FAXの必要性は今後どうなる？柔軟に対応するためのFAX送信サービス

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FAXの必要性について疑問視する声が多く聞かれるようになりました。その一方で、一部の業界ではFAXを廃止できない理由があります。

こちらでは、FAXの今後の必要性についてお話しします。

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1. 現状はFAXを廃止できない業界・現場が多い

近年は徐々に家庭などでも使用する機会が減ってきているFAX。一方で、現在も受発注、在庫管理、支払通知などのシーンでFAXが必須とされている業界・現場は少なくありません。

以下はその一例です。

• 物流
• 製造
• 飲食
• 宿泊施設
• 卸
• 建設

FAXの送受信には、紙資源・インクの消費、紙の紛失リスク、送受信スピードの遅さなどさまざまな課題があります。現在は一般的なメールやEDIなどインターネットを介した伝達方法と比較すると秀でている部分が少なく、FAXを廃止したいというニーズは少なくありません。

そのような状況の中、上述したような業界でFAXが根強く残っている背景にはどういった理由があるのでしょうか？

最も多い理由は取引先や顧客からの要望でしょう。

取引先に中小企業が多く、顧客からFAXでのやり取りを希望された場合、その件数が少数であってもFAXを完全に廃止することはできません。

こうした事情から、FAXのデメリットを感じていたとしても自社の判断だけで簡単に廃止することはできないでしょう。

実際に廃止しようとすると、メールやEDIなど別のコミュニケーション方法を顧客や取引先に打診しなければなりません。変更した後に生じる弊害についても警戒する必要があります。

2. 今後のFAXはどうなる？

IT化が進む現在、家庭用・業務用FAX機の市場は縮小傾向にあります。海外ではかねてより、FAXに依存している日本のビジネスシーンに対して驚く声も少なくありません。

何よりも、多くの日本企業が紙でFAXを受信するデメリットについて自覚しています。

実際、生活用品大手の企業でも、病院やホテル、地方の外食サービスといった大口顧客から業務用製品を受注するFAXをEDIへ移行するプロジェクトを実施しています。

今後、ビジネスでのFAX需要はどうなっていくのでしょうか？

すでに、ビジネスにおけるFAXの利用率は低下している状況です。上述したように、一部の業界においては「残さざるをえない」状態といえます。

顧客や取引先の関係上、現在はFAXを廃止できないとしても、今後はそうした顧客や取引先のニーズ自体が変わってくる可能性ももちろんあります。ニーズがなく、他に特別な理由がないかぎりは、EDIなどの電子的なやり取りのほうが効率的です。

しかしながら、システムの普及や投資コスト、ITリテラシーの課題が解決されない限り、FAXはなくならない＝なくせないと言えるでしょう。

3. FAX送信システムに投資すべきタイミングとは

上述したような状況のなか問題になるのが、FAX送信システムに投資するタイミングです。

大量のFAXを送信する場合、企業では一般的にFAX送信システムとしてFAXサーバが導入されています。あらかじめ作成しておいたイメージファイルのFAX送信、不達管理や再送処理が可能です。

現状のFAX送信システムのスペックに不足を感じている場合、FAXサーバの改修は回線数を増加させることで対処できます。

ただし、当然ながらそれに伴う初期・維持コストが必要です。また、FAXサーバのリプレイスの時期には、再度初期コストの投資が必要になります。

しかし、上述したような環境の変化により、FAXそのものの必要性がずっと続くかは不透明です。そうなると、FAXサーバへの投資も無駄になってしまいます。このように、FAXサーバに投資するタイミングは、企業にとって悩ましい問題です。

現状、FAX送信による業務負荷が大きい企業ほど、システム投資のタイミングに関して慎重な判断が求められるでしょう。顧客・取引先のニーズや業界のトレンドは読めない部分が大きく、多くの企業がFAXの廃止、FAXシステムの強化、現状維持という選択肢を前にしています。

4. 今後を見据えたうえでFAX送信サービスの導入を

上述した悩ましい問題を解決し得るのが、ASP型のFAX送信サービスです。

クラウドサービスを利用することで、今後のFAX需要に関わらず、配信量の増減に柔軟に対応できます。導入コストはFAXサーバに対して低いほか、サービスという形態のため顧客・取引先のニーズに合わせて任意のタイミングで利用をストップすることも可能です。

また、サービスによっては、24時間365日などのサポートをうけることが可能です。

急なトラブルでも、冗長化による機能維持やシステムサポートにより、安心してサービスを使うことができます。自社でこれらのスペックを構築するのに比べて、安価でより高い水準のサービスを利用できるといえます。

もちろん、利便性や使用感は自社で構築するFAX送信システムと比較しても遜色ありません。

事業者が持っている電話回線を使用して送信するため、送信スピードに悩まされることもありませんし、繁閑期のFAX送信量の増減にも対応できます。

参考記事：複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの比較

FAXを廃止できない状況のなか、実際にFAXサーバの代替策としてFAX送信サービスを導入する企業が増加しています。先が読めない今後のFAX需要に対応するうえでは、FAX送信サービスの導入がおすすめです。

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業務のどこかに必要性があるかぎり、FAXの文化は残り続けるでしょう。しかし、そのシステムにコストを投入すべきかどうかは難しい問題です。FAX送信サービスには、導入コストが低い、高い水準のサービスを利用できるというメリットがあります。

現状のシステムに投資すべきか悩んでいる場合は、FAX送信サービスへの切り替えを検討してはいかがでしょうか。

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