インターネットFAXのメリット・デメリットを徹底解説！従来のFAXよりも業務効率化に！

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

インターネットFAXは、インターネットにつながったパソコンなどから、FAXの送受信を行えるサービスです。従来のFAXよりも業務効率化をはかれることが期待できます。

この記事では、インターネットFAXのメリット・デメリットを徹底解説します。サービスを導入する際の参考にしてください。

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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネットにつながったパソコン、スマートフォンなどで、FAXの送受信ができるサービスのことをいいます。使用中のFAX回線が使えるものと、インターネット回線を使用するもの、2タイプがあります。

FAX機のあるオフィスにいなくても、自宅や外出先からでも、FAXを送受信できます。

インターネットFAXの7つのメリット

インターネットFAXは、コスト・利便性・管理のしやすさなどの点で、従来のFAXにはなかったメリットがあります。

受信FAXをデータで管理できる

インターネットFAXの場合、受信FAXをデータ形式で保存できるため、データの管理がしやすくなります。電子データとして保存できるため、受信件数・返信件数のデータ化や、受信日時や送信元FAX番号での検索なども簡単に行えます。

FAX業務の効率性を上げられる

受信したFAXをクラウドサーバで管理するため、FAX受信するたびに自席とFAX機を往復し、仕分けて管理・保管するなどの非効率な作業がなくなります。1回の作業時間はわずかかもしれませんが、1日何回も行う作業の場合、効率化の効果は決して小さくありません。

業務スピードの向上や、書類の誤送信や受信FAXの破損・紛失などのリスク低減にもなるでしょう。

社内コミュニケーション効率が向上する

いつでも・どこからでもインターネットにつながるパソコンがあればFAXを確認できるため、社内メンバー間でFAXの内容について確認したい場合の効率性が向上します。

従来、社内のメンバーが手元のFAXを見ながら、外出中の営業と電話やメールでやり取りしていたものが、営業も外出先から受信したFAXをWEB管理画面で閲覧できるようになります。お互いが同じWEB画面を見れば、スムーズにコミュニケーションを図れるでしょう。

インターネットFAXを導入することで、複数人で同時にFAXを確認し、処理品質の均一化を実現された事例もありますので、ぜひ下記よりご覧ください。

コストをおさえられる

インターネットFAXは、受信したFAXをデータとしてクラウドサーバに保管するため、従来のインク代・用紙代などが不要となるため、コストをおさえられます。

また、受発注に関わる書類の場合、企業によっては3年や5年などの保管期間を設けていると思います。その間の保管スペースや、場合によっては外部倉庫を借りていた場合、そのコストなども不要になります。

自宅や外出先でもFAXを受け取れる

インターネットFAXの場合、自宅や外出先でもFAXを確認できます。インターネットにつながる環境であれば、どこにいてもアクセス可能であるため、従来のFAXより利便性が高いです。

また、受信したFAXデータはWEB管理画面で把握できるため、上長はメンバーの作業進捗を把握することも可能になります。

インターネットFAXを利用することでリモートワークへの移行も容易になるでしょう。

内容を確認してから印刷できる

インターネットFAXの場合、印刷する前に内容を確認できるため、迷惑FAXなど、不要なものはすぐに削除できます。また、必要なデータのみを選択して印刷できることがメリットです。

情報漏えいのリスクが低い

インターネットFAXの場合、SSL暗号化やログインID・パスワードの管理とにより、情報漏えいのリスクを低くできます。また、送信前に再度確認を促すなど、誤送信を低減できる機能もあります。

インターネットFAXの6つのデメリット

インターネットFAXは、メリットが多いですが、デメリットもあります。

受信にも料金がかかることがある

インターネットFAXの場合、FAXの受信時にも料金がかかることがあります。従来のFAXでは、受信時に料金がかかることはありません。

サービスによって異なるため、よく確認して、サービス業者を選ぶことをおすすめします。FAXの受信枚数が多い会社の場合、特に注意が必要です。

手書きFAXを送る際には手間がかかる

インターネットFAXの場合、手書きFAXを送付する際には手間がかかります。スキャナで取り込む、カメラやスマホで撮影するなどして、画像ファイルに変換する必要があります。サービスによっては、テキスト差込機能や捺印機能があるので、サービス選定時には確認するといいでしょう。

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WEB環境が必要である

インターネットFAXは、WEB環境が整っていなければ利用できません。ほとんどの企業では、社内のWEB環境は問題なく整っていると考えられますので、テレワークなどを開始する際には、社員の自宅のWEB環境を確認し、場合によっては整える必要が生じる可能性があります。

受信を見逃すリスクがある

インターネットFAXの場合、従来のFAXのように紙が出力されることがないので、受信を見逃すリスクがあります。サービスによっては通知機能を備えているものもあるので、選定時に確認しましょう。

一方で、受信枚数が多い場合、都度通知がくると他の業務の支障になる場合もあるので、考慮が必要です。

すでにFAX番号がある場合、変更が必要なことがある

すでに従来型のFAXを活用していた場合、FAX番号の変更が必要なことがあります。サービスがFAX送受信にインターネット回線を利用する場合は、変更が必要です。

一方、既存のFAX回線をそのまま活用するサービスの場合は、変更が不要です。多くの業者とFAXでやりとりする企業の場合は、番号変更が不要なサービスを選定するのがおすすめです。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、既存のFAX番号をそのまま使えるため、今お使いの番号を変えたくない方におすすめです。

新しいFAX番号の市外局番が違う場合がある

前項でFAX番号が変わる場合、サービスによっては、取得できるFAX番号の市外局番が、実際の市外局番と違う場合があります。例えば、050などに限定されてしまうケースがあるため、しっかり確認しておくことが大切です。

FAX番号は、会社の信頼にも関わるため、現在使用しているFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。

一般的なインターネットFAXとFNX e-受信FAXサービスの違い

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、クラウド型FAXサービスで、WEBブラウザの管理画面からFAXの送受信が行えます。

FAX回線に貸与するアダプタを設置するだけで導入できるため、FAX回線さえあれば、工事不要で簡単に導入できます。既存のFAX回線を活用できるため、FAX番号の変更は不要です。

外出先や自宅から簡単にFAXの確認、コメント追記や返信が行え、FAXを確認するために会社に出向く必要がないため、テレワークや外回りの業務が多い人も活用できます。FNX e-受信FAXサービスを導入することで、FAX業務の効率化、テレワークの推進などが行えます。

まとめ

この記事ではインターネットFAXの概要、メリット、デメリットについて解説しました。インターネットFAXは従来のFAXと比べると業務の効率化が図れるところが魅力です。デメリットもありますが、事前にサービスの内容を確認すれば、回避することは可能です。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したサービスです。すぐに導入と利用開始ができるクラウド型のサービスであり、既存のFAX番号をそのまま使えるため、非常に便利です。詳細を知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

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