テレワークでも受発注業務は可能！「受発注業務があるから在宅勤務できない」を解決！

コロナ禍以降、テレワーク・在宅勤務のニーズが高まっていますが、「電話やFAXを伴う受発注業務があるため在宅勤務できない」と考えている方が多いかもしれません。FAX受信を伴うでは、どのようにすればテレワークを実現できるのでしょうか。

この記事は、テレワーク推進や受発注業務の電子化を検討している・進めている方に向けて、受発注業務のテレワークで課題になりやすいことや、テレワーク対応の方法、メリットなどを解説します。

自社のテレワーク推進や業務効率化、緊急事態における事業継続計画立案などの参考にしてください。

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企業が行う受発注業務とは

企業が行う商取引では、さまざまな方法が使われています。EDIやWEB受発注システム、メールやFAX、電話など、取引先や仕入先に応じて、さまざまな方法を使い分けている企業がほとんどではないでしょうか。

これらのさまざまな方法を扱うこともあり、「受発注は会社の事務所、オフィスで行う業務」と考える方も多いでしょう。

しかしながら、近年、テレワーク・在宅勤務のニーズが高まるようになっており、これらの受発注業務も在宅で行う方法が模索されるようになってきました。

受発注業務のテレワークニーズが高まっている理由・背景とは？

テレワーク・在宅勤務でも受発注業務を行いたい、というニーズが高まった背景には、多様な働き方の実現や、コロナ禍における事業継続の必要性が高まったことなどが挙げられます。

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多様な働き方実現のためにテレワーク化が推奨されている

働き方改革では、テレワークによる多様な働き方実現やワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）の向上が目標に掲げられています。

働き方の変化により、子育てや介護など個人のライフステージに応じた柔軟な仕事の仕方や、住む場所の選択肢の広がりなどが実現できるようになります。

受発注業務もテレワーク化ができるようになれば、今まで必ず出社しなければいけなかった従業員の働き方にも多様性が生まれるでしょう。

事業継続のために受発注業務のテレワーク対応が必要

事業継続のために、受発注業務のテレワーク対応を検討する企業が増えています。これは、コロナ禍によって在宅勤務が強く推奨されたことが強く影響しています。

従業員が必ず出社しなければ受発注業務ができない環境では、もし出社制限・人数制限が出た場合、企業の商取引が遅延、最悪の場合はストップしてしまいます。

実際、コロナ禍の緊急事態宣言をうけて、受発注業務のテレワーク対応を検討した企業も多く、弊社が実施したセミナーでも高い感心が寄せられました。

また、感染症対策としてだけでなく、災害時の事業継続計画としても、テレワークによる業務方法を用意しておくことは重要です。

今後も安定して事業を続けるために、受発注業務も含めたテレワークへの対応が各企業で進んでいます。

受発注業務のテレワーク化によって良質な人材を確保できる

人材確保がしやすくなるという理由から、受発注業務をテレワーク化する企業も増えています。

受発注業務には、電話・メール・FAXでの取引先とのやり取り、基幹システムへの入力、取引先への返信、書類整理などの業務があり、その業務負担は決して小さくありません。

業務負担の大きさから、フルタイムで働けない育児・介護中の人などが辞めてしまうケースもあるでしょう。

テレワーク化によって多様な働き方を実現することで、慢性的な人手不足の解消を図れます。

電子取引を求める取引先が増えた

EDIやWEB受発注など、電子取引によるやり取りが増えたことで、受発注業務をテレワーク化しやすくなりました。電子取引の増加は、業界標準の取引システムの構築や業務を効率化する企業が多くなったことが背景の一つです。

FAXや電話によるアナログな取引は不便さもある一方、すぐにはなくならないという意見もあります。一方で、人手不足への対策や業務効率化のためにも、段階的に電子化を進めることが重要でしょう。

テレワークでの受発注業務の問題点：テレワークとFAX業務の相性が悪い

ここでは、受発注業務をテレワークにする際に問題になりやすいFAX業務について解説します。

出社しないとFAXが受け取れない

FAXは紙で出力されるために、出社しなければ内容を確認できません。受発注に関わる連絡の場合、前日就業後に受信したFAXを朝一番で確認しなければならない、などが起こると時差通勤もしにくいでしょう。

多くの企業が、FAX業務への対応のために、一部の社員がテレワークできないと悩んでいます。

取引先がテレワークに対応していないことがある

取引先が電子取引に対応していないと、FAXやメールといった連絡手段を残しておくことが必要です。高齢化などの理由でIT化が進んでいない企業・工場など、手書きの注文書をFAXで送っている企業も、依然として少なくありません。

このように、受発注業務をテレワーク化したくても、取引先から届くFAXや掛かってくる電話対応がネックになって実現できないケースがあります。

テレワークでの受発注業務を実現する方法

テレワークによる受発注業務を実現するには、取引先に受発注システムの利用をお願いする方法があり、また、FAX受信だけテレワークに対応することも効果的です。

取引先に受発注システムの利用をお願いする

自社・もしくは他社の受発注システムをの利用を取引先に依頼する方法があります。受発注システムを使えば、たとえば注文をWEBで受け付け、基幹システムにそのまま連携することも可能です。

全体をクラウド型システムにすれば、在宅勤務でも社内と同じように業務を行えます。また営業先からスマホで受注状況を確認するなども可能です。

メリット

基幹システムへのデータの再入力がなくなり、業務を効率化できます。受注量によってはスタッフを減らして人件費削減も見込めます。

また、システムで自動化される部分が多くなるため、受発注業務の属人化を防げるのもメリットです。

デメリット

システム導入のための初期費用が大きいことがデメリットです。また、システムを使いこなせるように従業員を教育するコストもかかります。

取引先に受発注システムへの移行を依頼するのもハードルが高いことがあります。今までメールやFAXで依頼していた方法を変えてもらうわけですから、場合によって既存顧客を失うリスクもあります。そのため、顧客に対してもシステム利用をお願いし、使い方を覚えてもらうことが必要です。

そうはいっても、すべての顧客を受発注システムへ移行することは難しいでしょう。そこで、これらの受発注システムと並行して、従来の電話・メール・FAXなどの仕組みも残すことが重要です。

FAX送受信をテレワーク対応にする

受発注業務のテレワークで課題になりやすいFAXのみ、テレワーク対応する方法です。具体的には、受信したFAXの文書をイメージデータとしてクラウド上に保存します。

取引先には従来通り、FAXで送ってもらう方法を続けてもらいながら、テレワークでもFAXの内容を閲覧・確認・返信することが可能です。このようなシステムはクラウドFAX、インターネットFAXなどと呼ばれています。

FAX送受信をテレワーク対応するメリット

従来と同じ方法でFAXを送ってもらい、こちらからもクラウドFAXを通じて相手にFAXを返信するため、取引先に影響が出ないのが一番のメリットです。

また、受信したFAXが手元のパソコンで閲覧、編集、返信ができるシンプルなシステムであるため、使い方が覚えやすく、研修コストも抑えられます。

FAX受信をテレワーク対応にするデメリット

基幹システムへの入力や、在庫管理、営業支援システムとの連携など、効率化できない業務もあります。FAX文書が電子化されるため活用の仕方はさまざまに考えられますが、システム構築が別途必要です。

クラウドFAXにより、テレワークでFAX受発注業務を行うメリット

クラウドFAXは、受信したFAX文書をイメージデータとしてクラウド上に保存できるクラウドサービスです。
ここでは、クラウドFAXを導入することで、FAX受発注業務のテレワーク化や、入力作業、文書の仕分け・管理が効率的になるなどのメリットを解説します。

受発注業務担当者の働く場所を問わない

クラウドFAXはインターネットがつながるPCさえあれば、場所を選ばずFAXを閲覧できます。自宅、コワーキングスペース、出張先など、さまざまな場所でFAXを確認することが可能です。

サービスによっては、WEBブラウザの画面上で、部署への仕分けや追記、スタンプの押印などができ、そのまま返信もできるものもあります。

従来、オフィスや事務所で行っていたFAXを伴う受発注業務を、テレワークでもできるようになります。

仕分け・書類管理の手間が減る

クラウドFAXの多くは発信元のFAX番号や受信年月日などによって、特定のフォルダに自動振り分けすることが可能です。また、FAX番号や受信年月日のトランザクションに関するデータを持っているため、後から検索もしやすくなります。

従来のFAXでは業務負担になりやすかった仕分け、ファイリング、書庫への整理などの手間が大幅に減らせます。

また、取引先からFAXに関する問い合わせがあった場合にも、数クリックで簡単に探せ、お客様をお待たせする時間を短縮できるでしょう。

レスポンスが早くなる

クラウドFAXは、受発注業務の担当者以外もインターネット経由で内容を確認できるため、迅速な対応も可能になります。

例えば、従来は外勤中の営業にお客様から問い合わせがあった場合、営業は受発注業務担当者にFAXの処理状況を確認します。受発注業務担当者は社内の棚・机の上・複合機から該当のFAXを探し出し、ようやく営業に状況を連絡できます。場合によっては、営業がお客様へ連絡するまでに、数十分～数時間かかることもあるでしょう。

クラウドFAXであれば、お客様からの問い合わせがあれば、営業は自分のPCからFAXの状況をすぐに確認し、お客様に回答できます。

情報共有がしやすくなる

従来の方法では、各自が何枚のFAXを保持していて、そのうちどれくらいが未処理なのか、進捗は順調なのか、などは各メンバーにヒアリングしなければ把握できませんでした。

クラウドFAXでは、各受発注業務担当者の担当FAXがひと目でわかります。

管理者やマネージャーは自部門のメンバーの未処理／処理済みのFAXを確認することで、全体の進捗が把握できるだけでなく、場合に応じて適切なフォロー指示などができるでしょう。

ペーパーレス化が進む

従来のFAXで必要だった紙が不要になり、ペーパーレス化を進められます。また、紙代やインク代も削減できます。

受発注に関わる書類は、企業によっては5年・10年など、保管期間が決まっていることも多いです。保管期間が長ければ長いほど、保管スペースが必要になり、外部に保管用の倉庫を借りている企業も少なくないです。

クラウドFAXによりペーパーレス化することにより、これらのコストも削減できるでしょう。

まとめ

テレワークによる受発注業務で課題になりやすいのがFAXに関わる処理です。テレワーク対応を進めるには、業務全体をクラウド化する方法と、FAX受信のみ電子化するクラウドFAXを導入する方法があります。

このうち導入が容易で、取引先に影響が出ない方法が、クラウドFAXです。クラウドFAXは場所を選ばず受信内容を閲覧できるうえ、作業の効率化やコスト削減も見込めます。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したクラウドFAXです。専用のアダプタを接続するだけで、現在のFAX番号を変えずに利用を開始できます。FAXの受信、閲覧、編集、返信をWEBで行えるため、受発注業務をテレワーク対応に変えられます。

FAX業務のテレワーク化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。

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