FAXは日本だけ？ビジネスシーンでFAXがなぜなくならないのか

こんにちは。FAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

日本の官公庁・企業では未だにFAX文化が残っています。最近では、FAX誤送信による個人情報流出の問題などもあったなか、なぜFAXが使い続けられるのでしょうか？

ここでは国内外のFAXの使用状況や、ビジネスシーンでFAXが使い続けられる理由、FAX業務を改善するポイントなどについて解説します。


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日本のビジネスシーンでFAXがなくならない

FAXの保有率は年々減少しています。

2008年には53.5%だった世帯保有率は年々減少傾向にあり、2018年には34.0%と、10年間で2/3まで減少したことがわかります。

出典：平成30年通信利用動向調査 ポイント（総務省、2019年）

デジタル庁によると、世代が高くなるほどFAXの保有率があがることもわかり、特に若い世代にとってはなじみが薄くなっていると言えます。

出典：日本のデジタル度 2021（デジタル庁、2021年10月）

一方で、官公庁や企業においてFAXはいまだに使われることが多く、受発注や役所申請などのシーンで使われています。FAX廃止に向けた取り組みなども起こっていますが、一概に廃止するには難しい点が多くあります。

FAXは企業間の商取引上重要なツール

電子メールやメッセージアプリの利用が増えるなか、ビジネス利用においては依然としてFAXは重要なツールとしてシェアを失っていません。手書きを含めて即座に文書をやり取りできるメリットは、紙のFAXであってもクラウドを利用したFAXであっても同じです。

企業間の商取引において、特定の企業との取引量が多い場合は、受発注等のデータをシステム間で連携させるEDI（企業間電子データ交換）の利用が多くなっています。

しかし、取引先数が多いにも関わらず、発注頻度がそれほど多くない場合、あるいは受信側がPCの前にいることが少ない場合においては、FAX・郵送・電話等がまだまだ利用されています。

この利便性は今後の企業活動においてもしばらく変わらないでしょう。

この状況は日本だけなのでしょうか？

世界でもFAXは利用されている

米IT系調査会社のIDCの調査によると、2013年時点で、世界では4,630万台のFAX機が稼働しているそうです。さらに、2017年にグローバル企業200社を対象にした調査では、43％がファックスの使用量が「前年より増加した」と回答しています。

国別で見ると、保有台数はアメリカが最も多く1,740万台、次いで日本の1,189万台、その後はドイツ、フランス、英国となります。

もちろん総人口や企業数の違いもありますが、世界においてもFAXはまだ使われているという状況がわかります。

なぜFAXが使い続けられるのか？

アナログと言われるFAXが、なぜいまだに国内外で使い続けられているのでしょうか？ここではその理由を解説していきます。

セキュリティが高い

インターネット回線上でデータをやり取りするメールに比べて、FAXはセキュリティが高いと言われます。

医療や警察、裁判所関連機関では、セキュリティ対策のため、業務用のPCをインターネットにつなげない設定にしていることがあります。電子メールと異なり、FAXはインターネット環境がなくても送受信でき、セキュリティ性が高い状況でやり取りができます。

ただし、FAX番号を打ち間違えると異なる相手先にFAXが届いてしまい、情報漏えいに繋がるため注意が必要です。

相手に届いたことがわかりやすい

メールの場合、届いたことに相手がすぐに気付けないことやメール本文の確認が難しいシーンもあります。

FAXであれば、届くと物理的に紙が出力されるため、届いたことがわかりやすいです。

飲食業や旅館の場合、接客や調理など現場で動き回る作業が多く、PCにメールが届いても気づきにくいです。このような場合は、到着したことが物理的にわかるFAXは利便性が高いといえます。

PCやスマホを起動しなくてもすぐに送信できる

電子メールやSNSの場合、PCやスマホのアプリを起動して送信する必要があります。常にPCの前にいる業種・職種であれば問題ないかもしれませんが、飲食業や建設・工事現場の担当者には面倒になってしまいます。

FAXであれば、「紙を差し込んで、電話番号をプッシュするだけ」ですぐに送信できます。また、職場に高齢の方が多い場合、PCやスマホの操作に慣れていないこともありますが、FAXであれば特別なITリテラシーがなく操作できる点もメリットといえます。

受信したFAXが紙に印刷される

受信したFAXは自動で紙に印刷される点もメリットといえます。紙で確認する場合や保管する場合に、わざわざ印刷処理をしなくてもいいので便利です。

また、印刷して壁に貼る、回覧する、メモを書き込むといった場合にも、わざわざ印刷しなくても紙が手元にあり、便利に使えます。

特別な設備やIT知識が不要で利用できる

一般的に販売されているFAX機能付きの電話機や複合機さえあればFAX送受信が可能です。

また、「紙を差し込んで、電話番号をプッシュするだけ」という利用方法の簡便さもメリットといえます。

FAXのデジタル化サービスでFAX業務を効率化

ここまでFAXが使い続けられる理由を説明しましたが、一方で、FAXを使い続けると下記のようなデメリットも生じます。

• ペーパーレス化を推進できない
• 社会や競合他社に後れをとる
• テレワークやリモートワークに対応できない

ただし、顧客や取引先から理解を得られないケースでは、すぐにFAXを廃止することは難しいでしょう。

FAXは紙で見る（印刷する）から、PCなどの画面で見る（電子化する）に変化

どうしてもFAXを廃止できない場合は、「クラウドFAXサービス」の導入がおすすめです。クラウドFAXサービスは、FAXをデジタル化できるクラウドサービスのことです。

利用者側からみた従来のFAXとクラウドを利用したFAXの大きな違いは、「印刷する・紙で見る・保管する」ことと「パソコンやスマホの画面で見る・電子データで保存する」ことです。

電子化するため、インターネット環境さえあれば、社内でも外出先でも閲覧や編集、保存、送信が可能であることも特徴です。

クラウドFAXサービスとは？

クラウドFAXサービスとは、クラウド上でFAXをやり取りする仕組みのことです。インターネットFAX、クラウド型FAXサービスなどと呼ばれることもあります。

手元のPCからFAXの送受信ができるため、FAXのペーパーレス化やテレワーク化が可能です。さらに、相手方では従来どおりFAX機で送受信できるため、相手側に迷惑をかけずに自社のFAX業務の効率化を図れます。

さらに、FAXをデジタル化することにより、以下のメリットもあります。

• 複合機まで移動する手間を削減できる
• 届いたFAXを自動で仕分けできる
• 問い合わせ時にFAXを探す時間が削減できる
• 保管コストが削減できる

「自社のFAX業務は非効率だが、FAX自体を辞めることは難しい」とお悩みのご担当者様はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ

国内外において、FAXはまだ使われていることがわかりました。取引先との関係性や業務フローの整備など、簡単にはFAXを廃止できない企業も多くいますが、テレワーク推進や企業競争力の向上のためにまずは「FAX業務の見直し」をすることが重要といえます。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、クラウド型のFAX電子化サービスです。専用のアダプタを接続するだけで、現在のFAX番号を変えずに利用を開始できます。FAXの受信、閲覧、編集、返信をWEBで行えるため、FAX業務をデジタル化に変えられます。

FAX業務のデジタル化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。

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