インターネットFAXのメリット・デメリットを徹底解説!従来のFAXよりも業務効率化に!

インターネットFAXのメリット・デメリットを徹底解説!従来のFAXよりも業務効率化に!


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


インターネットFAXは、インターネットにつながったパソコンなどから、FAXの送受信を行えるサービスです。従来のFAXよりも業務効率化をはかれることが期待できます。

この記事では、インターネットFAXのメリット・デメリットを徹底解説します。サービスを導入する際の参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.インターネットFAXとは
  2. 2.インターネットFAXの7つのメリット
    1. 2.1.受信FAXをデータで管理できる
    2. 2.2.FAX業務の効率性を上げられる
    3. 2.3.社内コミュニケーション効率が向上する
    4. 2.4.コストをおさえられる
    5. 2.5.自宅や外出先でもFAXを受け取れる
    6. 2.6.内容を確認してから印刷できる
    7. 2.7.情報漏えいのリスクが低い
  3. 3.インターネットFAXの6つのデメリット
    1. 3.1.受信にも料金がかかることがある
    2. 3.2.手書きFAXを送る際には手間がかかる
    3. 3.3.WEB環境が必要である
    4. 3.4.受信を見逃すリスクがある
    5. 3.5.すでにFAX番号がある場合、変更が必要なことがある
    6. 3.6.新しいFAX番号の市外局番が違う場合がある
  4. 4.一般的なインターネットFAXとFNX e-受信FAXサービスの違い
  5. 5.まとめ


インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネットにつながったパソコン、スマートフォンなどで、FAXの送受信ができるサービスのことをいいます。使用中のFAX回線が使えるものと、インターネット回線を使用するもの、2タイプがあります。

FAX機のあるオフィスにいなくても、自宅や外出先からでも、FAXを送受信できます。



インターネットFAXの7つのメリット

インターネットFAXは、コスト・利便性・管理のしやすさなどの点で、従来のFAXにはなかったメリットがあります。

受信FAXをデータで管理できる

インターネットFAXの場合、受信FAXをデータ形式で保存できるため、データの管理がしやすくなります。電子データとして保存できるため、受信件数・返信件数のデータ化や、受信日時や送信元FAX番号での検索なども簡単に行えます。



FAX業務の効率性を上げられる

受信したFAXをクラウドサーバで管理するため、FAX受信するたびに自席とFAX機を往復し、仕分けて管理・保管するなどの非効率な作業がなくなります。1回の作業時間はわずかかもしれませんが、1日何回も行う作業の場合、効率化の効果は決して小さくありません。

業務スピードの向上や、書類の誤送信や受信FAXの破損・紛失などのリスク低減にもなるでしょう。

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社内コミュニケーション効率が向上する

いつでも・どこからでもインターネットにつながるパソコンがあればFAXを確認できるため、社内メンバー間でFAXの内容について確認したい場合の効率性が向上します。

従来、社内のメンバーが手元のFAXを見ながら、外出中の営業と電話やメールでやり取りしていたものが、営業も外出先から受信したFAXをWEB管理画面で閲覧できるようになります。お互いが同じWEB画面を見れば、スムーズにコミュニケーションを図れるでしょう。


インターネットFAXを導入することで、複数人で同時にFAXを確認し、処理品質の均一化を実現された事例もありますので、ぜひ下記よりご覧ください。


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コストをおさえられる

インターネットFAXは、受信したFAXをデータとしてクラウドサーバに保管するため、従来のインク代・用紙代などが不要となるため、コストをおさえられます。

また、受発注に関わる書類の場合、企業によっては3年や5年などの保管期間を設けていると思います。その間の保管スペースや、場合によっては外部倉庫を借りていた場合、そのコストなども不要になります。


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自宅や外出先でもFAXを受け取れる

インターネットFAXの場合、自宅や外出先でもFAXを確認できます。インターネットにつながる環境であれば、どこにいてもアクセス可能であるため、従来のFAXより利便性が高いです。

また、受信したFAXデータはWEB管理画面で把握できるため、上長はメンバーの作業進捗を把握することも可能になります。

インターネットFAXを利用することでリモートワークへの移行も容易になるでしょう。


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内容を確認してから印刷できる

インターネットFAXの場合、印刷する前に内容を確認できるため、迷惑FAXなど、不要なものはすぐに削除できます。また、必要なデータのみを選択して印刷できることがメリットです。



情報漏えいのリスクが低い

インターネットFAXの場合、SSL暗号化やログインID・パスワードの管理とにより、情報漏えいのリスクを低くできます。また、送信前に再度確認を促すなど、誤送信を低減できる機能もあります。


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インターネットFAXの6つのデメリット

インターネットFAXは、メリットが多いですが、デメリットもあります。



受信にも料金がかかることがある

インターネットFAXの場合、FAXの受信時にも料金がかかることがあります。従来のFAXでは、受信時に料金がかかることはありません。

サービスによって異なるため、よく確認して、サービス業者を選ぶことをおすすめします。FAXの受信枚数が多い会社の場合、特に注意が必要です。



手書きFAXを送る際には手間がかかる

インターネットFAXの場合、手書きFAXを送付する際には手間がかかります。スキャナで取り込む、カメラやスマホで撮影するなどして、画像ファイルに変換する必要があります。サービスによっては、テキスト差込機能や捺印機能があるので、サービス選定時には確認するといいでしょう。


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WEB環境が必要である

インターネットFAXは、WEB環境が整っていなければ利用できません。ほとんどの企業では、社内のWEB環境は問題なく整っていると考えられますので、テレワークなどを開始する際には、社員の自宅のWEB環境を確認し、場合によっては整える必要が生じる可能性があります。



受信を見逃すリスクがある

インターネットFAXの場合、従来のFAXのように紙が出力されることがないので、受信を見逃すリスクがあります。サービスによっては通知機能を備えているものもあるので、選定時に確認しましょう。

一方で、受信枚数が多い場合、都度通知がくると他の業務の支障になる場合もあるので、考慮が必要です。



すでにFAX番号がある場合、変更が必要なことがある

すでに従来型のFAXを活用していた場合、FAX番号の変更が必要なことがあります。サービスがFAX送受信にインターネット回線を利用する場合は、変更が必要です。

一方、既存のFAX回線をそのまま活用するサービスの場合は、変更が不要です。多くの業者とFAXでやりとりする企業の場合は、番号変更が不要なサービスを選定するのがおすすめです。


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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、既存のFAX番号をそのまま使えるため、今お使いの番号を変えたくない方におすすめです。



新しいFAX番号の市外局番が違う場合がある

前項でFAX番号が変わる場合、サービスによっては、取得できるFAX番号の市外局番が、実際の市外局番と違う場合があります。例えば、050などに限定されてしまうケースがあるため、しっかり確認しておくことが大切です。

FAX番号は、会社の信頼にも関わるため、現在使用しているFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。


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一般的なインターネットFAXとFNX e-受信FAXサービスの違い

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、クラウド型FAXサービスで、WEBブラウザの管理画面からFAXの送受信が行えます。

FAX回線に貸与するアダプタを設置するだけで導入できるため、FAX回線さえあれば、工事不要で簡単に導入できます。既存のFAX回線を活用できるため、FAX番号の変更は不要です。

外出先や自宅から簡単にFAXの確認、コメント追記や返信が行え、FAXを確認するために会社に出向く必要がないため、テレワークや外回りの業務が多い人も活用できます。FNX e-受信FAXサービスを導入することで、FAX業務の効率化、テレワークの推進などが行えます。


  機能紹介ガイド ダウンロード|FNX e-受信FAXサービス | 今お使いのFAX番号そのままで電子化を実現!受信FAXをWEBで管理・WEBから送信 |クラウドFAX受信サービス クラウドFAX受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の機能一覧や画面イメージ、便利機能について解説した資料がダウンロードいただけます。 どういう機能があるか知りたい方、自社の運用に合うか検討したい方、FAX受信サービスをご検討の方にオススメです。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



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まとめ

この記事ではインターネットFAXの概要、メリット、デメリットについて解説しました。インターネットFAXは従来のFAXと比べると業務の効率化が図れるところが魅力です。デメリットもありますが、事前にサービスの内容を確認すれば、回避することは可能です。


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したサービスです。すぐに導入と利用開始ができるクラウド型のサービスであり、既存のFAX番号をそのまま使えるため、非常に便利です。詳細を知りたい方は、ぜひお問い合わせください。


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