【比較】FAXソフトとは？従来FAXとの比較やFAX自動送信におすすめの方法も紹介
こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。
FAXソフトを導入すると、これまでFAX機や複合機から行っていたFAX送信を、自分のパソコン上からFAX送信が可能になります。FAXがある場所まで移動する手間を削減できます。
この記事では、FAXソフトの特徴やメリット・デメリット、他の方法との違いをご紹介します。
さらに、FAXの自動送信におすすめな方法も紹介しますので、複数の送り先への一括送信やFAX送信業務の効率化を検討の方はぜひご覧ください。
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目次[非表示]
- 1.FAXソフトとは？
- 1.1.通常のFAXとの違い
- 1.2.クラウドFAXとの違い
- 2.FAXソフトの使い方
- 2.1.必要なもの
- 2.2.①パソコンにFAX送信機能があるかを確認する
- 2.3.②FAXモデムとパソコンを接続する
- 2.4.③FAXソフトをパソコンにインストールする
- 2.5.④FAXソフトを使って送信する
- 3.FAXソフトのメリット・デメリット
- 3.1.メリット①複合機・FAX機が不要
- 3.2.メリット②印刷コストが削減できる
- 3.3.デメリット①パソコンへのインストールの手間がかかる
- 3.4.デメリット②初期費用がかかる
- 3.5.デメリット③保守・管理工数がかかる
- 4.より便利な「クラウドFAX」でFAXを自動配信
- 5.まとめ
FAXソフトとは？
FAXソフトとは、電話回線を用いて、パソコンからFAXを送受信できる仕組みの総称です。「パソコンFAX」「FAXサーバー」と呼ばれることもあります。
パソコンからFAXを送受信するための方法の1つです。
通常のFAXとの違い
通常のFAXとの違いは、紙と手間のコストが削減できる点です。通常のFAXは、送信する原稿を紙で用意しなくてはなりません。また、受信時には自動的に印刷されます。紙代はもちろん、トナー代などのコストがかかります。
一方、FAXソフトはパソコンの画面上から送受信を行うため、都度紙を印刷することがなくなり、コスト削減につながります。
クラウドFAXとの違い
次にクラウドFAXとの比較です。FAXソフトの場合、自社でFAXソフトやサーバーの用意や準備をする必要があります。万が一、障害が発生した場合やFAXが届かないなどの問題が発生した場合には、自社で原因の追求や復旧作業を行う必要があります。
一方で、クラウドFAXの場合は、サービス提供事業者のサービスを用いてFAX送受信を行うため、万が一の場合の原因追求や復旧対応は事業者が行ってくれます。
FAXソフトの使い方
次に、FAXソフトの使い方についてご紹介します。
必要なもの
FAXソフトを用いてFAX送受信を行うには、以下の4つが必要になります。
- パソコン
- FAXソフト
- FAXモデム
- 電話線
①パソコンにFAX送信機能があるかを確認する
まずはお手持ちのパソコンに、FAXソフトが入っているか確認します。Windowsの場合は、標準装備されています。機能が装備されていない場合でも、FAXソフトをパソコンにインストールし、モデムと電話回線をつなぐことで利用できます。
②FAXモデムとパソコンを接続する
FAXモデムとパソコンをつなぎます。FAXモデムは、FAXのデータをパソコンでやり取りできるようにするために必要な変換機器です。
パソコンにFAXモデムが内蔵されている場合もありますが、もし内蔵されていなければ外付けのFAXモデムと接続する必要があります。
③FAXソフトをパソコンにインストールする
自動FAX送信ソフトをパソコンにインストールしてください。なお、パソコン付属のFAX送信ソフトを使う方法もあります。
④FAXソフトを使って送信する
パソコンでFAXソフトを立ち上げます。その後、原稿などのデータを送信します。FAXソフトによっては、一括送信や予約送信などができるソフトもあります。
FAXソフトのメリット・デメリット
ここでは、FAXソフトのメリット・デメリットについてご紹介します。
メリット①複合機・FAX機が不要
前述の通り、パソコン、FAXソフト、FAXモデム、電話線があればFAX送受信が可能なため、複合機やFAX機が不要になります。コスト削減や危機管理工数が削減になります。
メリット②印刷コストが削減できる
パソコンの画面上でFAXをやり取りするため、FAX送信前に原稿を紙で用意する必要がなくなります。また、受信FAXについても、画面で見てから印刷できるため、不要なものは印刷しなくてもよくなります。紙代やトナー代などのコスト削減になります。
デメリット①パソコンへのインストールの手間がかかる
パソコンに標準搭載のFAXソフト以外を使う場合、全てのパソコンにFAXソフトをインストールする必要があり、手間がかかります。
特に情報システム部門が少人数の場合などには、1台1台にインストールやバージョンアップの対応を行い、非常に時間と工数がかかります。
デメリット②初期費用がかかる
FAXソフトにもよりますが、安いものであれば1万円前後で購入することができますが、ハイスペックなFAXサーバーの場合、数百万するものもあります。
BCP対策や冗長化を確保したハイスペックなものを自社で用意しようとすると、さらにコストがかかります。詳しくは下記記事でコスト比較をしていますので、ご覧ください。
デメリット③保守・管理工数がかかる
FAXソフトの場合は、管理やトラブル対応をすべて自社で行う必要があります。FAXソフトやサーバーの管理やトラブル対応、エラー確認や再送処理などの工数がかかります。
また、地震や豪雨などの自然災害が発生した場合にも問題なくFAX送受信ができるように、BCP対策や冗長構成などを考慮する必要があり、これらの工数も負担になりかねません。
より便利な「クラウドFAX」でFAXを自動配信
ビジネスシーンでFAX送受信をより効率化したいのであれば、クラウドFAXも検討してみましょう。クラウドFAXは、発注書や納期回答書など、大量の帳票FAXをクラウド上で自動送信するFAXサービスです。
以下に、主なメリットをご紹介します。
メリット①インストール不要でFAX送受信が可能
クラウド型のサービスのため、パソコン1台1台にソフトをインストールする必要なく、サービスを利用できます。サービスにもよりますが、URLから専用WEBサイトにアクセスし、ID・パスワードの入力ですぐにログインし、サービスを利用できます。
インストールやバージョンアップの工数がかからずに利用できる点はメリットと言えるでしょう。
メリット②スピーディーなFAXの自動送信
大量の帳票を、FAXを使って手作業で送信しようとすれば、スタッフに大きな労力と時間がかかります。また、回線の送信能力が問題になることも少なくありません。その結果、FAX送信という単純作業に何時間もかかってしまうのは、非生産的と言えるでしょう。
クラウドFAXであれば、事業者の保有する豊富な回線を利用し、スピーディーに相手へとFAXが送信できます。
さらに、自社の基幹システムと連携すれば、手作業で送信する工数も削減でき、さらに利便性が高まります。
メリット③トラブル時の原因究明が簡単
FAXを予約送信したものの、エラーによって不着・不達になってしまう可能性はゼロではありません。しかし、その原因が何かを突き止めることは、一般的なFAXソフトだと工数がかかりますし、解決までに時間がかかることもあります。
一方、クラウドFAXの場合、配信結果がログとして記録されています。そして配信が失敗した場合、なぜエラーが起きたのかの理由も管理画面上に記載されるため、一目で理由がわかります。
FAX送受信に関わる運用・保守の負担が低減されることは、大きなメリットと言えるでしょう。
まとめ
FAXソフトを用いると、パソコンからFAXを送受信でき便利になります。さらに、クラウドFAXを用いることで、社内のFAX業務を大幅に改善できます。本記事でご紹介したメリットや比較ポイントをもとに、自社に最適なサービスを選んでみてください。
ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は、発注書・納期回答書などの帳票を自動でFAX送信するクラウドFAXです。クラウド型だから、従来のようなFAXサーバの構築や、モデムやFAX回線の保有は必要ありません。FAXサーバの保守管理やBCP対策にお困りの方におすすめです。
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