【成功事例あり】テレワークの課題と解決策についてご紹介！

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

テレワークを導入しているる企業や、これから導入を検討している企業が増えています。テレワーク導入の課題としては、コミュニケーション関連だけでなく、システム関連の課題も多いのが実情です。

この記事では、テレワークに関する課題とその解決策について解説します。課題を解決させた企業の実例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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テレワーク導入の現状

働き方改革や感染症対策により、テレワークを導入する企業が増えています。ここでは、テレワークの導入の現状について解説します。

テレワークの3つの形態

テレワークの形態として、以下の3つがあげられます。

１．在宅勤務

在宅勤務とは、自宅で仕事をする形態の働き方で、通勤や勤務地の制約がありません。育児・介護などのために、家庭で仕事を行いたい人に向いています。

２．モバイルワーク

モバイルワークとは、自社以外のオフィスや移動中にモバイル通信を利用して仕事をする働き方です。営業などさまざまな企業へ出向く必要がある部署の人に向いている働き方です。

３．サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、レンタルオフィスやシェアオフィスなどで働く形態です。自宅では集中できない、もしくは設備が整っていないという人に向いています。

テレワークが推進される理由と普及率

働き方改革などによりテレワークが推進されており、社員の働き方の多様化が求められています。テレワークが実施されれば、勤務地に制限がなくなり、例えば地方にいながらの勤務が可能となります。テレワークが推進され、都市から地方へ人口が流れることで、都市部での人口密集と地方の過疎化が解消できます。また、都市部の通勤状況の改善にもつながります。

一方で、総務省によると、2017年の日本におけるテレワークの普及率は13.9％に留まっています。

2012年からみると、ゆるやかに上昇傾向にあり、テレワークの普及は徐々に広まりつつあります。また、2020年には新型コロナウィルス感染症の流行により、テレワークの普及が急激に進んでいます。

※参考： 広がるテレワーク利用｜総務省

テレワークに必要な環境づくり

テレワークを導入するためには、システムなどの環境づくりが重要な課題となります。自宅など社外でのパソコン作業におけるセキュリティ対策はかかせません。

また、チームのタスク管理・テレワークに沿った人事評価ルールやシステムの構築・働きやすいワークスペースの確保などが非常に重要です。

テレワークにはどのような課題があるか？

テレワークを導入するときに起こりやすい課題は大きく3種類に分類できます。以下で詳細を解説します。

①制度面の課題

それまで全社員が出社する想定でいた場合、テレワーク対応するためには、社内制度や人事制度などの整備が必要となります。オフィスではなく、各自が自宅で業務を行うため、上長はメンバーの勤務時間を把握しにくくなります。適切に勤怠管理を行うための制度や仕組みが必要になります。

また、社員の勤務態度を常に見れるわけではなくなるため、業務の評価がわかりにくくなります。数字で成果を表しやすい営業部門や、数字で定量化しにくいバックオフィス部門など、色々な部門・役割で不公平感がでないようにすることが重要です。

②IT・セキュリティの課題

各自が自宅で業務を行うため、WEB会議やデータ共有ツールなど、コミュニケーションを円滑にする仕組みが必要になります。また、全社員にPCや携帯の支給したり、安全なネットワークを整備したりといった環境整備が必要になります。

また、情報漏洩のリスクもあがります。ネットワークのセキュリティが不十分な場合、情報漏洩や情報を盗まれる危険性もあります。

③コミュニケーションの課題

テレワークになると、対面のコミュニケーションが減ります。ビジネスチャットやWEB会議ツールを導入しても、それまでのコミュニケーションとは頻度や密度が変わるでしょう。

コミュニケーション頻度の低下により、新入社員や中途社員の定着にも影響がでる可能性もあります。また、業務上のコミュニケーションに支障が出ることで、業務効率低下の一因にもなりかねません。

【企業側】テレワークにおける5つの課題

テレワークを導入するときに起こりやすい課題について、企業側の視点で解説します。

テレワークに対応する社内制度づくりが必要となる

テレワークに対応できる社内制度づくりが必要となります。テレワークでは、直接社員の労働管理やマネジメントを行うことが難しいです。適正な人事評価をするためのルール・方法の確立が必要となります。

情報セキュリティ対策が重要となる

テレワークの問題点のひとつとして、情報漏洩のリスクの増大があげられます。会社のパソコンを持ち出すときは、盗難や紛失に十分注意しなければなりません。また、社外のネットワーク使用に対するセキュリティ対策も重要です。

機密情報が漏れないように、企業としてのルール整備だけでなく、社員それぞれが厳密な注意意識を持つ必要があります。

情報通信の環境づくりが必要となる

テレワークが行える情報通信の環境づくりが必要です。従来のオフィスメインの勤務でなく、各社員がテレワークで業務を行うと、テレビ会議やデータの送受信などを行う機会が増えるでしょう。

テレワーク環境でも通信速度の支障なく業務を行うために、適切な環境を構築する必要があります。環境構築にはコストがかかるため、企業にとっての課題となります。

ペーパーレス化が難しい

紙の書類・印刷物・押印・FAXなどを多用している場合は、ペーパーレス化が難しいです。紙の書類やり取りや、押印業務は、そのままではテレワークでは不可能です。

適切なシステムを選定し、ペーパーレス化の環境を整える必要があります。

テレワークの導入が難しい業種・職種がある

業種や部門、職種によってはテレワークの導入が難しい場合があります。

例えば、以下のような業種・職種の場合は、テレワークできる業務が限られて、テレワーク導入が難しいという特徴があります。

• 現場での作業が必要な業種・職種（製造業・運輸業・建設業など）
• 対面での接客や作業が必要な業種・職種（販売業・飲食業・医療関係・福祉関係など）
• FAX・押印などが必要な業種・職種（経理・総務・営業業務など）

ただし、これらの業種・職種においても、ペーパーレス化やクラウド化を進めることで、テレワーク導入が可能となることがあります。

【従業員側】テレワークにおける4つの課題

テレワークを導入するときに起こりやすい課題について、従業員側の視点で解説します。

社員のコミュニケーションが難しくなる

社員同士のコミュニケーションが難しくなります。テレワークは直接会って会話することや、気軽な質問する機会が少なくなります。

テレワークにより、孤独感を感じたり、業務をきちんと理解できなかったりなどにより、ストレスを感じる社員が現れる可能性があり、適切なフォローが必要になるでしょう。

業務の生産性が低下することがある

オフィスでは、従業員が働きやすいように机や椅子、モニターなどの備品が整備され、最適な照度や空調環境も用意されています。一方、テレワークの場合は自宅に仕事用のスペースが用意できていない場合や備品がそろっていない場合もあります。

そのため、オフィスに比べて業務の生産性が低下する可能性もあります。

健康管理が難しい

テレワークでは、運動量が少なくなることやオン・オフの切り替えのしにくさなどによる健康管理への難しさが生じます。

また、オフィスと異なり、自宅の机や椅子は長時間の仕事に適していないため、長時間同じ姿勢でいることによる肩こり・腰痛などの要因にもなります。さらに、前述のコミュニケーションの難しさによるメンタル面の不調にも注意が必要です。

長時間労働になりやすい

テレワークでは、プライベート空間である自宅で業務を行うため、仕事とプライベートのON・OFFの切り替えが難しくなります。

また、オフィスで常にあっている訳でないため、上長もメンバーが長時間勤務になっていないかが把握しにくくなり、注意が必要です。

テレワークの課題の解決策

テレワーク導入により生じる課題の解決策を紹介します。

情報通信機器・サービスを導入する

社員同士のコミュニケーションを円滑に行うために情報通信機器やサービスを導入しましょう。チャットツールやWEB会議ツールなどを導入することで、業務の遂行がスムーズに行えます。システム・ツールを導入する際には、セキュリティ対策をしっかり行うことが必要となります。

FAXによる受発注業務のWEB化

FAXによる受発注業務をWEB化して、ペーパーレス化を進めましょう。FAXをクラウド化することで、電子化されたデータを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。

クラウドFAXの活用は、テレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。

WEB会議など対話の機会を増やす

社員同士のコミュニケーションを円滑にするためには、WEB会議などを定期的に開くようにしましょう。メールやチャットは、すぐに回答が得られず、社員のストレスにつながることがあります。

完全なテレワークではなく、定期的に出勤日を設定して、対話する機会を作ることも有効でしょう。

タスクを管理できる方法を確立する

社員のタスクを管理できる方法を確立しましょう。テレワークでは、社員がどのように働いているのかを直接確認できません。勤怠管理ツール・タスク管理ツールの導入や、日報の作成も効果的でしょう。

情報セキュリティについての社員教育を徹底する

情報漏洩を防ぐための環境整備をしっかりとしたうえで、セキュリティ対策に関する社員教育は徹底するようにしましょう。テレワーク導入においては、社員各自の情報セキュリティ対策に対する意識を高めることが重要です。

社員各自が自覚を持って、情報を守るための行動を取ることが重要です。

仕事の成果を評価する制度を制定する

テレワークにあった評価制度を制定しましょう。テレワーク導入した際には、従来の就業規則や人事評価制度では、上手く対応できない可能性があります。就業時間ではなく、仕事の成果をきちんと評価できる制度にする必要があります。

助成金を活用する

テレワークを導入する際は、環境構築やセキュリティ対策にはお金がかかるため、ぜひ助成金を活用しましょう。働き方改革が推進されており、テレワークを導入すると、厚生労働省・経済産業省などの助成金制度を活用できる可能性があります。

テレワーク導入のメリット

テレワーク導入によるメリットを紹介します。

業務効率化が向上する

テレワークの導入により、移動時間などの隙間時間の活用や、自宅での集中した作業により業務効率化が向上したという意見は多いです。クラウドFAXの活用により、紙ベースで行っていたFAXに関する作業が電子化され、情報の管理や共有がしやすくなることも、業務の効率化につながります。

取引先とのやり取りが電子化・簡便化されることで、本来のコア業務に集中できるようになります。

優秀な人材の雇用が確保できる

テレワークの導入で、通常勤務では雇用できなかった優秀な人材の雇用が可能となります。育児や介護などのために出勤が難しい社員も、在宅勤務で働き続けられます。また、遠隔での雇用が可能となるため、雇用の地域を限定する必要がなくなり、優秀な人材を多く確保できるでしょう。

コストを削減できる

テレワークの導入で、さまざまなコストの削減が実現します。社員の通勤にかかる交通費・広いオフィスなどが不要となり、固定費なども縮小できます。ペーパーレス化を進めることで、紙の消費・書類を保存するための場所などに関するコストも削減できます。

テレワーク導入の成功事例

YKアクロス株式会社様｜コロナ禍のテレワークもスムーズに対応

YKアクロス株式会社様は、FAXを電子化することにより、スムーズなテレワークの開始、メンバーの業務管理に成功しています。

以下で、YKアクロス株式会社様がどのようにテレワーク導入に成功したのかを解説していますのでぜひご覧ください。

導入の背景と経緯

YKアクロス株式会社では、大量に届くFAXをファイリングするだけで、1つの部署だけで毎月40時間もの時間がかかっていました。また、ファイリングだけでなく、FAX管理にかかる手間やコストの削減が課題でした。

導入の効果

FAXを電子化することにより、ファイリングの手間が一切なくなりました。また、取引先から問い合わせがあったときには、電子化されたデータを検索し、簡単に該当のFAXを見つけられるようになりました。

導入のメリット

FAXを紙で管理する手間やコストを削減することを目標とした電子化でしたが、テレワークの導入がスムーズに進められた、という効果もありました。社員は、自宅でもFAXの確認・編集・返信ができるため、FAXの確認や保管のためにわざわざ出社する必要がなくなりました。

また、チームリーダーは、FAX電子化サービス内で、メンバーのフォルダを確認し、仕事の進行状況を把握できるようになりました。メンバーフォローを行う指標のひとつとして活用することもできています。テレワークにおける課題の解決につながったといえます。

NJT銅管株式会社様｜受発注のFAXを100%ペーパーレス化し、テレワークに対応

NJT銅管株式会社様は、FAXで届く発注書の対応のためにテレワークができず、社員がシフトで出社していました。

FAXを電子化することで、100%ペーパーレス化を実現し、テレワークに対応しています。以下で、NJT銅管株式会社様がどのようにテレワーク導入に成功したのかを解説していますのでぜひご覧ください。

エコラボ合同会社様｜テレワーク中でもFAXをすぐに確認

エコラボ合同会社様は、FAXで届く発注書や見積り依頼について、テレワーク中の社員へのFAXの共有に課題がありました。今までは出社している社員がFAXをPDF化してメールで送っており、無駄な工数がかかっていました。

FAXを電子化することで、テレワーク中でもFAXをすぐに確認し対応できるようになりました。以下で、エコラボ合同会社様がどのようにテレワーク導入に成功したのかを解説していますのでぜひご覧ください。

まとめ

テレワークには社員の管理・セキュリティ対策・環境構築など、さまざまな課題があります。これらの課題を解決するためには、ICTツール・システムの導入が重要なポイントとなります。
テレワークの導入により、業務の効率化・コスト削減が可能となるため、新しい働き方をとして検討をおすすめします。

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