【個人・法人向け】デスクワークを効率化するコツは？おすすめのツールもご紹介！

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デスクワークにあたっている方にとって、繁忙時の作業の煩雑さは大きな悩みの種でしょう。なんとか生産性を向上させたいと、業務をどう効率化すべきか検討を重ねている方も多いと思います。

業務効率化に役立つツールは、非常に多く展開されており、さまざまな選択肢があります。しかし、自分たちの業務に何を取り入れれば良いのか分からず、困っている方もいるのではないでしょうか。

今回は、デスクワーク業務を効率化するポイントを、個人向け・チーム向けに分けて解説し、さらに、バックオフィス業務の効率化に最適な各種ツールをご紹介します。デスクワーク業務を効率化し、より働きやすい職場にしたいとお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

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【個人向け】デスクワークを効率化する4つのポイント

デスクワーク業務には、個人で行う作業とチーム単位で行う作業があります。ここでは、おもに個人で行う作業で業務効率化を図るためのポイントを4つご紹介します。

デスクなど作業環境を整える

デスクワークは机の上がおもな作業場ですから、デスクワークを効率化するにはデスクやその周辺を整理整頓したり、使いやすい備品をそろえたりすることが大切です。

デスク周りが乱雑になっていたり、必要な書類や道具を取り出しにくかったりすると、スピーディに作業できないだけでなく、作業開始までに手間取り、時間をロスしてしまいます。デスクとその周辺が効率よく使える状態に整えられていると、さまざまな作業もすばやく行えるようになるでしょう。

デスク環境を整備する際は、机とその周辺だけでなく、パソコンのデスクトップやフォルダ管理まで含めて行うことをおすすめします。データは使用頻度の高いものから順に並べたり、要らなくなったものはアーカイブしてパソコンにいつまでも残さないようにしたり、整理整頓するといいでしょう。データによっては、更新時期や業務内容、取引先などを基準に分類しておく方法もあります。またよく使用するデータは、できるだけ見つけやすい場所で管理するようにしましょう。

タスクを管理する

タスク（やるべき作業）に適正な優先順位を付けて管理することも、業務の効率化において欠かせないポイントです。部署やチーム単位で、ある程度タスクの管理は行われていることが多いと思いますが、個人でやるべきことにも常時タスク管理の要領で整理しておくとよいでしょう。優先して取り掛かるべき作業がひと目で分かり、すぐに取りかかれます。

具体的なタスク管理の手順ですが、まず現状抱えているタスクの名称や内容、完了までの期限を書き記しておきます。個人単位でタスク管理をする場合、タスク完了までの時間や日数を予測して記載しておいても良いでしょう。日々それらのタスクを確認すれば、いま行うべきなのがどの作業で、どれくらいの進捗を意識して取り組むと良いかひと目で分かります。

作業の重要度を確認する

日々行うべき作業を重要度の順に分類し、取り組み方に生かすことも業務効率化において重要です。たとえば期日のある社外向けプレゼン資料の作成業務と、社内向けの議事録作成業務であれば、あきらかに社外向け資料の作成の優先度が高いことが分かります。

また、書類のファイリングやメールチェックといった毎日の定型的な業務は、何時から実施するなど自分のルールを決めて、その時間内にまとめて行いましょう。それらの業務についても、重要度を加味して優先順位を設けておきます。その上で時間配分をすると、効率的になるだけでなく、時間や手間のロスを減らせます。

もちろん、優先度が高いと思われる作業が複数ある場合であっても、期日の有無などで優先順位を付けて取り組むことがおすすめです。

ショートカットキーを活用する

デスクワークでは、パソコンを使用する業務が多くを占めます。文書や表のデータ作成の機会も多いでしょうから、入力作業の手間は極力減らしたいものです。そこで、キーボード入力で使える「ショートカットキー」を覚えておくことがおすすめです。

ショートカットキーがうまく使えるだけで、入力作業の時間を大幅な短縮が期待できます。資料の作成でWord、Excel、PowerPointなどのOffice系ツールを使用する場合は、ショートカットキーを覚えておくと特に有用でしょう。「戻る」「やり直し」「コピー」「ペースト」など、単純な操作だけでもひと通り身につけておくことで、作業効率があがります。

【社内・チーム向け】デスクワークを効率化する5つのポイント

デスクワーク業務は個人単位で行うもののほか、組織単位で同一の作業を行っている場合もあります。ここでは、社内単位・チーム単位で行えるデスクワーク効率化のポイントを5つご紹介します

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業務フローを見直し、効率化できる箇所を洗い出す

組織内で行うデスクワークについて、既存の業務フローに則って行っているケースも多いと思います。しかし、細かな仕事の内容や作業の優先順位は状況に応じて変化しているものです。現状に即して既存の業務フローを見直し、効率的ではなくなった箇所を洗い出して修正を行うことも重要でしょう。

業務フローとは、その部署やチーム内で日次の業務をどのような流れで、またどういった作業を行っているかを明確化してまとめたものです。このため、業務フローの見直しを行った際には、それに即して業務マニュアルを見直して修正することも忘れずに行いましょう。

いつまでも過去の業務フローのまま作業を続けていると、現状と既存フローとの整合性が失われ、作業効率に影響する可能性があります。現在のフローに非効率な点が見つかったら、各従業員が見直しを提案できる状況を作っておくことも大切です。

業務の振り分けを見直す

各作業を担当する従業員には、向き・不向きや得意分野・苦手分野があります。このため、担当者によって特定の作業に要する時間や成果物のクオリティに違いが出ることは仕方ありません。しかし、担当者が不得意であると分かっている作業をそのまま任せ続けることは、生産性にも従業員本人にとっても良いこととはいえないでしょう。

現在行っている作業の担当者の見直しも、業務効率化においてプラスとなることがあります。各従業員の性格やスキル、勤務態度や経験などに合わせ、現在の業務の振り分けについて適切かどうか再度検討することも有用となり得ます。

デスクワークには定型的な作業も多く含まれますが、だからといってどんな担当者に任せても簡単にできるというものではないでしょう。単調な作業が特に不得意で、長続きしないという方もいると思われます。社内では専門性の高い作業を重点的に担当し、定型的な作業についてはアウトソーシングして外部に一任するという方法をとることも可能です。自社に適した業務の振り分けを検討し、効率的なデスクワークにつなげるとよいでしょう。

マニュアルを作成する

先の業務フローの項目でも触れましたが、自社のデスクワーク部門で業務マニュアルは作成されているでしょうか。もしまだないようであれば、新たにマニュアルを設けることで現状の業務効率を更に向上させられる可能性があります。

作業手順や業務におけるルールも、マニュアルを設けて1つの資料とすることで、業務を効率的に行えるでしょう。

マニュアルを作成する際は、作業の担当者が業務内容を容易に理解できることを最優先に意識して作成にあたりましょう。マニュアルそのものが読みやすく作られていると、多くの担当者が早期に内容を理解できます。

マニュアルを作成する際は、単に担当者に覚えてほしいことを書くことだけに終始しないことが大切です。できるだけ多くの人がすばやく理解できるよう、文言だけでなく画像や表を取り入れるなどし、見やすく読みやすい内容を心がけましょう。

マニュアルを作成するタイミングとしては、新システムや新たな備品の導入時、あるいは新入社員の入社時期などを意識して計画することがおすすめです。たとえば新入社員が大勢配属されてきたのに、すぐマニュアルを確認できないという状況を招いてしまうとその後の業務効率に大きく影響します。活用を開始したいタイミングから逆算し、計画的にマニュアルを作成しましょう。

事務作業を自動化する

慢性的な人手不足が指摘され、将来的にもその状況が続く見通しとされている昨今において、事務作業などバックオフィス業務の一部を自動化する動きが進んでいます。

事務作業のなかには、定型業務かつ繁忙時には膨大な仕事量となってしまうものも少なくありません。また、業務そのものやトラブル時の対応などが特定の担当者に任せきりになり、属人化してしまっているケースもあるでしょう。それらの作業は何らかの理由で担当者不在となった場合、業務の遅延や停止を招くリスクがあります。

上記のような属人化の状況がある場合、ツールなどを活用して自動化することも1つの手です。もちろんすべての作業を自動化するのではなく、まずは小規模単位で限定的にスタートするとよいでしょう。業務効率化を実現できるとともに、属人化の解消も期待できます。

ツールを活用する

自動化の項目でも触れましたが、デスクワークによる事務作業にはITツールとの親和性が高いものがあります。

業務効率化を支援してくれるITツールにはさまざまなものがあり、非常に幅広い選択肢があります。のちほど詳しくご紹介しますが、ビジネス向けチャットなどのコミュニケーションツール、クラウドに膨大な分量の文書データなどを保存できるオンラインストレージなど多種多様です。

それらのなかから、自社の課題を見直して解決につなげられるツールを導入することがおすすめです。たとえば、昨今の情勢を踏まえてテレワークを拡大し、遠隔地の従業員と会議などを行う機会が増えたなら、会議機能を備えたコミュニケーションツールの導入が適しているでしょう。大量の紙の書類のファイリングや保管に限界を感じているなら、オンラインストレージを備えたデータ管理用のツールが必要になるかもしれません。

そこで次の項目では、煩雑になりがちなデスクワーク業務を効率化するためにおすすめのビジネスツールを5つご紹介します。単調な事務作業に多くの時間を割いてしまっており、もっと従業員をコア業務に集中させたいとお悩みの方は、ぜひご覧ください。

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デスクワークの効率化におすすめのツール5選

デスクワークで主に行われている事務系の作業を効率化できるツールは、さまざまなニーズに応じて多数展開されています。現状の課題や困りごとを洗い出し、改善・解消に必要なツールを選定しましょう。

ビジネスチャット

チャットツールというと個人間連絡に用いるイメージも強いのですが、近年はビジネスでの活用に特化されたチャットツールも複数あります。

相手先にすぐメッセージを送ることができ、慣例的な挨拶を挟む必要もないため、文書作成や確認にかかる手間や時間を短縮することが可能です。

一般向けのチャットツールがビジネスで用いられていることもありますが、これから選定するならビジネス利用に向けて設計された専用のチャットツールがおすすめです。テレワーク従業員とのコミュニケーションの機会も増えている昨今、連絡に必要な作業の効率化とスムーズな意思疎通を実現できるでしょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上の仮想ストレージ（クラウドストレージ）に自社で作成したデータを保存できるツールです。紙の文書で管理していた書類をデータにすることで用紙の削減を実現でき、保管場所にかかるコストや目的の書類を探す手間も省くことができます。また、インターネットに接続されたパソコンさえあれば日時や場所に関係なくデータを保存したり確認したりできます。

代表的なオンラインストレージには、Google社の「Googleドライブ」、マイクロソフト社の「Microsoft OneDrive」、DropBox社の「DropBox」などがあげられます。

オンラインストレージは、普及しつつあるテレワークや社内のペーパーレス化に役立つだけではありません。データの保管場所がクラウド上となるため、自社でサーバーを設けて管理する必要がなく、サーバーの維持管理にかかる手間や設備など、コストの削減も期待できるでしょう。

またオンラインストレージを利用することで、従業員間でデータを同期しながら作成・編集を行えるメリットもあります。たとえば何名かのメンバーでプロジェクトを実行していて、複数名で同一のデータを共有する機会があるとします。その場合、ローカルに保存したファイルを共同編集していると、他のメンバーが編集中で作業が止まってしまうこともあるでしょう。オンラインストレージに保存したデータは、複数のメンバーで同時に作成・編集を行えます。

先にご紹介した代表的なオンラインストレージサービスは、基本的にはどなたでも無料で利用が可能です。しかし、無料版は容量制限などがあるため、ビジネス利用の場合は有料版を利用することがおすすめです。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクトやタスクを分かりやすく見える化し、それらの管理を支援するツールです。各種作業をメンバーに振り分けた上で、それらの進捗状況などをツールによって一元管理するため、進捗をメンバーへ都度確認する手間が省けます。タスク実行のタイミングや進捗状況を通知してくれる機能を備えたものもあり、処理・作業漏れを防げるでしょう。

またプロジェクトやタスクを可視化して管理できれば、行う作業に優先順位を付けやすくなります。業務の振り分け状況もすぐに分かるため、状況に合わせた担当者の追加や交代も行いやすくなるでしょう。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取って略した呼び名で、デスクワーク系の定型的な事務作業が自動化できる技術を指します。単純作業をソフトウェアロボットにより実行するため、大量の作業をすばやく正確に行ってくれます。

担当者を問わず、必ず行う必要のある単純作業であれば、RPAに一任することも1つの手でしょう。取り入れ方次第では、業務をかなり効率化できるかもしれません。

とはいえ、RPAにも得意な作業とそうでない作業があります。例えば、個別ルールやその場で判断が必要な「非定型的」な業務は、ロボットが必要な作業と不要な作業を自ら仕分けして判断することができないため、不得手といえるでしょう。このため、導入に際しては慎重に検討し、確実にメリットを得られる作業に関してのみ取り入れることが大切です。

FAX電子化サービス

日々の事務作業のなかでFAXによる連絡や受発注が多くを占めている場合、FAX業務の電子化によって大幅な業務効率化を実現できることがあります。

紙のFAX業務に負担を感じていても、相手先が同様に紙のFAXを使っているなどの理由でなかなか廃止できないという方も多いと思います。そのようなお悩みの解決策として、FAX電子化サービスを取り入れることがおすすめです。

FAX用紙やトナーにかかる費用を削減できるほか、受信したFAX文書はクラウドに保存されるため、書類の保管スペースや管理の手間を要しません。また、書類の電子化やペーパーレス化を急激に押し進めることに不安がある場合も、「まずはFAXから」とスモールスタートからピンポイントに始められます。

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デスクワーク業務を効率化したくても、どこから手を付けてよいか見当がつかないとお困りの方もいると思います。もし取引先との受発注などに紙のFAXをお使いであれば、FAX業務の電子化から始めてみてはいかがでしょうか。

FAX電子化サービスとは？

FAX電子化サービスとは、紙で運用していたFAXをデータの形で送受信できるサービスです。「クラウドFAX」「インターネットFAX」などの別名でも呼ばれることがあります。

FAX電子化サービスの大きな特徴は、パソコンのWEBブラウザ上でFAXの送受信や確認、返信などを行える点です。FAX文書をインターネット上で管理できるため、パソコンとインターネットに接続できる環境があれば、場所に関係なくFAX業務を行えます。

またすべての通信内容はクラウドに自動保存され、紙への印刷の有無は受信者が決められます。

FAX電子化サービスのメリット

FAX電子化サービスを利用することで、さまざまなメリットが得られます。

一番大きなメリットは紙FAXに関わる業務を効率化できる点です。届いたFAXを仕分ける、手書きで文字を書く、複合機に移動して返信する、といった一連の業務がパソコンの前ですべて完結するため、業務効率化につながります。また、大量のFAX文書をキャビネットや倉庫に保管する必要がなくなり、過去のFAXは検索機能ですぐに探すことができます。これまでのように都度書類の保管庫に行き、長時間かけて目的の1通を探すというような手間は必要ありません。

さらに、すべてのFAXをクラウド上で保管するため、各FAXの進捗状況や滞っている担当者がいないかなどがひと目で分かり、マネジメントのしやすさにもつながります。

また、紙のFAXを確認するには担当者が複合機にある場所にいる必要がありましたが、FAX電子化サービスを利用すればどこにいてもFAXの確認や返信が行えます。このため、従来は難しかったFAXに関わる業務担当者のテレワーク化も可能になります。

まとめ

テレワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークは、アフターコロナの社会において有用な働き方となっていくことが期待されています。

企業でハイブリッドワークを取り入れる際は、オフィス環境の見直しやITツールの整備などを適宜行い、リスクを抑えながらスムーズな移行を図りましょう。各種アナログ業務の一部電子化も必須となりますが、外部との連絡に使用するものはできるだけ相手先に負担をかけず電子化したいとお考えではないでしょうか。特にFAXについては、相手先が紙のFAXを使っている状況で勝手に電子化してよいものかとお悩みかもしれません。

ネクスウェイでは、既存の番号を変えずにFAXを電子化できるツール「FNX e-受信FAXサービス」をご提供しています。小規模スタートからFAXの電子化やペーパーレス化を実現できますので、IT環境整備に際してFAX業務の処遇にお困りの方はぜひお問い合わせください。

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