テレワークができないのはFAX受発注業務のせい?クラウド化で解決できます

テレワークができないのはFAX受発注業務のせい?クラウド化で解決できます


世間ではテレワークを導入する企業が増えています。しかし、FAX受発注業務があるためにテレワーク化が難しいと感じている企業もあるでしょう。


この記事では、受発注にFAXを使用している企業の担当者へ向けて、FAX業務のある企業がテレワークを導入するための方法などについて解説します。



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目次[非表示]

  1. 1.テレワーク化が推進されている背景とは
    1. 1.1.- 働き方改革
    2. 1.2.- 人材不足
    3. 1.3.- 新型コロナウィルス感染症の拡大
  2. 2.テレワーク化とFAX受発注業務は相性が悪い
    1. 2.1.- FAX機がある場所まで行かなければならない
    2. 2.2.- FAXでないと発注できない企業もある
    3. 2.3.- 取引先のテレワーク化を妨害している可能性もある
  3. 3.テレワーク推進のためにはFAX業務をクラウド化しよう
    1. 3.1.- FAX機がある場所に行かなくても業務ができる
    2. 3.2.- 返信内容を手書きしなくても済む
    3. 3.3.- ペーパーレス化になる
  4. 4.FAXクラウド化サービスの選び方
    1. 4.1.- FAX番号を変更しなくてもいいか
    2. 4.2.- どのくらいのコストがかかるか
    3. 4.3.- 機能を確認する
  5. 5.まとめ


テレワーク化が推進されている背景とは


テレワークとは、勤務先以外の場所で仕事をする働き方です。

自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、自分の都合に合わせて働く場所を選べるのが、テレワークの特徴です。「遠隔」という意味から、リモートワークと呼ばれる場合もあります。


2021年現在、企業ではテレワーク化が求められています。ここでは、その理由について解説します。




- 働き方改革


政府が推進する働き方改革の一環として、テレワークの導入が求められています。ワークライフバランスの充実や、従業員ひとりひとりの事情に柔軟に対応できるテレワークは、働き方改革のために非常に重要です。

テレワークが導入されれば、育児や介護をしている人や障がいがある人など、通勤が難しい人でも仕事ができるようになります。また、今まで通勤にかかっていた分の時間が削減され、その分を私生活の充実に当てられるというメリットもあります。





- 人材不足


少子高齢化により、生産年齢人口は減少しています。そのため、人材不足に悩んでいる企業も数多くあるでしょう。

先ほど解説した通り、自宅で仕事ができるようになれば、さまざまな事情で出社が困難な人も就労可能です。また、勤務地から遠いところに住んでいる人も採用できるため、居住地を限定せず優秀な人材も集められるでしょう。


このように、テレワークを導入すれば働ける人が増え、人材不足の解消につながります。



- 新型コロナウィルス感染症の拡大


新型コロナウィルス感染症の拡大も、テレワーク推進の理由となっています。2019年12月ごろから世界的な流行が始まり、2021年になった今でも終息の目途は立っていません。政府は人との接触を少なくし、感染症をおさえるために、テレワークの導入を強く求めています。


テレワークによる通勤の必要がなくなれば、満員電車の解消やオフィスに人が集まるのを防げます。また、社内で感染者が出た場合は、感染者や濃厚接触者は自宅待機を余儀なくされます。そうなった場合でも、業務に支障をきたさないためにもテレワークは積極的に導入すべきでしょう。



テレワーク化とFAX受発注業務は相性が悪い


日本企業では、企業間の受発注業務にFAXを使っているケースも多いでしょう。

しかし、FAX受発注業務はテレワークと相性が良くありません。ここでは、その理由について解説します。


- FAX機がある場所まで行かなければならない


FAXを介して紙でやりとりをする場合、送受信のためにはFAX機がある場所まで行く必要があります。


FAX機から離れた場所では受信した紙を確認できず、FAXを送るためには送りたい紙をFAX機に読み込ませなければなりません。そのため、テレワークではFAXでやりとりをするのが難しく、FAX業務があるためにテレワークを導入できないという企業も少なくありません。


- FAXでないと発注できない企業もある


個人間のやりとりは電子メールが当たり前の時代となっていますが、2021年現在、企業間ではFAXのやりとりはなくなっていません。特に中小企業では、FAXでなければ受発注業務ができないというところが少なくないのが現状です。

取引先がFAXしか対応していないために、やむを得ずFAXを利用しているという企業もあり、テレワークを導入したくてもできないというケースもあります。



- 取引先のテレワーク化を妨害している可能性もある


先述の「相手がFAXしか使えないために、やむを得ずFAXを利用している」というケースがあるように、自社が相手企業のテレワークを妨害している可能性もあります。自社がFAXによる受発注を続ける限り、相手企業にもFAX業務を強いていることになります。

FAX業務を続けるのは、自社だけでなく取引先にも影響を与える可能性があるでしょう。




テレワーク推進のためにはFAX業務をクラウド化しよう


テレワークを導入したいが、FAX業務もすぐにはなくせないという企業も多いのではないでしょうか。

FAX業務をなくせない状況でもテレワークを導入するためには、FAXのクラウド化が有効です。FAXをクラウド化すれば、インターネット上でデータのやりとりが行えます。


ここでは、FAX業務をクラウド化するメリットを解説します。90%以上も業務時間を短縮できるケースもあるため、業務効率化にもおすすめです。


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- FAX機がある場所に行かなくても業務ができる


FAXをクラウド化すると、受け取ったFAXをデータ化し、インターネット上で確認できます。手元のパソコンからFAX機に届いた内容を確認できるため、わざわざFAX機がある場所まで紙を取りに行く必要はありません。


在宅勤務や外出先でも、届いたFAXの内容をすぐに確認できるため、業務の効率化にもつながります。FAX機のある場所に関係なく仕事ができるため、テレワークを導入してもFAX業務を続けられます。



- 返信内容を手書きしなくても済む


FAXを使って注文する場合、紙に手描きした注文票をFAXに読み込ませて送信します。しかし、FAXをクラウド化すれば、パソコンやスマートフォンで入力したものをそのままFAXで送信でき、手入力する必要はありません。


また、受信した注文書に納期や欠品連絡などを手書きする手間が省け、業務効率化につながります。パソコンの画面上受信したFAXにメモを入力すれば、手書きの労力がかからない他、メモをコピー&ペーストすることもできます。



- ペーパーレス化になる


FAXの送受信には必ず紙でやり取りするため、紙の書類の保管や管理に手間がかかります。保管場所のスペースも確保しなければなりません。しかし、クラウド化すればデータでやり取りができるため、紙に印刷する必要はなくなり、ペーパーレス化につながります。


ペーパーレス化のメリットはコストの削減だけでなく、必要なデータを検索ですぐに見つけられるという点にもあります。データであれば、ファイル名を検索するだけですぐに目的の書類を手に入れられ、書類を探す時間を大幅に減らせます。


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FAXクラウド化サービスの選び方


FAXをクラウド化したいという場合、サービスを選ぶ際にチェックすべきポイントがあります。ここでは、FAXクラウド化サービスの選び方について解説します。


参考記事:FAXはパソコンで送受信する時代に|クラウドFAXとは?




- FAX番号を変更しなくてもいいか


FAXの運用方法を変える場合、注意しなくてはならないのがFAX番号の変更が必要かどうかです。

クラウド型FAXサービスやインターネットFAXの場合、FAX番号が変わるものもあります。万が一、FAX番号の変更が発生する場合、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。きちんとお知らせをしても古い番号に送られてしまうケースもあり、受発注にトラブルが起こる可能性もあるでしょう。


また、企業案内のパンフレットや名刺など、FAX番号を記載しているものは番号の差し替えも必要になります。このようなトラブルや手間を減らすためには、なるべく従来のFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。


参考記事:自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題


- どのくらいのコストがかかるか


新しい機能を導入する際、どのくらいのコストがかかるのかも視野に入れなければなりません。導入費用だけで済むもの、導入費用がほぼかからない代わりに月額費用がかかるもの、導入費用と月額費用の両方がかかるものなど、内容はさまざまです。

サービスによっては、全てのFAX端末を一括でクラウド化するのではなく、一部の端末から徐々に切り替えを進められるものもあります。自社の実現したいこととコストを加味しながらFAXをクラウド化しましょう。




- 機能を確認する


サービスによって提供されている機能が異なるため、自社に必要な機能が備わっているかを確認する必要があります。受信だけできればよいのか、送受信に対応している必要があるのかなど、自社に適したサービスを選びましょう。

例えば、フォルダやステータス機能があれば、部署内のメンバーが全員テレワークをしていても、フォルダやステータスの状況によって進捗状況を共有できます。自社のFAX業務をテレワークに移行するためにはどのような機能が必要なのか、どのような機能があればより便利になるのかを明確にし、利用するサービスを検討しましょう。


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まとめ

日本企業でもテレワークの重要性が高まっていますが、FAX業務がテレワーク導入の足かせになっているというケースが珍しくありません。そのような場合は、FAXのクラウド化がおすすめです。

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***

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