FAX廃止を成功させるには？後悔しないための手順や代替手段を解説

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こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。

NTT東日本・西日本が提供するISDN回線（INSネット）は、2024年1月に「ディジタル通信モード」が終了してIP網への移行が始まり、2028年12月31日をもってISDNサービス自体が完全に提供終了となることが公式発表されています。

このタイムリミットが迫るなか、長年FAXサービスを提供してきた弊社へは「今のうちにFAX環境をどう見直すべきか」というご相談が多く寄せられています。

この記事では、企業の総務やIT担当者に向けて、FAX廃止のメリットや具体的な手順、代替ツールを解説します。読み終わると、自社に最適なFAX廃止のステップを自信を持って踏み出せるようになります。

2024年1月に終了するISDN（INS）回線とは？

ISDN（INS）​​​​​​​回線は「Integrated Services Digital Network」の頭文字をとった略語で、「総合デジタル通信網」「サービス総合デジタル網」とも呼ばれます。

NTTが長年提供してきた、アナログ電話回線を使用したデジタル通信網サービスです。1つの回線で電話回線2つ分を使えるため、企業で爆発的に普及しました。

現在も企業業務で使用している場合は、2028年12月31日の「ISDN（INSネット ディジタル通信モード）」のサービス提供終了を前に、早急な対応が求めれられる状況といえます。

ISDN終了のスケジュールは？

2017年10月には、IP網移行の具体的スケジュール（下図参照）を発表しています。2024年1月から順次IP網経由への切替を行い、2028年12月31日をもってISDNサービス（INSネット）自体の提供を完全に終了することを発表しています。

参考：ISDNサービス（INSネット）の提供が2028年12月にすべて終了。企業への影響とは｜コラム｜法人のお客さま｜NTT東日本

ISDN終了の企業への影響とは

2024年のISDN終了は、企業へどのような影響があるのでしょうか？具体的に見ていきましょう。

廃止になったのは、INSネット（ディジタル通信モード）のみ

INSネットとは、NTT東西が提供するISDN回線のことで、通話モードやディジタル通信モード等での通信が可能です。サービスとしては「INSネット64」「INSネット64ライト」「INSネット1500」などがあります。

下図の通り、2024年1月以降廃止になったのは「ディジタル通信モード」のみであり、「通話モード」は2024年1月以降も問題なく利用できるとNTT東西より広報されています。

※参考：https://flets.com/2024ikou/business.html

INSネット（ディジタル通信モード）は何に使われている？

それでは、INSネット（ディジタル通信モード）は具体的にどのようなサービスで利用されているのでしょうか？

NTT東西からは下記のような利用例が提示され、2024年までのIP網への移行が推奨されていました。

G4規格FAXは2024年に廃止の対象となりましたが、市場に多く普及しているFAXの規格はG3規格といわれており、2028年12月31日のISDNサービス終了時までは大きな影響はないといえるでしょう。

自社のFAXサーバ・FAX機の規格は、FAX機器メーカまたは保守会社に問い合わせるといいでしょう。

※参考：https://web116.jp/2024ikou/pdf/service_04.pdf

また、多くの企業で影響が考えられるのが、EDI（電子商取引）でのINSネットの利用です。すでに2024年の切替期限を過ぎており、現在は暫定的な「補完策」で通信が維持されている状態です。この補完策も2028年末には終了するため、ISDN回線を利用しない接続方式への早急な切り替えが必須です。

INSネット（ディジタル通信モード）は2024年以降、全く使えなくなったわけではない

ここまで、INSネット（ディジタル通信モード）の2024年の廃止について説明してきました。

NTT東西からは、前述のような移行が間に合わない人を対象とした当面の対応策として、「切替後のINSネット上のデータ通信」（以下、補完策と呼びます）の一定期間の提供が広報されています。この補完策は2028年12月31日までを目途として提供することが検討されています。（2026年3月時点）

補完策は、「INSネット ディジタル通信モード」と全く同一の品質とはならないものの、既存のINSネット対応端末を利用したデータ送受信が可能になります。ただし、利用する機器によっては処理時間が増加する場合があるので、注意が必要です。

※参考：https://web116.jp/2024ikou/business.html

FAXの廃止が進んでいる理由

近年、多くの企業でFAXの利用を見直し、デジタル化へと移行する動きが加速しています。以下の表は、FAXの廃止が進む主な社会的な背景を整理したものです。

この表からも分かるように、社会的な働き方の変化や法改正が、企業にデジタル化を強く促しています。ここからは、それぞれの背景について詳しく確認していきます。

テレワークの普及

働き方の多様化により、テレワークが社会全体に定着したことが大きな要因です。従来のFAXはオフィスにある専用の複合機などを経由しなければ送受信できず、担当者がわざわざ出社しなければならないという課題がありました。たとえば、大雪や台風などの悪天候時でも、重要な注文書を受け取るためだけにオフィスへ向かう担当者が少なくありませんでした。こうした物理的な制約をなくし、自宅やコワーキングスペースからでも業務を継続できるようにするため、企業はインターネット上で完結する代替手段への移行を進めています。つまり、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現する上で、FAXの存在が障壁になっているということです

ペーパーレス化の推進

コスト削減や環境保護の観点から、紙を使わない業務プロセスへの転換が求められていることも理由の一つです。FAXを使用すると、どうしても受信のたびに紙が出力され、インク代や用紙代が継続的に発生してしまいます。さらに、印刷された書類をファイルに綴じてキャビネットで保管するスペースも必要になります。具体的には、毎日何十枚もの注文書を受信する企業では、年間で数十万円規模の経費がかかっているケースも珍しくありません。これらの物理的なコストと無駄を削減し、経営の効率を高める手段として、企業は紙を前提としたFAX業務から脱却しようとしています。

法令対応の必要性

電子帳簿保存法の改正など、国を挙げたデジタル化の推進も大きな後押しとなっています。国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するための要件が緩和されたことで、企業は紙の書類を電子化しやすくなりました。一方で、電子取引で受け取ったデータは紙に印刷して保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま適切に管理することが求められるようになりました。たとえば、取引先から電子メールで受け取った請求書はデータのまま保存しなければならず、FAXで紙として受け取るフローと混在させると管理が非常に複雑になります。このような法令の変更に対応するため、企業は情報のやり取りをデジタルに統一する動きを強めています。

FAXを使い続けることのデメリット

慣れ親しんだFAXを使い続けることは一見すると楽に思えますが、長期的な視点で見ると企業に多くの不利益をもたらします。以下の表に、FAXを維持することで生じる主なデメリットをまとめました。

これらの問題は、企業が成長するための足かせとなる可能性があります。それぞれのデメリットについて、具体的な影響を見ていきましょう。

コストの継続的な発生

FAXを運用し続ける限り、目に見えにくい経費が毎月積み重なっていきます。機器のリース代や専用の電話回線における基本料金に加えて、受信のたびに消費されるトナー代や用紙代は決して無視できる金額ではありません。たとえば、迷惑FAXが頻繁に送られてくる環境では、不要な広告を印刷するためだけに自社の経費が使われていることになります。さらに、定期的なメンテナンス費用や、機器が故障した際の修理費用も想定しておく必要があります。つまり、FAXという古い通信手段を維持するだけで、本来であれば利益に貢献できたはずの資金が継続的に流出しているということです。

セキュリティ上の懸念

紙ベースでの情報のやり取りは、現代のビジネスにおいてセキュリティ上の大きな弱点となります。FAXでは、宛先の番号を一つ間違えただけで、全く関係のない第三者に重要な機密情報や個人情報が送信されてしまいます。また、共有スペースにある複合機に受信した書類が放置されていると、誰でもその内容を盗み見ることができてしまいます。具体的には、人事情報や未公開の決算情報が記載された書類がトレイに放置され、社内外の人間が偶然目にしてしまうといったトラブルが実際に起こり得ます。このような物理的な情報漏えいリスクは、システムでアクセス制限をかけられるデジタルデータに比べて防ぐのが非常に困難です。

業務効率の低下

FAXで受け取った情報を社内のシステムに反映させるための手作業が、現場の生産性を著しく下げてしまいます。紙で届いた注文書や請求書の情報を販売管理システムに入力するためには、人間の目で文字を読み取り、手作業でキーボードから打ち込む必要があります。たとえば、筆跡が乱れていて数字の「1」と「7」が見分けられず、取引先に電話で確認の連絡を入れなければならないといった手間が頻繁に発生します。この手入力のプロセスは時間がかかるだけでなく、入力ミスによる誤発注などの人為的エラーを引き起こす原因にもなります。結果として、従業員は単純なデータ入力に多くの時間を奪われ、より付加価値の高い業務に集中できなくなってしまいます。

FAXを廃止するメリット

これまで抱えていたアナログな課題を解消し、デジタル化に踏み切ることで、企業はさまざまな恩恵を受けることができます。以下の表は、FAXを廃止することで得られる主なメリットを示しています。

FAXの廃止は単なるツールの変更ではなく、業務全体の質を向上させるきっかけとなります。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

経費削減の実現

物理的な紙やインク、専用回線を不要にすることで、大幅な経費削減が可能になります。データとして情報のやり取りを完結させれば、複合機にかかっていたリース料金や保守費用、毎月の印刷コストをゼロに近づけることができます。たとえば、これまで月間数千枚の書類をFAXで送受信していた企業が、インターネットを介したシステムに移行することで、年間数百万円単位のコスト削減に成功するケースもあります。また、書類を保管するためのキャビネットや倉庫のスペースが不要になるため、オフィスの賃料やレイアウトを最適化できるという副次的な効果も期待できます。このように、削減できた経費を新しいシステムの導入や人材育成に投資することで、企業は競争力を大きく高めることができます。

柔軟な働き方の促進

紙の制約から解放されることで、従業員は働く場所を自由に選べるようになります。受信した書類が電子データとしてサーバーやクラウド上に保存されれば、インターネットに接続できる環境さえあれば、自宅のパソコンや外出先のスマートフォンからでも内容を確認できます。具体的には、営業担当者が外出先から直接スマートフォンの画面で顧客からの注文データを確認し、そのまま社内システムに発注処理をかけるといったスピーディーな対応が可能になります。これにより、出社を前提とした働き方を見直し、育児や介護と両立しながらでも業務を進めやすい環境が整うため、優秀な人材の確保や定着にもつながります。

情報管理の強化

情報をデジタルデータとして一元管理することで、過去のやり取りを瞬時に探し出し、安全に保護することができます。紙の書類では、数年前に受信した特定の契約書を見つけるために大量のファイルから1枚ずつ探し出すという途方もない手間がかかります。一方で、デジタルデータであれば、日付や取引先名、キーワードなどで検索をかけるだけで、数秒で目的の書類にたどり着くことができます。たとえば、顧客から過去と同じ条件で発注したいと問い合わせがあった際にも、待たせることなく即座に過去の履歴を確認できます。さらに、誰がいつデータにアクセスしたかという履歴を残すことができるため、不正な持ち出しを防ぐといったコンプライアンスの強化にも直結します。

FAXを廃止するための具体的な手順

FAXの廃止を成功させるためには、社内外の状況を考慮しながら計画的に進めることが不可欠です。以下の表に、スムーズに移行するための具体的なステップをまとめました。

社内だけで完結する問題ではないため、取引先の理解を得ながら慎重に進める必要があります。各ステップの具体的な行動について解説します。

現状の利用状況を把握

まずは、社内で誰が、どこ宛てに、どのような目的で、どれくらいの頻度でFAXを利用しているのかを正確に洗い出します。この現状把握をおろそかにすると、新しいシステムを導入した後に、別の部署でも特殊な用途でFAXを使っていたというトラブルが発生してしまいます。たとえば、各部署の担当者にヒアリングを行い、1ヶ月間の受信枚数や送信枚数、FAXでなければならない理由などをアンケート形式で収集します。この調査を通じて、完全に廃止できる業務と、取引先の都合でどうしてもFAXに近い運用を残さざるを得ない業務を切り分け、移行の優先順位をつけるための材料を揃えることができます。

移行先のシステムを選定

現状の課題と利用目的に合わせて、無理なく使い続けられる新しいツールを選びます。代替となるシステムにはさまざまな種類があるため、自社のITリテラシーや予算、既存のシステムとの連携性を考慮して慎重に決定する必要があります。具体的には、取引先が従来通りFAXから送信したものを自社側ではデータとして受け取れるインターネットFAXを選ぶのか、すべてをデータで完結させる電子取引システムを導入するのかを検討します。この際、現場の従業員にとって操作が難しすぎると導入自体が失敗してしまうため、無料のトライアル期間などを利用して、実際の担当者に操作感を試してもらうことが成功の鍵となります。

取引先への事前告知

新しい運用を始める前に、十分な余裕を持って取引先に変更の旨を伝え、理解を求めます。突然来月からFAXを廃止しますと一方的に通達すると、取引先の業務フローを混乱させ、最悪の場合は取引が停止してしまう恐れがあります。たとえば、移行の3ヶ月前から案内状や電子メールでスケジュールを共有し、FAXに代わる新しい発注方法や問い合わせ窓口を丁寧に説明します。取引先の中にはどうしても新しいシステムに対応できない企業が含まれることも想定し、当面の間は移行期間として例外的な対応を受け入れるなど、相手の状況に寄り添った柔軟な姿勢を示すことが信頼関係を維持するために不可欠です。

スモールスタートで運用開始

全社一斉に切り替えるのではなく、影響の少ない範囲から小さく始めることで、予期せぬトラブルを防ぎます。新しいシステムには必ず操作の戸惑いや設定の不備が伴うため、いきなり全ての業務を移行すると現場が混乱し、業務がストップしてしまう危険があります。具体的には、まずはITツールの操作に慣れている特定の部署や、関係性が深く協力的な一部の取引先との間だけで新しい運用をテストします。そこで発生した課題を洗い出し、マニュアルの修正や操作方法の再周知を行った上で、徐々に対象となる部署や取引先を広げていくという段階的なアプローチをとることが、最も確実で安全な移行方法です。

ISDN回線の代替サービスへの検討・切り替えの検討を

ISDN回線の終了は、FAX廃止を見据えて業務を根本から改善する絶好の機会です。インターネットEDIやクラウドFAXへの移行は、保守負担の軽減や大幅な業務効率化、コスト削減に直結します。ここでは、単なる延命にとどまらず、代替サービスを活用して現状の課題を解決し、競争力を高めるアプローチについて解説します。

インターネットEDIとは？

EDI（電子商取引）でINSネットを利用している場合は、2024年以降もEDIを利用するためには、ISDN回線を利用しない接続方式への早急な切り替えが必須です。

インターネットEDIを活用することで、通信網としてインターネットを利用できるなど課題を解決できます。自社と接続先のEDIに求める要件と照らし合わせながら、インターネットEDIも選択肢として、検討しましょう。

ISDN廃止のその先を見据えて。FAXサービスの検討を！

2024年以降も、現状のFAX配信が使えるからそのままでOK…。だからと言って何もしないのも考え物です。

IP網への移行を機に、現状のFAX業務の改善を行い、市場競争力の強化を図るのも一つの手かもしれません。

今こそクラウドFAXサービスの利用で、業務効率化を検討すべき

IP網への移行のこの機会に、FAX配信の仕組みを整備することで、将来的なFAX配信業務に関わる課題を解決することもいいかもしれません。

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＜FAX配信業務に関する課題＞

• EDI化・データ化・WEB化が進んでいるものの、FAXでの帳票配信業務がなくならない。
• 日次や月次の〆時間のピークには、FAX送信処理に時間がかかってしまっている。もっと早く宛先に届けたい。
• 送信ボリュームにシーズン性があるので、ピーク時に合わせたFAX送信システムを構築しなくてはいけない。
• FAXサーバの保守・運用にシステム要員の工数を割きたくない

弊社のお客様でも、FAX配信をクラウド化することにより、コスト削減や業務効率化を実現されています。ぜひ下記記事をご覧ください。

まとめ

この記事の内容を振り返り、大切なポイントをまとめます。

・2028年12月末のISDNサービス完全終了に向け、G3規格FAXも早急な対策が必要

・電子帳簿保存法への対応やテレワーク推進において、FAXのデジタル化は不可欠

・FAX廃止により、印刷・通信コストの削減だけでなく情報管理の安全性も向上する

・取引先の状況に合わせ、インターネットEDIやクラウドFAXなど最適な代替手段を選ぶ

・現状把握からスモールスタートでの導入まで、計画的な手順を踏むことが成功の鍵

通信環境の大きな節目を、業務全体の生産性を高めるデジタル化のチャンスと捉え、まずは自社の利用状況の棚卸しから始めましょう。

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2024年のISDN廃止は、多くのFAX業務への影響はありませんでしたが、2028年12月にはすべてのISDNサービスが終了します。しかし、この機会に自社で行っているFAX配信に関わる業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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