ハイブリッドワークとは？テレワークとの違い、導入方法を紹介

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

2010年代半ば頃からの働き方改革推進、そして2020年からのコロナ禍にともない、固定オフィスへの出社をともなわない働き方「テレワーク（リモートワーク）」が一般化しつつあります。従来はオフィスへ通勤して働くことが当たり前でしたが、近年は在宅勤務やサテライトオフィスへの出社が珍しくなくなりました。

柔軟な働き方が提案されるなか、「ハイブリッドワーク」という勤務形態について耳にしたことのある方もいると思います。ハイブリッドワークとはどのような勤務スタイルで、現在普及が進んでいるテレワークなどと異なる点はあるのでしょうか。

この記事ではハイブリッドワークの概要をご説明し、そのメリットや導入の注意点、ハイブリッドワーク導入におすすめのツールなどをご紹介します。

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ハイブリッドワークとは？

ハイブリッドワークとは、毎日固定のオフィスへ出社して働く「オフィスワーク」と、勤務場所を問わず在宅や外出先で仕事をする「テレワーク」の両者を組み合わせた働き方を指す言葉です。

働き方改革やコロナ禍における働き方の多様化にともない、テレワークを取り入れる企業が急増しています。しかし、すべての勤務日にテレワーク従事するのではなく、日によってオフィスに出社したりテレワークに就いたりする、より柔軟な働き方を導入する企業もあります。そのような働き方を、ハイブリッドワークと呼びます。

テレワークとオフィスワークのいずれかに限定せず、出社したりしなかったりするハイブリッドワークの普及で、より働き方の選択肢が広がったといえるでしょう。

ハイブリッドワークにおける働き方は、企業や各部署内の規定や仕事内容などによってさまざまです。「週の2日は在宅勤務で、残りの3日をオフィス出勤とする」働き方もあれば、「週に1日のみオフィスへ出勤し、他の曜日はテレワーク」といった働き方もあります。

ハイブリッドワークとテレワークの違いとは？

テレワークとは、固定のオフィス以外の場所で働く勤務スタイルを指します。それに対しハイブリッドワークは、テレワークと固定オフィスでの勤務を日によって組み合わせる勤務スタイルです。つねにオフィス以外の所で働くテレワークに対し、オフィスへの出勤も日によって取り入れる働き方がハイブリッドワークと考えるとよいでしょう。

・テレワーク：常に自宅やコワーキングスペース、サテライトオフィスなど自社オフィス以外の場所で勤務するスタイル

・ハイブリッドワーク：ある日はテレワークに従事し、別の日は自社オフィスへ出勤するなど、日によってテレワークとオフィスワークを選択する勤務スタイル

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コロナ禍以降のハイブリッドワークの必要性

社会が2020年からのコロナ禍を経験し、大勢の人が1箇所に集まる働き方には感染症予防の観点で大きな課題があると分かりました。オフィスに集まらずに仕事をする、テレワークの導入が各企業で急速に進みましたが、テレワークにはテレワークの課題があることも明らかになりつつあります。

感染症対策にはテレワークが有効ですが、オフィスに出勤して業務にあたるメリットも生かせないかと考えた結果、注目されるようになったのがハイブリッドワークです。

ハイブリッドワークは変化する社会情勢への対応だけにとどまらず、従業員それぞれの状況にあった働き方の実現にもなり得るのです。

コロナ禍の将来的な収束を見据えたとき、テレワークが一切必要なくなるかというと、そうではないでしょう。コロナ禍収束後にもテレワーク従事を続けつつ、オフィスに出勤して働くスタイルも並行したいと考えている企業は多いのではないでしょうか。

そこで、1人の従業員がテレワークにもオフィスワークにも日替わりの形で従事できる、ハイブリッドワークへの注目度が高くなっているのです。

テレワークのメリットも、オフィスワークのメリットも生かせる働き方ができれば理想的でしょう。現状におけるその最適な回答が、ハイブリッドワークという働き方といえそうです。

ハイブリッドワークのメリット

テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークは、密集を避ける感染症対策だけにとどまらないメリットを備えています。ここでは、ハイブリッドワークを取り入れることで幅広く得られるメリットについてご紹介します。

多様な働き方の実現

テレワークとオフィスワークのいずれかに勤務スタイルを限定しないハイブリッドワークは、近年本格的に推進されている働き方改革への柔軟な対応ができます。勤務にあたる従業員の状況に合わせ、臨機応変に勤務の形を調整できるためです。

たとえば納期に合わせて動く制作系の業務に就いている方の場合、「制作に集中する期間として週4日テレワークに従事し、残りの1日は会議や事務作業のためオフィスに出勤」など、業務でやるべきことの内容やペースに合わせて働き方の設計ができます。

また、在宅介護と仕事を両立させたい従業員の場合も、「週3日は在宅勤務にあたり、残りの2日は要介護の家族をデイサービスへ預けてオフィス勤務」などの対応が可能です。

従業員の生産性の向上

ハイブリッドワークは従業員の働きやすさに貢献するだけでなく、1人ひとりの生産性向上にも寄与できる可能性があります。

1人の従業員が任されている業務の内容はさまざまで、オフィスワークに向いている作業もあれば、テレワークに向いているものもあります。会議などを繰り返して進める企画や広報といった業務ならオフィスワークが向きますし、個人で完結できる制作業務や定型的な情報処理業務などはテレワークで進められます。もし両者を兼ねた仕事に就いている方の場合、ハイブリッドワークで働き方の使い分けが可能となり、生産性向上が期待できるでしょう。

介護や育児と、仕事を両立したい方の場合も同様です。従業員の事情や状況に合わせて出勤する・しないを決められることで制約を減らし、生産性維持の実現につなげられます。

多様な人材の確保

ハイブリッドワークを取り入れることで、オフィスワークに限定した働き方では採用が難しかったさまざまな人材の確保も期待できます。毎日出勤することが難しい遠方の方や育児・介護にあたる方、シニアの方や障害のある方など、優秀かつ多彩な人材の雇用が可能になるでしょう。これは多様な人材の採用による企業の活性化にとどまらず、今後慢性的に続いていくといわれる人手不足問題の解決策ともなり得ます。

テレワークならではのコミュニケーション問題の解決

テレワークにおける問題点として、従業員間のコミュニケーション欠如をあげる方は多いと思います。会議やミーティングでも対面で話せず認識の行き違いが生じたり、相談したいタイミングを逸してしまったりした経験のある方もいるでしょう。

職場を完全にテレワーク化するのではなく、ハイブリッドワークを取り入れて従業員同士が対面する機会を設けることで、これらの問題への対策が可能です。定期的に顔を合わせて話し合える機会を設け、コミュニケーションにおける認識の齟齬を防止できるでしょう。

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ハイブリッドワークを導入する上での注意点

企業にも従業員にも多くのメリットがあるハイブリッドワークですが、導入する際に意識しておきたい注意点もいくつかあります。企業が新たにハイブリッドワークを導入する際は、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。

コミュニケーション方法の見直し

ハイブリッドワークを取り入れると、その日によってテレワークの従業員とオフィスワークの従業員が異なるため、必ずしも全員が対面の機会を得られるとは限りません。情報の共有が不十分になりミスなどを招かないよう、テレワークとオフィスワークを問わずにコミュニケーションを取れる手段を設けるとよいでしょう。

定期的に集合する機会を意識して設けることや、グループウェアなどのビジネスコミュニケーションツールを取り入れるなど、円滑な意思疎通のための工夫を行いましょう。

セキュリティ環境の整備

オフィス以外の場所で働く機会のあるハイブリッドワークでは、情報の外部流出などセキュリティ面でのリスク不安も大きくなります。重要情報が入った書類や端末の遺失・盗難、公共の場での盗み見やサイバー攻撃による被害なども懸念されるでしょう。

特に個人情報や社外秘の重要事項が漏えいすると、企業単位で甚大な損害を負う可能性があります。このため、ハイブリッドワークを取り入れる際は適正なセキュリティ対策を整備することも重要です。

ITリテラシー格差のフォロー

オフィスワークをする人と、テレワークをする人がコミュニケーションや情報共有を行う手段が欠かせないハイブリッドワーク。それだけに、さまざまなITツールを取り入れて活用することは必須となるでしょう。

ここで生じる課題として、従業員個々のITリテラシーの問題が挙げられます。ITに関する知識や専門性の高い従業員と、そうでない従業員がいることは仕方ありません。しかし、何の対策も行わず放置していると、両者の間に生産性などにおける格差が生じてしまいます。

ITツールを取り入れる場合、各従業員のITリテラシーを平準化するために適切なフォローを必ず行いましょう。

出社している・していないで情報格差が出ないようにする

出社する従業員とテレワーク従業員とでは、情報の共有状況に差が生まれてしまいがちです。たとえば、オフィスで行われた会議で重要事項の伝達を受ける機会があった場合、どうしてもテレワーク従業員の耳に入るまでに時間差が生まれます。伝達がスムーズにいかないと、テレワーク従業員に情報が伝わるまで長い時間を要する可能性もあるでしょう。このような状況が頻発すると、情報格差によってチームの連携がうまく取れなくなる可能性もあります。

情報格差の回避には、出社状況を問わずスムーズに情報が共有されるよう、適した対策をとることが重要です。たとえば、オフィスでの会議にテレワーク従業員のオンライン参加を促したり、会議終了後すぐ会議の動画をテレワーク従業員へ共有したりするなどの手段が有用でしょう。

ハイブリッドワークの導入方法

働き方改革や感染症対策に有効なハイブリッドワークですが、それ以外のさまざまなメリットも得られると分かりました。企業によって完全なテレワーク化は難しくても、ハイブリッドワークなら導入できるのではとお考えかもしれません。

ここでは、ハイブリッドワークを新たに導入する際の主な手順をご紹介します。

ハイブリッドワークに対応できる環境を整備する

従来のオフィスワークやテレワークからハイブリッドワークへスムーズに移行するには、それに合わせたオフィスの環境整備も大切になります。

オフィスワークでのオフィス環境は、各従業員の座席を固定したレイアウトが主流だったと思います。これをハイブリッドワーク化するにあたり、固定席制をやめるか削減することで「フリーアドレス制」を導入することがおすすめです。

フリーアドレスとは、オフィスに各従業員の固定座席を設けず、その日の業務に合わせてどの席に着いてもよいとすることを指します。働く席を状況に応じて柔軟に選ぶことを可能にすれば、ワークスペースの無駄を省くことにもつながるでしょう。

狭かったオフィスに空きができ、休憩所や会議スペースが生まれれば、よりオフィスを多彩に活用できます。こういった工夫は業務効率の向上にもつながり、生産性を高めることも期待できるでしょう。もしテレワーク従業員とのオンライン会議を行う機会が増えるなら、個室型の会議スペースを設置することもおすすめです。

IT環境を整備する

ハイブリッドワークを取り入れるには、オフィスワークと変わりない情報共有やコミュニケーションを実現するため、IT環境を整えることも欠かせません。

オフィスのPCをテレワーク用にも活用できるよう持ち帰りを可能にしたり、オンライン会議やチャットに活用できるグループウェアなどのツールを設けたりしましょう。煩雑になりがちなテレワーク従業員の勤怠管理のために、適した勤怠管理システムの導入も必要になります。

また、一部従業員のテレワーク従事に際しては、セキュリティ面の課題がともないます。社内システムや内部情報をリスクに晒さないよう、コンピュータウイルス感染や不正アクセス防止のための対策を完備しましょう。このほか、ログイン時の二段階認証を取り入れたり、従業員のITリテラシーを高めるため社員教育を実施したりするなどの取り組みも重要です。

業務連絡に、紙のFAXを使用している企業も少なくないでしょう。紙のFAXはオフィスにいる人しか確認できないため、情報共有がスムーズに行えなくなる可能性があります。それを回避するため、FAXの電子化を行っておくことも大切ではないでしょうか。

社内ルールを整備する

ハイブリッドワークを新規で取り入れる際は、新たに運用ルールを策定することも必要です。企業や従業員の状況に合ったテレワーク日や出社日を決めることはもちろん、持ち出す端末の利用に関するルールも作っておかなければなりません。

従業員用の端末の管理台帳などを作っておくことも有用です。「どの端末をだれがどんな場所で使用するのか」を把握可能にし、使用上の決まり事も必ず設けておきましょう。決まり事の例として、「自宅・オフィス以外で端末を使用しない」「公衆のWi-Fiに端末を接続しない」「OSやセキュリティソフトは必ず最新の状態に保つ」などが挙げられます。

ハイブリッドワークにはFAX電子化ツールの導入がおすすめ！

ハイブリッドワークには各種ITツールが役に立ちますが、どうしても廃止できないアナログ業務への対応にお悩みの方も多いと思います。代表的なアナログ業務の1つとして、先にも少し触れた紙のFAX運用が挙げられるでしょう。

IT環境下でFAXを利用できる「FAX電子化ツール」も、ハイブリッドワーク導入時の環境整備の一環として取り入れてみてはいかがでしょうか。

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FAXを自動で電子化

FAX電子化ツールの導入で、日々紙でやり取りしていたFAXを自動で電子化でき、パソコンで送受信・FAX文書作成・返信・管理を行えます。相手先のFAX使用状況が紙かデータかを問わず、自社単位でFAX業務を電子化できるメリットがあります。

テレワークでもFAX業務が可能

FAX電子化ツールを活用することで、FAX送受信のためにオフィスへ出勤する必要がなくなります。パソコンがあり、インターネット接続さえ行えれば、時間や場所を問わずにFAX業務を行えるため、テレワーク従業員がFAX業務を担当することも可能です。

チーム全体のFAXの処理状況が可視化

FAX電子化ツールは、受信したFAX文書の確認・対応状況、返信の有無なども一元管理できます。FAX文書の処理がどこまで進捗したかを可視化できるため、対応漏れや見落としといったミスの防止につながり、業務効率化にも役立つでしょう。

まとめ

テレワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークは、アフターコロナの社会において有用な働き方となっていくことが期待されています。

企業でハイブリッドワークを取り入れる際は、オフィス環境の見直しやITツールの整備などを適宜行い、リスクを抑えながらスムーズな移行を図りましょう。各種アナログ業務の一部電子化も必須となりますが、外部との連絡に使用するものはできるだけ相手先に負担をかけず電子化したいとお考えではないでしょうか。特にFAXについては、相手先が紙のFAXを使っている状況で勝手に電子化してよいものかとお悩みかもしれません。

ネクスウェイでは、既存の番号を変えずにFAXを電子化できるツール「FNX e-受信FAXサービス」をご提供しています。小規模スタートからFAXの電子化やペーパーレス化を実現できますので、IT環境整備に際してFAX業務の処遇にお困りの方はぜひお問い合わせください。

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