【3分でわかる】インターネットFAXのデメリットとは?メリットにならないことも!

【3分でわかる】インターネットFAXのデメリットとは?メリットにならないことも!


こんにちは。FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

ビジネスの場では、DX化やペーパーレス化への取り組みが盛んになっていますが、依然として企業間の商取引ではFAXを使う企業も多いです。
最近では、WEB上でFAXを送受信できる「インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)」を導入する企業も増えています。

インターネットFAXは、コストダウンやテレワーク化などメリットが大きいと言われていますが、デメリットはないのでしょうか?

この記事では、インターネットFAXのデメリットについて解説しています。回避方法なども紹介していますので、インターネットFAX検討時の参考にしてください。


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目次[非表示]

  1. 1.「FAX」のメリットとは?
    1. 1.1.届いたことが物理的にわかり、視認性が高い
    2. 1.2.特別な機器が不要
    3. 1.3.特別なITリテラシーが不要
    4. 1.4.伝えたい内容を手書き・図で伝えられる
  2. 2.インターネットFAXの5つのメリット
    1. 2.1.パソコンからFAXを送受信できる
    2. 2.2.コスト削減につながる
    3. 2.3.FAXの管理がしやすい
    4. 2.4.どこからでもFAXの送受信が可能
    5. 2.5.FAX業務を効率化できる
  3. 3.インターネットFAXの6つのデメリット【回避方法あり】
    1. 3.1.サービスの導入・加入が必要
    2. 3.2.今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】
    3. 3.3.受信料金がかかる場合がある【回避可能】
    4. 3.4.FAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】
    5. 3.5.受信したFAXに追記・返信する際に工夫が必要【回避可能】
    6. 3.6.送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】
  4. 4.インターネットFAXは本当にコスト削減&業務効率化になるのか?
    1. 4.1.発注書・見積書のやりとりをFAXで行っている企業
    2. 4.2.外出先・在宅勤務でFAXを送受信したい企業
  5. 5.まとめ


「FAX」のメリットとは?

メールやEDIも普及しているなか、企業間の商取引で未だにFAXは使われています。FAXがこれほど使われているのにはどのような理由があるのでしょうか?メリットを解説します。


届いたことが物理的にわかり、視認性が高い

FAXが届くと、FAX機や複合機から紙が印刷されます。届いたことが物理的にわかる、視認性の高さはFAXのメリットの一つです。
例えば、飲食業や旅館などの接客業においては、パソコンにメールが届いてもすぐに気付けないことやメール本文が確認できないことがあります。
FAXであれば「紙が出ている=届いている」と確認することが可能です。


特別な機器が不要

FAXの送受信には特別な機器は不要で、FAX機能付きの電話機や複合機さえあれば送受信が可能です。現在販売されているほとんどの複合機は、電話回線と電話機が接続できるため、同じ契約番号でFAX送受信と通話が行えます。


特別なITリテラシーが不要

「電話機や複合機に紙をセットし、送信先の番号を押すだけ」という明瞭な利用方法もメリットといえます。自社や相手先に、高齢者やITリテラシーが低い人がいる場合でも安心して送ることが可能です。


伝えたい内容を手書き・図で伝えられる

言葉や文章で伝えにくい内容も、紙に手書きでイメージ図を記載して、すぐにFAXで送れる点もメリットです。建設や設計業務に関するやり取りでは、図面やカタログイメージをFAXして情報伝達をしている企業も多いです。

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インターネットFAXの5つのメリット

このようなメリットのあるFAXですが、最近ではWEB上でFAXを送受信できる「インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)」を導入する企業が増えています。
インターネットFAXのメリットを解説します。


パソコンからFAXを送受信できる

インターネットFAXでは、パソコンのWEBブラウザ上でFAXが送受信できるようになります。紙のFAXのように複合機に取りに行く、紙を仕分ける、複合機へ移動して送信といった業務がなくなります。

送信時には、PC上のデータや基幹システムのデータをクラウドサービスに連携することで、サービスが保有するFAX回線を用いて、相手先にFAXが送信されます。
受信時には、FAXをPDFファイルとしてデータ化し、クラウドサーバ上に保管します。


コスト削減につながる

従来のFAXでは受信時に紙で印刷しますが、インターネットFAXはWEBの画面上でFAXを確認するため印刷は不要です。もちろん、印刷の必要があるFAXについては、該当の書類のみを印刷することも可能です。いずれにせよ、毎回印刷することがなくなります。

そのため、紙代・トナー代・カウンター料金といったコストが削減できます。また、紙を保管するスペースも不要になるので、ファイル代や倉庫代も削減できます。


FAXの管理がしやすい

FAXをデータとして保管するため、管理工数が削減できます。例えば、送受信したFAXデータはクラウドサービス上に保管されるため、後から相手先番号や企業名、日時などで簡単に検索することが可能です。
また、受信したFAXを番号や企業名などで自動振り分けすることもできるので、担当者や取引先ごとに手作業で仕分けていた業務がなくなり、その分の工数が削減できます。


従来、FAXのファイリング作業に月40時間かかっていたお客様が、インターネットFAXの導入により時間ゼロに削減された事例もあります。


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どこからでもFAXの送受信が可能

FAXデータはクラウドサーバー上に保管されるため、インターネットにつながるパソコンさえあれば、外出先や自宅からでもFAXを送受信できます。
「FAXが事務所に届くからテレワークできない」「FAXを送るために出社する」といった、FAXのテレワーク化に関するお悩みも、インターネットFAXなら解決できます。


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FAX業務を効率化できる

FAXを紙で管理する場合、仕分け作業や保管、後から探すなどの業務に多大な時間がかかります。また、管理者は部下がどれくらいの業務を抱えているのかをひと目で把握することが難しく、業務分担やマネジメントもしづらくなってしまいます。

インターネットFAXはFAXをデータとして管理するため、仕分けや保管、後から探すといった業務が効率化できます。さらに、進捗状況や処理量もデータとして把握できるため、管理者は適切なマネジメントを行うことが可能になります。


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インターネットFAXの6つのデメリット【回避方法あり】

これまでインターネットFAXのメリットをお伝えしてきましたが、インターネットFAXにはデメリットはないのでしょうか?
詳しく解説します。回避可能なものもありますのでぜひ参考にしてください。


サービスの導入・加入が必要

インターネットFAXを利用するには、当然ですが、いずれかのサービスの導入や加入する必要があります。
今までFAX機・複合機のみでFAX送受信ができていた企業にとってはハードルとなるかもしれません。しかしながら、サービスにもよりますがインターネットFAXにはFAX業務を効率化できる機能が搭載されていますので、ぜひ自社にあったサービスを比較検討してみてください。


今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】

サービスによっては、今お使いのFAX番号がそのまま使えない場合があります。サービス事業者が持つ番号に必ず変えなければならないものや、さらに市外局番が指定できないものもあります。
企業取引にFAXを用いている場合、相手先への通知や番号間違え時の対応など、FAX番号の変更は避けたいものです。


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ただし、以下のような方法であればインターネットFAXであっても、同じ番号を引き続き利用できます。


転送サービス(ボイスワープ)

転送サービスは、NTTが提供するサービスです。特定の番号に届いたFAXを別の番号に転送できるため、事実上それまでのFAX番号を継続利用できます。

ただし、月額のサービス利用料金が発生し、転送サービス利用開始までの手続きも煩雑です。また、契約の電話番号にかかってきた電話が通話なのかFAXなのかを判別することはできないため、電話兼FAXの場合、FAX以外の通話も転送されてしまいます。


ナンバーポータビリティー

自動FAX受信サービスの事業者によっては、既存のFAX番号を変更する必要なく、そのまま利用可能なナンバーポータビリティーオプションを提供しています。

FAX番号変更の手間がかかりませんが、初期費用(移行費用)や月額利用料が発生するほか、利用開始までに2週間程度の期間がかかる点がネックです。
また、一部の市外局番はサービス対象外となっています。


FNX e-受信FAXサービス

ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスであれば、現在のFAX番号をそのまま使え、受信したFAXの電子化、サービス画面からのFAX送信などをご利用いただけます。
オプションではなくサービスの標準機能のため、追加費用等はかかりません。



受信料金がかかる場合がある【回避可能】

インターネットFAXでは、FAXの受信に料金がかかるサービスもあります。
従来のFAXの場合、FAXの受信時には料金はかからないため、この点はインターネットFAXのデメリットとなります。特に、FAXの受信枚数が多い企業はサービス選定時に注意が必要です。

サービスにもよりますが、1枚あたり3~10円程度の受信料金がかかると言われています。


ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスは、FAX受信時に料金は一切かかりません。受信し放題でインターネットFAXをご利用いただけますので、FAXの受信枚数が多い企業はぜひご検討ください。


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FAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】

インターネットFAXでは、従来のFAXのように紙が出力されないため、FAXが届いたことに気づきにくいです。万が一、緊急な連絡や発注変更に気づかないと、取引先に多大な迷惑をかけるだけでなく、信用問題にもつながってしまいます。

サービスによってはデスクトップ画面にポップアップ通知するものや通知メール機能があるので、検討時には確認するといいでしょう。
ただし、受発注業務にFAXを用いている場合、通知機能をONにすると、通知がひっきりなしに届いてしまい業務に支障をきたすということもありますので、通知機能の利用については受信ボリュームも加味する必要があります。


受信したFAXに追記・返信する際に工夫が必要【回避可能】

複合機からFAXを送る場合は紙をセットして番号を押すだけで簡単に送れますが、インターネットFAXの場合には一工夫必要です。
受信したFAXに追記して返信する場合、インターネットFAXによっては下記のような手順が必要になり、逆に非効率となっていまいます。

  1. インターネットFAXから印刷
  2. 手書きで記入・スキャン(もしくはPDF編集ソフトで追記)
  3. インターネットFAXから返信(送信)


ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスなら、サービス画面上から簡単に追記・返信ができます。

フリーテキストの入力はもちろん、よく使う文言は「定型文」として登録しておけばドラッグ&ドロップで簡単に入力できます。また、デート印や画像も登録できるので捺印作業もサービス上で完結します。


紙FAXの処理を再現できるか


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送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】

インターネットFAXには、

①インターネット回線を利用するタイプ

②既存の電話回線をそのまま使うタイプ

の2種類があります。


「①インターネット回線を利用するタイプ」の場合、サービス事業者の保有するインターネット回線を用いてFAXを送受信するため、比較的安価に導入できるものが多い一方、「②既存の電話回線をそのまま使うタイプ」に比べて通信が安定しないことがあります。


受発注に関するFAXの場合、確実に・迅速に相手先企業へFAXを届けることが重要です。

ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスは、「②既存の電話回線をそのまま使うタイプ」のインターネットFAXで、既存の電話回線を用いてFAXを送受信するため安定的に通信できます。




インターネットFAXは本当にコスト削減&業務効率化になるのか?

インターネットFAXのメリットして、コスト削減につながる、FAX業務を効率化できる点を紹介しました。
本当にすべての企業でメリットがあるのでしょうか?


結論として、インターネットFAXには「メリットを感じやすい環境」「メリットを感じにくい環境」があると考えています。


ここでは、どのような環境がインターネットFAXのメリットを感じやすいのか、紹介していきます。


発注書・見積書のやりとりをFAXで行っている企業

発注書や見積書、納期回答書など商取引に関する帳票を、日々大量に送受信している企業では、インターネットFAXを導入するメリットが大いにあるでしょう。
大量なFAXの印刷コストが削減できるほか、自動仕分けやコメント機能で処理をスピーディーに行うことができます。業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上や機会損失の低減も期待できるでしょう。


外出先・在宅勤務でFAXを送受信したい企業

営業の外出や出張が多い企業では、出先からのFAX確認が遅れてしまうケースが多いのではないでしょうか。もしくは、内勤中の社員が届いたFAXをPDF化してメールやチャットツールで送信することで対応もできますが、社員の工数が増えてしまいます。

また、在宅勤務制度を導入している企業では、「オフィスに届くFAXを確認するために順番で出社している」ということもあるかもしれません。


インターネットFAXなら、外出先や在宅勤務中でもパソコンから、FAXを適時確認し返信できます。対応スピードの向上や働く環境整備にもつながります。


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まとめ

企業間の商取引ではFAXを使う企業も多いなか、最近では、WEB上でFAXを送受信できるインターネットFAXを導入してコスト削減・業務効率化を図る企業も増えています。


インターネットFAXには以下のようなメリット・デメリットがあります。

■インターネットFAXのメリット

  1. パソコンからFAXを送受信できる
  2. コスト削減につながる
  3. FAXの管理がしやすい
  4. どこからでもFAXの送受信が可能
  5. FAX業務を効率化できる


■インターネットFAXのデメリット

  1. サービスの導入・加入が必要
  2. 今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】
  3. 受信料金がかかる場合がある【回避可能】
  4. FAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】
  5. 受信したFAXに追記・返信する際に工夫が必要【回避可能】
  6. 送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」の場合、以下のデメリットが回避可能です。

  • 今使っているFAX番号が変わることがある → 今お使いの番号そのまま!
  • 受信料金がかかる場合がある → 何枚受信しても受信料金0円!
  • 送受信の通信環境が安定しないことがある → 既存の電話回線を用いるため安定的


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FAX業務のWEB化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。


***


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