ひかり電話でFAX・複合機は使えるのか？安定的にFAXを送る方法も紹介
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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
オフィスの電話やFAXをひかり電話に切り替えることを検討中の企業は多いでしょう。高速インターネット通信を併せて利用でき、通話品質も良好で料金面でもメリットの大きいひかり電話は、ビジネス利用を考えても魅力的です。
そこでこの記事では、ひかり電話でFAXや複合機を使うことは可能かご説明しつつ、オフィス利用におすすめのFAXサービスについてもご紹介します。これから利用する電話やFAXを検討中の企業様は、ぜひご参考にしてください。
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目次[非表示]
ひかり電話でFAX・複合機は使えるのか？
まず、ひかり電話でFAXやFAX複合機を利用できるのかどうかについてご説明します。
ひかり電話とは？
ひかり電話とは電話サービスの1つで、インターネット光回線を利用して通話サービスを提供しています。NTTの「フレッツ光ネクスト」などが代表的なサービスとして知られており、近年はビジネス用の電話にも広く利用されるようになりました。
固定電話と比較して通話料金が安いというメリットで有名ですが、音声など通話品質の良好さ、配線工事の手軽さなど他にも多くの利点があります。ひかり電話は個人利用・ビジネス利用のいずれにおいても、とても人気のあるサービスといえます。
ひかり電話回線でFAXの利用は可能か？
近年急速に普及しているひかり電話ですが、このひかり電話で従来のFAX複合機をそのまま使用することはできるのでしょうか。
ひかり電話のサービスでは、基本的にG3規格でのFAX通信が可能であることを公表しています。なお、G3規格とは一般的なアナログ電話回線を使ってFAX通信を行うための通信規格を指します。このことから、ひかり電話でもFAXを使えることは使えると分かりますが、「基本的に」と但し書きしていることにも意味があります。
次の項目では、ひかり電話でFAXを利用する場合の注意事項をご説明します。
ただし従来のFAX複合機がひかり電話で正しく動作するとは限らない
FAX複合機のメーカーによっては、ひかり電話に接続しての利用は可能と明記しつつ、「通信エラーが増える可能性がある」と注記を加えていることがあります。
基本的に、FAX複合機はNTTのアナログ回線に接続して使用することを想定した設計がされています。このため、ひかり電話をはじめとするIP電話回線に接続しての利用も可能とはされていますが、メーカーによっては正式な動作保証はされていないのです。
次の項目では、ひかり電話でFAX複合機を使用する場合の動作がなぜ保証されないのかについて、ご説明します。
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ひかり電話回線でFAXが正しく動作しない原因は？
インターネット回線は固定電話回線と異なり、回線状況によって通信品質が変化することが想定できます。特に混雑などで回線状況が悪化した場合、エコー、遅延、パケットロスなどが発生する可能性もあるでしょう。そのような状況下では、FAXを送受信しても通信エラーが発生してしまうことがあります。
この可能性が払拭できない以上、機器メーカーもひかり電話でのFAX利用について動作保証をすることができないのです。
「スーパーG3規格」のFAXはひかり電話回線では注意！
「スーパーG3」というFAX通信規格がありますが、ひかり電話ではスーパーG3規格では利用できない場合があるため注意が必要です。場合によっては「スーパーG3モードの場合、通信環境によりご利用いただけない場合がある」と明記していることもあるので、事業社・メーカーに確認しましょう。
ちなみにスーパーG3規格とは、G3規格の通信速度を高速化したものです。具体的には、G3規格の速度である14.4kbpsと比較し、33.6kbpsにまで高速化されています。実におよそ2.3倍も速い通信が可能となっているのです。G3規格でA4用紙1枚をFAX送信した場合、約30秒かかります。それに対しスーパーG3規格では、A4用紙1枚当たり3～10秒ほどで送信できてしまいます。
ひかり電話でFAX通信を行う際は、音声をいったんデジタルデータに変換して送信を行っています。通信速度の速い規格でこれを利用すると、音声をデジタルデータに変換する処理が追いつかなくなることで、通信エラーが増える可能性が想定されるのです。
「G4規格」のFAXは2024年以降利用できない
FAXの通信規格には、G3とスーパーG3の他に「G4規格」もあります。これはISDN回線のデータ通信モードに対応した通信規格のため、アナログ回線向けの規格とは通信方式がまったく異なります。
また、ISDN回線のデータ通信モードは2024年に廃止が予定されています。G4規格のFAX通信自体が、2024年をもって利用できなくなると考えて良いでしょう。
ちなみに、G4規格対応のFAX機器のなかにはG3規格にも対応可能なものがあります。それらの場合はISDN回線廃止後も、G3規格に切り替えて利用が可能です。一方で、G4規格にしか対応していないFAX機器は、2024年のISDN廃止を契機に他の規格に対応する機器に入れ替える必要があるため注意しましょう。
ひかり電話で従来どおりFAXを使用できれば理想的ですが、エラーが増える可能性を想定するとビジネス利用には厳しいと考える方が多いと思います。
「エラーが少なく安定した通信でFAXの送受信を行いたい」
「しかし、通話料金や基本料金の節約を考えるとひかり電話は魅力的」
このように、対照的なご要望を同時にお持ちの方も少なくないでしょう。また同時に、事務作業が煩雑になりがちで、テレワークや在宅勤務にも向かないFAX業務の効率化を進めたいともお考えかもしれません。
安定したFAX通信を維持しつつ、通話品質や料金面におけるひかり電話のメリットを生かすために、何か良い方法はないのでしょうか。
次の見出しでは、FAXの安定性とひかり電話のメリットが同時に生かせるおすすめの方法をご提案します。
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FAXを安定的に送りたいなら、ひかり電話より固定電話がいい？
先にご紹介したとおり、従来のFAX機器はひかり電話での動作保証がされていません。通信エラーの頻発などで相手先に迷惑をかける可能性を考えると、FAXをひかり電話で使用することには慎重になる企業が多いと思われます。
そうなると、通話やインターネットにはひかり電話で対応し、FAX用に固定電話回線を残しておくという選択肢が現実的になってくるかもしれません。
しかし、固定電話回線にただ接続して今までどおり紙のFAXを利用し続けることは、業務効率化という意味ではマイナスとなってしまいます。たとえばテレワークを推進しても、FAXを確認するため担当者の定期的な出勤がやめられないという事態も想定できます。また、他の業務でペーパーレス化を進めていても、FAXだけは依然として紙に頼らざるを得ない状況も考えられるでしょう。
通話とインターネットをひかり電話に切り替えてコスト削減を図り、FAX用に固定電話回線も残すのであれば、この機会にFAX業務の大幅な効率化を検討してはいかがでしょうか。
固定電話でのFAX業務を効率化する方法は？
ひかり電話は通話にかかる費用を安く抑えられ、インターネット回線を利用できるため、ビジネス用にも適した通信手段として人気が高まっています。
しかし、FAXをひかり電話で利用するにはまだまだリスクがともなう現状において、固定電話回線を完全になくしてしまうことは現実的ではないと思われます。
また、テレワークや在宅勤務に従事する社員も増えている昨今、紙のFAXを使い続けることにはお悩みが増えるばかりという方も少なくないでしょう。しかし、固定電話回線でのFAX利用には、停電や大規模回線障害などのリスクに強いという利点もあります。
これらを考慮すると、いま現実的にメリットの多い選択肢としては、通話をひかり電話へ徐々に移行しながら、FAXの送受信用に固定電話回線も残しておく形でしょう。
そこで次の項目では、固定電話回線を残して複合機によるFAX利用を継続しながら、FAX業務をぐんと効率化させられる方法についてご紹介します。
おすすめはクラウドFAX「FNX e-受信FAXサービス」
ひかり電話を取り入れてコスト面での効率化を図りつつ、FAXは廃止できないので固定電話回線を残すことで対応するのが、現実的な手段であると分かりました。
しかし、業務効率化や働き方改革、感染症予防が叫ばれている昨今において、紙のFAXは非効率な手法となりつつあります。紙のFAX業務を効率化するために有効な方法としては「インターネットFAX（クラウドFAX）」の導入が挙げられるでしょう。
インターネットFAXなら、インターネットに接続されたパソコンでデータ化された受信FAXが確認でき、送受信や返信もデータのやり取りだけで行えます。受信した大量のFAXデータから紙出力したいものだけを厳選できますから、社内におけるペーパーレス化にも大きく貢献できるでしょう。
しかし一般的なインターネットFAXにはデメリットもあり、その代表的なものとして「FAX番号を従来のものから変更しなければならない」「IP電話でFAXを使う場合、新しいFAX番号が050で始まるものになってしまい、一般の市外局番を使えない」などがあります。
もし可能であれば、050から始まる番号ではなく、またFAX番号を変えたりすることなく、現在の環境のままインターネットFAXが使えれば理想的ではないでしょうか。
FNX e-受信FAXサービスとは？
ネクスウェイがご提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX番号を変更しなくても導入が可能なインターネットFAXサービスです。
クラウド型FAXサービスながら、通信には既存のFAX回線を用いるため、安定性が確保できます。既存のFAX回線に貸与する専用アダプタを設置するだけなので、設置も簡単です。
また、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるため、取引先への番号変更通知などの工数は不要です。相手先に負担をかけずに運用開始できます。
さらに、受信したFAXの自動仕分けや文字・スタンプ入力などの便利機能も標準搭載しているので、現状のFAX業務の効率化も可能です。
FAX通信の安定性を確保しつつ、業務効率化もしたいという方におすすめです。
まとめ
コスト削減や通話品質の確保から、ビジネスフォンをひかり電話に切り替えたいというお客様は多いと思います。そのようななかでFAXをどうすべきかについて解説しました。特に、ペーパーレス化の推進や働き方改革に対応するため、これからのFAX業務をどうすべきかは重要な懸案になるかと思います。取引先との事情などを鑑みて、今後もFAXをなくすことはできないという企業も多いのではないでしょうか。
ネクスウェイでは、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるクラウド型FAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」をご提供しています。通信には既存のFAX回線を用いるため、安定性が確保できます。また、今使用中のFAX番号をそのまま使用できるため、取引先への番号変更通知などの工数は不要です。
FAXの安定性を確保しつつ、業務効率化をしたいとお考えでしたら、お気軽にご相談ください。
