FAX電子化で業務効率化!サービスを選ぶ3つのポイント・チェック項目を解説!

FAX電子化で業務効率化!FAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント・チェック項目とは?


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


「アナログなFAX業務を効率化したい」
「テレワークでも会社に届いたFAXを確認したい」
「FAX番号を変えずに電子化したい」

こういったお悩みはありませんか?


そこで本記事では、「FAXの電子化で今までのFAXのお悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」をご紹介します。
FAXを電子化する際の参考にしてください。

失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード



BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


目次[非表示]

  1. 1.FAXの電子化で解決できる、従来FAXのデメリット・お悩み
    1. 1.1.複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管などの手作業に時間がかかる
    2. 1.2.テレワークでは、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない
    3. 1.3.業務量や対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る
  2. 2.FAXを電子化する3つの方法
  3. 3.「FAXの業務効率化」に繋がるFAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント
    1. 3.1.①今使っているFAX番号をそのまま使えるか
    2. 3.2.②部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか
    3. 3.3.③紙FAXの処理を再現できるか
  4. 4.FAXの電子化が進まない場合にチェックすべき項目
    1. 4.1.現状のFAX業務にかかる時間と人員を把握する
    2. 4.2.運用ルールを決める
    3. 4.3.運用を開始し、適宜運用ルールを見直す
    4. 4.4.取引先への負担・番号変更通知はないか
  5. 5.FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?
    1. 5.1.テレワーク・外出先でもFAX業務が可能
    2. 5.2.FAX業務が効率化できる
    3. 5.3.FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる
  6. 6.まとめ


FAXの電子化で解決できる、従来FAXのデメリット・お悩み

家庭でのFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もビジネスシーンにおいてFAXが欠かせない業界が存在します。たとえば、卸商社・旅館・物流・飲食・建設・不動産などの業界が挙げられます。

これらの業界の共通点は、接客や現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないことです。このような現場では、FAXが届いたら物理的に紙が出てくるため、パソコンの前にいなくても受信したことに気づきやすいと言われています。

また、自社がFAXを廃止したくても、顧客や取引先からFAXの利用を希望されるケースも少なくありません。


  FAXの廃止が難しい理由とは?使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介 脱ハンコ、脱FAXの流れが進むなか、FAXを廃止したいという企業も多いです。一方で、廃止が難しいという企業もあります。FAXを廃止できない理由やFAXを使い続けるデメリット、FAXを廃止する具体的な方法、業務効率をアップさせるコツを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


一方で、FAXを使い続けることによるデメリット・お悩みもあります。ここでは3つのお悩みについて解説します。


複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管などの手作業に時間がかかる

FAXが届くと、複合機・FAX機に紙が出力されます。

担当者は自席から立ち、複合機へ移動して届いたFAXを取り、担当者の机の上に仕分けしていきます。その際、担当者がわからない場合やフリーアドレスオフィスの場合には、担当者を探す必要があるでしょう。

担当者は自分に届いたFAXを処理し、納期回答や金額などを手書きで記入します。毎回似たような内容を記載する場合でも、都度手書きをする必要があります。

また、記入したFAXを返信するために自席から立ち、複合機へ移動します。発注の締めなど処理が重なるタイミングでは、複合機が混雑し、空くまで待つこともあるでしょう。

そして、処理が終わったFAXはファイリングします。日時、取引先、内容など自社のルールに応じて仕分けてファイリングし、場合によっては倉庫など他の場所へ保管する必要があります。

後日、取引先からFAXに関する質問があった場合には、自席のキャビネットや倉庫などから該当のFAXを探すのも大変です。場合によってはお客様をお待たせすることにもなります。


それぞれ、1回あたりの時間はわずかでも、これを日々、複数人の担当者が行うと考えると、会社全体として大きな工数になっているといえます。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


テレワークでは、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない

基本的に、FAXは複合機に届くため、FAXを確認するには複合機がある場所にいる必要があります。


テレワークや外出先・出張先からはFAXを確認できないため、受信したFAXを確認するには出社しているメンバーに、FAXをスキャンしてメールで送ってもらうなど別途対応する必要があります。

営業は外出中にお客様から「FAXが届いているか」「送ったFAXの内容について質問したい」とお問い合わせをいただくことも多いでしょう。その度にオフィスにいるメンバーに電話をして、探してもらうのは非効率といえます。

また、FAXを送信する場合も、ファイルをメールし、社内にいるメンバーが印刷してFAX送信する必要があります。


数件であれば問題ないかもしれませんが、受発注業務にFAXを用いている場合には件数も多く非効率となり、テレワークを断念する要因にもなりかねません。


  FAXが原因でテレワークができないと思ってはいませんか? テレワーク(リモートワーク)を導入したくても「FAXがあるからテレワークができない」「FAXを確認するために出社する必要がある」など、FAX環境の整備の問題でテレワーク導入が難しいということはないでしょうか?この記事では、テレワークの概要、またFAXがあってもテレワークをする方法についてご紹介いたします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



業務量や対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る

紙で管理する場合、FAXを“持っている人”しか見られず、進捗状況や処理の滞留がないかを確認するのも大変です。作業の状況がブラックボックス化しているといえます。

また、急遽担当がお休みになった場合や休暇中に問い合わせがあった場合、該当のFAXを探し、処理状況を確認するにも時間がかかります。結果として問い合わせ先の取引先をお待たせし、迷惑をかけることにもなりかねません。


アナログFAXのお悩み③:対応者の業務量やFAX対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る


  注文書の処理時間97%削減!スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化 発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



FAXを電子化する3つの方法

FAXを電子化する方法は主に3つあります。

①PC-FAX

②FAXソフト

③インターネットFAX・クラウドFAX


以下の記事で、それぞれの仕組みや必要なもの、メリット・デメリットを解説していますので、ご覧ください。


  パソコンから直接FAXを送受信するには?3つの方法を解説 社内のペーパーレス化や業務効率化を進めるうえでは、FAXもパソコンから直接送信できる方法に切り替えたほうが効果的です。パソコンから直接FAXを送信する方法はさまざまあります。 この記事では、パソコンから直接FAXを送る具体的な方法を解説します。FAX業務の効率化やペーパーレス化を進めるための参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード



「FAXの業務効率化」に繋がるFAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント

これらの課題・お悩みはFAXを電子化することで解決できます。

FAXを電子化・クラウド化することにより、電子化されたFAXデータを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。FAX電子化サービスの活用は、業務効率化やテレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。


在宅勤務でもFAX処理を実施|FAX業務のテレワーク化の事例>>>


ここでは、FAX電子化サービスを選ぶ際の3つのポイントについて解説します。


①今使っているFAX番号をそのまま使えるか

1つ目のポイントは今使っているFAX番号をそのまま使え、FAX番号変更の必要がないかです。

FAX電子化サービスの場合、FAX番号が変わるものもあります。受発注業務にFAXを用いている場合、FAX番号の変更が発生する場合は、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。きちんとお知らせをしても古い番号に送られてしまうケースもあり、受発注にトラブルが起こる可能性もあるでしょう。

このようなトラブルや手間を減らすためには、なるべく従来のFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。


  自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題 面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなる自動FAX受信サービス。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。こちらでは、既存のFAXから自動FAX受信サービスに移行する際の番号変更問題についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ


FNX e-受信FAXサービス」は現在のFAX番号をそのまま使うことが可能なため、取引先への番号変更通知の必要がなく、FAXを電子化できます。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


②部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか

2つ目のポイントは部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるかです。

サービスを導入する場合、「うまくいかなった場合」のことを考えることは重要です。クラウド型のサービスのメリットの1つは、うまくいかなった場合にすぐ解約できること、と言われています。

今まで紙で処理していたものが、クラウド・PCでの操作に変わるため、全部署・全拠点で一斉導入ではなく、一拠点・一部署から導入でき、使用感や運用ルールの整備を確認できるサービスを選ぶといいでしょう。


  導入・運用のポイントを徹底紹介!ダウンロード|FNX e-受信FAXサービス 「FNX e-受信FAXサービス」導入検討時のポイントや導入・運用時によくいただくご相談について解説したホワイトペーパーです。本資料では、サービスの導入だけでなく、運用定着に困らないための重要TIPS満載です!ぜひご覧ください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



③紙FAXの処理を再現できるか

今まで紙で管理していたものが、パソコンのWEBブラウザ上での管理になるので、サービスの機能の精査は必要です。届いたFAXの仕分け、処理、Wチェック、返信、保管などの一連の業務がサービス上で再現できるのか、事前の検証が重要になります。

例えば、紙FAXの際には、手書きで納期や仕切値を入力するほか、様々な色のマーカーを使ってラインを引いたり、定規をつかって細かな明細行を一行ずつ確認したりと、細かな処理を行っていることが多いかと思います。
これらの作業がどこまで再現できるかを事前に確認することも重要なポイントです。


例えば、「FNX e-受信FAXサービス」では、画像やデート印を挿入できるほか、「様」を「御中」に書き換える場合には、二重線差し込み機能が便利です。


紙FAXの処理を再現できるか


紙FAXの処理を再現できるか


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集

失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード



FAXの電子化が進まない場合にチェックすべき項目

メリットの多いFAXの電子化ですが、実際の導入がうまく進まない場合もあるでしょう。この章では、FAXの電子化が進まない場合にチェックすべき項目をご紹介します。


現状のFAX業務にかかる時間と人員を把握する

まず、FAX関連業務にどれくらい時間・人員を割いているのかを把握しましょう。場合によっては、以前からの慣習で行っていたものの実は必要がなかった、という業務もあるかもしれません。

時間と人員など、定量化されていて客観的に判断できる要素で現状を把握しましょう。

その上で、本当にFAX業務がボトルネックになっているのか確認しましょう。また、FAX業務がボトルネックとなっている場合は、実際にFAXの送受信を電子化した場合を想定した場合と従来のプロセスで業務を行った場合を比較するなどして、FAXの電子化によってどれだけの効果が得られるのか試算してみてください。


運用ルールを決める

FAXの電子化にあたっては運用ルールを決めることが大切です。

せっかくFAX電子化サービスを導入しても、運用ルールが従業員に周知されていないと、結局使われないという事態を招きかねません。FAXの使用機会があるすべての従業員に対し、運用ルールを詳細に定めて周知徹底を図りましょう。

使い方の習得が必要であれば、研修の機会などを設けることも一つの手です。


そうは言うものの、どのようにルールを決めるか迷うこともあるでしょう。弊社のお客様でも、

  1. 運用ルールを導入前にしっかりと決めて、現場にメンバーに落とし込むお客様
  2. 使いながら運用ルールを決めていくお客様


など、お客様によって、運用ルールのプロセスは様々です。


このように運用ルール決定プロセスが異なる場合でも、「FNX e-受信FAXサービス」では、フォルダやステータスの設定はお客様ご自身で自由に変更できるため、お客様毎に最適な導入プロセスをお選びいただけます。


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード



運用を開始し、適宜運用ルールを見直す

事前シミュレーションでルールを検討・決定しても、実際に運用を開始すると、想定外のことも起こることもあります。また、実際に運用を開始することで、現場の声があがってくることもあるでしょう。

そのような場合は、運用開始後にも適宜ルールの見直しを検討するといいでしょう。より効率よく、より安全にFAXの電子化ができるように改善してください。


FNX e-受信FAXサービス」であれば運用方法が変更になった際も、運用ルールの設定変更は簡単にできます。操作方法など分からない部分に関しては、専門スタッフがサポートさせていただきますのでご安心ください。


取引先への負担・番号変更通知はないか

FAX電子化サービスは、基本的に送受信するFAXをデータ化するため、取引先は引き続きFAXという手段を継続できます。つまり、取引先に負担を強いることなく、自社内のFAX業務の効率化を推進できます。

しかしながら、サービス導入にともない、FAX番号が変わるサービスもあります。その場合、すべての取引先に番号変更のお知らせをしなければなりません。手間もかかりますし、お知らせしても古い番号にFAXが送られてきてしまう可能性もあるので、事前に対応について検討しておく必要があります。


  自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題 面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなる自動FAX受信サービス。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。こちらでは、既存のFAXから自動FAX受信サービスに移行する際の番号変更問題についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



FNX e-受信FAXサービス」は今お使いのFAX番号が変わらないため、取引先・仕入先への番号変更の通知等は一切必要ありません。
取引先は貴社の環境が変わったことは全く知らずに、貴社内でのFAXの電子化が可能です。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?

ネクスウェイのFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、FAXの業務効率化に効果的です。


テレワーク・外出先でもFAX業務が可能

FNX e-受信FAXサービス」は、既存の電話回線を使用してFAXの受信・送信をクラウド上で行えるようにしたFAX電子化サービスです。

クラウドサービスのため、インターネットにつながるPCさえあれば、テレワークや外出先でもFAX業務が可能になります。

FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?


電話番号を変更せずにクラウドFAXを利用できるため、顧客や取引先にFAX番号の変更を周知させる必要がありません。

また、FAXソフトのように、パソコンへのインストールなどの作業も不要です。

発注書や納品書など企業の商取引に関わる帳票は、早く・確実に相手先に送ることが重要です。FNX e-受信FAXサービスは、既存の電話回線を用いてFAX送受信を行うため、インターネット回線に比べて通信の安定性が確保できます。


  受発注のFAXを100%ペーパーレス化!業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現 紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



FAX業務が効率化できる

「FNX e-受信FAXサービス」では、受信したFAXの自動仕分けや・FAXへの追記・返信などがWEB画面上ですべて完結します。今まで手作業や移動を伴う必要があった作業がすべて自席で完結するため、業務効率化にも繋がります。

弊社のお客様のなかには、ステータス管理や自動仕分けなどの機能を活用することで、90%以上も業務時間を短縮したケースもあります。


  注文書の処理時間97%削減!スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化 発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



何枚FAXを受信しても追加課金は0円!
>>>FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」のプラン・価格を確認する


FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる

紙のFAXの場合、個人に届くFAXの進捗管理はそれぞれの担当者に依存してしまいます。
「FNX e-受信FAXサービス」では、FAXの処理件数や未処理の内容などが可視化されるため、マネジメントにも繋がります。

あるお客様では、サービスを導入することで、部署内全員のFAXの処理進捗が共有できるようになり、業務管理や突発的なお休みへのフォローにも活用いただいています。


FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


  FNX e-受信FAXサービスの導入の感想は?導入企業の声を公開! FAX業務の効率化を検討するものの、サービス選定や決定に悩まれる企業様は多くいらっしゃいます。そこで今回、ネクスウェイのFAX電子化クラウドサービス「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、成果を出している企業にアンケートを実施し、各社のお声をまとめました。FAX電子化・クラウド化のサービスを検討する際の参考に、ぜひご覧ください。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



まとめ

今回は、「FAXの電子化で今までのFAXのお悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。



■ FAX電子化サービスを導入すれば、以下の3つの悩みが解決できる

  1. 複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管などの手作業に時間がかかる
  2. テレワークでは、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない
  3. 業務量や対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る


■ FAX電子化サービスを選ぶときは、以下の3つのポイントが重要

  1. 今使っているFAX番号をそのまま使えるか
  2. 部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか
  3. 紙FAXの処理を再現できるか


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化しているFAX電子化サービスです。専用のアダプタを設置すれば、FAX番号を変えずにFAXを電子化できます。


90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、FAX業務の効率化にもおすすめです。アナログFAXの業務効率化・ペーパーレス化のためにぜひ活用してください。


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集


失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表ダウンロード


​​​

FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから


株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援
FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。 製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。
BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介!!事例集無料ダウンロード

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした!
20社の事例集ダウンロード

 

  • FAX受発注業務や請求業務のコストを削減したい
  • FAXの保守管理の手間を削減したい
  • 経理担当者の働き方改革を始めたい

このようなお悩みをお持ちの方におすすめの事例集です。20社がどのように業務改善やコスト削減を実現したのか、ご紹介しています。

ぜひダウンロードしてみてください。

 

フォームに必要事項をご記入いただくと、
無料で
事例集ダウンロードが可能です。
会社でお使いのメールアドレスをご記入ください。
 
企業間商取引の業務効率化ノウハウ

企業間商取引のデジタル化・自動化は
ネクスウェイにご相談ください

お電話でのお問い合わせはこちら
お見積もりやサービスに関するお問い合わせはこちらから
企業間商取引支援ソリューションの資料をこちらからダウンロードできます
Documents

人気ダウンロード資料

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集ダウンロード
BtoB取引のFAX・帳票業務をカイゼンした
20社の事例集ダウンロード

FAX受信サービス選び方ガイド
\3 分でわかる!/
FAX受発注業務のカイゼン ~4つの方法とポイント~

クラウド?オンプレ?大量のFAX配信の 方法を徹底比較!!
クラウド?オンプレ?
大量のFAX配信の方法を徹底比較!!


リモートデモのご案内

各種サービスの画面や操作感を実際にご体験いただけます
 

記事検索

 

Ranking

人気記事ランキング

Tags

タグ一覧