インターネットFAX・クラウド型FAXサービスと複合機はどちらが良い?メリット・デメリットを詳しく解説!

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスと複合機はどちらが良い?メリット・デメリットを詳しく解説!


取引先とのやりとりで、FAXを利用している企業も多いでしょう。しかし、在宅勤務や業務効率化の観点から、従来のFAX業務の効率化を検討している企業も増えています。


この記事では、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスと複合機、どちらを導入すべきか悩んでいる方に、それぞれの概要やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

ぜひ、自社で導入する際の参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.インターネットFAX or 複合機 どちらが良い?
  2. 2.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット・デメリット
    1. 2.1.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは?
    2. 2.2.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット
    3. 2.3.インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのデメリット
  3. 3.複合機のメリット・デメリット
    1. 3.1.複合機とは?
    2. 3.2.複合機のメリット
    3. 3.3.複合機のデメリット
  4. 4.将来性を考えるならインターネットFAX・クラウド型FAXサービスがおすすめ
    1. 4.1.FAX受信クラウドサービス「FNX e-受信FAXサービス」とは
  5. 5.まとめ


インターネットFAX or 複合機 どちらが良い?

企業の現場では、取引先などとのやりとりでFAXを使用しなければいけないケースも多いでしょう。
しかし、在宅勤務などの働き方改革や、震災・災害時のBCP対策、また管理コスト面や利便性といった観点から、クラウドでFAXを管理できる「インターネットFAX・クラウド型FAXサービス」に移行する会社も増えています。

どちらが自社に適しているのか、それぞれの概要やメリット・デメリットなどを比較して検討してみてください。


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット・デメリット


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。詳しく解説します。


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは?


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは、クラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるサービスの総称です。

サービスによって、FAX送受信に①インターネット経由を用いるサービス、②電話回線を用いるサービスがあります。「クラウド型FAXサービス」「インターネットFAX」という言葉の定義はメーカーやサービス提供会社によって異なります。上述の①、②両方のタイプを含める場合や、①だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意が必要です。

①インターネット回線を利用するタイプの場合、専用のWEBブラウザやメール添付でFAX送受信が可能です。サービスによっては、今使っているFAX番号を引き継げず、サービス事業者から発行される新しいFAX番号に変えなければならない場合もあるので注意が必要です。


参考記事:自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題


②既存の電話回線をそのまま使うタイプは今使っているFAX番号を変える必要がないものが多いです。また、FAX送受信にインターネット回線ではなく電話回線を用いるため、通信環境が安定するといわれています。


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット


前述したとおり、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスでは、送受信したFAXデータはクラウド上に保存されます。

そのため、インターネットにつながっているパソコンさえあれば、どこからでも簡単にFAXの内容を確認できます。在宅勤務や外出先からでも確認できるため、時間の有効活用や業務効率化、働き方改革につながるでしょう。


参考記事:ペーパーレスFAXによる働き方改革


また、FAXデータがクラウドサーバー上にデータとして保管されるという性質上、従来のように紙として保管する必要がなくなります。FAXを紙データで保管する場合、内容や取引先ごとに仕分けをしファイリングして、棚へ移動させるなど多くの手間がかかっていました。

しかし、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスではクラウドサーバー上に保管されるため、紙を保管する手間や保管スペースなどが必要ありません。


また、サービスによっては発信元番号などで自動仕分けする機能もあるので、仕分けの工数も削減できます。


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インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのデメリット


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスでは、今現在使っているFAX番号が使用できないケースもあります。

サービスによって異なりますが、既存のFAX番号が使えない場合には新しくサービス事業者から発行されるFAX番号を使用しなければいけません。その場合、顧客や取引先に電話番号が変更することを周知しなければいけないため、手間がかかります。


また、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを利用する際には、月額料金だけでなく送受信ごとの費用などがかかるため、どのようなコストがかかるのか、各サービスを細かく比較することが重要です。

参考記事:FAX受信時の料金について|料金の見直しについてわかりやすく解説


複合機のメリット・デメリット


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスについて理解を深めたところで、複合機の詳細について解説します。

複合機とはどのような機器なのか、メリット・デメリットを比較検討しながら参考にしてください。


複合機とは?


複合機とは、その名のとおりさまざまな機能が集約された機器のことです。一般的には、プリンター・スキャナー・コピー・FAXの機能が1つにまとまっている機器を指します。

複合機とパソコンをつないで、FAXの送受信を行えることが特徴です。パソコンにつなぐことで、パソコン上からFAXデータの確認やFAXの送受信などができます。

複合機ではパソコンとつないでFAXの送受信を行う場合であっても、電話回線を使用します。従来のように「電話回線」と「複合機」のみを使ったやりとりも可能ですし、「パソコン」をプラスして利便性を高めることも可能です。


複合機のメリット


複合機のメリットとしては、プリントやコピー、スキャン、FAXといった異なる作業が1台ですべて完結できることが挙げられます。1台あればプリントやコピーなどがすべて行えるので、毎回異なる機器で作業する必要がありません。

複合機をパソコンとつないでおけば、複合機が受信したFAXデータをパソコン上から閲覧できるのもメリットです。紙に印刷する必要がなくなるため、用紙やインクなどの削減ができコスト削減につながるでしょう。

機種によっては受信したFAXデータをメール転送してくれるなど、便利な機能が搭載されているケースもあります。


複合機のデメリット


複合機のデメリットは、本体が高額なことです。複合機本体は高額で、購入しようと思った場合には初期費用が多く必要になってしまいます。

また、保守費用もかかります。故障やトラブルなどに対応してもらえるというメリットはありますが、その分保守費用は高額になり、どうしてもランニングコストが高くなるでしょう。


複合機は電話回線を使用して通信を行うため、通信料金がかかります。通常のFAXと同様に送信する距離やデータの内容などによって料金が変動する仕組みで、遠距離間やデータ量が多い場合にはコストがかさんでしまいます。


また、拠点や部署ごとに、異なるメーカーの複合機を導入しているケースもあるでしょう。その場合は、メーカーごとにインストールやメール転送などの設定が必要になるため手間がかかります。



将来性を考えるならインターネットFAX・クラウド型FAXサービスがおすすめ


インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは、複合機のメーカーや機種に依存せずに導入できます。
また、受注業務に特化した機能が搭載されていたり、ユーザーが使いやすいインターフェイスになっていたりと、将来性という面ではインターネットFAX・クラウド型FAXサービスがやや優位に立ちます。

ここでは、おすすめのサービスを以下で紹介します。


FAX受信クラウドサービス「FNX e-受信FAXサービス」とは


FNX e-受信FAXサービス」は、FAX自動受信サービスです。FAXを自動で受信するだけではなく、仕分けから閲覧、検索、編集、返信までこのサービス1つで行えます。

また、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは現在のFAX番号を使えないものが多いのですが、こちらのサービスでは今使っているFAX番号を変更せずに使えます。

自社でシステムの維持管理が不要なため手間をかけずに、FAXの電子化が可能です。料金体系もシンプルで、何枚受信しても追加料金はかかりません。


また、FAX返信機能や二重入力防止、クリッピング機能などFAX受発注業務に特化した機能が標準搭載されており、業務効率化を実現できます。


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まとめ

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは、クラウドでFAXの送受信ができるサービスです。

クラウド上にFAXデータが保存されるため、インターネットにつながっていればどこからでも確認でき、紙データの仕分けや保管といった手間もかかりません。


***


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務特化のFAX受信電子化サービスです。現在のFAX番号がそのまま使えるため、顧客や取引先への変更通知が必要ありません。クラウド型で、専用アダプタを設置するだけですぐに始められます。

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの利用を検討している場合は、一度ご相談ください。


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