FAXをパソコンで受信するには?|3つの方法とメリット・デメリットを解説

FAXをパソコンで受信するには?|3つの方法とメリット・デメリットを解説


FAXをパソコンで受信する方法をご存知でしょうか?

従来、複合機で受信して紙で出力していたFAXをパソコンで受信することで、FAXがある場所まで移動する手間や、FAXを仕分けし、大量の紙を保管する労力を削減できます。


この記事では、FAXをパソコンで受信する方法を検討している方に向けて、パソコン上でFAXのデータを受信する方法や、おすすめのサービスなどについて解説します。

自社にあったサービスを導入するための参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.FAXをパソコンで受信するには?
  2. 2.PC-FAXを活用する
    1. 2.1.PC-FAXの特徴
    2. 2.2.PC-FAXのメリット
    3. 2.3.PC-FAXのデメリット(注意点)
  3. 3.FAXソフトを利用する
    1. 3.1.FAXソフトの特徴
    2. 3.2.FAXモデムとは
    3. 3.3.FAXソフトのメリット
    4. 3.4.FAXソフトのデメリット(注意点)
  4. 4.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを利用する
    1. 4.1.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの特徴
    2. 4.2.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット
    3. 4.3.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのデメリット(注意点)
  5. 5.電話番号を変えずに使用するには「FNX e-受信FAXサービス」の利用がおすすめ
  6. 6.まとめ



FAXをパソコンで受信するには?


従来から使用されているFAXでは、紙に印刷したものを送信し、受け取る側は複合機で受信して紙に出力するという方法が一般的でした。

しかし、インターネットの普及や技術革新によって、複合機のある場所まで移動しなくても、FAXを受信できる方法があります。

主な受信方法は、PC-FAXやFAXソフト、FAX受信サービスを活用する3つの選択肢から選べます。いずれかの方法を選択すれば、FAXの受信管理を効率よく行えるようになります。

ここからは、それぞれの方法の特徴やメリット・デメリットなどについて解説します。


PC-FAXを活用する


PC-FAXを活用すれば、FAXの送受信をパソコン上で行えるようになります。

ここでは、PC-FAXの特徴やメリット・デメリット、注意点などについて確認しておきましょう。


PC-FAXの特徴


PC-FAXとは、複合機にパソコンを接続し、パソコンの画面からFAXを送受信する方法のことです。連携機能が搭載された複合機を活用すれば、FAXのデータの送受信をパソコンで操作できます。

連携機能を利用できる複合機は多く販売されています。パソコンと複合機を連携する際は、Wi-Fiなどによる無線通信が有効です。これに加え、パソコンや複合機、電話回線を用意しましょう。


PC-FAXのメリット


PC-FAXによる方法を利用すれば、複合機が受信したFAXのデータをパソコンで確認できます。FAXを受信する度に、FAX用紙やトナーを使用する必要がなくなるため、消耗品費や事務費などの経費の削減も可能です。

現在使用中の複合機に連携機能があれば、複合機を新たに買い替える必要はなく、既存の複合機をそのまま利用できます。

複合機の買い替えが必要な場合は、デメリットを参考に、適切な機種を選びましょう。また、受信したFAX文書をメールで転送してくれるなどの機能をもつ機種などもおすすめです。


PC-FAXのデメリット(注意点)


複合機があっても、パソコンとFAXとの間でやり取りが可能なPC-FAX機能が搭載されていなければ利用できません。PC-FAX機能が搭載されている機種への買い替えが必要です。

機器を購入する際は、複合機の機種によってパソコンとの対応機種が決まっているものもあるので、対応機種を必ず確認しておきましょう。

またPC-FAXは、あくまでも電話回線を利用し、FAX機を経由して利用できる受信方法であるため、従来どおり電話代がかかることも注意点です。



FAXソフトを利用する


FAXソフトを活用すれば、FAXを経由せずにパソコン上でFAXのデータの送受信が行えます。

以下では、FAXソフトの主な特徴や、ソフトを導入した場合のメリット・デメリットを解説します。


FAXソフトの特徴


FAXソフトは、パソコンでのFAXの送受信を可能にする方法で、Windowsなどのオペレーションシステム(OS)に標準装備されている機能の1つです。機能が装備されていない場合でも、FAXソフトをパソコンにインストールし、モデムと電話回線をつなぐことで利用できます。

FAXソフトを利用する場合は、パソコンのほか、外付けのモデムや電話回線の3つを用意する必要があります。モデムについては、以下で詳細を解説しているため、モデムを選ぶ際の参考にしてください。


FAXモデムとは


FAXのデータをパソコンでやり取りするためには、パソコンが読み取れるデータへの変換が必要です。FAXモデムは、パソコンでFAXの送受信をスムーズに行えるようにするために必要な変換機器です。

FAXモデムには、内蔵型と外付け型の2種類があります。パソコンに内蔵されていない場合は、外付け型のFAXモデムを購入しましょう。FAXモデムの価格は、2,000円などの比較的安価なタイプから数万円する高額なタイプまでさまざまな種類があります。


FAXソフトのメリット


FAXソフトを利用した場合のメリットは、FAX機や複合機を用意する必要がないことです。これらの機器を設置するスペースを確保する必要もありません。OSの標準機能以外に、有料で提供されているFAXソフトも利用できます。

有料のFAXソフトには、自動返信や迷惑なFAXDMの拒否、メールへの転送、大量の送信先への一斉送信などを行える機能を搭載しているものもあります。FAXの送受信を効率化するなら、上記のような機能をもっている有料のFAXソフトの導入を検討しましょう。


FAXソフトのデメリット(注意点)


FAXソフトは、パソコンの電源がオフになると、FAXを受信できません。FAXの受信をいつでも可能な状態にしておくためには、24時間パソコンの電源をオンにしておく必要があります。

また、FAXソフトを利用する際はモデムが不可欠です。ただし、近年販売されているパソコンにはモデムが内蔵されていないタイプも多いため、外付け型のモデムの購入が必要です。

また、複数のパソコンで利用できるようにするには、すべてのパソコンにインストールする手間もかかります。



インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを利用する


インターネット上でFAXのデータを確認したい場合は、インターネットFAXやクラウド型FAXサービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

以下では、これらのサービスの特徴やメリット・デメリットを解説します。


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの特徴


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは、電話回線やインターネット回線を使用してデータをFAXとして届ける、あるいは、回線で送られてくるFAXを電子データとして受信する外部サービスの総称です。


サービス事業者の提供するインターネット回線を経由する方法と、電話回線を経由してFAX送受信する方法があります。

インターネット回線を用いる場合は、指定のメールアドレスにメールを送信する方法やパソコンのWEBブラウザから送受信する方法があります。受信する際は、あらかじめ割り当てられたFAX番号に受信があった際に、受信したデータをメールで転送や、WEBブラウザで見られるようにする仕組みです。

電話回線を用いる場合は、パソコンのWEBブラウザからクラウドサービスにアクセスし、FAX送信が可能です。また、FAX番号に受信があった場合には、サービス事業者のクラウド上にFAXデータが連携され、WEBブラウザから確認できます。このように、WEBブラウザからFAXの送受信を行えます。

どちらも契約が必要で、月額料金や送受信ごとの通信料などの料金が発生します。


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット


FAXはデータとして受信されるため、紙への印刷の必要はありません。

サービスによっては、発信者に応じた自動仕分け機能、バックアップ機能、テキスト検索機能など、オフィスニーズを意識した機能が搭載されています。


単純にFAXをデータ化するだけでなく、上記のような便利機能を用いれば、既存の業務の効率化も可能になるでしょう。


参考記事:FAX受注業務は改善できる!アナログなFAX業務を改善するためにすべきこととは



また、インターネットに繋がるパソコンさえあれば、オフィスにいなくてもデータを確認できるため、在宅勤務や外出先からFAXの送受信を行いたい場合に有効です。


在宅勤務でもFAX処理を実施|FAX業務のテレワーク化の事例>>>



インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのデメリット(注意点)


サービスによっては、サービス事業者が発行する新しいFAX番号に変更するものもあります。その場合、既存のFAX番号を継続利用することはできず、取引先に変更の連絡をする必要があります。


参考記事:自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスはあくまであくまでFAX送受信に特化したサービスであり、電話やコピー、スキャン、印刷はできません。ただし、複合機などがあればクラウド上の受信データを印刷することはできます。

また、有料サービスを契約した場合、月額料金やFAXの送受信の度にかかる通信料金などの従量課金もあるため、自社の送受信枚数、複合機数などを算出し、適切にサービス事業者から見積もりを取得するといいでしょう。


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電話番号を変えずに使用するには「FNX e-受信FAXサービス」の利用がおすすめ


現在使用中の電話番号を変更するなどの手間を増やしたくない場合は、FNX e-受信FAXサービスを選択するという方法もあります。

FNX e-受信FAXサービスは、既存の電話回線を使用してFAXの受信管理のみをクラウド上で行えるサービスです。


電話番号を変更せずにクラウドFAXを利用できるため、顧客や取引先にFAX番号の変更を周知させる必要がありません。

また、FAXソフトのように、パソコンへのインストールを行うなどの作業も不要です。

発注書や納品書など企業の商取引に関わる帳票は、早く・確実に相手先に送ることが重要です。FNX e-受信FAXサービスは、既存の電話回線を用いてFAX送受信を行うため、インターネット回線に比べて通信の安定性が確保できます。

また、自動仕分けやステータス管理などの機能を活用することで、90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、FAX業務の効率化にもおすすめです。


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まとめ


パソコン上でFAXを受信する方法は、3通りあります。

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスなら、インターネットに繋がるパソコンさえあれば、オフィスにいなくて、在宅勤務や外出先からFAXの送受信が可能です。ただし、既存のFAX番号を変更したくない場合は、既存の電話番号をそのまま使用できるサービスを検討しましょう。


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株式会社ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX番号を変更せずに利用できる受発注業務に特化したサービスです。専用のアダプタを設置するだけで利用できるため、基幹システムの改修やFAX番号の変更などの手間がかかりません。

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