【法人向け】ネットでFAXを送信する方法とは｜インターネットFAXの選び方を解説

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

取引先などとのやりとりで、FAXを利用している企業も少なくありません。しかし、FAXに関する業務の効率化やペーパーレス化の促進を前向きに検討している会社もあるでしょう。

FAXをインターネット経由で送受信できるインターネットFAXを使えば、業務効率化やペーパーレス化を実現できます。

本記事では、FAXをネットで送る方法について解説します。この記事を読んで、インターネットFAXのメリットや、選び方などの理解を深めてください。

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FAXをネットで送る方法は全部で3種類

FAXをネットで送る方法は、全部で3つあります。以下では、それぞれの方法について詳しく解説します。

方法1：FAXソフトを活用する

FAXソフトを活用して送信する方法です。FAXソフトでは、電話回線にPCをつないで、PC本体でFAXの送受信を行うことが特徴です。PC自体をFAX機として利用するため、FAX機自体は不要になります。

ただし、電話回線や電話回線とPCをつなぐためのモデムは、別途用意する必要があります。

方法2：PCFAX送受信機能を活用する

PC-FAX送受信機能とは、FAX機とPCをつないでFAXの送受信を行う方法です。すでに連携機能が搭載されたFAX機を使っている場合には、FAX機とPCをつなげばFAXの送受信をネットで行えます。

ただし、使用している機種によっては、PC-FAX送受信機能に対応していないケースもあります。ご利用のFAX機が対応機種かどうか、確認しておきましょう。

方法3：インターネットFAXを活用する

インターネットFAXは、クラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるサービスの総称です。「クラウド型FAXサービス」「クラウドFAX」と呼ばれることもあります。

送信時には、PC上のデータや基幹システムのデータをクラウドサービスに連携することで、サービスが保有するFAX回線を用いて、相手先にFAXが送信されます。

受信時には、FAXをPDFファイルとしてデータ化し、クラウドサーバ上に保管します。従来の、紙の保管や管理の業務を効率化するだけでなく、ペーパーレス化により、印刷用紙やインク、保管場所のコストを削減できます。

FAXをネットで送るならインターネットFAXがおすすめ

インターネットFAXは、送受信したデータがクラウドサーバ上に保管されるため、従来のように紙に印刷する必要がなく、ペーパーレスにつながります。さらに、紙を保管する場所も必要なくなるので、ファイリング工数や保管スペースのコストなども削減することが可能です。

また、外出先からでもFAXの送受信が行えるなど利便性が高いなどメリットが多く、FAXをネットで送る方法として注目が集まっています。

従来のFAXとは何が違う？

インターネットFAXは、インターネットがつながる環境であれば利用できます。従来のように、FAX機本体を操作する必要がないのが特徴です。つまり、FAX機が近くにない外出先や在宅勤務でもFAXの送受信が可能になります。

また、インターネットFAXは大きく2種類あり、

①FAXの送受信にインターネット回線を活用するサービス

②FAXの送受信に電話回線を活用するサービス

に分けられます。

「クラウド型FAXサービス」「インターネットFAX」の定義については明確ではなく、メーカーやサービス提供会社によって違います。①②の2つの種類を含めたケースを指すこともあれば、①のインターネット回線を用いるものだけを表している場合もあり、サービス利用の際には確認が必要です。

なお、FAX機が不要になるか、引き続き必要かについても、サービスごとに異なります。検討時にサービス提供企業に確認するといいでしょう。

①インターネット回線を利用するタイプ

インターネット回線を用いるタイプは、専用のWEBブラウザ、もしくはメール添付によるFAXの送受信が可能です。PCとインターネット回線で送受信ができるため、FAX機は不要になります。

ただし、現在利用しているFAX番号が使えないケースもあります。新しいFAX番号への変更が必要になることもあるため、注意しましょう。特にFAXを受発注業務に用いている場合は、取引先に番号変更の通知の工数も加味して検討するといいでしょう。

②既存の電話回線をそのまま使うタイプ

既存の電話回線をそのまま利用するタイプの場合、現在使っているFAX番号を変更する必要がないケースが多いです。そのため、顧客などにFAX番号の変更を周知する必要がなくなります。

FAXの送受信にインターネット回線ではなく電話回線を使うことで、通信環境が安定しやすいとされています。受発注業務にFAXを使っている場合、送信遅延やエラー不達は大きな影響になるため、特に確認が必要です。

また、このタイプの場合、既存の電話回線を使うため、FAX機が引き続き必要になるものが多いです。

インターネットFAXを導入するメリットとは？

インターネットFAXを導入するメリットは3つです。以下では、それぞれのメリットを解説します。

ネット環境があればいつでもどこでも送受信できる

インターネットFAXは、インターネットにつながるPCさえあれば、時間や場所を問わずにFAXの送受信が可能です。例えば、自宅や出張先などのオフィス外からでも、FAXを送受信できるため、急ぎの案件や在宅勤務でもスムーズに対応できます。

また、スマホ対応サービスを利用すれば、PCを開かなくてもスマホからFAXの送受信が可能です。

業務効率化につながる

インターネットFAXでは、FAX送受信の業務効率化が実現できます。

従来のFAXの場合は、下記のような工数が発生していました。

• 紙で届くFAXをFAX機まで取りに行く
• 担当ごとに仕分ける
• 各自の机に配る
• 確認し、コメントを手書き
• FAX機まで移動し、返信
• ファイリング・保管
• 問い合わせがあった場合は、大量のFAXの中から探す

しかし、インターネットFAXであれば、受信した内容を電子データとしてPC上に保存できます。そのため、従来の紙業務に比べて、以下のように効率化が実現できるのです。

• 届いたFAXは自席のPCから確認
• 自動で担当ごとに仕分け
• WEB画面からコメント入力、スタンプ押印
• PCから返信
• 自動でクラウドサーバ上にデータ保管
• 問い合わせがあった場合も、簡単に検索可能

コストを抑えやすい

インターネットFAXでは、届いたFAXを電子データとしてクラウドサーバ上に保存するため、用紙代やインク代などのコストカットが可能です。また、保管のためのスペースのコストも不要になります。

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ただし、インターネットFAXは、さまざまなサービスがあり、プランも異なります。自社のFAX利用状況を明確にして、適切な料金プランを選択しなければ、逆にコストアップするケースもあります。

検討時には、今の送受信件数や枚数を確認して、コストシミュレーションするといいでしょう。

自社にあうインターネットFAXの選び方

自社にあうインターネットFAXを選ぶには、以下で解説するポイントを意識するとよいでしょう。

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料金で選ぶ

料金面を比較して選ぶのもよいでしょう。インターネットFAXはさまざまで、各社によって料金プランに違いがあります。一般的には、「初期費用」「月額料金」「送信料金」「受信料金」がかかるケースが多いです。

例えば、毎月所定枚数までは送受信が無料で、所定枚数を超えた場合に枚数に応じて、料金が加算されるプランなどがあります。一定期間無料で利用できるサービスもあるため、使い勝手を確かめたい場合にはよいでしょう。

ファイル形式で選ぶ

送受信できるファイル形式にも注目しましょう。インターネットFAXの多くは、PDFファイルやtiffファイルに対応しています。しかし、サービスによっては、サービス独自の拡張子ファイルでしか保存できないものもあります。

現在のFAX番号がそのまま使えるかで選ぶ

インターネットFAXの多くは、現在使っているFAX番号が使えないケースが多いです。しかし、FAX番号が変わってしまうと、顧客や取引先などへ変更の連絡をしなければならず、周知するのに手間がかかります。

インターネットFAXの中には、FAX番号を変えずに利用できるサービスもあります。特にFAXを受発注などの企業間取引に用いている場合や、取引先数が多い場合には、FAX番号の変更通知には多大な工数がかかりますので、事前に確認しましょう。

スモールスタートできるかで選ぶ

インターネットFAXを導入しても、社内に馴染まなかったり、使い勝手が悪かったり、うまくいかない場合もあります。

クラウド型サービスは、すぐに解約できるのがメリットです。そのため、1つの部署や1拠点から導入できるかを重視しましょう。小規模から導入し、運用ルールの整備や使い勝手を確かめることが重要です。

まとめ

紙ではなくネットでFAXを送りたい場合は、インターネットFAXがおすすめです。インターネットにつながるPCさえあれば、どこからでも送受信でき、コスト削減にもつながります。

株式会社ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したFAX受信電子化サービスです。クラウド型ですぐに始められ、現在のFAX番号がそのまま使えるため、顧客や取引先への変更通知が必要ありません。

ネットからのFAX送受信を検討している場合は、一度ご相談ください。

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