5000枚以上の帳票を確実に届けたい！大量の帳票送信に対応できるFAX自動送信サービスのメリットとポイント

2020-05-19（更新：2024-09-10）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

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FAX自動送信システムとは？メリットや選定ポイントを解説

こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。

ビジネスのデジタル化・DX化が進むなか、企業間の商取引にFAXを使っている企業もまだまで多いです。しかしながら、FAXには送信の手間や確認、不達の可能性といった問題があります。これらの課題を解決できるのがFAX自動送信システムです。

今回は、FAX自動送信システムの特徴やメリット、どのような企業におすすめなのかについてご紹介します。FAX送信業務を効率化したい方はぜひご一読ください。

目次[非表示]

1.FAX自動送信システムとは？
2.FAX自動送信システムのメリット

2.1.大量のFAXをスピーディーに送れる
2.2.FAXがきちんと届くようになる
2.3.FAXが不達のときの原因究明ができる

3.FAX自動送信システムの選定ポイント

3.1.サービスの事業継続性を確認する
3.2.システム構成やサーバーの場所を確認する
3.3.サポート体制、SLA・SLOを確認する

4.まとめ

FAX自動送信システムとは？

FAX自動送信システムとは、発注書・納期回答書・支払通知書などの帳票を自動でFAX送信するサービスの総称です。クラウド型とオンプレ型があります。

たとえば、CSVデータや帳票イメージデータをサービスに連携するだけで、サービスが帳票FAXを自動で送信してくれます。FAX自動送信システムが持っているFAX回線を用いてFAXを送信するため、別途回線を用意する必要はありません。

また、サービスによっては送信完了通知や不達通知を受け取れるものなどもあります。この機能を使えば、わざわざ相手にFAXの到着を確認する必要もありません。

FAX自動送信システムのメリット

従来のFAXからFAX自動送信に切り替えることにより、どのようなメリットがあるのでしょうか？詳しく解説していきます。

大量のFAXをスピーディーに送れる

発注書・納期回答書・支払通知書などの商取引に関わる帳票送信のために、自社でFAX送信環境を整えている場合、その送信スピードは基本的に自社のFAX回線数に依存します。帳票の量が多くなればなるほど送信には時間がかかるでしょう。

特に、季節や時間帯のピークには、通常時よりも多くのFAXを送信することになり、送信遅延が発生しやすくなるでしょう。だからといって、ピーク時にサーバスペックを合わせると、通常時にはオーバスペックとなり、投資ロスにもつながります。

発注書・納期回答書・支払通知書などの商取引において、スピードは何よりも重要です。FAX送信遅延は、解決したい課題のひとつで間違いありません。

FAX自動送信システムにすることで、サービス事業社が保有するFAX回線を使用することができます。豊富なFAX回線数を用意している事業社・サービスを選べば、大量の帳票をスピーディーに送信できるようになります。
また、ピーク時の大量FAXへの対応ができるほか、将来的な事業拡大に伴うFAX量の増加にも対応できます。

FAX送信時間を従来の0.4％に削減。貴重なマンパワーの効果的活用と顧客満足度の向上【株式会社バートル様×株式会社アクトシステムズ様事例】ワークウェアの製造・販売メーカーである株式会社バートル樣。顧客へのFAX送信にFNX e-帳票FAXサービスを採用し、FAX送信が750分から3分と大幅削減！顧客への提案機会も生まれ、満足度向上につながっているそうです。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAXがきちんと届くようになる

FAXは、受け手の環境によっては受信がしにくいことがあります。例えば、奥地の旅館のように基地局から遠くてFAX信号が弱くなる場合や、デジタル回線に対応しておらずアナログ回線でしか送信できない場合、特定の通信キャリア回線でないと送れない場合などです。自社でそれらの回線やキャリアの調整を行うのは、ノウハウや工数の面から負担が多いことでしょう。

また、FAX送信システムによっては、送信エラーとなった場合に、手動で再送信の手配を行う必要があります。他の作業の片手間に、送信エラーが起きていないかを逐一確認すると、業務全体に負荷がかかってしまいます。

FAX自動送信システムでは、回線やキャリアの調整もサービス事業社が行ってくれるほか、送信エラー時の自動再送信などの設定もできます。FAX自動送信システムにすることで、大切な受発注に関わる帳票を確実に送る基盤が整います。

FAXが送信できない原因は？不達トラブルを回避する方法を解説！ FAXが送信できない原因は、FAX回線が使用中の場合や受信側機器のトナー・用紙切れ・故障などさまざまな理由があります。FAXが送信できない・不達になる原因や不達による問題、不達管理の手間を軽減するための解決策について解説しています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAXが不達のときの原因究明ができる

FAX送信を失敗した経験のある方も多いでしょう。しかし、なぜ失敗したのか原因まで特定することは難しいと言われています。

もしもFAXが重要な連絡手段となっている場合、この状況は問題です。不着の原因が分からないまま放置を続けるということは、確実に相手へFAXが届いていないという可能性を見逃すことと一緒。だからと言って、原因の究明ができないわけですから、何回再送を行っても送信できない、ということにもなりかねません。

FAX自動送信システムでは、万が一不達になった場合にも不達の原因が表示されるため、原因究明と対策を講じることができます。また、サービス事業社によってはサポートがついているため、より詳細な原因究明に応じてくれることもあります。

FAX自動送信システムの選定ポイント

FAX自動送信システムはいろいろありますが、下記のような点をポイントに比較検討するといいでしょう。

サービスの事業継続性を確認する

クラウドサービスの場合、サービス提供事業者にすべてのサービス基盤を預けることになります。そのため、万が一サービス提供事業者がサービスを廃止してしまった場合、受発注や予約などのFAX配信業務が滞ってしまうことなり、大きな損失に繋がります。

まずは、サービスの利用社数、平均送信枚数、サービス提供事業者の財務指標などを確認し、企業間取引の基盤となる仕組みを預けるのに問題ないかをチェックしましょう。

システム構成やサーバーの場所を確認する

クラウドサービスでもサーバーを使用している以上、障害の可能性は否定できません。そのため、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」や、万が一の災害に備えた構成を用意する「DR環境」を採用しているかを確認した方がいいでしょう。

サーバーが国内外のどちらにあるかも重要です。国内にサーバーがあるベンダーは海外にサーバーがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。また、海外にサーバーがある場合、メンテナンス時間が国内の業務時間にあたる可能性もあります。

サポート体制、SLA・SLOを確認する

発注書、納期回答、納品書など、FAXでやり取りするこれらの帳票は、商取引において重要なものです。もちろん、FAX送信の遅れは取引における損失・クレームにも繋がりかねません。

そのため、安定したサービスはもちろん、SLA・SLOの内容、サポート体制などが整っているかどうかも重要になります。

問い合わせできる内容やサポート時間など、ベンダーのサポート体制を確認しておきましょう。受発注にFAXを用いている場合は、トラブルに備え少なくとも自社の業務時間中は問い合わせできる体制のベンダーが理想といえます。

SLA（Service Level Agreement）はベンダーが規定するサービスの品質保証、SLO（Service Level Objective）はサービスの目標値です。システムの稼働率目標や障害復旧の時間、目標が達成できなかった場合の対応について明記されています。ベンダーとの間に生じるトラブルをなくすため、あらかじめSLA・SLOを確認しておくようおすすめします。