【セミナーレポート】コロナ禍におけるFAX業務効率化を考える座談会＆セミナー

2021年1月15日(金)に、「コロナ禍におけるFAX業務効率化を考える座談会＆セミナー ～FAX業務部門のテレワーク導入＆改善のツボ教えます！～」をテーマにオンラインセミナーを開催いたしました。

登壇者は、FNX e-受信FAXサービス（以下、e-受信FAXサービス）のユーザー企業様であるアイホン株式会社の東様と、YKアクロス株式会社の中村様。

当日は情報システム部や業務部に所属される方など、約90名の方にご参加いただきました。

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e-受信FAXサービスの導入による業務効率の改善と組織の活性化について【アイホン株式会社　東様】

まずは、アイホン株式会社　北関東支店 業務課長の東 憲孝様に、「e-受信FAXサービスの導入による業務効率の改善と組織の活性化について」と題してお話いただきました。

■業務効率を向上させる上で最も大きな課題が「FAX処理」だった

当社は現在、生産性の向上に向け、資源の有効活用と業務効率化を推進しています。その中で、まず一番の課題である注文書処理のスピードアップを図ることが大きな課題でした。

従来より、業務効率を向上させる為、社内に様々なシステムを導入してきましたが、最も川上の部分であるFAXの仕分けや処理に多大な労力を要していました。 

北関東支店においては年間約24,000枚のFAXを受信しており、その内の約7割が顧客からの注文書であり、残り3割も様々なお問い合わせやご依頼事項でした。

■属人的に処理していたFAX業務が、標準化された

紙を処理しているときは、社員が定期的にFAX機の場所へ移動し、届いたFAXを仕分け、配り、返信するなど、時間をかけて対応していました。

それが、e-受信FAXサービスを導入することで各個人がPC画面を見ながら業務できるようになりました。 そして、ほとんどの問い合わせ（注文、依頼、営業宛の依頼）が一元管理できるようになったことが大きいですね。

また、社員のスキル・キャリアによって属人的に処理していたFAX業務が標準化され、スムーズな業務の交通整理ができるようになったこともメリットですね。

■FAX対応時間が90%削減できた

繁忙期の場合、FAXを受信してから回答するまで約40～45分かかっていたが、導入後はそれが約3分。90%以上の時間短縮につながっています。

弊社内だけのメリットではなく、スピード感ある対応ができるようになったことで、弊社のお客様にとってもメリットになっていると思っています。

■緊急事態宣言下においても、普段と変わることなくテレワークに移行

導入から約2年経ちますが、その間、社内でも積極的に使い方やルールを改善していき、今ではFAXの受発信だけでなく、社内のコミュニケーションツールとしても活用できています。

そのため、2020年4月の緊急事態宣言下においても、普段と変わることなく非常にスムーズにテレワークに移行できました。もちろん出社しないとできない業務もありますが、ほとんどの業務がテレワークで対応可能です。

また、他の支店にも導入しているので、導入済みの支店間で相互支援できる環境が整っていることも、リスクヘッジの観点では非常に大きなメリットですね。

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YKアクロスにおける"Withコロナ"でのFAX業務効率化の取り組み【YKアクロス株式会社　中村様】

次に、YKアクロス株式会社　総務部 システムチームリーダー　中村友祐 様に「YKアクロスにおける"Withコロナ"でのFAX業務効率化の取り組み」と題してお話いただきました。

■FAXの受信管理をパソコンで行いたい！と検討をスタート

以前は、オンプレFAXサーバでパソコンからのFAX送信をしていましたが、受信は行っていませんでした。

そこで、メールの受信トレイのようにFAXの受信管理を行いたいという要望があり、情報収集を行っていたところ、ネクスウェイ様からサービスのご紹介があり導入に至りました。 通常、電話勧誘は丁重にお断りするのですが、奇跡的に検討にあがったポイントは、

1. 今使っているFAX番号を変えなくてよい
   
2. クラウドシステム
   
3. WEB画面上で書き込み処理が可能

という点でした。 ちょうど、コロナ流行の1年ほど前のことです。

その1年後には、26回線も契約するとは想像もしていませんでした。笑

■導入による4つのメリット

導入してみて、以下のようなメリットを実感しています。

• FAX機への移動が不要となり、PCの前ですべての業務が可能に
• 紙のファイリングが不要となり、ファイリング時間や過去のFAXを探す時間が削減
• 不在担当者との引継ぎがしやすい。受信FAXにコメントを挿入できるため、e-受信FAXサービスだけで引継ぎが可能に
• 別拠点からの業務フォローが可能となった

■コロナ禍で発生した課題

導入当初の2019年夏は、東京の本社にのみ導入していましたが、他拠点・部署に導入するとは思っていませんでした。
2020年4月に緊急事態宣言が発令され、当社を取り巻く環境も大きく変化し、また変化のはやさについていけず、様々な課題が発生しました。

• 在宅勤務をそもそも想定しておらず、環境が整っていない
• 全社連絡網がない
• 新入社員研修や新卒採用ができない

■e-受信FAXサービスで出社率20%を実現

営業職は出張・外出勤務に対応していましたが、事務職はデスクトップPCでスマートフォンもなく、そもそも在宅勤務の環境が整っていませんでした。そこで、事務職が在宅勤務可能となるよう、ノートパソコン配布やインターネット・電話環境などの整備をしました。すでにe-受信FAXサービス導入済の部門の中には、上記の準備で在宅勤務可能となった部署もありました。

すると、他の部署では出社率が80%ぐらいでしたが、e-受信FAXサービス導入済の部門では、出社率20%程度を実現できました。

「FAX業務があるので在宅は無理」という意見が出ることもありましたが、「それならe-受信FAXサービスを入れなさい」という流れが社内で出来上がっていたことも大きいですね。

その為、現在はほとんどの部門・拠点で導入済で、2021年1月の緊急事態宣言では、全社で出社率50%を目指しています。

■最後に

e-受信FAXサービスを利用し始めて1年半が経過しました。導入当時は、使いにくい部分があったりしましたが、徐々に改善していただき、かなり使いやすい仕組みになっています。

FAX修正作業が楽になるようなちょっとした改修も利用者は気づき、大変喜んでいます。 どんどん使いやすくなっていますので、これからも導入事例を伸ばして、サービス・サポート品質を更に向上していただければ嬉しいです。

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座談会　-コロナ禍におけるFAX電子化アプローチおよび、 その効率化のノウハウについて-

Q.先ほどのお話でうまく社内でサービスを浸透されたとのことですが、苦労された点があれば、苦労したことや乗り越えた方法を知りたいです。

中村様　最初は、中心となるメンバーと運用を考え、実施しました。最初の成功例が作れたら、あとは社内に噂がどんどん広がっていきました。

各部署のキーマンを見つけ、便利だと思わせて巻き込むことが大切だなと思います。

部署によって運用フローが異なるため、キーマンと調整する点は少し苦労しましたね。

Q.コロナ禍における出社率はどれくらいですか？また、どんな方が出社しているのでしょうか？

東様　2020年4月の緊急事態宣言後は3割、2021年1月は5割が出社しています。出社しているのは主に管理職で、社員は電話対応などのためにローテーションで出社しています。インターネット環境があれば在宅でも問題なく業務できています。

また、e-受信FAXサービスのメモ欄を掲示板のように使うことで引き継ぎをスムーズにできるなど、全く問題なく処理ができている状況ですね。 

中村様　2021年1月の緊急事態宣言前は出社率は8割程でしたが、宣言後は5割を目標にしています。電話当番の社員、印刷や捺印をフォローする管理職がメインで出社しています。

Q.FAXは残ると思われますか？また、FAXに変わるツールは何だと思われますか？（例えばメールなど）

東様　弊社については、FAXはまだまだ残るという感覚を持っています。

一部、メールやWEBでも注文もありますが、ベースはまだFAXですね。e-受信FAXサービスの画面が非常にわかりやすいので、今後、メールについても一元管理できると更に業務効率が上がると期待しています。

中村様　弊社、また世の中的にもまだFAXは残ると思っています。弊社のような商社の場合、仕入先と販売先とのやり取りがありますので、弊社のみの都合で変更を依頼することは難しいですね。

Q.ネクスウェイ社のサービスを選択された理由（他社サービスとの違い、優位性）は何ですか？

東様　費用対効果を考えた際、十分にメリットを感じられる内容だったことが一番大きいですね。また、FAX番号を変えなくてよく、導入がしやすいこと、サービス自体の完成度の高さもポイントでしたね。

中村様　FAX番号が変わらないので取引先への案内が不要な点、編集が手書きに近い感覚で操作できる点、またクラウドである点の3点がポイントでした。

Q.実際導入したからこそわかる、メリットと引き換えに「これだけはどうしようもない」と覚悟しておいた方が良いことがあれば教えて下さい。

東様　デメリットはほとんどないですね。現在、弊社の営業部門の8～9割の部署・部門で導入していることが証拠だと思いますね。

中村様　私もデメリットはないと思っています。導入時のアドバイスとしては、3点あります。

1. シングルディスプレイだと操作しにくい可能性があるので、デュアルディスプレイの導入も検討したほうがよい。
2. 導入したからといってFAX機がいらなくなるわけではない。ただ、高性能なものは不要になる。（トラブル時の出力先なので、最低限のスペックでよくなる）
3. 複数部門に導入する場合の機能性を確認すべき。

アンケート

本セミナーを受講いただいた皆様からは以下のようなお声をいただきました。ご参加ありがとうございました。

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まとめ

FAXの送受信や管理に手間や時間がかかっている企業には、FAXのPDF化をおすすめします。PDF化により、FAXで送られてきた書類を電子データで管理でき、書類の仕分けや整理にかかる時間を大幅にカットできます。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。貸与する専用アダプタを既存のFAX回線に設置いただくだけで、FAXの送受信、閲覧、編集、保管をクラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。

クラウド型FAXサービスの導入をお考えなら、ぜひお問い合わせください。

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