FAX廃止後の代替手段とは？現場の負担を少なく推進する方法も紹介

2022-01-31（更新：2022-04-18）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

一般家庭におけるFAX普及率は低下していますが、以前として企業間の商取引でFAXを利用している企業は多いです。一方で、DX化や働き方改革を推進するなかで、業務効率が悪いFAXの廃止を検討する企業も増えています。しかしながら、「FAX廃止後の業務をどうするか、代替策に悩んでいる」という声も多く聞きます。

そこでこの記事では、FAX廃止後の代替手段、現場の負担を少なく推進する方法をご紹介します。

FAXの廃止は難しいが、効率化したい方へ
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目次[非表示]

1.FAXが廃止できない理由とは？
2.FAX廃止後の代替策とは？

2.1.①顧客や取引先に代替案を提案する
2.2.②段階的にペーパーレス化を進める
2.3.③クラウドFAXサービスを導入する

3.現場・取引先の負担を少なく代替手段を導入する方法

3.1.取引先は今まで通りの取引が可能なようにする
3.2.スモールスタートで段階的に導入する
3.3.スモールスタートでFAX電子化を始めるなら「FNX e-受信FAXサービス」

4.まとめ

FAXが廃止できない理由とは？

FAXの利用頻度が減少する一方で、大がかりな業務の見直しや取引先の要望などの理由により、FAXが廃止できない企業が存在します。

理由について下記の記事にまとめていますので、詳しくはご覧ください。

FAXの廃止が難しい理由とは？使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介脱ハンコ、脱FAXの流れが進むなか、FAXを廃止したいという企業も多いです。一方で、廃止が難しいという企業もあります。FAXを廃止できない理由やFAXを使い続けるデメリット、FAXを廃止する具体的な方法、業務効率をアップさせるコツを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX廃止後の代替策とは？

FAXを他の手段に代替する場合や廃止する場合、どのような流れで行えばいいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。

顧客や取引先に代替案を提案する

段階的にペーパーレス化を進める

クラウドFAXサービスを導入する

①顧客や取引先に代替案を提案する

FAXでやり取りを行う顧客や取引先がいる場合は、FAX業務に代わる提案が必要です。相手先の了承もなく突然FAXを廃止すれば、これまで築いてきた信頼関係が崩れる可能性があります。

FAXに慣れた顧客や取引先の了承を得るためにも、メールやEDIやWEB受発注システムなどの代替案を提案し、FAX廃止を受け入れてもらえるよう対策を練りましょう。

②段階的にペーパーレス化を進める

突然FAX廃止をすれば、社内外で混乱を招く可能性があります。トラブルが起きれば、FAX廃止を白紙に戻す必要性が出てしまいます。

トラブルに発展させないためにも、実施する前に社内外に知らせてから段階的にペーパーレス化を実行しましょう。たとえば、受信FAXのデータを読み取って電子化するサービスやシステムの活用も有効です。

③クラウドFAXサービスを導入する

FAX業務を変えずに、受信FAXのデータを自動で電子化してくれる「クラウドFAXサービス」を導入する方法もあります。

一般的なFAXとの違いは、データを電子化できるため、ペーパーレス化が可能な点です。受信したFAXの振り分けはもちろん、保存先を指定すれば自動でデータを保管してくれます。FAXの受信回数が多い企業で導入すれば、業務効率をアップできます。

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現場・取引先の負担を少なく代替手段を導入する方法

突然FAX廃止をすれば、社内の現場や取引先で混乱を招く可能性があります。また、業務フローを変更することで、負担が大きくなる懸念もあります。

ここでは、現場や取引先の負担を少なく、代替手段を導入する方法を解説します。

取引先は今まで通りの取引が可能なようにする

特にFAXを受発注業務に用いている場合、日々大量のFAXをやり取りすることになり、その方法を変えることは取引先に大きな影響があります。

FAX以外の手段に切り替える場合は、FAXと同じように注文や問い合わせなどができるようにする他、相手先にしっかりと伝えることが大切です。

また、FAX電子化サービス（インターネットFAX）を導入することも選択肢の一つとして有効です。

FAX電子化サービスはFAXの送受信を電子化するサービスの総称です。取引先は今まで通りFAXで注文や問い合わせをすることが可能なため、取引先へ運用変更の負担をかけることなく、社内のFAX業務を効率化できます。

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スモールスタートで段階的に導入する

社内の業務フローを変える場合、全社・全拠点一斉に変更すると混乱も想定されます。

例えば、1部署や1拠点で導入し、運用方法やルールを整備した上で全社・全拠点に展開することで社内の混乱なく移行が可能になるでしょう。

そのためにも、代替サービスは全社・全拠点一括導入ではなく、1部署・1拠点でスモールスタートできるサービスを選ぶといいでしょう。

スモールスタートでFAX電子化を始めるなら「FNX e-受信FAXサービス」

そこでおすすめなのが「FNX e-受信FAXサービス」です。

既存のFAX回線に貸与する専用アダプタを設置するだけで電子化が可能なため、導入したい拠点・部署からFAX電子化をスモールスタートできます。

また、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるため、取引先への番号変更通知などの工数は不要です。

FNX e-受信FAXサービス

さらに、受信したFAXの自動仕分けや文字・スタンプ入力などの便利機能も標準搭載しているので、現状のFAX業務の効率化も可能です。

FAX通信の安定性を確保しつつ、業務効率化もしたいという方におすすめです。

まとめ

業務効率化のためにFAX廃止を検討している企業も多いです。しかしながら、急にFAXを廃止すると社内外で混乱も起きてしまいます。現場・取引先の負担を少なくできるよう、自社で求める要件を整理して、自社にあったサービスを選定するといいでしょう。

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ネクスウェイでは、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるクラウド型FAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」をご提供しています。導入したい拠点・部署からFAX電子化をスモールスタートできます。また、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるため、取引先への番号変更通知などの工数は不要です。

FAXの安定性を確保しつつ、業務効率化をしたいとお考えでしたら、お気軽にご相談ください。

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