FAX受注の問題点とは？業務負担を軽減する方法も紹介

＼FAX業務を改善したい方必見！／
FAX受発注業務のカイゼン4つのポイント！無料ダウンロード

こんにちは。「e-受信FAXサービス」ライターチームです。

FAXによる受注・問い合わせ対応が業務において大きな負担になっていないでしょうか。
一方で、顧客や取引先を無視して独断でFAXでの受注・問い合わせ対応をやめることも現実的ではないでしょう。

こちらでは、FAXでの受注・問い合わせ対応の問題点や、そうした問題のソリューションとなるクラウドFAX受信サービスについてお話しします。

＞＞＞FAX受発注業務を効率化できる「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】

FAXでの受注・問い合わせ対応の問題点

FAXでの受注・問い合わせ対応を行っている場合、以下のような問題点が考えられます。

ミスが起こりやすい

FAX受注業務の問題のひとつに人為的なミスが起こりやすい点があります。

FAXで届く注文書のデータをPCに手入力している場合は、入力ミスや読み取りミスをゼロにするのは不可能です。特に、大量のFAXを限られた時間内に処理するようなケースではミスの確率が上がるでしょう。

また、届いたFAXを取引先や担当者ごとに仕分ける作業にミスがあると、対応が遅れてビジネスチャンスを逃がすおそれもあります。また、FAXを誤送信すると、まったく関係のない第三者に個人情報や機密情報を送ってしまうかもしれません。

FAX機がある場所まで紙を取りに行く必要がある

発注書・問い合わせをFAXで受信する度に複合機まで取りに行かなければなりません。その都度、席を立ち、進行中の作業を中断する必要があります。一回あたりの手間はさほど大きくありませんが、大量にFAXを受信している場合はそれだけで社員のリソースが大きく圧迫されてしまうでしょう。

また、FAX機を複数の部署で共有している場合など、設置場所がデスクから離れていると、取引先から問い合わせがあってもスムーズに対応できない可能性も出てきます。FAXが1台しかない場合などには、使いたいときに使えず、待ち時間が発生する問題もあるでしょう。

だからといってFAXを放置していると、今度はリードタイムへの悪影響、顧客・取引先との関係性悪化、機会損失といったリスクが考えられます。

＼FAX業務を改善したい方必見！／
FAX受発注業務のカイゼン4つのポイント！無料ダウンロード

FAXによる受注業務がテレワーク導入の障壁となっている

FAX受注業務はテレワーク導入を阻む要因の一つと言われています。FAX受注業務がメインの企業では、FAXを受信するためだけに従業員が出社を余儀なくされる場合があります。

取引先によっては、その利便性ゆえにFAXでの発注を希望する企業がある場合もあり、自社の都合ですぐに受注方法は変えられません。テレワーク導入を考えているのであれば、FAXの受注方法は改善が必要です。

担当者への仕分けが手間

複数人がいるオフィスでも、一般的に導入されている複合機は複数人で共有していることでしょう。受信したFAXは、それぞれ誰が対応を担当するのか仕分けを行う必要があります。

出力されたFAXの内容や発番から担当者を判断することが多いと思いますが、この作業も積み重なると決して無視できないコストになります。

紛失リスクがある

紙で出力される特性上、紛失してしまうリスクが常につきまといます。

発番さえわかればリカバリーできることが多いものの、対応に時間がかかってしまう可能性は否定できません。対応遅れや、紛失の発覚が遅れた場合、機会損失も考えられます。

また、発信元との「送った」「届いていない」といったやり取りは時間がかかるだけでなく、度重なった場合、信用問題にも繋がりかねません。

返信の工数がかかる

発注・問い合わせのFAXに対してFAX返信を行うというフローをとっている場合、返信の工数・コストも問題です。

出力された紙に手書きして返信する場合は、受信先で文字の劣化が生じる可能性もあります。その結果、確認対応で電話連絡が発生することも少なくありません。

書類の保管コストがかかる

FAXの利用にはFAX用紙やトナーなどが必要で、高性能の複写書類の保管コストがかかる機器をリースすると安くはないランニングコストも発生します。受注票や請求書を保管するためのファイルBoxやスペースも必要です。

また、紙の書類は処分にも手間や時間がかかります。シュレッダーにかける、スタンプで情報に目隠しするなど、手間暇をかけて処分しなくてはなりません。紙ごみはかさばるうえに重さもあり、ゴミ処理も大変です。

クラウドFAX受信サービスによる受注・問い合わせ対応の効率化

上述したようなFAX受信の問題に直面している企業にこそおすすめしたいのが、クラウドFAX受信サービスによる受注・問い合わせ対応です。

具体的には、以下のような対応効率化が期待できます。

クラウドでの文書管理によるメリット

クラウドFAX受信サービスサービスでは、受信したFAXがすべてデータとしてクラウド上に格納されます。複合機まで紙を取り行く必要はなく、社員はそれぞれのデスクにいながら、PC上でデータを確認可能です。

また、ファイル名や送信元のFAX番号などにより、文書の検索性が向上するというメリットもあります。

複合機の印刷数に応じて発生するカウンター料金を削減できるというメリットもあります。もちろん、紙の文書が必要な場合は必要に応じてファイルを印刷すればよいので問題ありません。

さらに、インターネットさえあれば、外出先の端末でもクラウドシステムに接続して文書を確認可能なため、近年普及しているテレワークにも有効な手段と言えます。

自動仕分け設定が可能

クラウドFAX受信サービスでは送信元のFAX番号などに応じて、任意のフォルダに振り分ける自動仕分け設定が利用できます。紙の仕分けよりも格段にスピーディーです。

何より、送信元のFAX番号や文書の内容をみて仕分ける手間がかかりません。

紛失リスクの軽減

文書のデータはクラウド上に格納されているため、紛失リスクが少ない点もメリットです。

一方で、絶対にデータがなくならないわけではありません。誤って削除してしまうことも考えられるため、重要な文書に関してはユーザー自身によるバックアップが求められます。

返信が容易

サービスによっては、クラウド上の文書を直接編集することも可能です。この機能は返信において大いに役立ちます。紙のFAXのように、一度出力して手書きし、その後に送信するといった手間が発生しません。

またデータを直接編集するため、文字の劣化も防ぐことができます。

おすすめは「FNX e-受信FAXサービス」

ネクスウェイが提供しているFNX e-受信FAXサービスの特徴をご案内します。

FAX番号が変わらない

すでにFAXを利用している場合、インターネットFAXサービスに移行すると通常はFAX番号が変わります。

一方、FNX e-受信FAXサービスでは既存のFAX番号をそのまま使用可能です。そのため、番号変更の手間や、新しい番号を取引先・顧客に周知する必要はありません。

導入がスムーズ

FNX e-受信FAXサービスは専用アダプタを複合機などのFAX回線に取り付けるだけで導入できます。サーバーや新たな回線は不要です。

急ぎでクラウドFAX受信サービスサービスが必要な場合もスムーズに導入いただけます。

受信枚数に関わらず定額

FNX e-受信FAXサービスのランニングコストは、受信トレイ数・貸与するアダプタ数によって決まります。ログインIDの追加や受信枚数による料金の増加はありません。

これまでたくさんFAXを受信している場合は、FNX e-受信FAXサービスへの移行によってコストダウンが期待できます。

＞＞＞FAX受発注業務を効率化できる「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】

まとめ

受注・問い合わせ対応をFAXで行っている現場では、クラウドFAX受信サービスへの移行によって今回ご紹介したようなメリットが期待できるでしょう。

顧客や取引先との関係上、FAXでの受注・問い合わせ対応を継続しなければならない場合は、ぜひクラウドFAX受信サービスの利用をご検討ください。

FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから