FAX電子化で業務効率化！サービスを選ぶ3つのポイント・チェック項目を解説！

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

「アナログなFAX業務を効率化したい」
「テレワークでも会社に届いたFAXを確認したい」
「FAX番号を変えずに電子化したい」

こういったお悩みはありませんか？

そこで本記事では、「FAXの電子化で今までのFAXのお悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」をご紹介します。
FAXを電子化する際の参考にしてください。

FAXの電子化で解決できる、従来FAXのデメリット・お悩み

家庭でのFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もビジネスシーンにおいてFAXが欠かせない業界が存在します。たとえば、卸商社・旅館・物流・飲食・建設・不動産などの業界が挙げられます。

これらの業界の共通点は、接客や現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないことです。このような現場では、FAXが届いたら物理的に紙が出てくるため、パソコンの前にいなくても受信したことに気づきやすいと言われています。

また、自社がFAXを廃止したくても、顧客や取引先からFAXの利用を希望されるケースも少なくありません。

一方で、FAXを使い続けることによるデメリット・お悩みもあります。ここでは3つのお悩みについて解説します。

複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管などの手作業に時間がかかる

FAXが届くと、複合機・FAX機に紙が出力されます。

担当者は自席から立ち、複合機へ移動して届いたFAXを取り、担当者の机の上に仕分けしていきます。その際、担当者がわからない場合やフリーアドレスオフィスの場合には、担当者を探す必要があるでしょう。

担当者は自分に届いたFAXを処理し、納期回答や金額などを手書きで記入します。毎回似たような内容を記載する場合でも、都度手書きをする必要があります。

また、記入したFAXを返信するために自席から立ち、複合機へ移動します。発注の締めなど処理が重なるタイミングでは、複合機が混雑し、空くまで待つこともあるでしょう。

そして、処理が終わったFAXはファイリングします。日時、取引先、内容など自社のルールに応じて仕分けてファイリングし、場合によっては倉庫など他の場所へ保管する必要があります。

後日、取引先からFAXに関する質問があった場合には、自席のキャビネットや倉庫などから該当のFAXを探すのも大変です。場合によってはお客様をお待たせすることにもなります。

それぞれ、1回あたりの時間はわずかでも、これを日々、複数人の担当者が行うと考えると、会社全体として大きな工数になっているといえます。

テレワークでは、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない

基本的に、FAXは複合機に届くため、FAXを確認するには複合機がある場所にいる必要があります。

テレワークや外出先・出張先からはFAXを確認できないため、受信したFAXを確認するには出社しているメンバーに、FAXをスキャンしてメールで送ってもらうなど別途対応する必要があります。

営業は外出中にお客様から「FAXが届いているか」「送ったFAXの内容について質問したい」とお問い合わせをいただくことも多いでしょう。その度にオフィスにいるメンバーに電話をして、探してもらうのは非効率といえます。

また、FAXを送信する場合も、ファイルをメールし、社内にいるメンバーが印刷してFAX送信する必要があります。

数件であれば問題ないかもしれませんが、受発注業務にFAXを用いている場合には件数も多く非効率となり、テレワークを断念する要因にもなりかねません。

業務量や対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る

紙で管理する場合、FAXを“持っている人”しか見られず、進捗状況や処理の滞留がないかを確認するのも大変です。作業の状況がブラックボックス化しているといえます。

また、急遽担当がお休みになった場合や休暇中に問い合わせがあった場合、該当のFAXを探し、処理状況を確認するにも時間がかかります。結果として問い合わせ先の取引先をお待たせし、迷惑をかけることにもなりかねません。

FAXを電子化する3つの方法

FAXを電子化する方法は主に3つあります。

①PC-FAX

②FAXソフト

③インターネットFAX・クラウドFAX

以下の記事で、それぞれの仕組みや必要なもの、メリット・デメリットを解説していますので、ご覧ください。

「FAXの業務効率化」に繋がるFAX電子化サービスを選ぶ3つのポイント

これらの課題・お悩みはFAXを電子化することで解決できます。

FAXを電子化・クラウド化することにより、電子化されたFAXデータを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。FAX電子化サービスの活用は、業務効率化やテレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。

在宅勤務でもFAX処理を実施｜FAX業務のテレワーク化の事例＞＞＞

ここでは、FAX電子化サービスを選ぶ際の3つのポイントについて解説します。

①今使っているFAX番号をそのまま使えるか

1つ目のポイントは今使っているFAX番号をそのまま使え、FAX番号変更の必要がないかです。

FAX電子化サービスの場合、FAX番号が変わるものもあります。受発注業務にFAXを用いている場合、FAX番号の変更が発生する場合は、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。きちんとお知らせをしても古い番号に送られてしまうケースもあり、受発注にトラブルが起こる可能性もあるでしょう。

このようなトラブルや手間を減らすためには、なるべく従来のFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。

「FNX e-受信FAXサービス」は現在のFAX番号をそのまま使うことが可能なため、取引先への番号変更通知の必要がなく、FAXを電子化できます。

②部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか

2つ目のポイントは部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるかです。

サービスを導入する場合、「うまくいかなった場合」のことを考えることは重要です。クラウド型のサービスのメリットの1つは、うまくいかなった場合にすぐ解約できること、と言われています。

今まで紙で処理していたものが、クラウド・PCでの操作に変わるため、全部署・全拠点で一斉導入ではなく、一拠点・一部署から導入でき、使用感や運用ルールの整備を確認できるサービスを選ぶといいでしょう。

③紙FAXの処理を再現できるか

今まで紙で管理していたものが、パソコンのWEBブラウザ上での管理になるので、サービスの機能の精査は必要です。届いたFAXの仕分け、処理、Wチェック、返信、保管などの一連の業務がサービス上で再現できるのか、事前の検証が重要になります。

例えば、紙FAXの際には、手書きで納期や仕切値を入力するほか、様々な色のマーカーを使ってラインを引いたり、定規をつかって細かな明細行を一行ずつ確認したりと、細かな処理を行っていることが多いかと思います。
これらの作業がどこまで再現できるかを事前に確認することも重要なポイントです。

例えば、「FNX e-受信FAXサービス」では、画像やデート印を挿入できるほか、「様」を「御中」に書き換える場合には、二重線差し込み機能が便利です。

FAXの電子化が進まない場合にチェックすべき項目

メリットの多いFAXの電子化ですが、実際の導入がうまく進まない場合もあるでしょう。この章では、FAXの電子化が進まない場合にチェックすべき項目をご紹介します。

現状のFAX業務にかかる時間と人員を把握する

まず、FAX関連業務にどれくらい時間・人員を割いているのかを把握しましょう。場合によっては、以前からの慣習で行っていたものの実は必要がなかった、という業務もあるかもしれません。

時間と人員など、定量化されていて客観的に判断できる要素で現状を把握しましょう。

その上で、本当にFAX業務がボトルネックになっているのか確認しましょう。また、FAX業務がボトルネックとなっている場合は、実際にFAXの送受信を電子化した場合を想定した場合と従来のプロセスで業務を行った場合を比較するなどして、FAXの電子化によってどれだけの効果が得られるのか試算してみてください。

運用ルールを決める

FAXの電子化にあたっては運用ルールを決めることが大切です。

せっかくFAX電子化サービスを導入しても、運用ルールが従業員に周知されていないと、結局使われないという事態を招きかねません。FAXの使用機会があるすべての従業員に対し、運用ルールを詳細に定めて周知徹底を図りましょう。

使い方の習得が必要であれば、研修の機会などを設けることも一つの手です。

そうは言うものの、どのようにルールを決めるか迷うこともあるでしょう。弊社のお客様でも、

1. 運用ルールを導入前にしっかりと決めて、現場にメンバーに落とし込むお客様
2. 使いながら運用ルールを決めていくお客様

など、お客様によって、運用ルールのプロセスは様々です。

このように運用ルール決定プロセスが異なる場合でも、「FNX e-受信FAXサービス」では、フォルダやステータスの設定はお客様ご自身で自由に変更できるため、お客様毎に最適な導入プロセスをお選びいただけます。

運用を開始し、適宜運用ルールを見直す

事前シミュレーションでルールを検討・決定しても、実際に運用を開始すると、想定外のことも起こることもあります。また、実際に運用を開始することで、現場の声があがってくることもあるでしょう。

そのような場合は、運用開始後にも適宜ルールの見直しを検討するといいでしょう。より効率よく、より安全にFAXの電子化ができるように改善してください。

「FNX e-受信FAXサービス」であれば運用方法が変更になった際も、運用ルールの設定変更は簡単にできます。操作方法など分からない部分に関しては、専門スタッフがサポートさせていただきますのでご安心ください。

取引先への負担・番号変更通知はないか

FAX電子化サービスは、基本的に送受信するFAXをデータ化するため、取引先は引き続きFAXという手段を継続できます。つまり、取引先に負担を強いることなく、自社内のFAX業務の効率化を推進できます。

しかしながら、サービス導入にともない、FAX番号が変わるサービスもあります。その場合、すべての取引先に番号変更のお知らせをしなければなりません。手間もかかりますし、お知らせしても古い番号にFAXが送られてきてしまう可能性もあるので、事前に対応について検討しておく必要があります。

「FNX e-受信FAXサービス」は今お使いのFAX番号が変わらないため、取引先・仕入先への番号変更の通知等は一切必要ありません。
取引先は貴社の環境が変わったことは全く知らずに、貴社内でのFAXの電子化が可能です。

FAX業務効率化におすすめ、FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」とは？

ネクスウェイのFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、FAXの業務効率化に効果的です。

テレワーク・外出先でもFAX業務が可能

「FNX e-受信FAXサービス」は、既存の電話回線を使用してFAXの受信・送信をクラウド上で行えるようにしたFAX電子化サービスです。

クラウドサービスのため、インターネットにつながるPCさえあれば、テレワークや外出先でもFAX業務が可能になります。

電話番号を変更せずにクラウドFAXを利用できるため、顧客や取引先にFAX番号の変更を周知させる必要がありません。

また、FAXソフトのように、パソコンへのインストールなどの作業も不要です。

発注書や納品書など企業の商取引に関わる帳票は、早く・確実に相手先に送ることが重要です。FNX e-受信FAXサービスは、既存の電話回線を用いてFAX送受信を行うため、インターネット回線に比べて通信の安定性が確保できます。

FAX業務が効率化できる

「FNX e-受信FAXサービス」では、受信したFAXの自動仕分けや・FAXへの追記・返信などがWEB画面上ですべて完結します。今まで手作業や移動を伴う必要があった作業がすべて自席で完結するため、業務効率化にも繋がります。

弊社のお客様のなかには、ステータス管理や自動仕分けなどの機能を活用することで、90%以上も業務時間を短縮したケースもあります。

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FAX業務が可視化され、マネジメントにもつながる

紙のFAXの場合、個人に届くFAXの進捗管理はそれぞれの担当者に依存してしまいます。
「FNX e-受信FAXサービス」では、FAXの処理件数や未処理の内容などが可視化されるため、マネジメントにも繋がります。

あるお客様では、サービスを導入することで、部署内全員のFAXの処理進捗が共有できるようになり、業務管理や突発的なお休みへのフォローにも活用いただいています。



まとめ

今回は、「FAXの電子化で今までのFAXのお悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

■　FAX電子化サービスを導入すれば、以下の3つの悩みが解決できる

1. 複合機へ取りに行く・仕分け・手書き・返信・保管などの手作業に時間がかかる
2. テレワークでは、会社に届いたFAXを確認できない・FAX送信できない
3. 業務量や対応状況などが属人化され、マネジメントに支障が出る

■　FAX電子化サービスを選ぶときは、以下の3つのポイントが重要

1. 今使っているFAX番号をそのまま使えるか
2. 部署・事務所単位での導入やスモールスタートができるか
3. 紙FAXの処理を再現できるか

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化しているFAX電子化サービスです。専用のアダプタを設置すれば、FAX番号を変えずにFAXを電子化できます。

90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、FAX業務の効率化にもおすすめです。アナログFAXの業務効率化・ペーパーレス化のためにぜひ活用してください。

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