【企業向け】ペーパーレスな環境を整備するには？必要なものや推進のポイントを解説

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

業務でコピーやFAXをよく利用しているものの、今後はペーパーレス化したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。システムを導入することで、スムーズにペーパーレスな環境を整備できます。

この記事では、社内のペーパーレス化を進めるための方法について解説します。無理なくペーパーレスな環境を整備するために、ぜひ参考にしてください。

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そもそもペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、紙の使用量を減らすことです。従来、業務では紙に印刷した書類を使用することが一般的でした。しかし、ペーパーレス化では、データを電子化する代わりに紙の書類を削減します。

ペーパーレスを目指す目的

ペーパーレス化を目指す目的としてはどのようなことがあげられるのでしょうか。ここでは、具体的に解説します。

環境保護

紙をたくさん作るために森林伐採が行われています。植林で森林が再生されていますが、森林伐採のスピードには追いついていません。森林を守るためには、そもそも森林伐採を減らす必要があります。

また、紙を作ったり処分したりする際は、焼却作業により大量の二酸化炭素も発生しています。ペーパーレス化すれば、二酸化炭素の排出量も減らせるでしょう。

業務改善

紙の書類は持ち運びにくいうえに、大量の紙のなかから該当の書類を探すのに工数がかかります。

ペーパーレス化を進めて書類を電子化すれば、いつでもどこからでもデータを確認できます。在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークが増えても、問題なく業務を進められます。

また、データ化することでキーワード検索ができるため、資料を探す手間も削減でき、業務効率がアップします。

ペーパーレス化がもたらすメリット

ペーパーレス化を実現できた場合、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットについて解説します。

コスト削減につながる

ペーパーレス化を進めれば、それまでかかっていたさまざまな費用を削減できます。紙の書類で社内の情報を管理するためにかかるコストは決して安くありません。

紙代だけでなく、印刷機の導入やメンテナンスにも費用がかかります。また、資料を郵送したり、保管するためのスペース確保、不要になった資料を廃棄したりする際にもコストがかかります。

テレワークを進めやすくなる

ペーパーレス化により書類が電子化されると、どこからでも資料を確認できます。そうすることで、テレワークに取り組みやすい環境の構築にも貢献します。

紙の資料を使用している場合は、オフィスに行かなければ内容を確認できません。ペーパーレス化で資料を電子化すれば、社内の情報共有もよりスムーズになります。

スペースを有効活用できる

従来、膨大な量の紙の資料を保管するためには、まとまったスペースを確保しなければなりませんでした。

しかし、ペーパーレス化によりそれらの資料が電子化されれば、保管場所は必要なくなります。スペースが空くため、ほかの用途に有効活用できます。たとえば、会議室や休憩室としても活用可能です。

資料の劣化や紛失のリスクを減らせる

資料をデータで管理していると、紙の資料のように劣化する心配はありません。持ち運んでいるうちに紛失したり盗難にあったりする可能性もなくなります。

たとえ火災や水害、地震などの自然災害が発生しても、データのバックアップをとっておけば重要な情報を失わずに済みます。大切な情報ほど電子化して管理したほうが安全です。

情報漏洩を防止できる

資料を電子化し、業務上関係のあるメンバーだけにアクセス権を付与すれば、他人に勝手に見られるリスクがありません。

紙の書類の場合、悪意をもった第三者に保管場所を知られると、閲覧や複製されるリスクがあります。仮に、自社の機密情報が漏洩すれば、大きな問題に発展します。

ペーパーレス化による資料の電子化は、情報漏洩対策としても効果的です。

企業のイメージがアップする

ペーパーレス化に積極的に取り組んでいるという事実を公表すれば、多くの人から環境に配慮している企業というイメージをもたれるようになります。好ましいイメージが定着すると、売上や利益の向上につながる可能性もあります。

消費者や取引先からの印象を重視しているなら、ペーパーレス化についての取り組みもしっかりアピールしましょう。

ペーパーレス化の具体例

ペーパーレス化はどのように進められているのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化の具体例について紹介します。

企業

テレワークとともにペーパーレス化を進めている企業が増えています。たとえば、無駄なコピーやFAXが行われないようにするため、承認機能が付いている複合機を導入している企業もあります。

また、電子化する内容に優先順位をつけ、使用頻度の低い資料からペーパーレス化を目指しているところも多いです。

自治体

2013年に「世界最先端IT国家創造宣言」が出され、自治体においてもペーパーレス化の取り組みが始まりました。具体的には、行政データ連携標準が定められ、クラウドの導入も進められています。

各自治体で独自の取り組みが行われており、日常的な業務でも電子化した資料を積極的に活用しているところもあります。

ペーパーレス化の環境整備のために必要なもの

ペーパーレス化された環境を整備するためには、さまざまなものが必要です。具体的に解説します。

パソコン・タブレットなどのデバイス

ペーパーレス化のためには資料の電子化が不可欠であり、資料を確認するためのデバイスが必要です。自社の状況をよく確認し、パソコンが何台必要なのか把握しましょう。

どの程度のスペックのパソコンを用意すべきなのかについても、チェックしなければなりません。なお、最近は持ち運びができるタブレット端末を活用している企業も多いです。

インターネット環境

インターネット環境を整える場合、選択肢として有線タイプと無線タイプがあります。有線タイプはケーブルを直接端末につなぐ方式です。通信速度が速くて安定していますが、ケーブルが届かない場所では使えません。無線タイプはWi-Fiで電波をキャッチするため、どこでも使用できます。

また、インターネットを使用するうえでは、セキュリティ対策も重要です。

共有システム

電子化したデータを保管するためには、共有システムが必要です。データをUSBやメールでやり取りする方法もありますが、効率が悪いためおすすめできません。インターネット上で利用できるクラウドなどの共有システムを導入すれば、いちいちデータを送受信する手間をかけずに情報を共有できます。

また、取引先などとFAXでやり取りしている場合も、専用のサービスを利用すればペーパーレス化が可能です。FAXで送受信した内容をパソコンから確認できます。

ペーパーレスな環境整備・推進のポイント

ペーパーレスな環境を整備するためには、さまざまな準備が必要です。ここでは、具体的な環境整備の方法や推進のポイントを解説します。

ペーパーレス化の目的を定める

ペーパーレス化の目的は企業ごとに異なります。目的によって必要な環境やシステムも違うため、自社の現状を把握したうえで、ペーパーレス化の目的をきちんと明らかにしておきましょう。

①現状の業務内容と課題の整理

はじめに社員のそれぞれの業務内容を洗い出したうえで、ペーパーレス化が可能な部分を探しましょう。
ここで重要なのは、ペーパーレス化による高い効果を見込める部分を探すことです。頻繁には発生しない業務に関わる資料をペーパーレス化しても、業務効率はほとんど変わりません。ペーパーレス化を進めるうえでの優先順位をつけましょう。

また、これを機に、今までの慣習で紙で出力していた書類についても、改めて「紙での出力が必要なのか」「デジタルな方法に代替できないか」などを見直すといいでしょう。

資料によっては確認しにくいものもあるので、ペーパーレス化の対象を決める際には気をつけましょう。例えば、全体を俯瞰して見たほうがわかりやすい資料は、確認しにくい場合があります。

②ペーパーレス化の目的を定める

現状が整理できたら、ペーパーレス化の目的を定めます。
あらかじめ目的を明らかにしておけば、ペーパーレス化を進めるうえでの指針にもなります。社員もペーパーレス化の重要性を理解しやすくなるでしょう。

必要なシステムを選定・導入する

目的にあわせ、自社にとって必要なシステムを選定しましょう。システムを選ぶときは、下記のポイントをおさえるといいでしょう。

• 費用対効果が得られるか
  
• 社員が操作しやすいか
• システムの安定性があるか

費用対効果が得られるか

パソコンやタブレットなどの端末や共有システムを新たに導入する場合、費用対効果が得られるかの検証が必要です。現状業務が改善される効果と導入コストがみあっているか確認しましょう。

たとえば、受発注業務にFAXを使っている企業なら、パソコンからFAXの内容を確認できるサービス・システムを選ぶと業務の効率アップも期待できます。

社員が操作しやすいか

せっかく入れたシステムが、社員にとって使いにくいものだと本末転倒です。導入前に現場の作業者にも触ってもらい、操作感を確認するといいでしょう。サービスによっては導入前のトライアルができる場合もあるので、ベンダーに確認しましょう。

システムの安定性があるか

電子化されたデータを確認する際は、インターネットやクラウドサーバーを使用します。しかし、それらに障害が発生すると、一時的に資料を確認できなくなるため要注意です。障害はいつ発生するかわからないため、必要なときに資料を見られず困る恐れがあります。

検討時には、SLA（Service Level Agreement、サービス品質保証）や過去に障害が起こっていないかなどを確認するようにしましょう。

ペーパーレス化の必要性を社内に周知する

ペーパーレス化を行い、電子化されたデータを実際に活用するのは社員です。そのため、ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、社員にもその必要性を理解してもらわなければなりません。

目的や目標をしっかり示し、ペーパーレス化によりどの程度の効果を期待できるのか周知しましょう。導入方法もわかりやすく伝えると、取り組みやすくなります。

まとめ

ペーパーレスな環境を整備すれば、企業にとってもさまざまなメリットがあります。スムーズに環境を整えるには、目的を定めたうえで自社に適したペーパーレス化を進める必要があります。

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