3 つのメリット

① パソコンでFAXを送受信できる

外出先で注文書や見積書を確認したいときはないですか？

外出時に取引先から注文書や見積書をFAXで送られてきた場合、会社に電話やメールで確認するほか内容を確かめるしか方法はありません。電話だと実物を確認できないために伝達ミスの恐れがありますし、FAXをスキャナで読み取ってメールに添付するにも手間がかかります。

クラウドFAXならインターネットがつながれば、いつでもどこでもFAXを送受信できます。

外出先でも社内と同じようにFAXを送受信できるため、迅速な対応が可能になりテレワークや働き方改革の推進にも繋がります。

テレワークができないのはFAX受発注業務のせい？クラウド化で解決できます世間ではテレワークを導入する企業が増えています。しかし、FAX受発注業務があるためにテレワーク化が難しいと感じている企業もあるでしょう。この記事では、受発注にFAXを使用している企業の担当者へ向けて、FAX業務のある企業がテレワークを導入するための方法などについて解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

②送受信したFAXをデータで保存でき、保管場所の削減に

取引先とやりとりする注文書や見積書の扱いで困るのが原紙の保管です。取引の証憑書類については7年間など、書類ごとに保管期間が定められており、取引が終わったからといって簡単に破棄することはできません。社内でも場所を借りるにしてもコストがかかり、取引先が増えるにつれて保管スペースを圧迫します。

しかし、クラウドFAXならFAXをイメージデータとしてクラウド上に保管するので、物理的な保管スペースは必要ありません。

サービスによってはクラウド上での保管期限が定められている場合がありますが、PDF形式でダウンロードすることもできるので、社内フォルダで保管することも可能です。また、データで保管することにより、紛失リスクの低減や問い合わせがあった場合のFAXを探す時間の削減にもつながります。

月40時間のファイリング時間がゼロに！予期せぬコロナ禍の在宅勤務も支えたひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚、ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていたYKアクロス株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』の導入で、毎月約40時間が削減でき、さらに予期せぬコロナ禍の在宅勤務もスムーズに。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

③ペーパーレスで備品コスト削減

FAXを利用する上で避けられないのが、紙代やインク代といった備品コストです。1枚あたりの単価は安いように思えても、受信するFAXが多ければ多いほどコストが積み重なっていきます。ペーパーレスを進めるために紙の使用量を減らすよう努力しても、取引先から送られてくるFAXは止めようがありません。

そこで活躍するのがクラウドFAXです。

これまで解説してきたように受信したFAXをイメージデータとして保管するので紙が出てくることはありません。紙代やインク代を削減することができ、ペーパーレスにより資源の無駄遣いも減らせる。まさに一石二鳥のサービスです。