アナログFAXのお悩みを解決!FAX電子化サービスを選ぶ3つのポイントとは?

アナログFAXのお悩みを解決!FAX電子化サービスを選ぶ3つのポイントとは?


「アナログなFAX業務を効率化したい」
「テレワークでも会社に届いたFAXを確認したい」
「FAX番号を変えずに電子化したい」

こういったお悩みはありませんか?


そこで本記事では、「FAX電子化サービスでアナログFAXの悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」をご紹介します。
アナログFAXを効率化するための参考にしてください。


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目次[非表示]

  1. 1.FAX電子化サービスの導入で解決できるアナログFAXの3つのお悩み
    1. 1.1.アナログFAXのお悩み①:複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管、などの手作業に時間がかかる
    2. 1.2.アナログFAXのお悩み②:テレワーク・外出先では、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない
    3. 1.3.アナログFAXのお悩み③:対応者の業務量やFAX対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る
  2. 2.「FAXの業務効率化」に繋がるFAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント
    1. 2.1.今使っているFAX番号をそのまま使えるか
    2. 2.2.部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか
    3. 2.3.紙FAXの処理を再現できるか
  3. 3.FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?
    1. 3.1.テレワーク・外出先でもFAX業務が可能
    2. 3.2.FAX業務が効率化できる
    3. 3.3.FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる
  4. 4.FAX電子化サービス導入についてよくある質問
    1. 4.1.FAX電子化サービスの運用ルールはどうやって決めていけばいいのか?
    2. 4.2.導入後、社内でうまくFAX電子化サービスを運用できるのか心配です。
    3. 4.3.取引先へ何か通知する必要はないか?
  5. 5.まとめ


FAX電子化サービスの導入で解決できるアナログFAXの3つのお悩み


家庭でのFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もビジネスシーンにおいてFAXが欠かせない業界が存在します。たとえば、卸商社・旅館・物流・飲食・建設・不動産などの業界が挙げられます。

これらの業界の共通点は、接客や現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないことです。このような現場では、FAXが届いたら物理的に紙が出てくるため、パソコンの前にいなくても受信したことに気づきやすいと言われています。

また、自社がFAXを廃止したくても、顧客や取引先からFAXの利用を希望されるケースも少なくありません。


参考記事:FAXの廃止が難しい理由とは?使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介


一方で、従来のアナログFAXを使い続けることによるデメリット・お悩みもあります。ここでは3つのお悩みについて解説します。


アナログFAXのお悩み①:複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管、などの手作業に時間がかかる

FAXが届くと、複合機・FAX機に紙が出力されます。

担当者は自席から立ち、複合機へ移動して届いたFAXを取り、担当者の机の上に仕分けしていきます。その際、担当者がわからない場合やフリーアドレスオフィスの場合には、担当者を探す必要があるでしょう。

担当者は自分に届いたFAXを処理し、納期回答や金額などを手書きで記入します。毎回似たような内容を記載する場合でも、都度手書きをする必要があります。

また、記入したFAXを返信するために自席から立ち、複合機へ移動します。発注の締めなど処理が重なるタイミングでは、複合機が混雑し、空くまで待つこともあるでしょう。

そして、処理が終わったFAXはファイリングします。日時、取引先、内容など自社のルールに応じて仕分けてファイリングし、場合によっては倉庫など他の場所へ保管する必要があります。

後日、取引先からFAXに関する質問があった場合には、自席のキャビネットや倉庫などから該当のFAXを探すのも大変です。場合によってはお客様をお待たせすることにもなります。


それぞれ、1回あたりの時間はわずかでも、これを日々、複数人の担当者が行うと考えると、会社全体として大きな工数になっているといえます。


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アナログFAXのお悩み②:テレワーク・外出先では、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない

基本的に、FAXは複合機に届くため、FAXを確認するには複合機がある場所にいる必要があります。


テレワークや外出先・出張先からはFAXを確認できないため、受信したFAXを確認するには出社しているメンバーに、FAXをスキャンしてメールで送ってもらうなど別途対応する必要があります。

営業は外出中にお客様から「FAXが届いているか」「送ったFAXの内容について質問したい」とお問い合わせをいただくことも多いでしょう。その度にオフィスにいるメンバーに電話をして、探してもらうのは非効率といえます。

また、FAXを送信する場合も、ファイルをメールし、社内にいるメンバーが印刷してFAX送信する必要があります。


数件であれば問題ないかもしれませんが、受発注業務にFAXを用いている場合には件数も多く非効率となり、テレワークを断念する要因にもなりかねません。


参考記事:テレワーク導入の課題とは?5つの問題点・解決策・成功事例を紹介!


アナログFAXのお悩み③:対応者の業務量やFAX対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る

紙で管理する場合、FAXを“持っている人”しか見られず、進捗状況や処理の滞留がないかを確認するのも大変です。作業の状況がブラックボックス化しているといえます。

また、急遽担当がお休みになった場合や休暇中に問い合わせがあった場合、該当のFAXを探し、処理状況を確認するにも時間がかかります。結果として問い合わせ先の取引先をお待たせし、迷惑をかけることにもなりかねません。


アナログFAXのお悩み③:対応者の業務量やFAX対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る



「FAXの業務効率化」に繋がるFAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント

これらの課題・お悩みはFAXを電子化することで解決できます。

FAXを電子化・クラウド化することにより、電子化されたFAXデータを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。FAX電子化サービスの活用は、業務効率化やテレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。


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ここでは、FAX電子化サービスを選ぶ際の3つのポイントについて解説します。


今使っているFAX番号をそのまま使えるか

1つ目のポイントは今使っているFAX番号をそのまま使え、FAX番号変更の必要がないかです。

FAX電子化サービスの場合、FAX番号が変わるものもあります。受発注業務にFAXを用いている場合、FAX番号の変更が発生する場合は、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。きちんとお知らせをしても古い番号に送られてしまうケースもあり、受発注にトラブルが起こる可能性もあるでしょう。

このようなトラブルや手間を減らすためには、なるべく従来のFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。


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FNX e-受信FAXサービス」は現在のFAX番号をそのまま使うことが可能なため、取引先への番号変更通知の必要がなく、FAXを電子化できます。


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部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか

2つ目のポイントは部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるかです。

サービスを導入する場合、「うまくいかなった場合」のことを考えることは重要です。クラウド型のサービスのメリットの1つは、うまくいかなった場合にすぐ解約できること、と言われています。

今まで紙で処理していたものが、クラウド・PCでの操作に変わるため、全部署・全拠点で一斉導入ではなく、一拠点・一部署から導入でき、使用感や運用ルールの整備を確認できるサービスを選ぶといいでしょう。


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紙FAXの処理を再現できるか

今まで紙で管理していたものが、パソコンのWEBブラウザ上での管理になるので、サービスの機能の精査は必要です。届いたFAXの仕分け、処理、Wチェック、返信、保管などの一連の業務がサービス上で再現できるのか、事前の検証が重要になります。

例えば、紙FAXの際には、手書きで納期や仕切値を入力するほか、様々な色のマーカーを使ってラインを引いたり、定規をつかって細かな明細行を一行ずつ確認したりと、細かな処理を行っていることが多いかと思います。
これらの作業がどこまで再現できるかを事前に確認することも重要なポイントです。


例えば、「FNX e-受信FAXサービス」では、画像やデート印を挿入できるほか、「様」を「御中」に書き換える場合には、二重線差し込み機能が便利です。


紙FAXの処理を再現できるか


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FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?

これらのポイントに対応したFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、アナログFAXの業務効率化に効果的です。


テレワーク・外出先でもFAX業務が可能

FNX e-受信FAXサービス」は、既存の電話回線を使用してFAXの受信・送信をクラウド上で行えるサービスです。

クラウドサービスのため、インターネットにつながるPCさえあれば、テレワークや外出先でもFAX業務が可能になります。

FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは?


電話番号を変更せずにクラウドFAXを利用できるため、顧客や取引先にFAX番号の変更を周知させる必要がありません。

また、FAXソフトのように、パソコンへのインストールなどの作業も不要です。

発注書や納品書など企業の商取引に関わる帳票は、早く・確実に相手先に送ることが重要です。FNX e-受信FAXサービスは、既存の電話回線を用いてFAX送受信を行うため、インターネット回線に比べて通信の安定性が確保できます。


FAX業務が効率化できる

「FNX e-受信FAXサービス」では、受信したFAXの自動仕分けや・FAXへの追記・返信などがWEB画面上ですべて完結します。今まで手作業や移動を伴う必要があった作業がすべて自席で完結するため、業務効率化にも繋がります。

弊社のお客様のなかには、ステータス管理や自動仕分けなどの機能を活用することで、90%以上も業務時間を短縮したケースもあります。


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FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる

紙のFAXの場合、個人に届くFAXの進捗管理はそれぞれの担当者に依存してしまいます。
「FNX e-受信FAXサービス」では、FAXの処理件数や未処理の内容などが可視化されるため、マネジメントにも繋がります。

あるお客様では、サービスを導入することで、部署内全員のFAXの処理進捗が共有できるようになり、業務管理や突発的なお休みへのフォローにも活用いただいています。


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FAX電子化サービス導入についてよくある質問

今まで紙で管理していたFAXを電子化するにあたり、弊社によくいただくご質問について解説します。検討の参考にしてください。


FAX電子化サービスの運用ルールはどうやって決めていけばいいのか?

弊社のお客様でも、

  1. 運用ルール検討・決定を導入前にしっかりとシミュレーションいただき、現場にメンバーに落とし込むお客様
  2. 使いながら運用ルールを決めていくお客様


など、お客様毎に、導入プロセスは様々です。


その際「FNX e-受信FAXサービス」では、フォルダやステータスの設定はお客様ご自身で自由に変更できるため、お客様毎に最適な導入プロセスをお選びいただけます。

多くのお客様へFAX電子化サービスを導入した経験豊富な弊社にぜひご相談ください。


導入後、社内でうまくFAX電子化サービスを運用できるのか心配です。

弊社のお客様でも、事前シミュレーションでルールを検討・決定いただいても、実際に運用を開始すると、想定外のことも起こることもあります。
また、お客様によっては、現場の声をもとに、運用開始後にルールの見直しを検討されることもあります。


FNX e-受信FAXサービス」であれば運用方法が変更になった際も、運用ルールの設定変更は簡単に可能です。操作方法など分からない部分に関しては、専門スタッフがサポートさせていただきますのでご安心ください。


取引先へ何か通知する必要はないか?

FAX番号の変更が発生する場合は、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。手間もかかりますし、お知らせしても古い番号にFAXが送られてきてしまう可能性もあるので、事前に対応について検討しておく必要があります。


FNX e-受信FAXサービス」は今お使いのFAX番号が変わらないため、取引先・仕入先への番号変更の通知等は一切必要ありません。
取引先は貴社の環境が変わったことは全く知らない中で、FAXの電子化が可能です。


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まとめ

今回は、「FAX電子化サービスでアナログFAXの悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。



■ FAX電子化サービスを導入すれば、以下の3つの悩みが解決できる

  1. 複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信、などの手作業に時間がかかる
  2. テレワーク・外出先では、会社に届いたFAXを確認できない
  3. 対応者の業務量やFAX対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る


■ FAX電子化サービスを選ぶときは、以下の3つのポイントが重要

  1. 今使っているFAX番号をそのまま使えるか
  2. 部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか
  3. 紙FAXの処理を再現できるか


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化しているFAXの送受信サービスです。専用のアダプタを設置すれば、FAX番号を変えずにアナログFAXを電子化できます。


90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、FAX業務の効率化にもおすすめです。

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アナログFAXの業務効率化・ペーパーレス化のためにぜひ活用してください。


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