【比較表】インターネットFAXと複合機を比較！メリット・デメリットも詳しく解説
こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
取引先とのやりとりで、FAXを利用している企業も多いでしょう。しかし、在宅勤務や業務効率化の観点から、従来のFAX業務の効率化を検討している企業も増えています。
この記事では、インターネットFAXと複合機のどちらを導入すべきか悩んでいる方に、それぞれの概要やメリット・デメリットについて詳しく解説します。
ぜひ、自社で導入する際の参考にしてください。
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インターネットFAXのメリット・デメリット
インターネットFAXにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。詳しく解説します。
インターネットFAXとは？
インターネットFAXとは、クラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるサービスの総称です。「クラウドFAX」「ネットFAX」と呼ばれることもあります。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXには下記のようなメリットがあります。
- テレワーク・外出先でもFAXが送受信できる
- FAXがペーパーレス化できる
- 業務改善になる
1.テレワーク・外出先でもFAXが送受信できる
インターネットFAXでは、送受信したFAXデータはクラウド上に保存されます。
そのため、インターネットにつながっているパソコンさえあれば、どこからでも簡単にFAXの内容を確認できます。在宅勤務や外出先からでも確認できるため、時間の有効活用や業務効率化、働き方改革につながるでしょう。
2.FAXがペーパーレス化できる
FAXデータがクラウドサーバー上にデータとして保管されるという性質上、従来のように紙として保管する必要がなくなります。FAXを紙データで保管する場合、内容や取引先ごとに仕分けをしファイリングして、棚へ移動させるなど多くの手間がかかっていました。
しかし、インターネットFAXではクラウドサーバー上に保管されるため、紙を保管する手間や保管スペースなどが必要ありません。
3.業務改善になる
サービスによっては発信元番号などで自動仕分けする機能もあるので、今まで手作業で仕分けていた工数が削減できます。さらに、フォルダやステータス管理機能を持つサービスであれば、チーム内でFAXの対応状況の共有ができ、業務の効率化になります。
コメント入力や定型文登録機能を活用すれば、今まで紙に手書きしていた内容を1クリックでFAX内に記載することも可能になります。
インターネットFAXのデメリット
インターネットFAXには下記のようなデメリットがあります。
- 今現在使っているFAX番号が変わることがある
- コストが割高になることがある
1.今現在使っているFAX番号が変わることがある
インターネットFAXでは、今現在使っているFAX番号が使用できないケースもあります。
サービスによって異なりますが、既存のFAX番号が使えない場合には新しくサービス事業者から発行されるFAX番号を使用しなければいけません。その場合、顧客や取引先に電話番号が変更することを周知しなければいけないため、手間がかかります。
2.コストが割高になることがある
インターネットFAXを利用する際には、月額料金だけでなく送受信ごとの費用などがかかります。どのようなコストがかかるのか、自社ではどれくらいの費用になるのか、各サービスを細かく比較することが重要です。
複合機のメリット・デメリット
インターネットFAXについて理解を深めたところで、複合機の詳細について解説します。
複合機とはどのような機器なのか、メリット・デメリットを比較検討しながら参考にしてください。
複合機とは？
複合機とは、その名のとおりさまざまな機能が集約された機器のことです。一般的には、プリンター・スキャナー・コピー・FAXの機能が1つにまとまっている機器を指します。
複合機とパソコンをつないで、FAXの送受信を行えることが特徴です。パソコンにつなぐことで、パソコン上からFAXデータの確認やFAXの送受信などができます。
複合機ではパソコンとつないでFAXの送受信を行う場合であっても、電話回線を使用します。従来のように「電話回線」と「複合機」のみを使ったやりとりも可能ですし、「パソコン」をプラスして利便性を高めることも可能です。
複合機のメリット
複合機には下記のようなメリットがあります。
- プリントやコピー、スキャン、FAXが1台ですべて完結できること
- 機種によっては便利な機能が使える
複合機のメリットとしては、プリントやコピー、スキャン、FAXといった異なる作業が1台ですべて完結できることが挙げられます。1台あればプリントやコピーなどがすべて行えるので、毎回異なる機器で作業する必要がありません。
機種によっては受信したFAXデータをメール転送してくれるなど、便利な機能が搭載されているケースもあります。
複合機のデメリット
一方、複合機には下記のようなデメリットがあります。
- 本体が高額なこと
- 保守費用・トナー代・紙代等のランニングコストが高くなる
- FAX送信時に通信料金がかかる
- メーカーごとにインストールや設定が必要で、手間になる
- テレワーク、外出中にはFAXを送受信できない
複合機のデメリットは、本体が高額なことです。複合機本体は高額で、購入しようと思った場合には初期費用が多く必要になってしまいます。
また、保守費用もかかります。故障やトラブルなどに対応してもらえるというメリットはありますが、その分保守費用は高額になります。また、トナー代、紙代、電気代などもかかるため、ランニングコストが高くなるでしょう。
さらに、複合機は電話回線を使用して通信を行うため、通信料金がかかります。通常のFAXと同様に送信する距離やデータの内容などによって料金が変動する仕組みで、遠距離間やデータ量が多い場合にはコストがかさんでしまいます。
また、拠点や部署ごとに、異なるメーカーの複合機を導入しているケースもあるでしょう。その場合は、メーカーごとにインストールやメール転送などの設定が必要になるため手間がかかります。
複合機では、テレワークや外出先ではFAXは送受信できません。必ず、複合機があるオフィスに出社するか、出社している人がFAXの対応を行う必要があり、テレワーク実施の障壁となってしまいます。
【比較表】インターネットFAXと複合機のメリット・デメリット
ここまで、インターネットFAXと複合機の特徴、メリット・デメリットを解説してきましたが、その内容を下記の表にまとめました。
インターネットFAX |
複合機 |
|
|---|---|---|
かかるコスト |
サービス利用料/送受信料など |
複合機本体代/保守費用/ 紙代/トナー代/送受信料など |
利用回線 |
インターネット/電話回線 |
電話回線 |
管理方法 |
データ |
紙 |
テレワーク対応 |
可能 |
不可 |
FAX番号 |
サービスによっては変わる |
変わらない |
インストール |
不要 |
必要 |
将来性を考えるならインターネットFAXがおすすめ
インターネットFAXは、テレワークでもFAXが送受信できる、ペーパーレス化できる、業務改善になるといった面からおすすめです。業務改善になる機能が搭載されていたり、ユーザーが使いやすいインターフェイスになっていたりと、将来性という面ではインターネットFAXがやや優位に立ちます。
ここでは、おすすめのサービスを以下で紹介します。
FAX受信クラウドサービス「FNX e-受信FAXサービス」とは
「FNX e-受信FAXサービス」は、インターネットFAXサービスです。FAXを自動で受信するだけではなく、仕分けから閲覧、検索、編集、返信までこのサービス1つで行えます。
また、インターネットFAXは現在のFAX番号を使えないものが多いのですが、こちらのサービスでは今使っているFAX番号を変更せずに使えます。
自社でシステムの維持管理が不要なため手間をかけずに、FAXの電子化が可能で、複合機のメーカーや機種に依存せずに導入できます。料金体系もシンプルで、何枚受信しても追加料金はかかりません。
また、FAX返信機能や二重入力防止、クリッピング機能などFAX受発注業務に特化した機能が標準搭載されており、業務効率化を実現できます。
まとめ
インターネットFAXは、クラウド上でFAXの送受信ができるサービスです。テレワークでもFAXが送受信できる、ペーパーレス化できる、業務改善になるといったメリットがありおすすめです。
FAX業務の効率化やテレワーク対応を検討の方は、ぜひご検討ください。
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